Bir Etkinlik İçin Bir Mekan Nasıl Bulunur: Kontrol Edilmesi Gereken 6 Önemli Kutu

Katılımcılar, bu günlerde etkinlik deneyimlerinden çok şey bekliyorlar. Dreamforce'ta otel toplantı odaları büyük yolcu gemilerine dönüşerek katılımcıları hayrete düşürdü. Ancak bu muhteşem mekanlar, mekanı etkinlik için doğru yapan temel unsurlar olmadan bir hiçtir.

Bir etkinlik mekanı seçmek için doğru boyuttan birini bulmaktan daha fazlası var (bu sürecin bir parçası olmasına rağmen).

Bir etkinlik mekanına katılmadan önce kontrol etmeniz gereken birkaç kutu vardır: teknolojik ihtiyaçlar, lojistik engeller ve tabii ki maliyet.

Yanlış mekanı seçtiğiniz için kim uygunsuz veya pahalı bir yerde bir etkinliğe katılmak ister? Manşetleri kaplayan konuşmacınız, bu faktörleri dikkate almadan pek bir şey ifade etmeyecektir.

Bir mekan seçerken göz önünde bulundurmanız gereken altı önemli faktörün yanı sıra seçim sürecini kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz araçlar ve listeler hazırladım.

1. Katılımcılarınız için uygun konum

Etkinliğinizin yeri, planlama aşamasında dikkate alınması gereken en önemli faktörlerden biridir. Potansiyel kayıt yaptıranlar, katılıp katılmamaya karar verirken seyahat masraflarını ve kolaylıkları dikkate alacaklardır.

Hâlâ erken planlama aşamasındaysanız ve konferansınız için hangi şehri seçeceğinizden emin değilseniz, SmartAsset, uygun fiyat, havaalanlarından uzaklık, şiddet suçlarına dayalı olarak 2017 itibariyle Amerika Birleşik Devletleri'ndeki en iyi 10 konferans destinasyonunun bir listesine sahiptir. fiyatlar ve konaklama imkanı:

SmartAsset'in konferanslar için en iyi 25 hedef listesi (Kaynak)

Coğrafi konumu belirledikten sonra, mekan seçiminizi şu kriterlere göre yapmalısınız:

• Fiyat
• Havaalanlarına uzaklık
• Ulaşım seçenekleri (daha sonraları)
• Kapasite (ayrıca daha sonra)
• Şehir merkezine erişim (restoranlar, barlar, oteller, vb.)

Daha küçük, yerel bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, düzinelerce eyalet dışından katılımcıyı ağırlamak için otellere veya bir havaalanına kolay erişime ihtiyacınız olmaz. Yerel mekanlara bakarken, asıl endişeleriniz mekanın büyüklüğü, maliyeti ve ulaşım seçenekleridir.

Cvent, SocialTables ve EventUp mekan arama motorları, ülke çapındaki mekanlar hakkında bilmeniz gereken her şeyi bulmak için mükemmel bir araçtır.

2. Mekan kapasitesi ve ilave odalar

Etkinlik mekanınızı seçerken, kapasite ihtiyaçlarınızı küçümsemektense abartmak her zaman daha iyidir.

Örneğin, etkinliğinizin en az 300 katılımcıyı çekmesi bekleniyorsa, mekan kapasiteniz 350 ila 400 kişiye rahatça sığmalıdır. Bu size, bazılarının o gün gelip kayıt yaptırması durumunda ek katılımcılara sığdırmak için ihtiyaç duyduğunuz nefes alma odasını sağlayacaktır.

Ayrıca ek ara odaları sunan mekanların seçilmesine de yardımcı olur. Bu tür bir esneklik, kapasite sorunları ortaya çıktığında size yardımcı olacaktır. İdeal değil, ancak etkinliğinize daha fazla insanı rahatça sığdırmanın bir yolu olarak ana etkinliği bu ara odalarına yayınlamak mümkündür.

Cvent mekan arama motoru gibi araçlar sayesinde, potansiyel mekanlarla bağlantı kurmadan önce mekan kapasitelerini araştırabilirsiniz. Bu şekilde, tüm bilgilere sahip olmadan önce taahhütte bulunmaya zorlanmadan mekan kısa listenizi oluşturabilirsiniz.

3. Büyük gruplar için WiFi özellikleri

Her zamankinden daha bağlantılı bir dünyada yaşıyoruz ve WiFi bağlantısı, etkinlikler de dahil olmak üzere tüm iş biçimlerinde üretkenlik için bir zorunluluktur. Bir etkinlik planlayıcısı ve ev sahibi olarak internete sürekli bağlantınızın olması önemlidir. En iyi mekanlar, etkinliğinizin olduğu gün kullanımınız için WiFi erişimine sahip olacaktır.

Ancak, tüm otel misafirlerine sunulan standart otel bağlantısı, konuklarınız için tüm trafiğin üstesinden gelmeye yeterli olmayabilir. Bu nedenle, katılımcılarınız için özel bir WiFi sinyali sorgulamanız önemlidir. Çoğu otel, etkinlikler için özel bir WiFi sinyaline sahip olacaktır, ancak emin olmalısınız.

WiFi hızları da önemlidir, özellikle video akışı planlıyorsanız veya etkinlik sırasında canlı tweet ve diğer sosyal medya kullanımları için yoğun telefon kullanımı bekliyorsanız. Bu daha yüksek trafik düzeyini işlemek için veri aktarım hızlarınızın 8 ila 12 Mbps (saniyede megabit) üzerinde kaldığından emin olmalısınız. Mekanınıza hızlarını sorun ve emin olmak için etkinlik ağlarında hız testleri yapmanızın sizin için uygun olup olmadığını sorun.

Bir mekanın internet hızını test etmeniz gerekiyorsa, bunun için yapılmış ücretsiz araçlar vardır:

• Hız testi
• Fast.com
• Spektrum Hız Testi

Son olarak maliyete geçelim. Etkinliklerde WiFi ücretsiz değildir, ancak size bir servete mal olması gerekmez. ASAE'ye göre, bu maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olmanın birkaç yolu vardır:

• Bir reklamverene WiFi sponsorluğu satmak
• WiFi kullanan konuklar için bir ücret ekleyin

4. Ulaşım ve park seçenekleri

Oraya kimse ulaşamayacaksa bir olay ne işe yarar?

Mekanınızı seçerken, mevcut tüm ulaşım seçeneklerini açıklığa kavuşturduğunuzdan emin olun, örneğin:

• Metro demiryolu hizmetleri
• Otobüs güzergahları
• Otellere yürüme mesafesi
• Araç paylaşımı kullanılabilirliği (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, vb.)

Bu ulaşım bilgilerini, toplu taşıma saatleri ve toplu taşıma haritası uygulamaları için önerilerle birlikte misafirlerinize sağlayın.

Washington DC, New York City ve Boston metro raylı sistem haritaları (Kaynak)

Bu ulaşım seçeneklerinden bazıları, etkinlik katılımcıları için özel ve indirimler bile sunabilir. Örneğin Uber, katılımcılarınız için yolculuk geçişleri oluşturmanıza olanak tanıyan UberEvents sistemini sunar. Bu yolculuk kartları, belirlediğiniz belirli bir limite kadar ulaşım masraflarını karşılayarak, katılımcılarınızın etkinliğinize ulaşmasını kolaylaştıracaktır.

Bazıları yürüyebilir, toplu taşıma araçlarını kullanabilir veya etkinliğiniz için ortak araç kiralayabilir, ancak birçoğu yine de araba kullanacak.

Mekanları değerlendirirken, park yeri de dikkat etmeniz gereken bir diğer özelliktir. Mekanın belirlenmiş park yeri yoksa, ne tür yerel park seçenekleri mevcuttur? Otoparklar var mı? Geniş cadde otoparkı?

Belirli sayıda yer ayırmak için yerel bir otoparkla anlaşma yapabilir ve bu maliyeti araba kullanmayı planlayanlar için bir bilet anlaşmasına dahil edebilirsiniz. Bu aynı zamanda, tam maliyetle veya indirimli fiyatla (tercihen ikincisi) park etme maliyetinin bir hizmet olarak eklendiği, mekana ait ücretli garajlar için de geçerlidir.

Güvenli park yeri için o kadar uzağa gitmenin gerekli olduğunu düşünmüyorsanız ancak yine de konuklarınız için sürüşü uygun hale getirmek istiyorsanız, etkinlik web sitenizde, mekanınızın çevresinde uygun fiyatlı park yeri bulmalarına yardımcı olacak park uygulamaları önermeyi deneyin.

5. Olanaklar

Etkinliğinize ev sahipliği yapacak mekanın yanı sıra mekanınız neler sunuyor? Bu ekstra olanaklar şunları içerebilir:

• A/V ekipmanı : A/V ekipmanı kiralamak veya satın almak pahalıdır ve etkinlik mekanınızda zaten ışıklandırma, hoparlörler, mikrofonlar ve kullanıma hazır video ekipmanları olduğunda tasarruf etmenize yardımcı olur. Eğer öyleyse, mekan büyük olasılıkla ekipmanı paketlenmiş bir anlaşmanın parçası olarak sunacaktır.
• Masalar ve sandalyeler : Tıpkı A/V ekipmanı gibi, kendi masa ve sandalyelerinizi sağlamak, kiralamak için cebinizden daha fazla para çıkması anlamına gelir. Tüm bu masa ve sandalyeleri mekana taşımanın nakliye maliyetlerinden bahsetmiyorum bile. Halihazırda bu olanaklara sahip bir mekan bulmak daha iyidir.
• İkram : Misafirlerinize yemek vermeyi planlıyorsanız, dışarıdan bir yemek servisi ile anlaşabilir veya varsa mekanınızın yemek servisinden yararlanabilirsiniz. Mekana bağlı olarak, yemek servisi, mekan rezervasyonu ile birlikte paketlenirse daha az maliyetli olabilir. Fiyatları karşılaştırmak için yerel catering şirketlerinize danışın.

Bu olanakların tümü dış kaynaklar kullanılarak sağlanır, ancak daha önce de belirtildiği gibi, olası mekanlarınız bunları sunuyorsa, uzun vadede size para kazandırabilecek bir paket anlaşma yapmaya çalışmak en iyisidir.

6. Etkinlik tarihi esnekliği

İşler her zaman planladığınız gibi olmaz. Acil durumlar olur, hava her zaman işbirliği yapmaz ve programlar her zaman aynı hizada olmaz.

Bu nedenle, etkinliğinizi planlamada size bir çeşit esneklik sağlayan bir mekan seçmek önemlidir. Örneğin, etkinliğiniz bir tarih değişikliği gerektiriyorsa, yağmur tarihleri ​​​​olarak kullanmak üzere o saate yakın birkaç açık tarihi olan bir yer ayırtmanıza yardımcı olur.

Bunun herhangi bir mekan için zor bir talep olduğunu ve mekanların faturaları ödemek için tam programlara ihtiyaç duyması nedeniyle bir anlaşma yapmaması veya bozmaması gerektiğini anlayın.

Ancak birkaç boş tarihi olan bir mekanla karşılaşırsanız, indirimli fiyat için daha sonraki bir tarih için yeniden planlama politikasında çalışmayı deneyin. Bu şekilde mekan sizin için fazladan bir tarih vererek para kaybetmeyecek ve sorun çıkması durumunda bir etkinliği iptal etmek zorunda kalmayacaksınız.

Büyük etkinlikler her zaman aylar ila bir yıl önceden planlandığından, olası mekanlarınıza esnek tarihlerin bir listesini vermek, yoğun olmayan tarihlerin ne zaman olduğunu ve size en fazla tasarruf sağlayacak tarihi bulmanıza yardımcı olacaktır.

Bu diğer etkinlik planlama kaynaklarına göz atın

Artık etkinlik mekanınızı seçtiğinize göre, en iyi etkinlik deneyimini sağlamak için "Etkinlik Planlaması için On Adımlı Kılavuzum"daki diğer adımları izlediğinizden emin olun.