Proje Yönetim Yazılımı ile Verimliliği Arttırmak İçin 4 Adım
Yayınlanan: 2022-05-07Daha fazla değil, daha akıllı çalışarak üretkenliği artırın.
İşin gerçeği şu: Günde sadece üç saat veya çalışma haftanızın %40'ı kadar üretkensiniz.
Çoğu işçi gün boyu meşgul, peki üretkenliğimizi azaltırken tüm zamanımızı ne alıyor?
Başlıca suçlular e-posta ve toplantılardır (yalnızca e-postaları okumak ve yanıtlamak çalışma haftanızın yaklaşık %30'unu alır), ancak iş arkadaşlarınızla iş ile ilgili olmayan konularda yetişmek, sosyal medyayı kontrol etmek ve molada atıştırmalık ve kahve almak da var. oda.
Tabii ki, Pazartesi sabahı işinizle ilgili BFF'nizi yakalamanızı veya ekibinizin kahve gezilerine katılmayı reddetmenizi önermiyoruz - bunlar, yüksek performanslı ekipler için gerekli olan sosyal sermayeyi oluşturmanın önemli yönleridir.
Bununla birlikte, üretkenliğinizi artırmak ve genellikle "meşguliyet" nedeniyle kaybedilen çalışma haftanızın %60'ının bir kısmını geri almak için gerçekleştirebileceğiniz belirli eylemler vardır.
Bu makalede, daha üretken olmak için proje yönetimi (PM) araçlarını kullanmanın dört yolunu vurgulayacağız.
İş performansını iyileştirmenin 4 yolu
1. Çalışmanıza zaman ayırın (90 dakikalık oturumlarda)
Timeboxing sürekli olarak üretkenlik ipuçları listelerinin başında (iyi bir sebeple) ve yine de pek azımıza bu şekilde çalışmamız öğretildi. Bu teknik, bir göreve sabit bir zaman aralığı atamayı, onu programlamayı ve daha sonra bu süre boyunca başka hiçbir şeye odaklanmayı içerir (üçüncü ipucunda daha fazlası). Bu, çoklu görev olmadığı anlamına gelir!
Bu yöntem, yapılacaklar listesinin başaramadığı bir şey olan sekiz saatlik bir iş günü boyunca çalışmanızı etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olur. Zaman sınırlaması, bir çalışma haftası boyunca makul olarak neleri başarabileceğinizin görsel bir dökümünü sağlar; bu, görevlerin son teslim tarihlerini karşılayacak şekilde önceliklendirilmesine yardımcı olurken, aynı zamanda üzerinde çalıştığınız şeyin bir kaydı olarak hizmet eder.
Belirli görevler üzerinde çalışmak için zamanınızı engelleyerek gününüzü düzenlemek için dijital iş takviminizi kullanabilirsiniz.
SPICA'dan zaman boksu örneği ( Source )
PM yazılımı nasıl yardımcı olabilir?
Harvard Business Review'a göre, PM aracınızda paylaşılan bir takvimde çalışmanızı zaman kutusuna koymak, size ve ekibinize/iş arkadaşlarınıza aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç yönden fayda sağlar:
- Ne üzerinde çalıştığınıza ve (daha da önemlisi) ne zaman çalıştığınıza dair şeffaflık sağlar. Bu, ekibinizle daha etkili bir şekilde işbirliği yapabileceğiniz ve çalışmalarınızı toplantılar etrafında daha iyi planlayabileceğiniz anlamına gelir.
- Geçmişte benzer görevleri tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü gösteren bir kaydınız olacağından, gelecekteki projeleri planlarken daha doğru zaman tahminleri sağlar.
Veya görevlerinizi yazarak daha iyi çalışıyorsanız, zaman boksu şablonumuzu indirebilirsiniz.
İster dijital bir takvimde ister bizim şablonumuzda zaman kutusu yapmayı tercih edin, 90 dakikalık seanslar halinde çalışmayı planlayın, ardından kısa bir mola planlayın. Kendinizi 90 dakikadan daha uzun (üretkenliğin en yüksek olduğu süre) bir görev üzerinde çalışmaya zorlamak ultradiyen ritminizi olumsuz etkiler ve aslında performansı engeller. Verimlilik seviyeleri söz konusu olduğunda, yavaş ve istikrarlı olmak gerçekten yarışı kazanıyor!
2. Devam eden işi sınırlayın
Amerikan Stres Enstitüsü'nün araştırmasına göre, çalışanların %80'inden fazlası işte stresli hissediyor ve aşırı iş yüklerini en önemli faktör olarak gösteriyor. Aşırı iş yükü, günlük görevleri tamamlamak için gereken sürenin bir gün içindeki mevcut saatleri aşması anlamına gelir. Bu, sağlıksız iş yaşam dengesine, tükenmişliğe ve düşük çalışan moraline yol açabilir.
Aşırı yüklenmeye ne sebep olur? Tipik olarak, açık iş öğelerinin sayısı, iş öğelerinin değişkenliği ve yüksek kaynak kullanımı gibi faktörlerin bir kombinasyonudur. Bir kuyruktaki görevlerin bekleme süresi bu üç şeye göre artar.
Ancak yüksek kaynak kullanımı nedir? Çalışanların tamamlamaları için verilen iş miktarını ifade eder. İşin püf noktası, üretkenliği sürdürmek için doğru dengeyi bulmaktır: Çok yüksek bir kullanım oranı bekleyin ve çalışanlarınızın tükenmesini riske atın. Çok düşük bir kullanım oranı bekleyin ve çalışan ekibinizi yetersiz kullanın (ayrıca sıkılabilirler).
Gartner analisti Robert Handler'e göre üretkenliği artırmanın en iyi noktası %70 ile %80 arasında kullanımdır. Bu, üretkenliği optimize etmek için işverenlerin, çalışanları gerçekçi hedeflere ulaşmaya ve maksimum çıktılarının %70 ila %80'ini çalışmaya teşvik etmesi gerektiği anlamına gelir. Bu %80'i aştığında bekleme süreleri katlanarak artmaya başlar.
Maksimum çıktılarının %70'inde çalışırken, tamamlanması iki saat süreceği tahmin edilen bir görev, 0,9 saat kuyrukta bekler ve tamamlanması toplam 2,9 saat sürer (bekleme süresi + tahmini tamamlanma süresi). %80'de 1,5 saat kuyrukta bekleyecek ve tamamlanması toplam 3,5 saat sürecektir. Ama %99 kullanımda? Aynı iki saatlik görev, kuyrukta 37,1 saat bekleyecek ve tamamlanması toplam 39,1 saat sürecektir.
Zaman içinde sürdürülebilir olan iş yeri üretkenliği söz konusu olduğunda, bazen daha azı daha fazladır. Çalışanlarınızın iş yüküne dikkat ederek, yalnızca daha yüksek üretkenlik seviyeleri görmekle kalmayacak, aynı zamanda artan çalışan morali ve bağlılığı da göreceksiniz.
PM yazılımı nasıl yardımcı olabilir?
Çözüm basit. Daha fazla iş yapmak istiyorsanız, devam eden işi sınırlayın. PM yazılımı, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde bunu gerçekleştirmeye yardımcı olabilir:
- Çeşitli görevler için gereken süreyi takip ederek, efor tahmininizin doğruluğunu artırır.
- Görev yönetimi için bir Kanban panosu kullanmak, panonuzdaki açık iş öğelerinin sayısını düzenlemek için fiili devam eden çalışma (WIP) sınırlarını belirlemenize olanak tanır.
- Kaynak kapasite planlaması, mevcut çalışanların verimli kullanımını planlamanıza olanak tanır.
3. Bildirimleri kapatın
Bir kesintiden sonra göreve geri dönmenin ortalama 23 dakika sürdüğünü biliyor muydunuz?
Bazı işyeri kesintileri, örneğin birinin masanızda hızlı bir sohbet için durması (bazen işle ilgili bir görev hakkında, ancak daha sık olarak dün geceki “Whatever We're All Watching Now” bölümü hakkında) sizin kontrolünüz dışındadır. Ancak iş günü boyunca karşılaştığımız kesintilerin çoğu, kendi kendine uygulanır: e-posta, sosyal medya, telefonlarımız ve kullandığımız otomatik araçlardan gelen bildirimler.
Bu bildirimlerden birini okumak için yaptığınız işi her durdurduğunuzda, üretkenliğiniz büyük bir darbe alır (bildirime yanıt vermek için harcanan süre + göreve geri dönmek için 23 dakika).
Bildirimlerinizi kapatarak (veya en azından onları erteleyerek), dikkat dağınıklığını ortadan kaldırır ve o zamanın bir kısmını yeniden görevlerinize geri yatırabilirsiniz.
PM yazılımı nasıl yardımcı olabilir?
Çalışmanızı zaman kutusuna alıyorsanız, 90 dakikalık oturumlarınız için bildirimleri kapatın ve optimum üretkenlik için bu araçları gün içinde kullanacağınız belirli zamanları planlayın.
- Çoğu PM aracı, kullanıcıların bir durum belirlemesine izin verir. Bunu, ne üzerinde ve ne kadar süreyle çalıştığınızı belirtmek için kullanın, böylece size ulaşmaya çalışan herkes ne zaman yanıt bekleyeceğini bilecektir. Ardından aracı "rahatsız etmeyin" olarak ayarlayın.
- E-postada kararma konusunda endişeli misiniz? Olma. E-posta, üretkenliği büyük ölçüde azaltır (ortalama bir çalışan, e-postalarını saatte 36 kez kontrol eder). Gerçekte, birkaç sorun, bir sonraki planlanmış aranıza kadar bekleyemeyecek anında bir yanıt gerektirir. (MIA olarak görülmekten gerçekten endişeleniyorsanız, insanlara ne zaman yanıt bekleyeceklerini bildiren otomatik bir yanıt kullanmayı düşünün.)
4. Çalışmayı görsel olarak gösterin
Bir Planview araştırması, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiler görsel olarak görüntülendiğinde %20 daha üretken olduklarını buldu.
Veri görselleştirme, bilgileri bir bakışta özümsemenize yardımcı olur ve tek başına sözcüklerden daha fazla anlam ifade edebilir (örneğin, paydaşları, dikkat edilmesi gereken öğeler konusunda uyarmak için bir proje durumu raporundaki endişe alanlarını bildirmek için sarı kullanmak). Veri görselleştirme yaygın olarak raporlama için kullanılır ancak günlük iş akışı yönetimi için yeterince kullanılmaz.
PM yazılımı nasıl yardımcı olabilir?
Neredeyse her PM yazılımı seçeneği, bilgilerin görsel olarak görüntülenmesine yardımcı olabilecek özellikler sunar (farklı durumları temsil etmek veya farklı projeleri etiketlemek için renk kullanmak gibi).
Ancak ekip genelinde üretkenliği artırmaya yardımcı olabilecek basit bir görev yönetimi aracı vardır: bir görev panosu (Kanban panoları olarak da adlandırılır). Görev panolarında, farklı iş akışı aşamalarını temsil eden sütunlar bulunur (ör. yapılacak, devam eden ve yapılan). Görevler, iş akışında ilerledikçe farklı sütunlara taşıdığınız kartlar olarak görüntülenir.
Ekipler, bir bakışta tahtadaki her iş öğesinin durumunu öğrenebilir. Daha gelişmiş panolar, açık iş öğelerinin sayısını düzenlemek için Devam Eden Çalışma sınırları belirlemenize olanak tanıyarak ekiplerin en uygun tempoyu korumasına yardımcı olur.
SwiftKanban'da bir Kanban panosu örneği ( Source )
Ekipler, bir bakışta tahtadaki her iş öğesinin durumunu öğrenebilir. Daha gelişmiş panolar, açık iş öğelerinin sayısını düzenlemek için Devam Eden Çalışma sınırları belirlemenize olanak tanıyarak ekiplerin en uygun tempoyu korumasına yardımcı olur.
Daha fazla istemek?
Bu makaleyi yazarken üretkenlik ipuçları hakkında bir ton ilginç araştırma bulduk, bunların hepsi verimliliği artırmak için yazılım kullanmaya odaklanmadı. İşte en üretken ayağınızı öne çıkarmaya çalışırken günlük hayatınıza dahil etmeniz gereken birkaç yaşam tarzı ipucu:
- Yürüyüşe çıkmak. Egzersiz sadece genel üretkenlikte %15'lik bir artış sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yürüyüşün stres atmanıza ve depresyonla savaşmanıza yardımcı olabileceğine dair önemli kanıtlar vardır. Bunu yaparken, öğrenmeyi, hafızayı ve bilişi artırabilir.
- Yeterli uyku almak. Çalışanların uyku yoksunluğu, işverenlere yıllık 65 milyar dolara kadar mal oluyor. Uykusuz yeni anılar oluşturma yeteneğinizde %40'lık bir eksiklik ve bağışıklık hücresi aktivitesinde %70'lik bir düşüş yaşarsınız. Tekmeci mi? Uyku eksiklikleri, erken bilişsel gerileme ve Alzheimer hastalığı ile doğrudan bağlantılıdır.
