HubSpot: HIPAA Uyumlu Bir CRM Yazılımı

HubSpot bu hafta çığır açan bir duyuru yaptı!

HubSpot'un Kurumsal müşterileri artık kişisel, korunan sağlık bilgilerini (PHI) HubSpot'ta güvenli bir şekilde saklayabilir ve portallarını HIPAA düzenlemelerine uygun olarak yönetebilir.

Buna geçmeden önce HIPAA'nın ne olduğu ve neden önemli olduğu hakkında bazı bilgiler verelim.

HIPAA Uyumluluğunu Anlamak

HIPAA Uyumluluğu Nedir?

Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), sağlık sisteminin verimliliğini ve etkinliğini artırmak amacıyla 1996 yılında yürürlüğe girmiştir. HIPAA'nın temel amacı, hassas hasta bilgilerinin hastanın izni veya bilgisi olmadan ifşa edilmesini önlemektir. Bu federal yasa, Korunan Sağlık Bilgilerini (PHI) işleyen tüm kuruluşlar için geçerlidir.

HIPAA Düzenlemelerinin Temel Bileşenleri

HIPAA, PHI'nın korunmasına yönelik standartları belirleyen çeşitli kurallardan oluşur. İşte temel bileşenler:

1. Gizlilik Kuralı:
   Gizlilik Kuralı, kişilerin tıbbi kayıtlarını ve kişisel sağlık bilgilerini korumaya yönelik kurallar oluşturur. Sağlık planlarını, sağlık hizmeti takas odalarını ve belirli elektronik işlemleri yapan sağlık hizmeti sağlayıcılarını etkiler. Kuruluşların bu bilgiyi güvenli ve sağlam tutmak için önlemler alması gerekirken, hastaların da kayıtlarının kopyalarını almak ve herhangi bir düzeltme istemek gibi sağlık bilgileri üzerinde söz sahibi olmaları gerekiyor.
   
   
2. Güvenlik Kuralı:
   Güvenlik Kuralı, elektronik Korunan Sağlık Bilgilerini (ePHI) güvende tutmaya yönelik kuralları belirler. Bu, Gizlilik Kuralının yaptığına benzer şekilde kapsam dahilindeki kuruluşlar tarafından yapılan, alınan, kullanılan veya saklanan ePHI'yi kapsar ancak elektronik bilgilerin korunmasına odaklanır. Kuruluşların ePHI'yi güvence altına almak için yönetici, fiziksel ve teknik korumaları uygulamaya koyması gerekir. Buna erişim kontrollerinin ayarlanması, verilerin şifrelenmesi ve düzenli güvenlik kontrollerinin yapılması da dahildir.
   
   
3. İhlal Bildirimi Kuralı:
   İhlal Bildirim Kuralı, güvenli olmayan Korunan Sağlık Bilgilerinin (PHI) sızması durumunda ilgili grupların etkilenen kişileri, Sağlık Bakanını ve hatta bazen medyayı bilgilendirmesi gerektiğini söylüyor. Hem ana kuruluşların hem de ortaklarının bu uyarılar için belirli adımları ve zamanlamayı izlemesi, verilerin yayılması durumunda herkesin hızla olaya dahil olmasını sağlamaları gerekiyor.

HIPAA Uyumluluğunun Önemi

HIPAA uyumluluğu çeşitli nedenlerden dolayı çok önemlidir:

1. Hasta Gizliliğinin Korunması: HIPAA ile uyumluluğun sağlanması, hastaların hassas sağlık bilgilerinin yetkisiz erişim ve ihlallerden korunmasına yardımcı olur. Bu, hastalar ve sağlık hizmeti sağlayıcıları arasında güven oluşturarak daha güvenli ve gizli bir ortam sağlar.
   
   
2. Yasal Yükümlülükler: HIPAA'ya uyulmaması, ağır para cezaları ve cezalar da dahil olmak üzere önemli yasal sonuçlara yol açabilir. Bunlar, ihlal başına 100 ila 50.000 ABD Doları arasında değişebilir; tekrarlanan ihlaller için yıllık maksimum 1,5 milyon ABD Doları olabilir.
   
   
3. İtibar Yönetimi: Bir veri ihlali, bir sağlık kuruluşunun itibarına ciddi şekilde zarar verebilir. Kuruluşlar, HIPAA düzenlemelerine bağlı kalarak hasta bilgilerini koruma konusundaki kararlılıklarını gösterirler ve bu da güvenilirliklerini ve itibarlarını artırabilir.
   
   
4. Operasyonel Verimlilik: HIPAA'nın gerekli önlemlerinin uygulanması çoğu zaman gelişmiş veri yönetimi uygulamalarına yol açar. Bu, operasyonel verimliliği artırabilir ve veri ihlali riskini azaltabilir, sonuçta daha iyi hasta bakımı ve hizmet sunumuna yol açabilir.
   
   
5. Hasta Güveni ve Katılımı: Hastalar, bilgilerinin sıkı düzenlemeler kapsamında korunduğunu bildiklerinde sağlık hizmeti sağlayıcılarıyla tam olarak etkileşime geçme olasılıkları daha yüksektir. Bu, daha iyi hasta sonuçlarına ve memnuniyetine yol açabilir.

Neden HIPAA uyumlu bir CRM Yazılımına İhtiyacınız Var?

HIPAA uyumluluğu genellikle sağlık hizmetleriyle ilişkilendirilse de finans, sigorta gibi diğer sektörler ve hassas bilgilerin ele alındığı tüm sektörler için de kritik öneme sahiptir. HIPAA uyumlu bir CRM, bu sektörlerdeki kuruluşların karşılaştığı bazı önemli endişeleri giderir:

1. Karmaşık Uyum Süreçleri

Kuruluşlar için en büyük zorluklardan biri, HIPAA, GDPR veya diğer veri koruma yasaları olsun, karmaşık uyumluluk süreçlerinden geçmektir. HIPAA uyumlu bir CRM, gerekli güvenlik özelliklerini ve protokollerini doğrudan sisteme entegre ederek bu süreci basitleştirir. Bu, kuruluşların uyumluluk önlemlerini manuel olarak uygulama ve izleme yükünü azaltır ve temel operasyonlarına daha fazla odaklanmalarına olanak tanır.

2. Bağlantısı Kesilen Ekipler Arasında Köprü Kurmak

Kuruluşlar genellikle birden fazla departman ve ekiple çalışır, bu da iletişim boşluklarına ve veri silolarına yol açar. CRM uyumluluğu, tüm ekip üyelerinin hassas bilgilere güvenli bir şekilde erişip paylaşabileceği merkezi bir platform sağlayarak daha iyi işbirliği sağlar. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını ve birlikte daha etkili çalışabilmesini sağlar.

3. Müşteri Deneyimini Geliştirme

Birbirinden kopuk müşteri deneyimleri güveni ve memnuniyeti aşındırabilir. HIPAA uyumlu bir CRM, etkileşimlerin tutarlı, kişiselleştirilmiş ve güvenli olmasını sağlar. Kuruluşlar, müşteri geçmişi ve tercihlerine ilişkin bütünsel bir bakış açısına sahip olarak kusursuz ve kişiye özel bir deneyim sunabilir.

4. Büyüme Fırsatlarını Yakalamak

CRM sistemlerinden yararlanamayan kuruluşlar önemli büyüme fırsatlarını kaçırabilir. CRM uyumluluğu yalnızca mevzuat uyumluluğunun korunmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda stratejik kararları yönlendirmek için öngörüler ve analizler de sağlar. Bu, daha iyi hizmet tekliflerine, müşteriyi elde tutmaya ve genel büyümeye yol açabilir.

Büyümenin Etkenleri şunları içerir:

• Daha iyi karar verme için veriye dayalı içgörüler
• Trendlerin ve müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi
• Geliştirilmiş pazarlama ve sosyal yardım çabaları

5. Veri İhlali Riskinin Azaltılması

Veri ihlallerinin mali cezalar ve güven kaybı gibi ciddi sonuçları olabilir. HIPAA uyumlu bir CRM, hassas bilgileri korumak için tasarlanmış sağlam güvenlik önlemlerini birleştirerek bu riski en aza indirir.

6. Operasyonların Kolaylaştırılması

HIPAA uyumlu bir CRM, çeşitli idari görevleri kolaylaştırarak personelin iş yükünü azaltır ve operasyonel verimliliği artırır. Rutin süreçleri otomatikleştirerek ve güvenli veri işlemeyi sağlayarak kuruluşlar katma değerli faaliyetlere daha fazla zaman ayırabilir.

Verimlilik Geliştirmeleri şunları içerir:

• İş akışı otomasyonu
• Merkezi veri yönetimi
• Diğer sistemlerle entegrasyon

HubSpot HIPAA Uyumlu mu?

Çeşitli sektörlerdeki işletmelerin hassas bilgileri yönetmek için Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemlerine giderek daha fazla güvenmesiyle, bu sistemlerin HIPAA gibi düzenleyici standartlarla uyumlu olma ihtiyacının zamanı çoktan geçmişti. HubSpot, platformunun HIPAA'nın sıkı gereksinimlerini karşılamasını sağlama konusunda önemli ilerlemeler kaydetti ve bu da onu korunan sağlık bilgilerini (PHI) işleyen kuruluşlar için uygun bir seçenek haline getirdi.

HIPAA Korumalı Hassas Verileri Açma

HubSpot artık HIPAA korumalı verilerin depolanmasını ve yönetimini desteklemek için özel ayarlar sunuyor. Bu özellikleri etkinleştirmek için kullanıcıların HubSpot hesaplarında hassas veri ayarlarını açması gerekir:

1. Ayarlarda Gezinme: HubSpot hesabından, üst gezinme çubuğundaki ayarlar simgesine tıklayın.
2. Gizlilik ve Rıza: Sol kenar çubuğu menüsünde Gizlilik ve Rıza'ya gidin ve ardından Hassas veri ayarlarını yapılandır'a tıklayın.
3. HIPAA Kategorilerini Seçme: Sağ panelde, Sağlık/Tıbbi Veriler de dahil olmak üzere hassas verilerin kategorilerini belirlemek için onay kutularını seçin. Ayrıca HIPAA kapsamındaki bir kuruluş veya iş ortağı olduğunuzu doğrulayın.
4. Şartların Kabulü: Hassas Veri Beta Şartlarını ve İş Ortaklığı Sözleşmesini (BAA) okuyup kabul edin.
5. Özelliklerin Oluşturulması: Hassas veri ayarlarını etkinleştirdikten sonra, PHI'yi depolamak için özel olarak işaretlenmiş özellikler oluşturun. Bu özellikler ek bir güvenlik katmanı sağlar ve yalnızca Süper yöneticiler tarafından değiştirilebilir.

HIPAA Korumalı Verilerin Saklanması

HIPAA'ya duyarlı veri ayarları etkinleştirildikten sonra PHI'yı güvenli bir şekilde depolamak ve yönetmek için özel özellikler oluşturabilirsiniz:

1. Özellikler Oluşturma: Ayarlar menüsünde Özellikler'e gidin ve Özellik oluştur'a tıklayın.
2. Hassas Olarak Belirleme: Özellik oluşturma sırasında özelliği hassas olarak işaretleyin ve PHI'yı depolayacağını belirtin. Erişim izinlerini dikkatlice seçin; Herkese izin verin veya yalnızca Süper yöneticilerle sınırlayın.
3. Güvenli Ekler: Ekleri ek bir şifreleme katmanıyla yükleyin, PHI içeren dosyaların HubSpot veritabanında korunmasını sağlayın.

HubSpot'un HIPAA Uyumluluğunun Faydaları

HubSpot'un HIPAA uyumluluğuna olan bağlılığı, hassas verileri işleyen kuruluşlara çeşitli avantajlar sunar:

1. Gelişmiş Güvenlik : HubSpot'un veri şifreleme ve rol tabanlı erişim kontrolü dahil güçlü güvenlik önlemleri, PHI'nın yetkisiz erişim ve ihlallere karşı korunmasını sağlar.
   
   
2. Kapsamlı Uyumluluk: HIPAA'ya duyarlı veri ayarlarını etkinleştirerek ve BAA'yı kabul ederek kuruluşlar, düzenleyici yükümlülüklerini yerine getirirken HubSpot'u güvenle kullanabilirler.
   
   
3. Kolaylaştırılmış Operasyonlar: Tüm hassas verilerin tek bir güvenli platformda merkezileştirilmesiyle ekipler daha etkili bir şekilde işbirliği yapabilir ve güvenlikten ödün vermeden operasyonlarını kolaylaştırabilir.
   
   
4. Daha İyi Veri Yönetimi : PHI için tasarlanan özel özellikler, hassas verilerin verimli bir şekilde organize edilmesine ve yönetilmesine yardımcı olarak kritik bilgilerin her zaman yetkili personelin erişimine açık olmasını sağlar.

HubSpot'un HIPAA'ya duyarlı veri araçlarını piyasaya sürmesi, sıkı veri koruma önlemleri gerektiren endüstriler için önemli bir ilerlemeye işaret ediyor. HIPAA uyumluluğu için özel ayarları etkinleştirerek, güvenli özellikler oluşturarak ve HubSpot'un kapsamlı güvenlik özelliklerinden yararlanarak kuruluşlar, hassas bilgilerini güvenle yönetebilir. Bu gelişme yalnızca mevzuata uygunluğu sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda iş operasyonlarının genel güvenliğini ve verimliliğini de artırıyor.