Evde veya Ofiste VoIP Telefon Sistemi Kurmak İçin 7 Kolay Adım

Gittikçe daha fazla işletme VoIP'ye geçiş yapmayı düşünüyor.
Daha ucuz aylık faturalar ve daha gelişmiş özellikler çekici, ancak bazı işletmeler hala takip etmekte tereddüt ediyor.
Donanım maliyetlerinin çok pahalı olduğunu veya her şeyi kurmanın zaman alıcı ve zorlu bir süreç olacağını düşünüyorlar.
Ancak doğru sağlayıcıyı hazırlar ve seçerseniz, bir bulut telefon sistemine geçişiniz sorunsuz olabilir.
İşletmeniz için VoIP'yi nasıl kuracağınızı, ön ödemeleri nasıl azaltacağınızı ve yeni VoIP telefon sisteminizden en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı size tam olarak göstereceğiz.
Adım adım bir VoIP telefon sisteminin nasıl kurulacağını öğrenin.

1. Ağınızı ve İnternet Bağlantınızı Test Edin
2. Doğru VoIP Donanımına Yatırım Yapın
3. Doğru Özelliklere Sahip Bir VoIP Sağlayıcısı Bulun
4. İş Telefon Numarası Nasıl Alınır
5. VoIP Telefon Sisteminizi Kurun
6. Yeni VoIP Hatlarınızı Test Edin
7. VoIP Özelliklerinden En İyi Şekilde Yararlanmak için Personelinizi Eğitin

VoIP Telefon Sistemi Nasıl Farklıdır?

Ayrıntılara geçmeden önce, İnternet Protokolü Üzerinden Ses ( VoIP ) telefonunu analog bir telefondan ayıran şeyin ne olduğunu belirlememiz gerekiyor.
Bir analog telefon, özel sabit hatlar aracılığıyla doğrudan Genel Anahtarlamalı Telefon Ağı'na (PSTN) bağlanır. Telefon görüşmeleri yerel telefon şirketi tarafından kolaylaştırılır, etkin bir şekilde bir telefon jakına doğrudan bağlantı gerektirir.

IP telefonlar, internet üzerinden bir VoIP sağlayıcısı aracılığıyla telefon ağına bağlanır. Sesi veri paketlerine dönüştürür ve bunları İnternet Protokolü (IP) kullanarak iletir. Sağlayıcının veri merkezi daha sonra sinyalleri analoga dönüştürür ve PSTN'ye aktarır.
SIP telefonların özel sabit hatlara ihtiyacı olmadığından, VoIP ile bir ofisi ölçeklendirmek daha kolaydır. Geleneksel bir telefon sistemiyle, telefon hizmetini birden fazla çalışanla paylaşmak için şirket içi Özel Şube Değişimi ( PBX ) gereklidir.

Artık VoIP'nin ne olduğunu bildiğinize göre, VoIP telefon sisteminizi kurmaya nasıl başlayabileceğinizi tartışalım. Daha iyi öğrenirsen.

1) Ağınızı ve İnternet Bağlantınızı Test Edin

VoIP'nin ne kadar bant genişliği kullandığı konusunda endişeleriniz olabilir, ancak genel bir kural, hat başına yaklaşık 100 kbps yükleme ve indirmedir.
Çoğu internet servis sağlayıcısı artık iş planlarıyla birlikte gigabit hızları sunuyor. Bu nedenle, mevcut bağlantınız bir VoIP telefon sistemi için yeterince hızlıdır. Bir uyarı, bazı DSL bağlantıları gibi bazı ev bağlantılarının çok daha yavaş yükleme hızlarına sahip olmasıdır.
Hıza ek olarak, VoIP arama kalitesini etkileyen sorunlar genellikle bir bağlantının kararsızlığıyla ilgilidir. Titreşim ve paket kaybı, incelenmesi gereken iki ölçümdür. Fiber veya kablo gibi kablolu bir internet bağlantısı tercih edilir. Mikrodalga ve diğer seçenekler çok kararsız.
Ayrıca ağ donanımınız da bir darboğaz haline gelebilir. Yönlendirici veya ağ yoğun trafiği kaldıramıyorsa, kesintili ses veya aramaların kesilmesi gibi diğer sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Wi-Fi çoğu durumda iyi çalışır, ancak kablolu bağlantı her zaman daha iyidir.
Ağınızı stres testi yapmak ve olası sorunları belirlemek için bir VoIP hız testi yapın. Sonuçlar, bağlantınızın bir VoIP kurulumunu gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceği konusunda size iyi bir fikir verecektir.
VoIP paketlerine ve verilerine öncelik vermek için Hizmet Kalitesini (QoS) yapılandırmayı da keşfedebilirsiniz. Bu şekilde, ses trafiği YouTube veya Netflix gibi trafiğin üzerine yerleştirilerek daha az gecikme ve paket kaybı sağlanır.

2) Doğru VoIP Donanımına Yatırım Yapın

Halihazırda bir VoIP sağlayıcınız varsa, VoIP kurulumunuzun bir sonraki adımı VoIP donanımına yatırım yapmaktır. VoIP, son birkaç yılda işletmeler için standart hale geldiğinden, birçok modern seçenek var. VoIP sisteminizi kurmak ve çalıştırmak için ihtiyaç duyacağınız ekipman türlerinin hızlı bir dökümü için aşağıdaki videoyu izleyin.

Telefon görüşmelerinizin harika olmasını istiyorsanız, Polycom VVX601 gibi üst düzey bir VoIP masa telefonuna yatırım yapmalısınız. Ayrıca, ihtiyacınız olan tek şey telefon görüşmesi yapmak ve almaksa, her iki masa telefonu için daha ucuz seçenekler de vardır.
VoIP kulaklıklar , aramalar sırasında etrafta dolaşabilmeniz için iş telefonunuzu tamamlamak için mükemmeldir. Temsilciler, müşteri bilgilerini aramak, ekipleriyle sohbet etmek veya bir CRM'ye not eklemek için ellerine sahip olacaklardır.

Eski Masa Telefonlarınızı Saklamak İster misiniz? Bir VoIP Adaptörü kullanın

Mevcut ofis telefonu ekipmanınızı kullanmak istiyorsanız, yine de VoIP ile kullanabilirsiniz. Analog Telefon Adaptörü (ATA) ile VoIP'ye geçiş yapabilir ve tüm analog telefonlarınızı saklayabilirsiniz. VoIP adaptörü, analog sinyalleri sayısallaştırarak telefonlar ve ağınız arasında çalışır.
Herhangi bir ekipmanı değiştirmediğiniz için, tüm personel telefonları nasıl çalıştıracağını zaten biliyor. Personelinizi eğitmeniz gerekmeyecek.

Yazılım Telefonları ile Donanım Maliyetlerini En Aza İndirin

Maliyetlerinizi düşürmenin başka bir yolu, masa telefonu yerine bir iş telefonu uygulamasını kullanmayı düşünmektir. Bu uygulamalar aynı zamanda yazılım telefonları olarak da bilinir. Yazılım telefonunu bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza indirebilirsiniz.
VoIP interneti kullandığından, özel donanıma ihtiyacınız yoktur. Bu şekilde, bir ofis telefonu kurulumunun bazı adımlarını atlayabilirsiniz.
Yazılım telefonu, telefon aramaları almanızı ve yapmanızı sağlayan bir yazılım veya mobil uygulama parçasıdır. Telefon görüşmelerini yönetmek için normal bir telefon gibi çalışır. Bir VoIP hizmetiyle , herhangi bir telefon veya mobil ağdaki numaraları çevirebilirsiniz.
Masaüstü için Nextiva Uygulaması ile aramaları verimli bir şekilde halletmek için ihtiyacınız olan tek şey kaliteli bir USB veya Bluetooth kulaklıktır. Dizüstü bilgisayarınızdaysanız, anında telefon görüşmeleri için hazır bir mikrofonunuz ve hoparlörünüz zaten vardır. Nextiva Uygulaması, herhangi bir Android veya iOS cihazı için de mevcuttur, böylece ekibiniz iş görüşmelerini cep telefonlarından halledebilir.

3) Doğru Özelliklerle Bir VoIP Sağlayıcı Bulun

VoIP'ye geçmek sadece sabit hattınızı değiştirebileceğiniz anlamına gelmez. Ayrıca, iş iletişimlerinizi hiçbir ekstra ücret ödemeden 21. yüzyıla taşımak için bir fırsattır.
2019'un sonlarında, iş iletişimi hakkında 1000'den fazla profesyonelle anket yaptık ve bu bilgileri 2020 İş Durumu İletişimi Raporu'nu oluşturmak için kullandık. Anahtar içgörülerden biri, üç şirketten birden fazlasının iç iletişim hataları nedeniyle müşteri kaybettiğiydi.
Doğru VoIP sağlayıcısı, bu tür sorunların üstesinden gelmenize yardımcı olacaktır. Şirketiniz, siloları ortadan kaldırmak ve verimli, departmanlar arası iletişim oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip olacaktır.
Yalnızca telefon hizmeti değil, bir CRM, arama analizi ve birleşik iletişim de alabilirsiniz. Bu nedenle, seçiminizi yapmadan önce, sağlayıcının işletmenizin ihtiyaç duyduğu doğru özelliklere sahip olduğundan emin olun.
Nextiva ile elde ettiğiniz bazı VoIP özellikleri aşağıda listelenmiştir:

• Gelişmiş Çağrı Yönlendirme : Esnek politikalarla işletmenizdeki uygun temsilcilere gelen çağrıları yönlendirin.
• Otomatik Görevli : Gelen aramaları, kayıtlı bir mesajla ve onları doğru departmana yönlendirmeye yardımcı olacak seçeneklerle karşılayın.
• Çağrı Analizi : Bireysel temsilci ve çağrı merkezi performansını gösteren ayrıntılı raporlara erişin.
• Call Pop : Gelen aramaları cevaplarken arayanlarla ilgili bilgileri otomatik olarak görüntüleyin.
• Yerleşik CRM : Müşterilerinizi destekleyin ve satış ekiplerinizi tek bir müşteri görünümüyle donatın.
• IVR : Etkileşimli Sesli Yanıt, müşterilerin doğru departmana ulaşmasına ve basit sorunları çözmesine yardımcı olmak için konuşma tanımayı kullanır.
• Sesli Postadan Metne : Sesli postaları SMS yoluyla alarak yanıtlama verimliliğini artırın.
• Düşük Maliyetli Uluslararası Aramalar : Nextiva'nın uluslararası arama ücretleri dakikada 0,01 ABD Doları'ndan başlar.

İşletmeler için ayrıca birleşik iletişim ve çağrı şifreleme gibi daha gelişmiş özellikler de sunuyoruz. Özellikle Nextiva'nın ağı, kuruluşunuza ölçeklendirmesi gereken yüksek güvenilirlik ve performansı sağlayan çok sayıda yedekli veri merkezine sahiptir.

4) İş Telefon Numarası Nasıl Alınır

VoIP sağlayıcınıza bağlı olarak, seçtiğiniz herhangi bir VoIP planına yerel bir telefon numarası eklenebilir. Nextiva'da durum böyle.
İşletmeniz için bir telefon numarası almanın birkaç yolu vardır. Zaten bir tane varsa, onu taşırsınız. Aksi takdirde, mevcut bir yerel numarayı seçebilir veya ücretsiz bir numara seçebilirsiniz.

Farklı Telefon Numarası Türleri:

• Yerel Telefon Numaraları: Yerel alan telefon numarası, küçük işletmeler ve sınırlı bir pazar alanına sahip şirketler için idealdir. Yerel numaralar genellikle ücretsizdir ancak aylık 10$'a kadar mal olabilir.
• Ücretsiz Telefon Numaraları: Ücretsiz bir numara, konuma bağlı olmayan 800'lük bir numaradır ve müşterilerinize daha profesyonel ve güvenilir görünebilir. Müşterileriniz, destek hatlarınızı ararken ödeme yapmak zorunda kalmayacak. Ücretsiz bir numara genellikle ayda yaklaşık 10 ABD Doları tutarındadır.
• Özel Numaralar: Özel numaralar, tipik olarak, 1-800-ÇİÇEKLER gibi belirli kelimeleri heceleyen, akılda kalan ücretsiz numaralardır. Bu rakamlar genellikle ayda 10-50$ arasında bir maliyete sahiptir. Tanınabilir bir numarayı güvenceye almak için numarayı üçüncü taraf bir satıcıdan satın almanız da gerekebilir.

Nextiva, tüm ABD eyaletleri için yerel iş telefon numaraları sağlar ve ayrıca ücretsiz ve sanal telefon numaraları sunar.
İlgili: Bir İş Telefon Numarasını Nasıl Alabilirim?
Yeni bir numara istemiyorsanız, Nextiva ücretsiz taşıma sağlar, böylece mevcut telefon numaralarınızı ekstra ücret ödemeden saklayabilirsiniz.

Porting ile Mevcut İşletme Numaranızı Saklayın

Numara taşıma, telefon numaralarını mevcut servis sağlayıcınızdan yenisine nasıl aktardığınızdır. Tüm Nextiva müşterileri için numara taşıma işlemini ücretsiz yapıyoruz.
Herhangi bir numarayı Nextiva'ya aktarmak için aşağıdaki üç basit adımı izleyin.

1. İş telefonu planınızı seçin. Güçlü özelliklerle işinize uygun planı seçin.
2. Geçici numaralar isteyin. Geçici numaralara ihtiyacınız olduğunu bize bildirin, biz de onları ilk gün hazırlayalım. Eski sağlayıcınızla arama yönlendirmeyi ayarlayabilir ve Nextiva'yı hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.
3. Bir Temsilcilik Mektubu (LOA) doldurun. Personelimizin taşıma işlemini eski sağlayıcınızla halledebilmesi için gerekli tüm ayrıntıları sağlayın.

Siz bu işlemi tamamladıktan sonra ekibimiz taşıma işlemini 10-20 iş günü içerisinde hallediyor. VoIP'e geçişin kolay ve sorunsuz olması için durumundan haberdar olmanızı sağlayacağız.

5) VoIP Telefon Sisteminizi Kurun

Bir sağlayıcınız ve donanımınız olduğunda, ofisinizdeki kurulumu tamamlamanın zamanı geldi. Belirli adımlar donanıma ve çalışan sayısına bağlıdır.

Yalnızca tak ve çalıştır özelliği olan telefonlar ve ahizeler satıyoruz. Aşağıda, VoIP'nizi bizimle birlikte çalıştırmanın basit sürecini özetliyoruz. Başka sağlayıcılar kullanırsanız veya bir üçüncü taraftan telefon satın alırsanız, işlem ek adımlar gerektirebilir.

VoIP Masa Telefonları ve Ahizeleri Nasıl Kurulur

Gerekli adımlar, satın aldığınız modele ve ağ kurulumunuza bağlıdır. Yerinde standart bir ağ anahtarı ile kurulum işlemi basittir. Ethernet Üzerinden Güç (PoE) varsa, elektrik sinyali tek bir kabloda taşınır ve sizi bir AC adaptörüne ihtiyaç duymazlıktan kurtarır.

PoE'siz VoIP masa telefonları veya ahizeler:

• AC adaptörünü prize takın, ardından telefona veya ahize tabanına takın.
• Bir CAT5e veya CAT6 kablosu kullanarak IP telefonunu anahtara veya yönlendiriciye bağlayın.
• Telefonun başlatılmasını bekleyin, ardından çevir sesini kontrol edin.

Power over Ethernet'i (PoE) destekleyen bir yönlendiriciniz varsa, süreç biraz farklıdır ancak daha da hızlıdır.

PoE özellikli yönlendiricilere VoIP masa telefonları:

• Telefonları PoE özellikli anahtar veya yönlendirici ile Ethernet kablolarıyla bağlayın. 328 fitlik bükümlü çift kablolar için önerilen maksimum uzunluk dahilinde kalın.
• Bağlandıktan sonra telefon açılmalıdır. VoIP sağlayıcınızla otomatik olarak bağlantı kurmalıdır.

VoIP Kulaklıkları Nasıl Kurulur

Tüm kulaklıklar tek dokunuşla yanıtlama özelliğini sunmaz. Bunu kullanmak için tek dokunuşla etkinleştirilmiş modern bir kulaklığa ihtiyacınız var ve bunu Elektronik Kanca Anahtarı (EHS) kablolarıyla bağlayın.

EHS kablo desteğine sahip kablosuz VoIP kulaklıklar ve telefonlar:

1. AC adaptörünü en yakın prize ve kulaklığın ana birimine takın.
2. EHS kablosunu kulaklığın ana birimine takın.
3. Diğer ucunu masa telefonuna kulaklık ağ bağlantı noktasına ve EHS bağlantı noktasına takın. Daha ayrıntılı talimatlar için EHS talimat kılavuzunu takip edin.
4. Kulaklığı takın ve bağlantıyı kontrol etmek için arama kontrol düğmesine basın.

Normal bir telefon jakı kullanan kablolu kulaklıklar için süreç daha da basittir.

Kulaklık jakları/bağlantı noktaları olan kulaklıklar ve masa telefonları:

1. Kulaklık kablosu jakını doğrudan bağlantı kablosuyla işaretli kulaklık bağlantı noktasına takın. Birçok model, kulaklık bağlantı noktasını solda küçük bir simgeyle işaretler.
2. Kulaklığı takın ve çevir sesini kontrol etmek için arama kontrol düğmesine basın.
3. Ses seviyesini ve arama kalitesini onaylamak için bir test araması yapın. Kulaklık sesi düşükse, bir amplifikatöre ihtiyacınız olabilir.

6) Yeni VoIP Hatlarınızı Test Edin

Her şeyi doğru yaptıysanız ve hızlı bir bağlantınız varsa, herhangi bir sorun yaşamayacaksınız. Üzülmektense tedbirli olmak iyidir.
Arama yaparken dikkat etmeniz gerekenler:

• Ses Kalitesi : Çağrılar net ve tutarlı mı? Düşük kaliteli sesin statik veya başka bir işareti var mı?
• Gecikme: Bir şey söylemeniz ile alıcının duyması arasında önemli gecikmeler var mı?
• Bağlantı Kararlılığı: Aramalardan herhangi biri geçici olarak düştü mü? Bazı güvenlik duvarı ayarları, çağrıların 11 dakika sonra tamamen kesilmesine neden olabilir, bu nedenle en az 15-30 dakika test etmeye değer.

Ayrıca çok sayıda başka ağ etkinliği olduğunda hatlarınızı test etmeye çalışmalısınız. Ağ tıkanıklığı, aramaların kesilmesinden kesintili sese ve daha fazlasına kadar çeşitli hat sorunlarına yol açabilir.
Profesyonel İpucu: Wi-Fi kullanmak yerine kablolu, doğrudan bağlantı her zaman tercih edilir. Minimum gecikme ve diğer VoIP sorunları için Wi-Fi bağlantısı yerine Ethernet'i seçin.
Arayan kimliğinizi doğrulamak için (800) 444-4444 numaralı telefonu arayarak bir tanılama hizmeti numarasını da arayabilirsiniz.
İlgili: 10 Yaygın VoIP Sorunu (+Kolay Düzeltmeler)

7) VoIP Özelliklerinden En İyi Şekilde Yararlanmak için Personelinizi Eğitin

Birçok küçük işletme için VoIP'ye geçiş, anlamlı iş telefonu özelliklerine sahip oldukları ilk zamanı temsil eder.
Bu arama özellikleri genellikle geleneksel telefon planlarına dahil değildir. Nextiva ile telefonları doğrudan bir CRM ile entegre edebilir, özel yönlendirme politikaları oluşturabilir, sesli mesajları e-postaya iletebilir, arama yönlendirme, aramaları bulutta kaydedebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
Personelinizin bu özelliklerden faydalanmasını sağlamak için ekibinizi eğitmek için zaman ayırmalısınız.
Bunun gerekli olmadığını düşünebilirsiniz. Ama bu. Yöneticilerin %63'ü ofislerinde yeni teknolojilerin benimsenmesinin çok yavaş olduğunu söyledi. Çalışanlar, müşterilere hizmet vermeye ve satışları kapatmaya odaklanabilmek için iş iletişim ekipmanlarını kullanmak isterler.
Nextiva ile kendi eğitim materyallerinizi veya sunumlarınızı yapmak zorunda değilsiniz. Eğitim videoları , kullanım kılavuzları ve çevrimiçi kılavuzlardan oluşan kapsamlı kitaplığımızı kullanabilirsiniz. Yeni CRM arayüzünü ve tüm özelliklerini anlamayı kolaylaştırırlar.
Aynı şekilde, herhangi bir konuda bire bir rehberlik ve yardım istiyorsanız müşteri destek ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.

Nextiva ile Zahmetsiz VoIP Kurulumu

Müşterilerimizin bizi sevmesinin nedenlerinden biri de Nextiva'yı kullanmaya başlamanın çok kolay olmasıdır. Her şeyi test ettik ve yüksek kaliteli telefon ve donanım kataloğunu özenle seçtik. Tüm telefonlarımızı sağlıyoruz, böylece yapmanız gereken tek şey onları fişe takmak.
Telefonlara IP adreslerinden erişmeniz veya onları VoIP hesabınıza atamak için aygıt yazılımıyla uğraşmanız gerekmez. Bunun yerine, telefonları uygun bir çevrimiçi arayüzden personelinize atamanız yeterlidir.
Temel küçük işletme VoIP planımız kullanıcı başına ayda yalnızca 20 ABD Doları'ndan başlar. Büyüyen bir işletmenin çalışması için ihtiyaç duyduğu tüm özelliklere sahiptir. Tüm planlarımıza ABD, Kanada ve Porto Riko'da sınırsız arama dahildir. Uzak ekipler için mükemmel bir telefon sistemidir . Ofiste ve evde çalışır.
Muhteşem Hizmetimiz için birçok ödül kazandık. Her adımda size yardımcı olacağız. Kurulumda size yardımcı olacaklar, sorunları çözecekler ve şirketiniz için en faydalı özellikleri vurgulayacaklar.