Salesforce ve HubSpot'ta Kopyalar Nasıl Birleştirilir

HubSpot kişilerini birleştirmenin Salesforce veritabanı üzerinde herhangi bir etkisi var mı?

Kısacası hayır.

HubSpot'ta kişileri birleştirmenin HubSpot Salesforce Sync'teki Salesforce üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Ancak, iki kaydı birleştirdikten sonra yalnızca HubSpot'ta seçilen birincil kayıt Salesforce ile senkronize edilmeye devam edecektir. HubSpot Salesforce entegrasyonunu kullanırken kopyaları yönetmek oldukça zor olabilir. Yinelenen verileri tamamen önleyemediğiniz sürece (ki dürüst olalım, her zaman kolay değildir), burada HubSpot ile entegre edildiğinde Salesforce'ta yinelenen potansiyel müşterileri ve kişileri nasıl birleştireceğinize dair bir kılavuz bulunmaktadır.

Yinelenen Veriler Neden Bu Kadar Yaygın?

Karşılaştığım her CRM, kayıt sayısını sürekli olarak artırdı. Mükerrer veri girişini engellemezseniz, herhangi bir temizleme çabası anlamsız hale gelir.

Salesforce'taki kopyaların ve düşük veri kalitesinin başlıca nedenlerinden biri, veri içe aktarma sırasında ortaya çıkar. Örneğin, içe aktarma işlemi sırasında tutarsız adlandırma kuralları veya veri biçimlendirme hataları, yinelenen girişlere neden olabilir. Üstelik farklı departmanlar veya dış kaynaklar gibi çeşitli kaynaklardan veri içe aktarıldığında kopyalanma olasılığı artar.

Verileri manuel olarak girerseniz kaçınılmaz olarak daha fazla mükerrer veriyle karşılaşırsınız. Birden fazla kullanıcının veri girişi yaptığı göz önüne alındığında, tutarlılığın sağlanması zor olabilir. Ek olarak, bazı kullanıcılar, özellikle veri girişi ile ilgili iletişim ve eğitimin net olmadığı durumlarda, sistemdeki mevcut verilerden haberdar olmadıkları takdirde yanlışlıkla mükerrer kayıtlar oluşturabilirler.

Nedeni ne olursa olsun, yinelenen veriler, verilerini anlamlandırmaya çalışan herkes için baş ağrısı olabilir. Bu durum yalnızca verimsizliklere ve yanlışlıklara yol açmakla kalmıyor, aynı zamanda anlamlı içgörüler elde etme ve güvenilir verilere dayanarak bilinçli kararlar alma becerisini de engelliyor.

Kopyaları önlemek ve yönetmek için etkili önlemlerin uygulanması, veri bütünlüğünü korumak ve CRM sisteminizin değerini en üst düzeye çıkarmak için çok önemlidir.

Birleştirilecek Kopyaları Belirleyin

Salesforce-HubSpot entegrasyonunda kopyaları yönetirken kullanıcıların dedupe.ly veya DataGroomr gibi üçüncü taraf veri tekilleştirme araçlarından yararlanması yaygındır . Ancak entegrasyon süreci, özellikle benzersiz tanımlayıcılar ve eşleştirme kriterleriyle ilgili olarak belirli sınırlamalar sunar.

Hem Salesforce'ta hem de HubSpot'ta belirli alanlar, genellikle benzersiz tanımlayıcılar olarak adlandırılan kayıt eşleştirme kriterleri olarak hizmet eder. HubSpot durumunda e-posta adresi, kişi kayıtları için benzersiz tanımlayıcı olarak kabul edilir.

HubSpot'tan farklı olarak Salesforce, benzersiz tanımlayıcılar olarak birden fazla özelliği kullanır.

Salesforce'u HubSpot ile senkronize ettiğinizde bu alanlardaki veriler karşılaştırılır. Bu alanlardaki değerler iki platform arasında eşleşirse sistem, kayıtların aynı ilgili kişiyi veya müşteri adayını temsil ettiğini algılar. Kopyalar genellikle bu şekilde tanımlanır ve önlenir.

Ancak Salesforce, yinelenen kopyaları eşleştirmek ve tanımlamak için başka alanları (varsayılan alanların ötesinde) kullanacak şekilde yapılandırılmışsa (belki de kuruluşunuzun ayarladığı özel eşleştirme kurallarından dolayı), bunların HubSpot tarafından mutlaka tanınması gerekmeyecektir.

Örneğin kuruluşunuzun, kişileri eşleştirmek için Salesforce'ta 'Müşteri Kimliği' adlı özel bir alan kullandığını varsayalım. Salesforce'ta, yinelenenleri bu 'Müşteri Kimliğine' göre tanımlayan özel bir eşleştirme kuralı ayarladınız. Ancak Salesforce'u HubSpot ile senkronize ettiğinizde, HubSpot'ta karşılık gelen bir alanla özel olarak eşlemediğiniz sürece HubSpot, 'Müşteri Kimliğini' eşleşen bir alan olarak tanımayacaktır. Sonuç olarak, Salesforce'ta aynı 'Müşteri Kimliğine' sahip ancak farklı e-posta adreslerine sahip iki kişi varsa HubSpot bunları kopya olarak işaretlemeyebilir

Birleştirmeden Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tanımlanan kopyaları Salesforce'ta birleştirmeden önce entegrasyonun inceliklerini dikkate almak önemlidir.

Salesforce'ta eşleştirme için kullandığınız alanların HubSpot tarafından da tanındığından ve kullanıldığından emin olun. Aksi takdirde, iki platform arasındaki eşleştirme kurallarındaki farklılıklar nedeniyle HubSpot'ta bu şekilde işaretlenmeyen kopyalarla karşılaşabilirsiniz.

HubSpot'u Anlamak - Salesforce Sync

Yinelenenleri birleştirme adımlarına dalmadan önce, Salesforce potansiyel müşterilerinin ve ilgili kişilerin HubSpot kişileriyle nasıl eşleştiğini anlamak önemlidir.

HubSpot'ta yeni bir kişi oluşturulduğunda, aynı e-posta adresine sahip olası müşteri adaylarını veya kişileri belirlemek için Salesforce'ta bir tarama başlatır.

İşin ilginç yanı şu: Salesforce bu eşleşen kayıtları rastgele bir sırayla döndürüyor. Bu, hangi kaydın önce döndürüleceğini belirleyen önceden belirlenmiş bir kural veya sıranın (alfabetik veya kronolojik gibi) olmadığı anlamına gelir. Bu rastgelelik nedeniyle, yeni HubSpot kişisiyle eşleşen ilk Salesforce kaydı, aynı e-postaya sahip mevcut müşteri adaylarından veya ilgili kişilerden herhangi biri olabilir.

HubSpot daha sonra Salesforce'tan döndürülen bu ilk kayıtla senkronize edilir. Bu, söz konusu Salesforce müşteri adayı/ilgili kişi ile yeni HubSpot ilgili kişisi arasındaki ilk bağlantıyı oluşturur.

Ancak bu ilk bağlantı sabit değildir. İlk senkronizasyondan sonra HubSpot, Salesforce'ta aynı e-postaya ait en son güncellenen kayıtla senkronize edilecektir. Bu, Salesforce'ta aynı e-postaya sahip başka bir potansiyel müşteri veya ilgili kişinin güncellenmesi durumunda HubSpot'un ilk bağlantıyı kesebileceği ve bu en son güncellenen kayıtla yeni bir bağlantı oluşturabileceği anlamına gelir.

Bu davranış, HubSpot'un her zaman Salesforce'taki en güncel bilgilerle senkronizasyonu sürdürmesini sağlar. Ancak bu aynı zamanda HubSpot kişisinin başlangıçta senkronize edildiğinden farklı bir Salesforce kaydıyla ilişkilendirilebileceği anlamına da gelir.

Salesforce Potansiyel Müşterilerini veya Kişilerini Aynı E-posta Adresiyle Birleştirme

Salesforce'ta Potansiyel Müşterileri ve İlgili Kişileri Birleştirmek, veri tutarlılığını ve doğruluğunu sağlamak için bir dizi sistematik adım içerir.

HubSpot'u kullanarak Salesforce'ta Potansiyel Müşterileri veya Kişileri Birleştirme:

1. Birleştirilecek yinelenen müşteri adaylarını veya ilgili kişileri belirleyin: Öncelikle hangi müşteri adaylarının veya ilgili kişilerin yinelenen olduğunu belirleyin.
   
   
2. Müşteri adayını veya kişiyi HubSpot'ta açın: Bir kopya belirledikten sonra HubSpot hesabınıza gidin ve bu müşteri adayı veya ilgili kişinin ayrıntılarını açın.
   
   
3. Salesforce Potansiyel Müşteri Kimliği veya Salesforce İletişim Kimliği özelliğine gidin: HubSpot'taki müşteri adayı veya ilgili kişinin ayrıntılarında Salesforce Potansiyel Müşteri Kimliği veya Salesforce İlgili Kişi Kimliği özelliğini bulun. Bu kimlik, Salesforce'taki her müşteri adayı veya ilgili kişi için benzersizdir ve iki platform arasında bağlantı görevi görür.
   
   

4. HubSpot'taki kaydın Salesforce Kimliğiyle eşleşen Müşteri Adayını veya İlgili Kişiyi bulun: Şimdi Salesforce'a geri dönün ve ilgili müşteri adayını veya ilgili kişiyi aramak için bu kimliği kullanın.
   
   
5. Bu Müşteri Adayını veya İlgili Kişiyi ana kayıt olarak kullanın: Salesforce'ta HubSpot'taki Salesforce Kimliğiyle eşleşen müşteri adayını veya ilgili kişiyi bulduğunuzda, bunu birleştirme için ana kayıt olarak düşünün. Ana kayıt, birleştirme sonrasında bilgileri HubSpot'ta tutulacak olan kayıttır.
   
   
6. Kayıtları birleştirin: Salesforce'ta yinelenen kayıtları seçin ve tanımlanan ana kaydı seçerek birleştirme işlemini başlatın. Salesforce, aynı anda nesne başına üç adede kadar yinelenen kaydı birleştirmenize olanak tanır ve birleştirilen kayıtların her birinden ana kayıtta hangi alanların tutulacağını seçebileceksiniz. Salesforce'taki yinelenen yönetim aracı size farklı değerler içeren tüm alanların bir listesini gösterir ve hangi değerlerin son ana kayıtta tutulacağını seçebilirsiniz. Bu bilgiler daha sonra HubSpot'taki ilgili kayıtla senkronize edilecektir.
   

HubSpot'ta Birleştirilmiş Kişileri Yönetme

HubSpot Salesforce Entegrasyonunuzun ayarlarında, kişiler ve potansiyel müşteriler Salesforce'tan kaldırıldığında HubSpot'ta gerçekleşecek eylemleri yapılandırma olanağına sahipsiniz.

Kaydı Salesforce'ta silindiğinde HubSpot hesabınızdan da silmenizi öneririz.

HubSpot Ayarları > Entegrasyonlar > Bağlı Uygulamalar > Salesforce > Senkronizasyon Ayarları > Salesforce → HubSpot'a giderek bu ayarı kontrol edin

Salesforce'ta kayıtları birleştirmeden önce HubSpot'taki her ilgili kişinin etkinlik geçmişini dikkate almak önemlidir. Birleştirilen (ve ardından HubSpot'ta silinen) kişinin değerli geçmişi varsa, bu verileri korumak için kişileri HubSpot'ta da birleştirmek en iyisidir.

Örneğin...

Salesforce'ta iki bağlantınız olduğunu varsayalım: "Jane Francis" ve "Jane F". Bu bağlantıların her ikisi de HubSpot'ta mevcuttur ve her birinin etkinlik geçmişi vardır.

Jane Francis çok aktifti; e-postalarınızın çoğunu açtı, web sitenizdeki çeşitli formları doldurdu ve sitenizi birçok kez ziyaret etti. Öte yandan Jane F'nin fazla bir geçmişi yok. Birkaç e-posta açtı ama bunun ötesinde pek bir şey yapmadı.

Artık Salesforce'ta bu iki kişiyi birleştirmeye karar verdiniz ve Jane Francis'in daha kapsamlı bilgiye sahip olması nedeniyle ana kayıt olarak seçtiniz.

HubSpot'taki ayarlarınız Salesforce'ta birleştirilen kişiyi silecek şekilde ayarlanmışsa Jane Francis ve Jane F'yi Salesforce'ta birleştirdiğinizde Jane F'nin HubSpot'taki kaydı silinecektir.

Jane F'nin HubSpot'ta fazla bir geçmişi yoksa bu çok da önemli olmayabilir. Onun minimum düzeydeki etkileşimleri, hedef kitlenizin davranışlarını veya pazarlama çabalarınızı anlamanız açısından çok önemli değildir.

Ancak Jane F.'nin HubSpot'ta Jane Francis gibi önemli bir geçmişi varsa, onun silinmesi tüm bu değerli bilgilerin kaybedilmesi anlamına gelecektir. Hem Jane Francis hem de Jane F'nin önemli etkinlik geçmişleri varsa, ideal olarak onların kayıtlarını Salesforce'ta birleştirirken aynı zamanda HubSpot'ta da birleştirmek istersiniz. Bu şekilde, her iki kişinin etkinlik geçmişini birleştirilmiş kayıt altında saklarsınız.

HubSpot'ta Kişileri Birleştir

Salesforce'ta birleştirirken HubSpot'taki her iki kişinin etkinlik geçmişini korumak için, HubSpot'taki otomatik silme ayarını kapatabilir veya Salesforce birleştirme işleminden sonra HubSpot'taki ilgili kişileri hemen birleştirebilirsiniz.

1. Otomatik silme ayarını kapatın: HubSpot, aynı kişinin Salesforce'ta silinmesi durumunda HubSpot'taki bir kişiyi otomatik olarak silecek bir ayara sahiptir. Salesforce'ta kişileri birleştiriyorsanız ve HubSpot'ta ilişkili etkinlik geçmişini kaybetmek istemiyorsanız bu ayarı kapatabilirsiniz. Bu şekilde, Salesforce'taki birleştirmeden sonra bile HubSpot'taki 'ana olmayan' ilgili kişi (önceki örneğinizde Fred) otomatik olarak silinmeyecektir.
   
   
2. HubSpot'ta hızlı bir şekilde birleştirme: Otomatik silme ayarını kapatamıyorsanız veya kapatmak istemiyorsanız, diğer bir seçenek de kişileri Salesforce'ta birleştirdikten hemen sonra HubSpot'ta hızlı bir şekilde birleştirmektir. HubSpot ile Salesforce arasında bir sonraki senkronizasyon gerçekleşmeden önce bunu yapmanız gerekir.
   
   

Kayıtları Birleştirme Satış Sonrası Birleştirme

Salesforce'ta birleştirme işlemini tamamladıktan sonra HubSpot'taki ana kayda gidin. Actions > Merge seçin . Şimdi Jane F'yi (ana kayıtta birleştirmeyi planladığınız kişi) bulun ve seçin ve kişilerin birleştirilmesini tamamlayın.

HubSpot Hatasıyla Başa Çıkma: Kişi Artık Salesforce ile Senkronize Edilmiyor

HubSpot'ta en son senkronize edilen kayıt yerine Jane F'nin kaydını tutmayı seçtiyseniz, kalan HubSpot kişisinde bir senkronizasyon hatasıyla karşılaşırsınız. Bu hata mesajı, HubSpot'un daha önce senkronize ettiği Salesforce kaydının artık mevcut olmadığını gösterir. Bu sorunu çözmek için hatanın altındaki Resync tıklayın. Bu çözüm basit olsa da, yanlış ana kaydın seçildiği yüzlerce veya binlerce kopyayla uğraşıyorsanız emek yoğun hale gelebilir.

Salesforce Potansiyel Müşterilerini veya Kişilerini Farklı E-posta Adresleriyle Birleştirme

HubSpot, Salesforce ile senkronize edildiklerinde farklı e-posta adreslerine sahip kişileri kopya olarak tanımlamaz. Bu alanları Salesforce'ta veya üçüncü taraf bir araçta birleştirirken, hem Jane Francis hem de Jane F'nin kayıtlarını HubSpot'ta açın ve bunları Salesforce'ta yaptığınız gibi birleştirin.

Alternatif olarak, Jane F'nin önemli bir geçmişi yoksa ilgili kişileri veya potansiyel müşterileri doğrudan Salesforce'ta birleştirebilir ve HubSpot'un birleştirilmiş ilgili kişiyi (Jane F) silmesine izin verebilirsiniz.

HubSpot ve Salesforce arasındaki kopyaları yönetmek göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak Six & Flow size yardımcı olur. HubSpot Salesforce Entegrasyonu uzmanları olarak, bu süreçte yer alan karmaşıklıklar ve incelikler hakkında derinlemesine bir anlayışa sahibiz.

Kayıtlarınızın doğru ve bakımlı olduğundan emin olarak, veri yönetiminin zorlu ortamında gezinmenize yardımcı olmak için buradayız. Önemli etkinlik geçmişlerini korurken kopyaları belirleme, ana kayda karar verme ve hem Salesforce hem de HubSpot'ta birleştirme işlemleri gerçekleştirmeyle ilgileneceğiz. Böylece siz en iyi yaptığınız işe, yani işinizi büyütmeye odaklanabilirsiniz, gerisini biz hallederiz.

HubSpot Salesforce Entegrasyonunuzdan en iyi şekilde yararlanmak için iletişime geçin.