Mükemmel Bir İş E-postası Nasıl Yazılır? (Süreç ve İpuçları)

E-postalar, günlük kişisel ve profesyonel yaşamınızın kaçınılmaz bir parçası haline geldi.

Bir düşünürseniz, bir e-posta almadan bir gün geçmiyor. Araştırmalar, ortalama bir kişinin günde 100'den fazla e-posta aldığını bile gösteriyor!

Her gün e-posta kullanan 4 milyardan fazla insanla, e-postaların iletişimin çok önemli bir parçası olduğunu söylemek güvenlidir. Evet, iş söz konusu olduğunda bile! Dünyadaki hemen hemen her işletmenin ekip üyeleri, müşteriler, potansiyel müşteriler, ortaklar, tedarikçiler ve daha fazlasıyla iletişim kurmak için e-posta göndermesi gerekir.

Bir arkadaşınıza veya ailenize e-posta yazmak size kolay gelebilir. Ancak, bir müşteriye veya patrona iş e-postası yazmak duruma bağlı olarak biraz korkutucu gelebilir. Yanlış bir kelime veya cümle yanlış iletişime neden olabilir.

Bu nedenle, mükemmel iş e-postasını yazmak istiyorsanız, bunun için doğru yer burası! Bu blog yazısında, etkili bir iş e-postası yazmakla ilgili adım adım süreçte size yol göstereceğiz ve genel iş iletişiminizi geliştirmenize yardımcı olacağız!

Başlamaya hazır mısınız? O zaman hemen atla!

İş E-postası nedir?

Bir iş e-postası , yalnızca belirli bir kuruluş veya şirket tarafından kullanılan bir e-postadır. Çalışanlar, müşteriler, paydaşlar, aboneler ve diğer dış kuruluşlar için çok önemli bir iletişim aracıdır.

Genellikle iş e-postaları net, özlü ve net bir amaçla yazılmıştır. Okuyucuları bilgilendirmeyi, meşgul etmeyi ve ilham vermeyi amaçlarlar. İş e-postaları çoğunlukla ürünleri pazarlamak, müşterileri desteklemek, şikayetleri yönetmek, güncellemeleri ve bilgileri paylaşmak ve daha fazlası için kullanılır. Özetle, bir organizasyonun iletişim can damarıdır.

Tipik bir iş e-postası beş temel bölümden oluşur:

1. Konu satırı
2. resmi selamlama
3. E-posta gövdesi
4. Kapanış cümlesi/kapanış
5. İmza

Yukarıdaki e-posta yazma biçimini takip etmek, iş e-postanızı birkaç dakika içinde hızlı ve etkili bir şekilde yapılandırmanıza ve yazmanıza yardımcı olacaktır.

Artık bir iş e-postasının tam olarak ne olduğunu bildiğinize göre, nasıl oluşturulacağına bir göz atalım!

Profesyonel İş E-postası Nasıl Yazılır? (Adımlar)

1. Kitlenizi Tanıyın

Bir iş e-postası yazmaya başlamadan önce yapmanız gereken ilk ve en önemli şey, hedef kitlenizi tanımaktır. E-postanızı NASIL yazacağınız tamamen KİM için yazdığınıza bağlıdır. Bu yüzden kendinize sormalısınız - izleyicim kim?

Hedef kitleniz, e-postanızla ilgili tonundan içeriğine kadar her şeyi belirleyecektir. Bu nedenle, e-postanızın okuyucusu, geçmişleri, bilgileri ve kim oldukları hakkında size bir fikir verecek her şey hakkında uygun araştırma yaptığınızdan emin olun. Bunu yapmak, onlara daha çekici bir e-posta yazmanıza da yardımcı olacaktır.

2. Bir Konu Satırı Ekleyin

Bir konu satırının çok şey söylediğini inkar etmek yok. Ne de olsa, iş e-postanızı açmadan önce okuyucunuzun göreceği ilk şey bu olacaktır. Bu nedenle, e-postanızı açmaya karar verip vermemeleri tamamen konu satırınızın ne olduğuna ve nasıl yazıldığına bağlıdır.

İş e-postanızdaki konu satırının basit, spesifik, net ve aynı zamanda dikkat çekici olduğundan emin olun. Mesajınızın içeriğini tek bakışta kısaca özetleyecek ve iletecek anahtar kelimeler içermelidir.

3. Bir Selamlama İle Başlayın

Her e-posta bir selamlama ile başlamalıdır. Net, özlü ve resmi olmalıdır. Gönderdiğiniz mesajın içeriğine bağlı olarak, bir kişiye özellikle adıyla hitap etmeyi seçebilirsiniz. Ancak, belirtilmemiş bir kişiye gönderiyorsanız, bir addan bahsetmeyeceğiniz zamanlar vardır.

İş e-postanıza ekleyebileceğiniz en yaygın selamlama örneklerinden bazıları Selamlar, Günaydın, İyi günler, İyi akşamlar veya sadece Sayın Dr./Bay/Bayan/Bayan vb.

4. Kısa Bir Keyif Katın

Yapmanız gereken bir sonraki şey, iş e-postanıza kısa bir hoşlukla başlamaktır. Sizi ve e-postanın alıcısını birbirine bağlayan bir açılış satırı ekleyin.

Bu, etkileşiminizin hatırlatılması ve e-postanız için bağlamın olması için okuyucuyla nasıl bağlantı kurduğunuzdan bahseden bir satır içerebilir.

Örneğin – Geçen günkü ağ oluşturma etkinliğinde sizinle tanışmak harikaydı.

Alıcıdan bir şey aldıysanız, tavsiyelerini veya yardımlarını sundukları veya bilgi veya içerik gönderdikleri için onlara teşekkür ederek hoşça vakit geçirmeye başlayabilirsiniz.

Örneğin : İş stratejileriyle ilgili makalenizi paylaştığınız için teşekkür ederiz. Son derece faydalıydılar ve projemde bana yardım etmek için harcadığınız zaman ve çabayı takdir ediyorum.

İş e-postanızı genel tutmak istiyorsanız, o zaman basitçe şöyle bir şey söyleyerek dilek dileyebilirsiniz - Umarım iyisinizdir.

5. E-posta gövdesini yazın

Şimdi gerçek anlaşmaya geçme zamanı - e-postanın gövdesi.

E-posta gövdeniz, ' tek şey kuralı ' adı verilen e-posta uygulamasını izlemeli ve birden çok eylem yerine yalnızca bir eyleme odaklanmalıdır . Bir e-postada birkaç eylemden bahsedildiğinde, kafa karışıklığı yaratır. Okuyucunun çabucak anlaması için her zaman sadece bir şey eklemelisiniz.

E-postanızın amacını en baştan tanımlayın. E-postanın ne hakkında olduğu konusunda net ve doğrudan olun.

Örneğin – Bu e-posta geçen Çarşamba yaptığımız bütçe toplantısına atıfta bulunuyor. Beklenen harcamalara ve ek maliyetlere dayalı olarak bütçenin kaba bir taslağını oluşturdum. Lütfen bütçe ile ilgili görüşlerinizi bildirin.

Kimsenin uzun e-postaları sevmediğini anlamalısınız. E-postanız ne kadar uzun olursa, okuyucularınızın onları okuma şansı o kadar düşük olur. Bu yüzden birkaç cümle ile kısa paragraflar yazdığınızdan emin olun. Basitçe, kısa, tatlı ve basit tutun. Okuyucularınızın anlamasını kolaylaştırmak için numaralı listeler veya madde işaretli noktalar bile ekleyebilirsiniz.

6. Ek Bilgileri Ekleyin

Bazen okuyucular, kaynaklara bağlantılar , görev ve faaliyetlere ilişkin açıklamalar, örnekler vb. gibi belirli şeyler hakkında ek bilgilere ihtiyaç duyabilir. Bu nedenle, ilgili tüm içeriği veya ayrıntıları iş e-postanıza eklemeye özen göstermelisiniz.

7. Bir Harekete Geçirici Mesaj (CTA) Yazın

Genellikle, bir iş e-postası göndermenin temel amacı, bir görevi veya eylemi gerçekleştirmektir. Bu nedenle, e-postanın sonunda, okuyucunun ne yapması beklendiğini açıkça belirtmeniz gerekir.

Belirli bir harekete geçirici mesaj veya CTA yazdığınızdan emin olun, böylece kafa karışıklığına veya yanlış anlaşılmaya yer kalmaz ve okuyucunuz onların ne yapmaları gerektiğini tam olarak anlar. Bu onların daha etkili bir şekilde yanıt vermelerini sağlayacak ve siz de istediğiniz sonucu alacaksınız.

8. E-postayı Tamamlayın

Artık iş e-postasını neredeyse bitirdiniz, tek yapmanız gereken onu iyi yapılandırılmış bir kapanış satırıyla tamamlamak. E-postayı olumlu bir notla bitirmesi için okuyucunuza teşekkür ederek başlayabilirsiniz.

Örneğin – Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz VEYA İlginiz için teşekkürler, yanıtınızı bekliyorum/kısa zamanda sizden haber almayı umuyorum.

Son olarak, her şeyi özetlemek için bir kapanış satırı veya cümlesi kullanabilirsiniz. En yaygın ve uygun kapanış ifadelerinden bazıları şunlardır: ' Saygılarımla/Saygılarımla, 'Saygılarımla, 'En İyi Dileklerimle, 'Sıcak Bir Şekilde' vb.

9. İsim ve İletişim Bilgilerini Sağlayın

Son olarak, e-postanın sonunda adınızı imzalayın ve altında iletişim bilgilerinizi verin. Resmi bir e-posta olması durumunda tam adınızı veya resmi olmayan bir e-posta ise yalnızca adınızı verebilirsiniz. Ayrıca, telefon numaranız, adresiniz veya web siteniz gibi iletişim bilgilerinizi de ekleyin.

Artık bir iş e-postası yazmanın adımlarını bildiğinize göre, işlem sırasında aklınızda bulundurmanız gereken bazı ipuçları ve püf noktaları burada. Hadi bir bakalım!

Devamını Okuyun: 2022'de En İyi 9 E-posta İmza Oluşturucu Aracı

Profesyonel İş E-postası Yazmak İçin İpuçları

1. Resmi Bir Ton Kullanın

İş e-postanız her zaman profesyonel ve resmi bir tonda olmalıdır. Nazik , açık sözlü ve kendinden emin olmalıdır. Bu nedenle, her türlü resmi olmayan dil, duygusal ifadeler, kısaltmalar veya kısaltmalar kullanmaktan kaçının. Daha resmi görünmek için tam uzunlukta ifadeler veya cümleler kullanın.

2. Formata Odaklanın

E-posta ile ilgili olan şey, herkesin onları dikkatlice veya tamamen okuyacak vaktinin olmamasıdır. Bu yüzden çoğu insan onu gözden geçirir. Bu nedenle, e-postanızın dikkat dağıtıcı olmayan ve sorunsuz bir biçimlendirme izlediğinden emin olmalısınız.

Etrafta yeterince boşluk olduğundan emin olun, paragrafları kısaltın, madde işaretleri ve listeler ekleyin ve kavramları başlıklar ve başlıklarla ayırın. Bu, okuyucularınızın e-postayı kolayca gözden geçirmesini sağlar.

3. Düzeltme. Düzeltme yapmak. Düzeltme yapmak.

Son olarak, bir düzeltme okuması yapılmadan hiçbir yazı tamamlanmış sayılmaz. Sonuçta, hata yapmak ve hata yapmak insanın doğasında var. Bu nedenle, e-postanızda zayıf dil bilgisi , yazım hataları, yazım hataları, garip cümle yapıları, noktalama hataları ve daha fazlasının bulunmadığından emin olun. E-postanızın birinci sınıf olduğundan emin olmak için bir dilbilgisi denetleyicisi veya yazma denetleyicisi yazılımı kullanın!

… ve işte – bir iş e-postası yazmaya hazırsınız! Ve eminiz ki başlamak için can atıyorsunuz ve harika içeriklerle hedef kitlenizi şaşırtıyorsunuz.

Artık profesyonel bir iş e-postası hazırlama konusunda profesyonel olduğunuza göre, size bir bonus ipucumuz var!

BONUS İPUCU: Düğmeler, başlıklar, resimler, zengin bağlantılar ve daha fazlasını içeren bir iş e-postası oluşturmaya hiç ihtiyaç duydunuz mu? İş duyurularını, PR güncellemelerini, haftalık ekip özetlerini, müşteriyle ilgili e-postaları ve daha fazlasını e-posta ile göndermeniz gereken zamanlar olduğunu anlıyoruz.

Hedef kitlenizi etkileyecek ve dakikalar içinde güzel profesyonel etkileşimli e-postalar oluşturmanıza olanak sağlayacak bir platformumuz var! Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin!

Elink: İş E-postaları Oluşturmak için Mükemmel Araç!

Bir işletme yönetiyorsanız, muhtemelen çok meşgulsünüz ve güzel, etkileşimli iş e-postalarını hızla oluşturmak için yardıma ihtiyacınız var!

Neyse ki, harika HTML tabanlı iş e-postaları oluşturmanıza yardımcı olacak bir şeyimiz var – elink.io. Dakikalar içinde güzel görünümlü ve duyarlı e-postalar oluşturmanın ve göndermenin en hızlı ve en kolay yolu!

elink bütçe açısından hafiftir, kullanımı kolaydır ve insanların tıklamak istediği çarpıcı iş e-postalarını oluşturmak ve paylaşmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklerle birlikte gelir.

Platform, tamamen duyarlı şablonlardan oluşan büyük bir koleksiyona sahiptir! Bir şablon seçebilir, paylaşmanız gereken içeriğe bağlantılar ekleyebilir ve elink, sizin için hemen çarpıcı, tamamen duyarlı, etkileşimli bir iş e-postası oluşturacaktır!

Neden bahsettiğimiz hakkında bir fikir edinmek için bu elink şablonlarına bir göz atın!

Bu şablonların en iyi yanı, onları istediğiniz gibi özelleştirebilmenizdir. Bu, iş e-postanızın üstbilgisine ve altbilgisine resimlerinizi, metinlerinizi, madde işaretli listelerinizi, numaralı listelerinizi, düğmelerinizi, sosyal simgelerinizi ve ayırıcılarınızı ekleyebileceğiniz anlamına gelir.

Ve elink'in en şaşırtıcı özelliği içerik otomasyonudur! İş e-postalarınız için içerik oluşturmayı otomatikleştirmenize olanak tanır. Tek yapmanız gereken kaynakları seçmek ve içeriğinizi daha etkili ve alakalı hale getirmek için filtreler eklemek.

Bu nedenle, ister bir şirket duyurusu oluşturmak, ister sektörel haberleri müşterilerinizle paylaşmak için olsun, elink sizin için mükemmel bir araçtır!

Devamını Okuyun: Elink Kullanarak Profesyonel Görünümlü Bültenler Oluşturun! Şablonlar ve Örnekler

Çözüm

İş e-postaları, iş hedeflerinize ulaşmada önemli bir bileşendir. Onları doğru şekilde kullanın ve işiniz için harikalar yarattıklarını göreceksiniz!

İş e-postaları yazmak uzmanlık alanınız olmayabilir, ancak bu blog gönderisinin sizin için bunu değiştirdiğini umuyoruz!

Şimdi tek yapmanız gereken elink'e gitmek, iş e-postanızı oluşturmak ve onları göndermeye başlamak! Mutlu e-postalar, millet! Çao!

Ek Okumalar:

Müşterilerinize Göndermeniz Gereken 7 E-posta Türü!

Bu 11 Güçlü İpuçları ve Püf Noktaları ile E-posta Açma Oranlarını artırın!

E-posta Teslim Edilebilirliği: Nedir, Neden Önemlidir ve Kullanabileceğiniz Araçlar!

2022'de Kontrol Edilecek 11 E-posta Doğrulama Aracı