Bir Etkinlik Nasıl Planlanır: 8 Adımda Basit Bir Kılavuz

İlk etkinliğinizi mi planlıyorsunuz? Biz senin arkandayız.

Panik zamanı. Patronunuz bir etkinlik planlamanız için size dokundu. Şirketinizin bir etkinlik ekibi yok, bu yüzden her şey size kalmış.

Merak etme. Bunu tamamen yapabilirsiniz. Ve yardım etmek için buradayız. Bir etkinliğin nasıl planlanacağına ilişkin bu sekiz adımlı kılavuz, başlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir.

Bunu takip edin ve etkinlik yönetimi yazılımına büyük yatırım yapın ve bundan, katılımcılarınızın bir sonraki etkinlik için şimdiden LCV yanıtlamasına neden olan bir etkinlikle çıkmalısınız.

Bir etkinlik planlamak için izlenmesi gereken 8 adım

1. Etkinlik için hedeflerinizi ve zaman çizelgenizi belirleyin

Bir etkinliği planlamak büyük bir girişimdir. Konuya fazla girmeden önce, neden ev sahipliği yapmak istediğinizi düşünün. Müşteri tabanınızı büyütmek mi istiyorsunuz? Satış gelirini artırmak mı? Müşterileri eğitmek? Yeni çalışanları işe almak mı?

Bir etkinliğin hedefiniz için en güçlü seçim olmadığını bile fark edebilirsiniz. Sonuçta, işletmelerin yalnızca %49'u çok kanallı pazarlama kampanyalarında etkinlik pazarlamasını bir kanal olarak kullanıyor.*

Yine de bir etkinlikle ilerlemeye hazırsanız, hedef katılımcılarınızı belirlemek için hedefinizi genişletin. Örneğin, etkileşim hedefi olan bir etkinlik, dönüşüm hunisinin en üstündeki potansiyel müşterileri hedefler.

Bu tespitler daha sonra kararlarınızın çoğunu belirleyecektir.

Şimdi, etkinliğiniz için zaman çizelgesini ayarlamak için de iyi bir zaman. Bu, aşağıdaki adımların her biri için ne kadar zamanınız olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Birkaç nedenden dolayı hedef sektörünüzde çok sayıda başka konferansın olduğu bir tarih seçmek istemezsiniz:

• Artan kira fiyatları
• Azaltılmış katılım
• Fark edilmek daha zor

Sektörünüzdeki olayların çoğunun ne zaman gerçekleştiğini öğrenmek için biraz araştırma yapın ve bu alanın dışında bir tarih seçin.

Ayrıca, her şeyi yakmadan yapmak için tarihi yeterince uzağa ayarladığınızdan emin olmalısınız.

2. Bütçenizi oluşturun

Bu, tüm meselenin en az çekici kısmı, ancak tüm eğlenceli şeyler (yemek, hoparlörler, yağma, konfeti topları) için nasıl ödeme yaptığınızı bulmanız gerekiyor. Sonuçta, etkinlikler oldukça pahalı olabilir.

Bizzabo, etkinliklere ev sahipliği yapan şirketler için pazarlama bütçelerinin %21'inin bu etkinliklere ayrıldığını bildiriyor. Kaynaklarınızı doğru bir şekilde tahsis etmek önemlidir.

Etkinlik bütçenizi planlarken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey:

• Etkinliğin lojistiği (boyut, uzunluk, mekan, personel, nakliye)
• Yazılım ihtiyaçları (dijital tabela için niş araçlardan gerekli etkinlik yönetimi yazılımına kadar)
• Deneyim gereksinimleri (yemek, A/V ekipmanı, dekorasyonlar)
• Olanaklar (ör. sağlıklı yaşam teklifleri, köpek evlat edinme, yağma çantaları vb.)
• Ek harcamalar (her zaman biraz hareket alanı istersiniz)

Her şeyin tam olarak ne kadara mal olacağını anladıktan sonra, tüm bu paranın nereye gittiğine dair bir iş vakası hazırlamaya hazırsınız.

3. Mekanınızı bulun

Daha büyük bir etkinlik düzenliyorsanız, ev sahipliği yapmayı planladığınız şehri seçmeniz gerekir. Daha küçük, yerel bir etkinlik düzenliyorsanız, bu daha az endişe vericidir. Ne olursa olsun, tüketicilerinizin, potansiyel müşterilerinizin ve hedef kitlenizin çoğunluğunun kolayca erişebileceği bir etkinlik planlayın.

Genel konum ayarlandıktan sonra, belirli mekanı seçme zamanı.

Bölgedeki popüler etkinlik mekanlarına, diğer işletmelerden tavsiyelere ve yerel ticari yayınlara dayalı olarak keşfetmek istediğiniz konumların kısa bir listesini oluşturun. Mekanı ve/veya holding şirketini mümkün olduğunca kendi başınıza inceleyin ve ardından listenizde kalan mekanlara turlar planlayın.

İşte kendinize ve bu turlar sırasında tanıştığınız satıcılara sormanız gereken birkaç soru:

• Kaç odaya (büyük ve küçük) ihtiyacınız olacak?
• Havaalanına ne kadar yakın?
• Birden fazla otele ne kadar yakın?
• Mekanın halihazırda bir catering şirketi ile anlaşması var mı?
• Kiralamaya hangi A/V ekipmanı dahildir?
• Güvenlik politikaları nedir?
• Hangi kolaylıkları sunuyorlar?

4. Teknolojinizi seçin

Orada bir sürü yazılım var. Bazıları etkinliğiniz için yardımcı olacaktır ve bazıları gelecekteki etkinlikler için yardımcı olabilir.

En temel düzeyde, Capterra'nın etkinlik yönetimi yazılımı satın alma kılavuzunu okuyun ve hangi aracın sizin için doğru olduğunu bulun.

Etkinlik yönetimi yazılımı, kayıt, promosyon, organizasyon ve en önemlisi bu aşamada planlama konusunda size yardımcı olabilir.

Ayrıca aşağıdaki araçları da göz önünde bulundurmalısınız:

1. Biletler, promosyonlar ve ödemeler için: Etkinlik rezervasyon yazılımı
2. Gerçek etkinlikteki tabelalar için: Dijital tabela yazılımı
3. Konferansı canlı yayınlamak için: Web konferans yazılımı
4. Pazarlama ve tanıtım için: E-posta pazarlama ve Sosyal medya yönetimi yazılımı
5. Katılımcı deneyimi için: Mobil etkinlik uygulamaları
6. Etkinliğin kendisi için: Konferans yazılımı

Birden fazla araca yatırım yapıyorsanız, paranızı harcamadan önce hepsinin birbiriyle bütünleştiğinden emin olun. Bu, kusursuz bir kullanıcı deneyimi sağlayacak ve çatlaklardan hiçbir şey düşmeyecektir.

Ayrıca, kayıt olurken katılımcılarınızın benzer şekilde sorunsuz bir deneyime sahip olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Hedef kitlenizin bu satın alma düğmesini tıklamanın yolunu bulmasını mümkün olduğunca kolaylaştırın.

Bunu yapmanın bir yolu, çeşitli pazarlama yazılımı araçlarınızın (pazarlama otomasyonu, e-posta pazarlaması ve sosyal medya pazarlaması, birkaçını saymak gerekirse) kayıt yazılımınızla bütünleşebildiğinden emin olmaktır.

5. Ortaklarınızı ve satıcılarınızı bulun

Seçtiğiniz mekana bağlı olarak, özel teklifler sunabilir veya kendi şirket içi yiyecek ve içecek servisleri ve A/V teklifleri olabilir. Dışarıdan satıcılar getiremiyorsanız, yararlanabileceğiniz belirli fırsatlar sunup sunmadıklarını kontrol etmelisiniz (örneğin, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için fırsatlar veya belirli bir katılımcı eşiğini karşılarsanız indirimler sunabilirler).

Üçüncü taraf/dışarıdan satıcılar getirmenize izin veriliyorsa, en iyi teklifi aldığınızdan emin olmak için alışveriş yapın.

Yiyeceklerin, manzaraların ve seslerin ötesinde, aşağıdakilere bakmalısınız:

• Ulaşım (otellerde konaklayanlar için mekana gidiş-dönüş)
• Sağlıklı yaşam teklifleri (fitness dersleri, köpek evlat edinme, el sanatları dersleri vb. dahil)
• Temping ajansı (etkinliğinizin tam kadro olduğundan emin olmak için)
• Güvenlik (etkinliğinizin tamamen güvenli olduğundan emin olmak için)
• Eğlence (çünkü etkinlikler sadece işle ilgili olmamalı)

Ayrıca, bu etkinliği finanse etmeye ve düzenlemeye yardımcı olabilecek potansiyel ortakları da aramak istersiniz. Kaynakları birleştirerek, para ve kaynaklar açısından kendiniz için maliyetleri düşürürken, iş ortağınızın erişebildiği henüz keşfedilmemiş pazarlara girerek katılımı potansiyel olarak artırırsınız.

Mekan seçiminde bahsettiğimiz aynı nedenlerle, ancak ortaklarınızı ve satıcınızı uygun şekilde incelemeniz önemlidir.

6. Ana cazibenizi belirleyin

İnsanların etkinliğinize katılmasını sağlayacak şey nedir?
Belki konu, belki de konuşmacılar. Etkinliğe bağlıdır ve bundan daha fazlası, katılımcılarınıza bağlıdır.
Kitlenizi düşünün. Onları ne heyecanlandıracak? Onları ne motive edecek?
Örneğin, şirketiniz için bir ödül ziyafeti veriyorsanız, yemek akşamın bir kısmı olabilir, ancak herkesin odaklanacağı şey ödüllerdir. Kurumsal bir etkinlik düzenliyorsanız, girdiğiniz pazarı ve sorunlu noktalarını düşünün. Neyi bilmeleri gerekiyor? Bununla konuşabilecek konuşmacılar bulun.

Geniş bir çekiciliğe sahip ilgi çekici yerlere odaklanmaya çalışın. İlgi alanınız bir kişi/bir grup insansa, artık etkinliğinize katılma olasılığı daha yüksek olacak, geniş ve tutkulu bir takipçi kitlesine sahip birini bulun.

7. Pazarlama kampanyanızı oluşturun

İnsanları o koltuklara mı oturtmak istiyorsun? Bunu yapan adım budur.

Etkinlik temanız için tekil bir vizyon geliştirmeniz ve pazarlama kampanyanızı bunun etrafında oluşturmanız gerekir. Temanız, başlangıçta belirlediğiniz hedeflere ve peşinde olduğunuz hedef kitleye bağlı olmalıdır.

Oradan, pazarlama ekibinizin emrinde olduğu kadar çok kanalla etkileşime geçmeniz gerekecek. E-posta pazarlaması, içerik pazarlaması, reklam satın almaları ve sosyal medya pazarlamasının ötesinde, etkinliği sosyal medyada tanıtıp tanıtmayacaklarını görmek için erken yanıt verenlere ulaşmalısınız.

Tüm pazarlamanızın (hem grafiksel hem de kopya açısından) bu ana tema etrafında tasarlandığından emin olun. Daha fazla izleyici getiren katılımcılara tavsiye oranları sunun (örneğin, biri başka bir kişiyi katılmaya ikna ederse, biletlerine ücretsiz yükseltme sağlayın). En çok incelenen kampanya yönetimi yazılım araçlarından biri de monday.com'dur. Benzer özelliklere sahip ürünlerle ilgileniyorsanız, bu monday.com alternatifleri başlamak için harika bir yerdir.

8. Katılımcılarla yeni ilişkilerinizi geliştirmek için bir plan geliştirin

Etkinlik henüz gerçekleşmedi bile ama şimdiden planlama sürecinin bir parçası olarak bunun ötesini düşünmelisiniz.

Etkinliğin oluşturduğu ilişkileri geliştirmek için bir planınızın olması gerekir.

Etkinlikte, şirketinizin bilgileriyle (örneğin, kalemler, mıknatıslar, ciltler, kutular, vb.) bol miktarda ücretsiz yağma teklif ederek gelecekteki bir ilişkinin temelini atın.

Bu şekilde, etkinlikten sonra insanlar buzdolabını her açtıklarında veya yiyeceklerini poşetlediklerinde her zaman şirketinizi akıllarında tutmaya devam edecekler.

Etkinlikten sonra, hem başarıyı ölçebilmeniz hem de belirli içgörüler elde edebilmeniz için katılımcılara anketler gönderin (örneğin, hangi demografinin en iyi/en kötü deneyime sahip olduğu veya etkinlikte en büyük/en küçük varlığın olduğu).

Etkinliğinizi planlamaya başlama zamanı

Artık başlama zamanı olduğuna göre, etkinliğinizi başarıyla planlamaya başlamanın 4 yolunu öğrenmek için bu videoyu izleyin.

Yakın zamanda katıldığınız bir etkinliği düşünün. Sizce amaçları neydi? Sonuç bu hedeflerle eşleşti mi?

Şimdi kendi hedeflerinizi düşünmeye başlayın. Onlara ulaşmanın en iyi yolu nedir? Birinci adıma hoş geldiniz. Bunu yapabilirsiniz.

Aşağıda özellikle başarılı bir etkinlik ve onu unutulmaz kıldığını düşündüğünüz şeyler hakkında yorum yapın. Kendi etkinliğiniz için çalışmasını sağlamak için nasıl ince ayar yapabileceğinizi eklerseniz bonus puanlar!

---

*Gartner'ın Çok Kanallı Pazarlama Anketi, şirketlerin ilgili, kişiselleştirilmiş konuşmalar sunmak için öngörüye dayalı yaklaşımları nasıl kullandıklarını ve daha geniş iş hedefleri bağlamında müşteri verilerini eyleme dönüştürülebilir, ilişkilendirilebilir ve gizlilikle uyumlu hale getirmek için teknoloji, teknikler ve zamanlamadan nasıl yararlandıklarını araştırdı. . Anket, Kasım 2018 ile Ocak 2019 arasında ABD (n=218, %58), Kanada (n=66, %17) ve Birleşik Krallık (n=97, 26) dahil olmak üzere 381 katılımcı arasında harici bir ortak tarafından çevrimiçi olarak gerçekleştirildi. %); Katılımcıların, şirketlerinin çok kanallı yönetim stratejisi ve uygulamasıyla ilgili kararlara katılmaları gerekiyordu. Katılımcıların ayrıca sorumluluğu en az 3 dijital kanal üzerinden yönlendirmeleri istendi. Ankete katılanların yüzde yetmiş dokuzu, yıllık geliri 1 milyar dolar veya daha fazla olan kuruluşlardan geldi. Katılımcılar çeşitli sektörlerden geldi: finansal hizmetler (82 katılımcı), yüksek teknoloji (88 katılımcı), imalat (44 katılımcı), tüketici ürünleri (32 katılımcı), medya (13 katılımcı), perakende (61 katılımcı), sağlık hizmeti sağlayıcıları (31 katılımcı) ve seyahat ve konaklama (30 katılımcı). Anket, Pazarlamayı takip eden Gartner analistlerinden oluşan bir ekip tarafından ortaklaşa geliştirildi ve Gartner'ın Araştırma Veri Analitiği ekibi tarafından gözden geçirildi, test edildi ve yönetildi. Sorumluluk Reddi: Bu çalışmanın sonuçları küresel bulguları veya bir bütün olarak pazarı temsil etmez, ancak bu ankette kapsanan hedeflenen ülkeler, endüstriler ve şirket büyüklüğü segmentleri için sonuçların basit bir ortalamasıdır.