Hibrit çalışma programı: Nasıl çalıştırılır

Ekibiniz yerinde çalışma hakkında ne düşünüyor? Tam uzaktan çalışma ayarına ne dersiniz?

Çalışanlarınızın kararsız olduğunu fark ettiyseniz veya her iki seçeneğe de karar veremiyorlarsa, onların, anında hibrit bir çalışma programı uygulayan artan sayıda çalışana ait olma ihtimalleri vardır.

Ancak, hibrit çalışma programı gerçekte nasıl çalışır? Ve ekibinizin çalışma ortamını hemen değiştirmeli misiniz?

Sıkıca oturun ve okumaya devam edin çünkü bu tür bir çalışma programı hakkında bilmeniz gereken her şeyi gözden geçirmek üzereyiz - faydaları ve sakıncalarından hibrit bir çalışma programını başarıyla uygulamanıza yardımcı olacak özenle seçilmiş ipuçlarına kadar.

Hibrit çalışma programı nedir?

Hibrit çalışma programı, çalışanların iş görevlerini hem uzaktan hem de yerinde tamamlamalarına olanak tanıyan ve genellikle bu iki seçenek arasında geçiş yapan bir çalışma modelidir.

Her iki dünyanın en iyilerini bir araya getiren hibrit bir çalışma programı, ekip üyelerinize uzaktan çalışma modelinin esnekliğinden vazgeçmeden geleneksel bir ofis ortamında işbirliği yapma seçeneği sunar.

Dört tür hibrit çalışma programı

Uzaktan çalışma sahneye girdiği anda, işin hem yeri hem de zamanı algımız değişti. Daha esnek bir programa geçmek için 9'dan 5'e geçerken kabinleri ev masaları ve kafeler için değiştirdik.

Bu dönüşüm, hem yeniden tasarlanmış bir işyerinin karmaşıklığını hem de yeniden şekillendirilmiş bir çalışma programını kapsayabilecek farklı iş modellerinin ortaya çıkmasına neden oldu.

Doğal olarak, birkaç farklı türde hibrit çalışma programı ortaya çıktı, bu nedenle şirketler artık ekiplerinin iş akışına en uygun modeli seçip kararlaştırabilir.

Tip 1: Kohort karma çalışma programı

Ofisi aşırı kalabalık bir dikkat dağıtıcı kaynağa dönüştürmekten kaçınmak istiyorsanız, grup hibrit çalışma programı sizin ve ekibiniz için çözüm olabilir.

Grup çalışma programı, ofis saatlerini önceden belirlenmiş bir programa göre düzenlemek isteyen şirketler için tasarlanmış, özenle yapılandırılmış bir hibrit çalışma modelidir.

Bu şekilde şunları yapabilirsiniz:

• Haftanın farklı günlerinde ofisten çalışmak için farklı departmanlar planlayın veya
• Her hafta yeni bir ofis çalışma planı yapın.

Önemli olan, ekip üyelerinizin ofise tam olarak ne zaman gelmeleri gerektiğini bilmeleri için önceden hazırlanmış bir planın olmasıdır.

Şunlar için idealdir: Yüzden fazla çalışanı olan büyük şirketler

Potansiyel dezavantaj: Çalışan esnekliği eksikliği

Tip #2: Esnek hibrit çalışma programı

Esnek bir hibrit çalışma programı, kohort hibrit çalışma programının tam tersidir. Çalışanların arada bir görevlerini yerinde tamamlamaları teşvik edilir, ancak ofis çalışma programlarını düzenlemelerine ve ofisten ne zaman çalışacaklarını seçmelerine izin verilir.

Şunlar için idealdir: Yüzden az çalışanı olan küçük işletmeler

Potansiyel dezavantajı: Yapı eksikliği; ofis alanı tükenme riski

Tip #3: Uzaktan öncelikli hibrit çalışma programı

Bu karma çalışma programı modeli uzaktan çalışmayı tercih etse de, yerinde çalışmayı da tamamen ortadan kaldırmaz.

Çalışanların genellikle kendi çalışma ortamlarını seçmelerine izin verilir. Bu, çalışma ortamını zaman zaman değiştirmek veya önceden belirlenmiş bir programın baskısı olmadan ekipleriyle buluşmak isteyen ekip üyeleri için harika bir seçenek olabilir.

Şunlar için idealdir: Küresel olarak faaliyet gösteren işletmeler veya yerinde seçeneği el altında tutmak isteyen şirketler

Potansiyel dezavantajı: Yüz yüze etkileşim eksikliği

Tip #4: Ofis öncelikli hibrit çalışma programı

Ekibinizin genellikle fiziksel olarak hazır bulunması veya şahsen işbirliği yapması gerekiyorsa, ancak yine de onlara arada sırada evden çalışma seçeneği sunmak istiyorsanız, önce ofis hibrit çalışma programı en iyi seçeneğiniz olabilir.

Çalışma saatleri esnek olsa da, çalışanlara uzaktan çalışarak geçirebilecekleri genellikle ayda sınırlı sayıda gün verilir.

Şunlar için idealdir: Çoğunlukla yerinde faaliyet gösteren işletmeler

Potansiyel dezavantaj: Sınırlı çalışan esnekliği

Hibrit bir çalışma programının avantajları

Uzaktan çalışmanın esnekliğini yüz yüze işbirliği seçeneğiyle harmanlayan hibrit çalışma, her iki çalışma modelinin avantajlarından adil bir pay alır.

Uygulamayı seçtiğiniz hibrit çalışma programı modelinden bağımsız olarak anında fark etmeniz gereken 3 avantajı seçtik.

Avantaj 1: İyileştirilmiş iş-yaşam dengesi

İşe tamamen yeni bir bakış açısıyla birlikte, iş dışındaki hayata da farklı bir bakış açısı geldi. Bu nedenle, ABD çalışanlarının %61'inin daha iyi bir iş-yaşam dengesi için işlerini değiştirmeye hazır görünmesi şaşırtıcı olmamalı.

Ancak hibrit çalışma programları, esnekliği ve seçimi teşvik ederek bu dönüştürülmüş çalışma perspektifinin ihtiyaçlarını karşılar.

Hibrit çalışma programları, çalışanların ara sıra herhangi bir yerden çalışmasına izin vererek stresi dengelemelerine ve mesai saatleri dışındaki iş dışı etkinlikleri kolayca planlamalarına yardımcı olur. Bu, özellikle uzak bir ortama geçtikten sonra günlük işe gidiş gelişlerine veda eden çalışanlarda yaygındır.

Avantaj #2: Küresel bir yetenek havuzuna erişim

Uzak bir programa benzer şekilde, hibrit bir çalışma programı, işletmelerin işe alım havuzlarını genişletmelerine ve dünyanın her yerinden yetenekli kişileri işe almalarına olanak tanır.

Yeterli esnekliğe izin veren dikkatlice düşünülmüş bir hibrit çalışma planı ile şirketler, en kalifiye insanlara kolayca ulaşabilir ve onları işe alabilir.

Küresel olarak çalışan arama seçeneği, BT endüstrisi gibi büyük bir yetenek eksikliği olan bir alanda işe almak isteyen şirketler için de faydalı olabilir.

Avantaj #3: Verimli işbirliği için yer

Geleneksel ofis ortamından hibrit bir çalışma modeline geçiş, şirketlerin her iki çalışma ortamından da en iyi şekilde yararlanmaları için yeterli alan bırakır.

Belirli günlerde ofisten çalışan çalışanlar, ofis saatlerini dikkat dağıtıcı şeylerden uzak tutmak için harcamak yerine, bu saatleri verimli işbirliği için kullanabilirler.

Bu şekilde, aylık toplantılar, beyin fırtınası ve ekip kontrolleri gibi oturumların tümü saha saatleri içinde gerçekleştirilebilir ve uzak zaman yalnızca bireysel çalışma ve dikkat dağıtıcı olmayan bir ortam gerektiren görevler için ayrılmış olur.

Hibrit çalışma programının dezavantajları

Avantajlarına benzer şekilde, hibrit çalışma programı dezavantajları, hem geleneksel 9'dan 5'e programla hem de uzaktan çalışma modeliyle olan bağlarından kaynaklanmaktadır.

Bununla birlikte, hibrit bir takıma liderlik etmeye başlamak üzereyseniz karşılaşabileceğiniz en yaygın 3 dezavantaja bakarak, bunlardan kurtulma şansınızı artırırsınız.

Dezavantaj 1: Daha yüksek tükenmişlik riski

Hibrit bir çalışma programı, mükemmel bir iş-yaşam dengesi kurmaya yardımcı olsa da, masada esneklik olduğunda, her zaman fazla çalışma riski de vardır.

İşten kopmak için net sınırlar ve kurallar olmadan, çalışanlar genellikle daha uzun saatler çalışma eğilimindedir, bu da bunalmış ve bitkin hale gelir.

Benzer şekilde, iş akışlarınızı buna göre uyarlamadan hibrit bir iş modeline geçmeye karar verirseniz, ekipleriniz her gün gece yarısı mumunu yakmaya başlayabilir.

Hibrit ekibinizin stres seviyelerinin tavan yapmasını önlemek için, fazla çalışma baskısını artırmak yerine net bir hibrit çalışma politikası uygulayın ve net beklentiler ve temel performans göstergeleri belirleyin.

Clockify Profesyonel İpucu

Gece gündüz çalışmak sadece çalışan performansını sabote etmekle kalmaz, aynı zamanda iş arkadaşlarınızın ruh sağlığına da büyük zarar verir. Bunun ekibinize olmasını nasıl önleyeceğinizi buradan öğrenin:

• Fazla çalışma üretkenliği ve zihinsel sağlığı nasıl etkiler?

Dezavantaj #2: Artan işyeri eşitsizliği

Hibrit bir ekibi yönetmek, belirli çalışanları tercih ettikleri iş yerine göre tercih etme riskiyle birlikte gelir.

Bu fenomene yakınlık yanlılığı denir. Yüzyıllardır insanların en güvenli ve en tanıdık seçeneği seçmesine yardımcı olmasına rağmen, işyerinde bilinçsiz adam kayırma ve eşit olmayan terfi şanslarına yol açabilir.

Bu nedenle yöneticiler, çalışanlara terfi için eşit fırsatlar sağlamak yerine, ofisten çalışan çalışanlara daha sık gördükleri için yükselme fırsatları sunma eğilimindedir.

Evden çalışanları hariç tutarken işyerinde çalışan çalışanlara ayrıcalık tanımaktan kaçınmak için, aradaki mesafeyi kapatmanın bir yolunu bulmanız ve ilerlemek için herkese eşit fırsatlar vermeniz gerekir.

Hibrit bir ekip yönetiyorsanız, herkesle iletişim halinde kalmanızı sağlayan doğru araçları seçerek başlayın. Ayrıca, ilgili tüm bilgileri iş yeri konumundan bağımsız olarak her ekip üyesinin erişimine açık tuttuğunuzdan emin olun.

Dezavantaj #3: Artan siber güvenlik riskleri

Kuruluşlar hibrit hale gelir gelmez, ekiplerinin ofis dışında çalışırken şirket verilerini işlemesi gerektiğinden, potansiyel bir veri güvenliği ihlali riskiyle karşı karşıya kalırlar.

Yine de şirketinizin veri olayları yaşamasını önlemenin yolları var. Şunları içerirler:

• Şirket binaları dışındaki bilgileri işlemek ve bunlara erişmek için ayrıntılı prosedürler tasarlamak ve
• Veri güvenliğini sağlayan yazılım çözümlerini uygulamak.

Siz ve ekipleriniz kısa süre önce karma bir çalışma programına geçmeye karar verdiyseniz, şunları yaptığınızdan emin olun:

• Herkesin güvenli bir internet bağlantısına sahip olmasını sağlamak,
• Güvenlik duvarları ve/veya VPN'ler tanıtıldı ve
• Gizli bilgilere sınırlı erişim.

Hibrit bir çalışma programı uygulamak için 6 ipucu

Hibrit çalışma programına geçiş, detaylı ve uzun vadeli planlama ve hazırlık gerektiren bir süreç olsa da, birkaç adımı atlamanın yolları vardır.

Hibrit bir çalışma programının başarılı bir şekilde uygulanmasına giden yolu açmak için 6 ipucu listeledik.

1. İpucu: Karma çalışma zemini kurallarını belirleyin

İş akışlarınızın ofis günlerinden itibaren aynı düzeyde şeffaflık ve verimlilik sağladığından emin olmak istiyorsanız, önceden net süreçler ve prosedürler oluşturmanız gerekir.

Hibrit çalışma prosedürleri, şirketin büyüklüğüne ve günlük operasyonlarına bağlı olarak değişebilse de, hemen belirlemeye çalışmanız gereken bazı evrensel temel kurallar vardır:

• Ofis dışında çalışmak için karşılanması gereken kesin koşulları tanımlayarak başlayın . Belki de bazı çalışanlarınızın çalışmalarının doğası gereği tesiste kalması gerekiyor, bu nedenle uzak bir ortama geçiş kriterleri konusunda net olun.
• Çalışanların ne zaman sahada olması gerektiğini belirten ayrıntılı bir karma çalışma programı oluşturun . İster işe başlama, ister bire bir toplantılar veya ekip oluşturma faaliyetleri olsun, çalışanların çalışma ortamlarıyla ilgili yönetim beklentileri konusunda net olmaları gerekir.
• Çalışanların çalışma saatleriyle ilgili kuralları iletin . Esnek bir çalışma programı uygulamaya karar verirseniz, uzaktan çalışırken tüm çalışanların çevrimiçi olması beklenen ana saatleri belirlediğinizden emin olun.

2. İpucu: Aletlerinizi dikkatli seçin

Çalışanlarınız ister ofisten çalışmayı tercih etsin, ister uzaktan öncelikli bir hibrit çalışma programı başlatmış olun, fiziksel mesafeye rağmen herkes verimli bir şekilde işbirliği yapabilmelidir.

Size ve iş arkadaşlarınızın verimli bir iş akışını korumanıza olanak tanıyacak güvenilir bir ekip sohbeti uygulaması seçerek başlayın:

• Dosyalar Paylaş,
• Hızlı bir video görüşmesine atlayın ve
• Hatta verileri depolayın.

İş akışı şeffaflığını artırmak için, sizin ve ekibinizin görev ilerlemesini görselleştirmenize ve iş arkadaşlarınızın üretkenliğini takip etmenize olanak tanıyan bir zaman izleme uygulaması sunabilirsiniz.

Ekibinizin hibrit iş akışına dahil etmeyi düşündüğünüz her uygulamayı test etmek için yeterli zaman ayırmayı unutmayın. Bu şekilde, resmi olarak karma bir çalışma programına geçmeden önce her şeyin yolunda ve çalışır durumda olduğundan emin olursunuz.

3. İpucu: Verimlilik değerlendirmelerini düşünün

Bir ekip çalışma ortamını değiştirdiğinde, yöneticiler değişen koşullarda her bir çalışanın üretkenlik düzeylerini değerlendirmekte güçlüklerle karşılaşma eğilimindedir. Bir çalışanın masasına bir göz atma yeteneği olmadan, mikro yönetime bile kapılabilirler.

Ekip üyelerinizin baskısını körüklemekten kaçınmak için, en baştan net beklentiler ve şeffaf bir üretkenlik değerlendirme sistemi belirlemeyi deneyin.

Gönderilen e-postaların hacmine veya toplantılarda harcanan zamana odaklanmak yerine aşağıdakileri deneyin:

• Nihai sonuçları analiz edin,
• Daha büyük projeleri daha küçük ölçülebilir hedeflere bölmeyi teşvik edin ve
• Net KPI'ları tanımlayın.

Ayrıca, görevler atamanıza ve ilerlemelerini takip etmenize yardımcı olabilecek proje planlama yazılımına da gidebilirsiniz.

Yine de, bir üretkenlik değerlendirme sistemi oluşturma sürecine ne kadar dikkatli yaklaşırsanız yaklaşın, her departman için asla aynı metrikleri kullanamayacağınızı unutmayın.

Bazen, bir dizi kapalı anlaşmayı incelerken, diğer zamanlarda, bir çalışanın verimliliğinin göstergesi, onların yenilik düzeyi olacaktır.

4. İpucu: Ofisin niyetinizle eşleşmesine izin verin

Çalışanların hibrit bir çalışma programına geçtikten sonra ofisten çalışmak için harcadıkları saat sayısı ne olursa olsun, bu süreyi hesaba katmak önemlidir.

Bir ofis programı oluşturmadan önce, ekiplerin ofise ne zaman ve neden gelmesini istediğinizi düşünün. Bu zamanı sosyalleşme ve ekip bağları için mi kullanmak istersiniz, yoksa ofis saatleri görevleri tamamlamak için mi ayrılacak?

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, çalışma ortamının ofis zamanından en iyi şekilde yararlanma niyetinize nasıl uyabileceğini düşünün.

Ekip etkileşimini ve işbirliğini teşvik etmek istiyorsanız, ofisi olabildiğince fazla açık alan bırakacak şekilde yeniden düzenlemeyi düşünün. Bu şekilde, çalışanlara doğal olarak birbirleriyle sosyalleşme ve işbirliği yapma koşulları sağlarsınız.

Çalışanların şirket içi saatlerini verimli bir şekilde geçirmelerini istiyorsanız, dikkat dağıtıcı unsurları azaltmaya çalışın ve hem ruh hallerini hem de üretkenliklerini artırmak için onlara bol doğal ışık alan sessiz bir alan sağlayın.

İpucu #5: Ekibinizle iletişimde kalın

Hibrit bir çalışma programı uygulamaya karar verdikten sonra, kuruluşunuzun operasyonlarını, araçlarını ve çalışma saatlerini optimize etmeniz gerekecektir. Ancak aynı zamanda kendi programınızda ayarlamalar yapmanız ve ekibinizle gerçek zamanlı iletişim için yer açmanız gerekecek.

İlgili fiziksel mesafe nedeniyle ekip iletişiminin daha bilinçli olması gerekir - bu nedenle çalışma saatlerinizi ve müsaitlik durumunuzu bildirdiğinizden emin olun.

Ekibinize takviminize erişme seçeneği sunun ve onları zaman zaman sizinle bir toplantı planlamaya teşvik edin.

Bu şekilde, yalnızca her ekip üyesine bölünmemiş odak ve dikkatinizi vermekle kalmayacak, aynı zamanda şunları yapma fırsatı da elde edeceksiniz:

• Yeni çalışma programınız hakkında ilk elden geri bildirim alın,
• Çalışanların endişelerini dinleyin ve
• Görevlerini planlarken uygun ayarlamalar yapın.

6. İpucu: Her seferinde bir gün alın

Hibrit bir çalışma programını resmileştirmeden önce, küçük başlayın ve her şeyin plana göre gitmesini sağlamak için uyum dönemine yer açın.

İş arkadaşlarınız bir süredir tamamen uzaktan çalışıyorsa ve ofis öncelikli karma bir programa geçmek istiyorsanız, onları haftada bir kez ofise davet ederek başlayın.

Aynı şey, uzaktan ilk hibrit programa geçmek üzere olan şirket içi çalışanlar için de geçerlidir - çünkü insanlar alışkanlık yaratıklarıdır.

Aslında bilim, insan davranışının fiziksel çevrelerine yakından bağlı olduğunu zaten kanıtlamıştır. Bu nedenle, çalışanları çalışma ortamlarını aniden değiştirmeye teşvik ederseniz, üretkenlikte önemli bir düşüş fark edebilirsiniz.

Bunun kuruluşunuzun iş akışına zarar vermesini önlemek için, yavaş yavaş yeni bir çalışma programı başlatın ve başlangıçta saat gibi çalışıp çalışmadığını anlamaya çalışın.

Özet: Hibrit bir çalışma programı oluşturmak bir ekip işidir

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, hibrit bir çalışma programı uygulamak tek kişilik bir işten çok uzaktır.

Hibrit bir modelin işe yaraması için ekibinizin alışkanlıklarını göz önünde bulundurmanız ve yol boyunca fikirlerini ve endişelerini dile getirmeleri için onları teşvik etmeniz gerekir.

Ayrıca şunları yapmanız gerekir:

• Yeni ana hatlarıyla belirlenen programınızla çalışacak bir dizi araç seçin,
• Kuruluşunuzun karma çalışma yönergelerini düşünün ve
• Geçişi ne kadar iyi planlamış olursanız olun, ilerledikçe değişiklik yapmaya hazır olun.

Yol boyunca karşılaştığınız hataların yeni çalışma programınızda ince ayar yapmanıza yardımcı olabileceğini ve hibrit ekibinizi hızla başarıya ulaştıracağınızı unutmayın.

️ Ekibiniz zaten karma bir çalışma programına geçti mi? Yol boyunca ne gibi zorluklarla karşılaştınız? [email protected] adresinden bize bildirin, deneyiminizi bu veya gelecekteki makalelerimizden birine dahil edebiliriz. Ve bu blog gönderisini beğendiyseniz, okumakla ilgileneceğini düşündüğünüz biriyle paylaşın.