İşyerinde çalışan verimliliğini artırmanın 10 hızlı yolu

Çalışanlarınızın üretkenliğinde bir değişiklik mi fark ettiniz yoksa yalnızca şirketinizde verimliliği en üst düzeye çıkarmanın yollarını mı arıyorsunuz?

Bir şirketin en önemli unsuru çalışanlarıdır. Sonuçta bir şirketi başarılı kılan şey öncelikle üretken çalışanlardır.

Bu nedenle öğrenmek için okumaya devam edin:

• Çalışan verimliliği nedir,
• Verimliliği nasıl ölçebilirsiniz ve
• İş yerinizde çalışan verimliliğini nasıl artırabilirsiniz?

Çalışan verimliliği nedir?

İşyerinde verimlilik veya işyeri verimliliği olarak da bilinen çalışan verimliliği, her çalışanın çıktısının ölçüsüdür .

Florida Sağlık Sigortası Başkanı Evan Tunis, işyeri verimliliğini, işte başarıya ulaşmak için hem verimli hem de etkili olmak olarak tanımlıyor:

"Bu, ekibinizin başarılı sonuçlara yol açan görevleri ne kadar verimli ve etkili bir şekilde tamamladığının bir birleşimidir."

Örneğin sanatsal şişe üreten bir şirket, bir çalışanın belirli bir zaman diliminde kaç tane sanatsal şişe üretebileceğini bilmek ister. Bu sayı, bireysel çalışanın çıktısını gösterir.

Pek çok kişi çalışan üretkenliğini emek (işgücü) verimliliğiyle karıştırıyor. Ancak bu terimler aynı değildir.

ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu tarafından tanımlandığı üzere, işgücü verimliliği , bir ülkenin veya şirketin çalışma saati başına gerçek ekonomik çıktısıdır .

Çalışan verimliliği nasıl ölçülür?

Çalışan verimliliğini ölçmek için yapmanız gereken ilk şey, bireysel çalışan sonuçlarını karşılaştıracağınız kâr, hedefler veya kalite konusunda bir standart tanımlamaktır.

Aşağıdakiler gibi farklı unsurları ölçerek çalışan verimliliğini belirleyebilirsiniz:

• Hedeflere ulaşıldı,
• Kâr,
• Tamamlanan iş miktarı,
• Tamamlanan işin kalitesi ve
• Harcanan zaman.

Bu unsurlardan birini veya birkaçını inceleyerek verimliliği ölçebilirsiniz. Her yöntemi daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Yöntem #1: Ulaşılan hedefleri ölçün

Yüksek üretkenliğe sahip olduğunuzun kanıtı: Çok sayıda hedefe ulaşıldı.

Bunu nasıl ölçüyorsunuz? Çalışanlarınızın aylık ulaşması gereken hedef sayısını belirliyorsunuz ve ardından aylık sonuçlarını daha önce belirlediğiniz hedef sayısıyla karşılaştırıyorsunuz. Hedeflerinizi günlük veya haftalık olarak da belirleyebilirsiniz.

Örneğin, satış ekibinizdeki her çalışanın ayda 100 arama, 20 iletişim ve 10 satış yapması gerektiğine karar veriyorsunuz. Bir çalışan 120 arama yapıyor ancak yalnızca 5 satış yapıyorsa standarda ulaşmıyor demektir. Bir çalışanın 80 çağrı yapması ancak 15 satış yapması durumunda belirlenen satış standardını aşıyor demektir. Beklenenden daha az arama yapmalarına rağmen çalışan belirlenen satış hedefine ulaştı.

Zaman yönetimi, üretkenlik ve liderlik koçu Alexis Haselberger, hedefleri ölçmenin üretkenlik düzeylerini belirlemek için en iyi yöntem olduğuna inanıyor:

“Verimliliği ölçmenin en iyi yolunun hedeflere karşı olduğunu düşünüyorum. Açık hedefler ve sonuçlar tanımlayın ve bu hedeflere göre performansı ve üretkenliği ölçün."

Yöntem #2: Kârı ölçün

Yüksek üretkenliğe sahip olduğunuzun kanıtı: Yüksek kâr.

Bunu nasıl ölçüyorsunuz? Şirketinizin ideal yıllık kârını siz tanımlarsınız. Bu seviyeye ulaştığınızda veya onu aştığınızda, çalışan verimliliğinizi kanıtlamış olursunuz. Eğer yetersiz kalırsanız, çalışanlarınız beklenen üretkenlik yüzdesine ulaşmıyor demektir.

Örneğin, geçmiş yıllarda elde ettiğiniz yıllık kârları ve içinde bulunduğumuz yılın tahminlerini kullanarak işletmeniz için ideal yıllık kârı tanımlayabilirsiniz. Belirsizliğe biraz yer bırakmak her zaman akıllıca olacağından, ideal kârınız kesin olarak belirlenmemelidir. Daha sonra, yıl bittiğinde gerçek rakamları ideal rakamlarla karşılaştırabilirsiniz. Kârın, çalışanlarınızın üretkenliğinin yanı sıra çeşitli faktörlere bağlı olduğunu unutmayın.

Çalışanlarınızın elde ettiği karları ölçmeyi ve takip etmeyi zor buluyorsanız, işleri daha basit hale getirecek bir araca her zaman güvenebilirsiniz.

Örneğin, Clockify'ın işgücü maliyeti ve kâr özellikleri, kârınızı ve maliyetlerinizi izlemenize ve ilerlemenizi gösteren raporlar oluşturmanıza olanak tanır.

Clockify ile ekibinizin çalışmalarına kapsamlı bir genel bakış elde edebilirsiniz. Araç, her çalışanın ilerlemesini ve elde edilen kârı net ve kolay bir şekilde görmenize olanak tanır.

Yöntem #3: Tamamlanan iş miktarını ölçün

Yüksek üretkenliğe sahip olduğunuzun kanıtı: Çok sayıda görev tamamlandı.

Bunu nasıl ölçüyorsunuz? Çalışanlarınızın haftalık tamamlaması gereken görev sayısını belirliyorsunuz ve aylık sonuçlarını bu sayıyla karşılaştırıyorsunuz.

Verimliliği tanımlamamıza yardımcı olan uzman Tunus, "saat başına toplam çıktı" formülünün kullanılmasını öneriyor:

“Çalışan verimliliğini hesaplamak için formüller var. En yaygın olanı, belirli bir saat içinde kaç iş kaleminin tamamlandığını hesaba katan "saat başına toplam çıktı" formülüdür. Bu, işverenlerin ekiplerinin performansını ölçmesine ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemesine yardımcı oluyor."

Sonuçta amaç, eldeki tüm görevleri tamamlamaktır. Çalışanlar bunu başaramazlarsa istenilen verimlilik seviyelerine ulaşmada zorluk yaşayabilirler.

Yöntem #4: Tamamlanan işin kalitesini ölçün

Verimliliğinizin yüksek olduğunun kanıtı: Sayısı ne olursa olsun tüm projeler kaliteli bir şekilde tamamlanır.

Bunu nasıl ölçüyorsunuz? Tamamlanmış bir projeyi kaliteli ve başarılı olarak tanımlayan parametreleri siz seçersiniz. Daha sonra, bitmiş projelerinizden kaçının bu parametrelere uyduğunu belirlersiniz.

Örneğin, çalışanlarınız bir uygulama geliştirirken, eğer uygulama işlevselse, tüm müşteri gereksinimlerini karşılıyorsa ve müşteri memnunsa proje başarılı sayılır.

Yöntem 5: Harcanan zamanı ölçün

Yüksek üretkenliğe sahip olduğunuzun kanıtı: Bir proje üzerinde çalışırken daha az zaman harcarsınız.

Bunu nasıl ölçüyorsunuz? Çalışanların projeyle ilgili tüm görevlerinizi tamamlaması için gereken süreye ilişkin tahminler belirlersiniz ve müşteriye bu tahminlere dayalı olarak bir proje son tarihi verirsiniz.

Örneğin çalışanlarınıza görevlerine harcadıkları zamanı takip etme talimatı verebilirsiniz. Son teslim tarihinden önce bitirmişlerse, ekibiniz zaman (ve program) açısından verimli olmuş demektir.

Çalışan verimliliğini etkileyen temel faktörler nelerdir?

Çalışan üretkenliğini artırmak istiyorsanız, bu 5 temel faktör öncelikli odak noktanız olmalıdır çünkü bunlar bir işyerinde verimliliği en çok etkileyen faktörlerdir.

Faktör #1: İletişim

İşverenler ile çalışanları arasındaki açık ve saygılı iletişim, çalışan verimliliğinin en önemli faktörleri arasında yer almaktadır. Saygısızlık, zehirli bir işyerinin açık işaretlerinden biridir; bu nedenle çalışanlarınızla nasıl iletişim kurduğunuza her zaman dikkat etmelisiniz.

Ayrıca görevleri nasıl açıklayacağınızı ve düşüncelerinizi net bir şekilde ifade edeceğinizi öğrenmek, çalışanlarınızın sorumluluklarını tam olarak anlamalarını sağlayarak işlerini yapmalarını çok daha kolay hale getirir.

Tunis, ister yüz yüze ister çevrimiçi olsun, etkili iletişimin üretkenlik için hayati önem taşıdığını açıklıyor:

“Ekip üyeleri ve yöneticiler arasındaki açık iletişim, üretkenlik hedeflerine ulaşmak için çok önemlidir. İster e-postalar, ister video konferanslar, ister yüz yüze toplantılar yoluyla olsun, etkili iletişim herkesi aynı fikirde tutabilir ve görevlerin verimli bir şekilde yerine getirilmesini sağlayabilir."

Faktör #2: Bilgi ve eğitim

Çalışanlar işlerini nasıl yapacaklarını bildiklerinde daha üretken olurlar.

Nina Ross Business Consulting'de iş Operasyonları Danışmanı olan Nina Ross, işverenlere deneyimli kişileri işe almalarını ve iyi düşünülmüş bir işe alım süreci oluşturmalarını tavsiye ediyor:

“İşe alındıkları pozisyonda deneyimli olan çalışanları araştırın ve işe alın. Yeni işe alımları şirkete ve iş pozisyonlarına tanıtmak için yeni işe alım oryantasyonu ve işe alım süreçleri oluşturun. Bu, diğer şeylerin yanı sıra, yeni çalışanların görev sürelerinin başında maksimum üretkenliğe nasıl ulaşacakları konusunda eğitilmesini de içermelidir."

Tunus ayrıca verimlilik ve üretkenlik için yeterli eğitimin önemini vurguluyor:

"Çalışanlara yeterli eğitimin sağlanması, onların işlerini etkili bir şekilde yerine getirmeleri için daha donanımlı olmalarına yardımcı olur. İşverenler, eğitime yatırım yaparak, ekiplerinin işlerini güven ve verimlilikle yapmak için ihtiyaç duydukları bilgi ve becerilere sahip olmasını sağlayabilirler."

Faktör #3: Motivasyon

Motive olmuş çalışanlar üretken çalışanlardır!

Tunis, motive olmuş çalışanlara sahip olmak için avantajların ve tanınmanın şart olduğunu belirtiyor:

“Motivasyona sahip bir iş gücüne sahip olmak üretkenliği artırmanın anahtarıdır. Bu, ikramiyeler veya esnek çalışma düzenlemeleri gibi teşvikler sunmak veya yalnızca olağanüstü çalışmaları için çalışanları ödüllendirmek anlamına gelebilir."

Faktör #4: Konsantrasyon

Düşük üretkenlik genellikle zayıf konsantrasyonun bir sonucudur.

Tribble and Associates'in Sahibi ve Baş Danışmanı Larry Tribble, dikkat dağıtıcı olmayan bir çalışma ortamı yaratmanın verimliliği artırmak için çok önemli olduğuna inanıyor:

“Dikkatin düşmanlarının dikkatin dağılması ve kesintiye uğraması olduğunu biliyoruz. Bu nedenle, bilgi çalışanlarının yöneticilerine tavsiyelerde bulunduğumda şu anda yapabileceğimiz en iyi şeyin dikkat dağıtmayı ve kesintiyi sınırlayan bir ortam yaratmak olduğunu belirtiyorum."

Faktör #5: Refah

Mutlu ve memnun çalışanlar çok daha verimli oluyor.

Bu bağlamda Tunus, işverenlerin çalışanlarının hem fiziksel hem de zihinsel sağlığına odaklanması gerektiğini açıklıyor:

“Çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlıklarının gözetilmesi, üretkenliklerinin sağlanması açısından büyük önem taşıyor. Bu, onlara düzenli molalar vermekten sağlık yardımlarına veya sağlıklı yaşam programlarına erişim sunmaya kadar değişebilir."

İşyerinde çalışanların verimliliği nasıl artırılır?

Çalışan verimliliği genellikle daha önce bahsettiğimiz 5 faktöre odaklanılarak artırılabilir. Bu üretkenlik faktörlerini iyileştirmenin en kolay yolu aşağıdaki ipuçlarının bir kısmını veya tamamını dahil etmektir:

• İşyeri koşullarının iyileştirilmesi,
• E-posta göndermeyi optimize etme,
• Toplantıları optimize etmek,
• Esnek programlara izin verilmesi,
• Teknolojik dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak,
• Daha iyi teşviklerle geliyoruz,
• Daha iyi çalışan eğitimi sağlamak,
• Mikro yönetimden kaçınmak,
• Ofis iletişiminin iyileştirilmesi ve
• Kişisel bakımın teşvik edilmesi.

Her ipucunu daha fazla ayrıntıya bölelim.

1. İpucu: İşyeri koşullarını iyileştirin

Cogent Business & Management'ta (açık erişim dergisi) yayınlanan 2020 tarihli bir araştırma, çalışma koşulları ile iş tatmini arasındaki ilişkiyi araştırdı. Araştırmacılar çalışma koşulları ile iş performansı arasında pozitif bir ilişki buldu. Yani, olumlu çalışma koşulları daha yüksek iş tatminine yol açar ve bunun sonucunda çalışanların performansı artar.

WorkSmart Systems'in başkanı Matt Thomas, ofislerin çalışanlara ilham vermesi gerektiğine inanıyor:

"Çoğu çalışan ofiste günde sekiz veya daha fazla saat geçirdiğinden, işletmelerin bir ofis düzeninin çalışanlarını nasıl etkileyip onlara ilham verebileceğinin farkında olması önemlidir."

Dolayısıyla çalışanlarınızın üretken olmasını istiyorsanız onların en uygun koşullarda çalıştıklarından emin olmanız gerekir. İşte bazı fikirler.

Doğal ışık ekleyin

Dr. Alan Hedge tarafından yapılan bir araştırmaya göre, bol miktarda doğal ışık alan bir ofiste çalışan çalışanlar, üretkenliklerinde %2'lik bir artış bildiriyor. İlk bakışta önemsiz gibi görünse de bu, her 100 işçi için yılda 100.000 dolar değerinde!

Ayrıca aynı çalışma, doğal ışık alan ofislerde çalışan çalışanların raporunu da gösteriyor:

• Daha az baş ağrısı,
• Daha az göz yorgunluğu ve
• Azalan yorgunluk.

Ofisteki bitki yaşamını dahil edin

Yeşil ofisler çalışanların daha rahat olmasını ve dolayısıyla işlerinde daha verimli olmalarını sağlar.

Hollanda Çiçek Konseyi tarafından 2021'de yayınlanan bir anket, insanların %70'inin bitkilerin işyeri atmosferini iyileştirdiğine inandığını gösteriyor.

Üstelik ankete katılanların %63'ü bitkilerin işyeri ortamlarını iyileştirdiğini iddia ederken, %58'i "gözler üzerinde sakinleştirici etkisi" olduğunu söylüyor. Dahası insanların %31'i bitkilerin konsantrasyonlarını artırdığına inanıyor.

Ofis duvarlarını yeniden boyamak

Araştırmalar renklerin ruh halimiz üzerinde de etkili olabileceğini gösterdi.

Ofis Duvar Rengi: Genişlik ve Tercih Değerlendirmesi adlı iyi bilinen bir çalışma, ofis alanları için en iyi renk seçeneklerini araştırdı. Araştırmaya katılanların çoğu kırmızıyı rahatsız bulduğundan, ofis duvarları için kırmızının en kötü seçim olduğunu gösterdi.

Öte yandan katılımcıların %53,2'si ofis için uygun bulan beyaz renk en popüler seçenek oldu. Popüler beyaz alternatifler, katılımcıların %14,7'si tarafından seçilen bej ve %7,3'ü tarafından seçilen griydi.

Çalışma, mekana daha fazla renk katmak istiyorsanız ofis duvarları için de mavi veya yeşilin düşünülmesini öneriyor.

Gürültüyü azaltın

İşyerindeki ses düzeyi ile fizyolojik sağlık durumu arasındaki ilişkisel kalıplar üzerine yakın zamanda yapılan bir araştırma, ofis gürültüsünün çalışanların sağlığı ve refahı üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olduğunu ortaya çıkardı. Araştırmaya göre gürültülü bir çalışma ortamı şunları etkileyebilir:

• Verimlilik,
• Ruh hali ve
• Psikolojik durum.

Bir işveren olarak işyerinde gürültüye ilişkin kuralların ana hatlarını çizen resmi yönergeler oluşturabilirsiniz. Ortak alanlardaki toplantıları yasaklayabilir veya diğer çalışanların bu saatlerde sessizce çalışmasına olanak sağlamak için çalışanları belirli saatlerde toplantı planlamaktan kaçınmaya teşvik edebilirsiniz.

Ayrıca, diğer çalışanların diğer odalardan gelen seslerden rahatsız olmamasını sağlamak için ofisleri ses geçirmez hale getirebilirsiniz. Bu çok büyük bir yatırımsa beyaz gürültü makinesi işe yarayabilir.

Ekipmanı güncelleyin

Ofis ekipmanlarınızı güncellemek ve çalışanlarınızın yeterli malzemeye sahip olmasını sağlamak, çalışanlarınızın işlerini daha verimli bir şekilde yapmalarına kesinlikle yardımcı olacaktır.

Tunus, teknolojiye yatırım yapmanın üretkenliği, işbirliğini ve iş başarısını etkilediğine inanıyor:

“Teknoloji, çalışanların verimli çalışmalarını sağlayacak doğru araçlara ve kaynaklara erişmelerini sağlayarak işyerinde hayati bir rol oynuyor. Gelişmiş yazılım uygulamalarından son teknoloji ekipmanlara kadar uygun teknolojik altyapının mevcut olması üretkenliği, işbirliğini ve genel iş başarısını önemli ölçüde artırabilir."

Ofis malzemelerinin etkinlik ve üretkenlik üzerindeki etkisi üzerine 2015 yılında yapılan bir araştırma, etkinlik ve üretkenlik ile ofis malzemelerinin kalitesi arasında bir korelasyon olduğunu gösterdi.

Yani, iyi donanımlı ofislerdeki çalışanların üretkenliği ve etkinliği daha yüksektir. Bu korelasyon özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde belirgindir.

Ayrıca benzer konuyla ilgili yapılan başka bir araştırmada, modern ofis ekipmanlarının bulunduğu mekanlarda verimliliğin maksimuma çıktığı ortaya çıktı. Yeterli ve kaliteli malzemeye sahip ofislerde çalışanların çalışmaya karşı daha olumlu tutuma sahip olduğu da belirtildi.

Ortak bir alan oluşturun

Normal çalışma alanı dışında bir alanın olması çalışanlarınız için güzel bir ortam değişikliği sağlar. Bu alanı iş arkadaşlarıyla daha az resmi bir ortamda geri sarmak ve bağ kurmak için kullanabilirler.

Thomas, işverenlere bu ortak alanı rahat ve konforlu hale getirmelerini öneriyor:

“Ofis çevresinde çeşitli amaçlara hizmet eden tahsis edilmiş alanlar oluşturmak, çalışanların öğleden sonraki durgunluktan kurtulmalarına yardımcı olabilir. Bu özel alanlarda aynı zamanda rahat ve keyifli bir alan yaratmaya yardımcı olmak için kanepe veya oturma sandalyeleri gibi konforlu mobilyalar da bulunmalıdır.

2. İpucu: E-posta göndermeyi optimize edin

E-postalar düşündüğünüzden daha fazla zaman harcıyor! Atlassian tarafından yakın zamanda yapılan bir anket, çalışanların aldıkları bir e-postayı ele aldıktan sonra yeniden odaklanmaları için 16 dakikaya ihtiyaçları olduğunu gösterdi.

Bu nedenle, zaman kaybını önlemek için e-posta göndermeyi optimize etmeniz önemlidir. İşte yapabileceğiniz bazı şeyler.

E-postalarınızı düzenli, kısa ve yerinde tutun

Çalışanlarınıza, dikkatlerinin dağılmasını önlemek için e-postalarını düzenlemelerini söyleyin.

Bir e-posta yazarken mümkün olduğunca kesin ve anlaşılır olmalısınız.

Yukarıdaki ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, bu örnek kısa ve öz olmakla birlikte ilgili tüm bilgileri (e-posta yazma nedeni, bilgilendirici konu satırı ve ek) içerir.

3. İpucu: Toplantıları optimize edin

Bahsettiğimiz Atlassian araştırmasına göre çalışanlar ayda 31 saatini verimsiz toplantılara harcıyor.

Aynı anket, çalışanların toplantılarda harcanan zamanın yarısının boşa gittiğine inandığını ortaya çıkardı.

Haselberger "yalnızca bilgilendirme amaçlı" toplantıların kaldırılmasını tavsiye ediyor:

“Çoğu zaman toplantılarda asıl iş yapılmıyor ve toplantılar verimsiz oluyor. Durum güncellemeleri gibi tüm "yalnızca bilgi" toplantılarını kaldırarak başlayın. Bu tür bilgiler eş zamanlı olmayan bir şekilde yayılabilir.”

Kuruluşunuzdaki toplantıları optimize etmek için yapabileceğiniz bazı kolay şeyler şunlardır.

Mümkün olduğunda e-postalara geçin

E-posta daha hızlı ve daha kesin bir iletişim aracıdır.

Bu nedenle, sayısız toplantı düzenlemek yerine, e-postalara ayırdığınız kısıtlı zamanınızda grup e-postasını patlatın.

Toplantı sayısını ve harcanan zamanı azaltın

Yalnızca gerekli toplantıları yapın.

Ayrıca toplantılarınızın etkili olduğundan ve en önemli noktaları kapsayacak kadar uzun olduğundan emin olun.

Toplantıya katılanların sayısını azaltın

Bazı çalışanlar toplantılarınız için hayati öneme sahip olabilir ancak gerekli olmayan diğerlerinin her zaman toplantılara katılma zorunluluğu olmamalıdır.

Bunun yerine en verimli çözüm onların olağan işlerine devam etmelerini sağlamaktır.

4. İpucu: Esnek programlara izin verin

Farklı insanlar gün içinde farklı üretkenlik zamanlarına sahiptir.

Bu nedenle, 9'dan 5'e kadar sıkı bir programa bağlı kalmak veya sabahın erken saatlerinden itibaren sıkı çalışmak herkes için işe yaramayabilir.

Yakın zamanda yapılan bir McKinsey Amerika Fırsat Araştırması, ABD çalışanlarının %65'inin tam zamanlı olarak uzaktan çalışmak istediğini gösterdi. Ayrıca çalışanların %58'i ofis dışında çalışırken kendilerini daha üretken hissediyor.

Bu tür bir esnekliği yönetmenin çok zor olacağından şüpheleniyorsanız, çalışanlarınızın çalışma saatlerini kolayca takip etmenizi sağlayan Clockify gibi bir zaman takip aracını her zaman kullanabilirsiniz.

Clockify, çalışma saatlerini izlemenin yanı sıra şunları yapmanızı sağlar:

• Çalışma zamanlayıcılarını ayarlayın,
• Projeleri organize etmek ve
• Günlüğe kaydedilen zaman raporlarını oluşturun ve dışa aktarın.

Artık işinize daha fazla esneklik getirmenin ne kadar kolay olduğunu bildiğinize göre, çalışanlarınıza sunabileceğiniz bazı seçenekleri gözden geçirelim.

Çalışma saatlerini esnek hale getirin

Günde 8 saat kesintisiz çalışmak yerine çalışanlarınızın iki daha küçük zaman diliminde çalışmasına izin verin.

Örneğin, sabah 7'den akşam 13'e kadar çalışmalarına izin verin, spor salonuna/uzun öğle yemeğine gitsinler ve iş günlerini öğleden sonra 3'ten akşam 5'e kadar bitirsinler.

Uzun, tatmin edici 2 saatlik aradan sonra taze bir enerji dalgası elde edecekleri ve çalışanların "kapanma" saatinden önce hissetme eğiliminde oldukları korkunç öğleden sonra çöküşünden kaçınacakları için kendilerini daha üretken ve etkili hissedecekler.

SpareMyTime'ın kurucusu Melissa Gauge, esnekliğin sadakate ve daha az personel değişimine yol açtığını buldu:

“Çalışanlarımız iş ve kişisel yaşam taahhütlerini dengeleme konusunda esnekliğe değer veriyor. Bunun sadakati artırmaya yardımcı olduğunu ve personel değişimini azalttığını gördük."

Uzaktan çalışmaya izin ver

Bahsettiğimiz McKinsey anketine göre, bazı uzaktan çalışma zorluklarına rağmen Amerikalı çalışanların %87'si esnek çalışma fırsatından yararlanacak. Çalışanlarınıza tam zamanlı olarak uzaktan çalışma fırsatı verebilir veya alternatif, hibrit bir çalışma programı sunabilirsiniz.

Örneğin aynı anket, ABD çalışanlarının %23'ünün 2022'de kısmen veya tamamen uzaktan çalışma seçeneğine sahip olduğunu ortaya çıkardı.

5. İpucu: Teknolojinin dikkat dağıtıcı unsurlarını ortadan kaldırın

CareerBuilder'ın 2016'da yaptığı daha eski ama konuyla ilgili bir çalışma, cep telefonu kullanımının üretkenliği öldüren 1 numaralı faktör olduğunu vurguladı.

Bu çalışmaya göre çalışanların %55'inin dikkati telefonları yüzünden dağılıyor. İnternette vakit geçirmek çalışanların %41'inin dikkatini dağıtırken, sosyal medya çalışanların %37'sinin dikkatini dağıtıyor.

Aşağıdaki ipuçları, iş yerinizdeki dikkat dağıtıcı teknik unsurlarla kolayca başa çıkmanıza yardımcı olacaktır.

Çalışanlarınızı teknolojik dikkat dağıtıcı unsurlar hakkında bilgilendirin

Çalışanlarınız telefonlarının ne kadar dikkat dağıtıcı olabileceğinin farkında bile olmayabilir.

Cep telefonu kullanımını tamamen yasaklamak yerine, bazı aydınlatıcı işyeri dikkat dağıtıcı istatistiklerini paylaşabilirsiniz, böylece çalışanlarınız sosyal medya ve internet kullanımının ne kadar dikkat dağıtıcı olduğunu anlayabilir. Ayrıca çalışanlarınızı iş günlerinde telefonlarını kontrol etmek için belirli zamanlar belirlemeye teşvik edebilirsiniz.

Web sitesi engelleyicileri deneyin

Web sitesi engelleyicileri, çalışanlarınızın dikkatini dağıtabilecek ve üretkenliklerini bozabilecek farklı web sitelerinden oluşan bir kara liste oluşturmanıza olanak tanır.

Çalışanlarınızın belirli sitelere erişmesini tamamen engellemeyi veya bu sitelere erişemeyecekleri günün belirli bir saatini belirlemeyi seçebilirsiniz.

6. İpucu: Daha iyi teşvikler bulun

Teşvikler çalışanlarınızın motive olmasını ve işlerini verimli bir şekilde yerine getirmeye istekli olmalarını sağlar. Ayrıca üst düzey yetenekleri çekmenin ve elde tutmanın harika bir yoludur.

Teşvikler parasal ikramiyelerden tatil günlerine ve hediyelere kadar her şey olabilir.

Teşvik Araştırma Vakfı tarafından yapılan bir araştırmada çalışanlar en olumlu somut ödüllerini sıraladı. Liste şu şekilde:

1. Peşin,
2. Hediye Kartları,
3. Hediyeler,
4. Bireysel seyahat,
5. Seyahat dışı harcamalar ve
6. Grup seyahati.

Ne tür teşvikler sunabileceğinizden emin değilseniz, bunu her zaman çalışanlarınıza sorabilirsiniz!

2019 Ücretlendirme En İyi Uygulamaları Raporu, en iyi performansı gösteren kuruluşların, çalışanlarının memnuniyetinden emin olmak için sıklıkla pazar çalışmaları düzenlediğini gösterdi. Aslında, en iyi performans gösterenlerin %58'i geçen yıl bir pazar araştırması tamamladı.

Daha fazla avantaj sağlamaya açıksanız, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçeneğiniz vardır. İşte araştırmaların her biri hakkında söyledikleri.

Performansa dayalı ikramiyeler sunun

Ücretlendirme ve en iyi uygulamalara ilişkin aynı rapor, en iyi performansı gösteren kuruluşların, normal performans gösterenlere göre daha sık ikramiye verdiğini gösterdi. Bu kuruluşların %34'ü her 3 ayda bir teşvik veya ikramiye veriyor.

Ayrıca, en iyi performans gösterenlerin %64'ü, en iyi çalışanlarına ödül olarak daha büyük ücret artışlarını tercih ediyor.

Avantajları iyileştirin

Parasal teşviklerin yanı sıra, çalışanlarınıza memnuniyetlerini artırmak için harika avantajlar da sunabilirsiniz.

Popüler iş faydaları şunları içerebilir:

• Ek izin günleri,
• Şirket malları,
• Kişiselleştirilmiş ödüller,
• Ev ofisi için ekipmanlar veya
• Sağlık ve sağlıklı yaşam geri ödemesi.

Çalışan başarılarını takdir edin

Araştırmalar çalışanların sıkı çalışmalarının takdir edildiğini bilmekten hoşlandıklarını gösteriyor.

Hatta Bonusly'nin yaptığı bir anket, ABD'li çalışanların %46'sının işlerinde takdir edilmediklerini düşündükleri için işten ayrıldığını ortaya çıkardı. Ayrıca, ankete katılanların %65'i, eğer çalışmaları yönetim tarafından takdir edilirse, daha fazla çalışmaya motive olacaklardır.

Dahası, Workhuman ve Gallup tarafından hazırlanan, çalışanların refahına ilişkin bir rapor, tanınmanın çalışanların refahını iyileştirmenin en iyi yollarından biri olduğunu vurguladı. Bu rapora göre tanıma:

• Tükenmişlik seviyelerini azaltır,
• Etkileşimi artırır ve
• Şirket bağlılığını artırır.

Bu nedenle, çalışanlarınızın sıkı çalışmasını takdir etmek ve onların katkılarını takdir etmek verimliliği artırmak için çok önemlidir.

İpucu #7: Daha iyi çalışan eğitimi sağlayın

Eğitim ve geliştirme, çalışanların bilgilerini ve iş performanslarını geliştirmeye yardımcı olur.

Noble International Journal of Business and Management Research tarafından yayınlanan araştırma, çalışanların iş eğitimine inandığını ortaya çıkardı:

• Becerileri geliştirir,
• Bilgi ve yetenekleri artırır,
• İş tatminine yol açar.

Liderliğinizi eğitmeye özellikle dikkat etmelisiniz. NCHC'nin kurucu ortağı ve CMO'su Logan Nguyen, yöneticilerinize eğitim vermenin diğer şeylerin yanı sıra tüm çalışanlarınızın verimliliğini etkileyeceğine inanıyor:

“İyi liderliğin çalışanların üretkenliği üzerinde etkisi vardır. Yöneticilerin çalışanlarla nasıl etkileşim kurduğu çalışanların performansını etkiler. İki taraf arasında iyi bir çalışma ilişkisi, performansın artmasına, yüksek katılım düzeylerine ve iş tatmininin artmasına yol açabilir. Şirketler, başarılı olmak için gerekli araçları ve eğitimi sağlayarak liderlerin daha iyi yöneticiler olmalarına yardımcı olabilir."

Uygulamalı eğitim sağlayın

Bu tür eğitim, çalışanların belirli eğitim görevlerinin etkinliğini, öğrendikçe deneme fırsatı vererek test etmelerine olanak tanır.

Uygulamalı iş eğitiminin önemini gösteren çok fazla çalışma olmasa da, uygulamalı öğrenmenin son derece etkili olduğu kanıtlanmıştır.

Örneğin, aktif öğrenme üzerine yapılan bir araştırma, uygulamalı öğrenmeye katılmayan öğrencilerin, yapanlara göre bir derste başarısız olma şansının 1,5 kat daha yüksek olduğunu gösterdi.

Çalışanların kendi hızlarında öğrenmelerine izin verin

Kendi kendine öğrenmenin hafıza performansını önemli ölçüde arttırdığı gösterilmiştir. Karmaşık konularda acele etmek, yeni bilgilerin akılda kalmasına veya çalışanların yeni keşfedilen becerilerini test etmesine izin vermez.

Bu nedenle, çalışanlarınıza öğrendikleri her şeyi işlemeleri ve bunları pratikte test etmeleri için biraz zaman vermelisiniz.

8. İpucu: Mikro yönetimi durdurun

Birçok yönetici başkalarına verdikleri görevleri bırakamaz. Bu nedenle, her ayrıntıyı mikro düzeyde yöneterek görev delegasyonunu anlamsız hale getiriyorlar.

2023 Work in America anketine göre çalışanların %42'si işyerlerinde mikro düzeyde yönetim yapıldığını hissediyor. Mikro düzeyde yönetilen çalışanların, gün içinde kendilerini stresli veya gergin hissetme olasılıkları %28 daha fazladır.

Şirketinizde mikro yönetimi nasıl önleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Beklentileri ve gereksinimleri yönetin

Belirli bir sonuç arıyorsanız çalışanlarınıza yönergeler sağlamanız gerekir. Ayrıca çalışanlarınızın onlardan ne beklediğinizi bilmelerini sağlamalısınız.

Çalışanlarınız, hedefe ulaşma araçlarından çok hedeflerine odaklanırsa, mikro yönetim konusunda daha az endişeleneceksiniz.

Yetki verdikten sonra odadan çıkın

The City School Saudi İnsan Kaynakları Direktörü Mona Al-Anazi, çalışanların moralini ve verimliliğini azalttığı için mikro yönetimin iş açısından son derece kötü olduğunu ortaya koyan bir araştırma gerçekleştirdi.

Çalışanlarınız sürekli olarak başlarının üzerinde bir yönetici belirmediğinde kendilerini daha bağımsız, daha rahat ve becerileri konusunda daha güvende hissedeceklerdir.

Gauge da buna katılıyor çünkü çalışanların özerklik verildiğinde en iyi şekilde çalışabileceğine inanıyor:

“Çoğu çalışan daha fazla özerklik sayesinde gelişiyor. Çalışanlar tercihlerine ve ihtiyaçlarına uygun bir şekilde çalışma konusunda kendilerini yetkin hissettiklerinde motive olma ve ellerinden gelenin en iyisini yapma olasılıkları daha yüksek oluyor."

9. İpucu: Ofis iletişimini iyileştirin

İyi işbirliği, iyi ekip bağlantısı, iletişim ve geri bildirimden (performans incelemeleri dahil) kaynaklanır. Ekip çalışmasında iyi işbirliği, optimum üretkenlik ve etkinliğe yol açar.

Forbes Advisor tarafından yakın zamanda yapılan bir anket, zayıf iletişimin çalışanları büyük ölçüde etkilediğini ortaya çıkardı. Nitekim çalışanların %49'u bunun üretkenliklerini etkilediğine inanıyor, %42'si ise stres düzeylerini etkilediğini iddia ediyor.

Çeşitli yöntemler kullanarak ofis iletişimini geliştirebilirsiniz. İşte en kolay olanları.

Ekip çalışmasını bilinçli bir şekilde oluşturun

Verimlilik açısından zengin ekip çalışması tesadüfen gerçekleşmez. Siz ve ekibiniz etkili bir ekip olabilmek için çaba göstermelisiniz.

Zaman zaman sıradan buluşmalara ev sahipliği yaparak başlayabilirsiniz; bir ofis partisi düzenleyin, bir çalışan gezisi başlatın veya bir takım oluşturma paintball maçı düzenleyin.

Yeni çalışanlar geldiğinde, işyerinde hoş karşılandıklarından ve yeni meslektaşlarıyla eşit olduklarından emin olun.

İdeal iletişim aracını bulun

Şirketiniz çeşitli iletişim yöntemlerini kullanabilir. İşiniz her çalışanın en iyi şekilde nasıl yanıt verdiğini öğrenmektir.

Bazıları mesajlara hızlı yanıt verebilir, bazıları e-posta mesajlarına, bazıları ise telefonlarına hızlı yanıt verebilir.

10. İpucu: Kişisel bakımı teşvik edin

Çalışanları kendi başlarının çaresine bakmaya teşvik etmek, çalışanların görevlerine ve projelerine önem vermelerini teşvik etmede uzun bir yol kat eder.

Çalışma ve Örgütsel Psikoloji Dergisi'nde 2022'de yayınlanan bir araştırma, öz bakım ile iş tatmini arasında pozitif bir ilişki olduğunu ortaya koydu. Kişisel bakım aktivitelerinden hoşlanan çalışanların daha az stresli olduklarını ve işte ve genel olarak hayatta daha memnun olduklarını gösterdi.

Tunus'un da bu konuda paylaşacağı bir şeyler vardı ve çalışanların refahının verimlilik açısından önemine dikkat çekti:

"Çalışanları düzenli molalar vermeye, zamanında ayrılmaya ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesine sahip olmaya teşvik etmek, genel moral ve verimliliği artırmada uzun bir yol kat edebilir."

Çalışanlarınızın kişisel bakımını teşvik etmenin en basit yollarına bakalım.

Sağlık sigortası avantajlarından yararlanmanın teşvik edilmesi

Yukarıda bahsedilen Amerika'da Çalışma anketi, çalışanların %92'sinin, kendilerinin refahını ve zihinsel sağlıklarını önemseyen bir kuruluşta çalışmanın önemli olduğuna inandığını ortaya çıkardı. Ayrıca ABD'li çalışanların %72'si işverenlerinin sağlıklı bir yaşam tarzı geliştirmelerine ve sürdürmelerine yardımcı olduğuna inanıyor.

Şirketinizin avantajlarından en iyi şekilde yararlanmak, tükenmişliğin önlenmesinde uzun bir yol kat eder. Bir işveren olarak göreviniz, çalışanlarınızın mevcut sosyal haklardan yararlanma konusunda cesaretlerinin kırılmamasını sağlamaktır.

Bu nedenle çalışanların şirketin sunduğu tüm sağlık yararlarından haberdar olmasını sağlamalısınız. Ayrıca, çalışanlarınızı sık sık mevcut tam fiziksel muayenelerden, aşılardan ve diğer avantajlardan yararlanmaya teşvik edin.

Boş zamanların kullanımını teşvik edin

En son PTO istatistiklerine göre ABD çalışanlarının %46'sı kazandıkları izinleri kullanmıyor.

İzin, çalışanlarınızın uygun bir mola vermesine ve daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olmalarına olanak tanır, bu da onları çok daha memnun ve üretken kılar. Bu nedenle, çalışanlarınızın kullandığı izin sürelerini düzenli olarak takip edin ve onları, eğer bir süredir kullanmamışlarsa, daha fazla izin kullanmaları konusunda teşvik edin.

Yararlı kişisel bakım kursları sunun

Journal of Work and Organizasyonel Psikoloji'de yapılan aynı araştırma, farkındalık programına katılan çalışanların mutluluklarında, performanslarında ve işe bağlılıklarında artış olduğunu gösterdi.

Bu nedenle çalışanlarınızı farklı kişisel bakım kurslarına kaydedin. Bu onların günlük stresi nasıl azaltacaklarını, zamanlarını nasıl daha iyi yöneteceklerini veya diğer yararlı kişisel bakım tekniklerini nasıl öğreneceklerini öğrenmelerine yardımcı olur.

Çalışan verimliliğini artırmak neden önemlidir?

Her şirketin amacı başarılı olmaktır ve çalışan verimliliğinin bir şirketin başarısını artırabileceğini veya bozabileceğini zaten belirledik.

Çalışanların işlerinde başarılı olup olmadıklarını iki faktör belirler:

1. Verimlilik – tamamlanan iş miktarı ve
2. Etkililik – o işe harcanan çabanın miktarı.

Bazı insanlar az miktardaki işi bitirmek için çok zaman harcayabilir. Bu insanlar üretken olmaktan çok etkilidirler.

Başkaları çok işi az zamanda bitirebilirler. Bu insanlar etkili olmaktan çok üretkendirler.

İdeal bir durumda, bir çalışan hem üretkenliğinizden hem de etkililiğinizden en iyi şekilde yararlanır. Bu, işe maksimum çabayı göstermeyi hedeflemek ve mümkün olan en kısa sürede mümkün olduğu kadar çok işi bitirmek anlamına gelir.

Yüksek çalışan üretkenliğinin bir şirketteki önemini kanıtlayan çeşitli faydaları vardır. Çalışanlar üretkense işletme:

• Daha karlı hale gelir,
• Büyür,
• Tüketici talebini karşılar ve
• Rekabetçi olmaya devam ediyor.

Özetle, yüksek çalışan üretkenliği şirketinizin başarılı kalmasını sağlar.

Sonuç: Yüksek çalışan verimliliği herhangi bir işletmenin başarısı için şarttır

Çalışan verimliliği şirketinizin başarısı için çok önemlidir.

Yüksek düzeyde çalışan verimliliği elde etmek için, şirketiniz için neyin faydalı olduğuna ve çalışanlarınız için neyin faydalı olduğuna eşit derecede dikkat etmeniz gerekir. Bu nedenle bu değerli iş kaynağını ölçmek, hesaplamak ve en önemlisi artırmak için doğru adımları uyguladığınızdan emin olun.

Neyse ki, ipuçlarımızın çoğunun uygulanması kolaydır ve üretken ve sağlıklı bir işyeri elde etmenizi sağlamada uzun bir yol kat edecektir.

️ Çalışan verimliliğini artırmaya yönelik ipuçlarınız var mı? Görüşlerinizi [email protected] adresinden bizimle paylaşmaktan çekinmeyin. Ayrıca, eğer bu makaleyi beğendiyseniz bunu arkadaşlarınıza ve iş arkadaşlarınıza da duyurmayı unutmayın!