Muhasebe Departmanı Yapınızı Nasıl Oluşturursunuz?

Muhasebe A ekibinizi oluşturmak için bu kılavuzu kullanın.

İşinize ilk başladığınızda, muhtemelen bir garaj grubu gibiydiniz, hayalinizi yaşıyor ve anında sorunları çözüyordunuz.

Ancak işiniz büyüdükçe, satıcılara ödeme yapmaya devam etmek için CTO'nuz ve şirket hukuk ekibiniz olarak ikiye katlanan kurucu ortak Dave'e güvenmek ve büyüyen çalışan ekibiniz artık bunu kesmeyecek.

İşletmenizin büyümeye devam etmesini istiyorsanız, bir dizi muhasebe görevini yerine getirebilecek ve işinizle birlikte genişleyebilecek bir muhasebe departmanı yapısı kurmanız gerekir.

Beş temel küçük işletme muhasebe görevine, bu rollerin her birine personel alımına nasıl yaklaşmanız gerektiğine ve yardıma ihtiyacınız olduğunda bunu nasıl anlayacağınıza bir göz atalım. Ve işiniz yalnızca insan çabasıyla yürütülemeyeceğinden, muhasebe yazılımının ekibinizi nasıl destekleyebileceğini de inceleyeceğiz.

Küçük işletme muhasebesinin insanlara ve teknolojiye ihtiyacı var

Muhasebe yazılımı herhangi bir küçük işletme için olmazsa olmaz olsa da, her şeyi yapamaz. Rakamları tekrar kontrol etmek, çıktıyı analiz etmek, entegre olmayan sistemler arasında koordinasyon sağlamak ve işinizin dolambaçlı satıcılar veya dolandırıcı çalışanlar tarafından dolandırılmaması için yazılımınızın arkasında bir insana ihtiyacınız var.

Asgari olarak, bordro yapacak birine, satıcılara ödeme yapacak ve fatura gönderecek birine ve her ay defterleri idare edecek birine ihtiyacınız var, böylece vergi zamanı dengelenir.

Kurucu ortak Dave tüm bunları yapabilir , ancak bu, tüm bunları uzun vadede yapması gerektiği anlamına gelmez. Ancak küçük işletme sahibi olarak, daha azıyla yetinmeniz gereken zamanlar vardır.

Muhasebe departmanı yapınız asla şirketinizin voleybol takımı kadrosuna benzemeyecek. Bunlar, bir kadro kartında doldurmanız gereken pozisyonlar değildir; bunlar, rollerin ve kaynakların bir kombinasyonu aracılığıyla yapılması gereken görevlerdir. Bu kombinasyonun işletmeniz ve sahip olduğunuz kaynaklar için tam olarak neye benzediğini anlamak için bir organizasyon lideri olarak sağduyulu davranmanız gerekecek.

Bu makaleyi kendi yapınızı oluşturmak için bir taslak olarak kullanabilirsiniz, ancak işinizin büyüklüğüne (hem personel hem de iş hacmi) ve ekibinizin yeteneklerine göre akışkanlık beklemeyi unutmayın.

5 temel muhasebe görevi ve bunlarla nasıl başa çıkılacağı

Aşağıdaki bölümlerde, beş temel işletme muhasebesi görevine, bu görevleri yerine getirmek için aramanız gereken becerilere ve takviye etmeniz gereken kırmızı bayraklara bakacağız. Sonunda, muhasebe yazılımının her görevde yardımcı olabileceği bazı yollara bakacağız ve temel bir küçük işletme muhasebe departmanı yapısına bir örnek vereceğiz.

1. Faturalandırma/faturalandırma

Neden önemlidir: ABD Küçük İşletmeler İdaresi, 2015 itibariyle küçük işletmelerin kapanmasının bir numaralı nedeninin düşük satış/nakit akışı olduğunu bildirmektedir (geçen yıl ABD Sayım Bürosu bu tür verileri toplamıştır). Bunun faturalandırmayla ne ilgisi var? Müşterilerinizin faturalandırılması ne kadar uzun sürerse, ödeme almanız da o kadar uzun sürer. Çalışanlarınıza ve satıcılarınıza ödeme yapabilmeniz için size ödeme yapılması gerekir. Ödemelerinizi zamanında ve doğru bir şekilde almazsanız, düşük nakit akışı nedeniyle işletmeniz başarısız olma riskiyle karşı karşıyadır.

Bunu kim yapmalı: Faturalandırmanızı halletmek için bir EBM'ye ihtiyacınız yok; Rakamlarla arası iyi olan ve ayrıntılara dikkat eden herkes bu görevi yerine getirebilmelidir. Doğruluğa ek olarak, zamanındalık faturalandırma için çok önemlidir, bu nedenle dakik ve son teslim tarihlerini karşılayan birini istersiniz.

Yardıma ihtiyacınız olduğuna dair işaretler:

• Müşteriler faturalarını zamanında almıyor
• Müşteriler yanlış miktarda faturalandırılıyor
• Müşteriler doğru tutarı veya zamanında ödeme yapmıyor

2. Ödemeler/ödenecek hesaplar

Neden önemlidir: Finans ve Yönetim Enstitüsü, üst düzey kuruluşlarda, tek bir tam zamanlı borç hesabı uzmanının yılda yaklaşık 23.000 faturayı işleyebileceğini bildirmektedir. Bu, iş günü başına yaklaşık 85 fatura demektir. Bir seferde yalnızca birkaç fatura ödüyorsanız, muhtemelen buna ayak uydurmuyorsunuzdur. Satıcılarınıza zamanında ödeme yapmayı bir öncelik haline getirmezseniz, geç ücretler ödersiniz veya daha da kötüsü, satıcılarınızı kaybedersiniz. Elektriğiniz kapatılana kadar bunu kapatmak istemezsiniz.

Bunu kim yapmalı: Faturalandırma ve faturalandırmada olduğu gibi, borç hesapları söz konusu olduğunda doğruluk ve zamanındalık çok önemlidir. Kuruluşunuz küçük bir taraftaysa, bir kişinin veya küçük bir ekibin borç ve alacak hesaplarını (faturalandırma) yönetmesinde sorun yoktur. Satıcılarınızın sizi doğru bir şekilde faturalandıracağı konusunda güvenilir olması gerekirken (bu görevi faturalandırmadan biraz daha az gerektirir) bu rol, fazla faturalandırılmadığınızdan veya önceden ödenmemiş mallar veya hizmetler için ücretlendirilmediğinizden emin olmak için satıcı numaralarını iki kez kontrol edebilen biri tarafından doldurulmalıdır. ' aslında sağlandı.

Yardıma ihtiyacınız olduğuna dair işaretler:

• Satıcılar ödeme alamamaktan şikayet ediyor.
• Alacaklılar ekibiniz tüm çabalarına rağmen yetişemiyor ve geç ödeme yapıyor.
• Borç hesaplarınız profesyonel yetişmek için fazla mesai yapmak zorunda kalıyor.

3. Bordro

Neden önemlidir: Bordro işleme en iyi uygulamalarıyla ilgili makalemizde tartışıldığı gibi, çalışanlarınıza zamanında ödeme yapmazsanız ve onlara doğru tutarı ödemezseniz, personel kaybetmeye başlarsınız ve sonra kaybetmezsiniz. artık işinizi yürütme konusunda endişelenmeniz gerekiyor.

Bunu kim yapmalı: İşletmeniz çok küçük olduğunda (iki ila üç çalışan), borç hesaplarınızın ve alacaklarınızın bordroyu da idare etmesinden kurtulabilirsiniz. Ancak şirketiniz bunun çok ötesine geçtiğinde, bunu sizin için yapacak deneyimli bir bordro uzmanına veya üçüncü taraf bir bordro hizmetine ihtiyacınız olacak. İyi bir bordro uzmanı yapan nedir? Dakik ve titiz olmanın yanı sıra, bordro görevlisinin kaçınılmaz sorunları çözmek için başkalarıyla iyi çalışması gerekir.

Yardıma ihtiyacınız olduğuna dair işaretler:

• Çalışanlara düzenli olarak geç ödeme yapılıyor.
• Büro hataları nedeniyle çalışanlara eksik veya fazla ödeme yapılıyor.
• Bordrodan sorumlu çalışan bunalmış durumda ve maaş çeklerini zamanında almak için fazla mesai yapıyor.

4. Defter Tutma

Neden önemlidir: Dengeli kitaplar işinizin gerçek kuzeyidir ve küçük işletme sahibi olarak geceleri huzur içinde uyumanıza yardımcı olmalıdır. İyi defter tutma, temel olarak, tüm faturalarınızın ödendiği ve tüm müşterilerinizin size borçlarını ödediği ve siz de bunu gösteren temiz kayıtlar tuttuğunuz anlamına gelir. Bu kulağa çok heyecan verici gelmese de, vücut ısınızın her zaman güzel, sıkıcı 98 derece civarında olması gerektiği gibi, işinizin finansal refahı için kesinlikle hayati önem taşır. Kitaplarınız kapalıysa, bir şeyler ters gitti demektir.

Bunu kim yapmalı: Bir bakıma, bu listedeki diğer tüm görevler muhasebe ile bağlantılıdır, bu nedenle çok yönlü, sayılar konusunda hassas ve başkalarıyla iyi çalışan birine ihtiyacınız vardır. Fatura, faturaların gönderilmesinden ve ödenecek hesaplar faturaların ödenmesinden sorumluyken, muhasebeciniz tüm bu işlemlerin ve bakiyelerin kaydedilmesi ve takip edilmesinden nihai olarak sorumludur. Muhasebeciniz de neredeyse her zaman muhasebe yazılımıyla çalışacaktır, bu nedenle işletmenizin kullandığı muhasebe programında yetkin olmaları gerekir.

Yardıma ihtiyacınız olduğuna dair işaretler:

• Kitaplarınız dengeli değil (hesap veremeyeceğiniz kazanılan paralar veya harcanan paralar var).
• Vergi zamanı geldiğinde, gerekli raporları ve makbuzları kaçırıyorsunuz.
• Yıl sonunda, işletme giderlerini bulmak için kişisel harcamaları gözden geçirmeniz gerekir.

5. Vergi hazırlığı

Neden önemlidir: Devlete borcunuzu ödemeniz gerekir, ancak hak ettiğiniz tüm kesintiler için kredi almanız gerekir, böylece bundan fazlasını ödemezsiniz. Ayrıca, vergilerini zamanında beyan edebilmeleri için tüm çalışanlarınıza W2 dağıtmanız gerekir. Bunun önemli olduğunu düşünmüyorsanız, IRS'nin yanıtlarını bulamadığınız uzun bir soru listesiyle gelmesini bekleyin.

Kim yapmalı: Bir profesyonel. İdeal olarak, ya personel üzerinde bir EBM ya da gerektiğinde işinizi IRS'ye karşı temsil edebilecek bir dış firmadan. Vergi zamanı yılda yalnızca bir kez gelirken, son teslim tarihine kadar yalnızca birkaç gün veya hafta boyunca bunun için endişelenmeniz gerektiğini düşünmek aptallıktır. Yıl boyunca gider ve gelirlerin zirvesinde kalmak ve bunları vergi açısından doğru bir şekilde kaydetmek, vergi zamanı geldiğinde büyük bir fark yaratıyor. Muhasebeciniz, vergi beyannamenizi eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlamak için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olduklarından emin olmak için vergi hazırlamadan sorumlu olan kişiyle yan yana çalışmalıdır.

Yardıma ihtiyacınız olduğuna dair işaretler:

• Yıl sonunda işletme vergilerinizi kendi başınıza yapmaya çalışıyor ve doğru raporları ve formları bulmakta zorlanıyorsunuz.
• Yıl sonunda, bir önceki yıla göre çok daha yüksek bir geri ödeme veya borcunuz var ve nedenini açıklayamıyorsunuz.
• Vergilerinizi dosyaladıktan sonra, IRS'den bir denetim bildirimi alırsınız ve sorularını yanıtlamaya hazır değilsiniz.

Muhasebe yazılımı nasıl yardımcı olabilir?

Otomatik faturalandırma: Her ay 10 pound kahve sipariş eden bir müşteriniz olduğunu varsayalım. İlk sipariş verdiklerinde, tüm bilgileriyle birlikte bir fatura şablonu doldurursunuz, ardından her ay aynı gün gönderecek şekilde ayarlarsınız. Siparişlerini artırmak veya azaltmak, bir ay atlamak veya iptal etmek isterlerse, fatura uzmanınızın tek yapması gereken içeri girip ayarları değiştirmek. Ama zamanın geri kalanında, bu fatura saat gibi gider.

Otomatik ödemeler: Herhangi bir iyi muhasebe yazılımı, bir faturayı ilk kez ödedikten sonra hatırlayarak, aynı satıcıdan benzer bir fatura geldiğinde ödeme uzmanınızın otomatik bir ödeme ayarlamasına olanak tanır. Gelişmiş özellikler, ödeme takibini (ödemenizin ne zaman alındığını görebilmeniz için) ve otomatik onayları içerir, böylece ofis yöneticiniz dinlenme odası için her soda siparişi verdiğinde bir formu dijital olarak imzalamanız gerekmez.

Bordro: Bordro yazılımı, QuickBooks Online ("En Popüler 20 En Popüler Muhasebe Yazılımı" listemizde beş yıl boyunca çalışan en iyi araç) gibi muhasebe yazılımı alanındaki yalnızca en büyük isabetçiler için yerleşik bir özellik olacak kadar karmaşıktır. Dolayısıyla, bordroyu da yöneten bir muhasebe aracı aramak yerine, doğrudan mevduat ve kesilen vergiler gibi şeyleri otomatikleştirerek bordro uzmanınızın hayatını kolaylaştırmak için popüler bordro uygulamalarıyla entegre olan bu araçlardan birini denemenizi öneririz.

Otomatik defter tutma: Muhasebe yazılımı Defter tutma, tüm muhasebe yazılımlarında bulunur, işinize giren ve çıkan tüm paraların temiz bir kaydını tutar ve tutarsızlıkları işaretler. Bu, muhasebecinizin saatlerce sıkıcı veri girişi ve basit, tekrarlayan matematikle harcamak yerine, verileri yazılıma besleyerek ve sayıları iki kez kontrol ederek daha çok bir kapı bekçisi olarak hareket etmesine olanak tanır.

Vergi hazırlama: Muhasebe yazılımı vergilerinizi sizin yerinize yapamaz, ancak gerekli tüm verileri kaydedip düzenleyebilir ve gerekli vergi formlarını sağlayabilir, böylece vergi zamanı geldiğinde birkaç düğmeyi tıklayarak muhasebeciniz için raporlar oluşturabilirsiniz. Bir kutu faturayı masalarına atmak yerine.

Temel bir küçük işletme muhasebe departmanı yapısı

Şimdi temelleri özetlediğimize göre, işinizin başlayabileceği temel bir muhasebe departmanı yapısına bakalım:

Bunun gibi bir kurulum, hemen hemen her küçük işletme muhasebe ihtiyacını karşılamanızı sağlayacaktır, ancak esneklik için de yer vardır. İşletmeniz yeterince küçükse, muhasebecinizin ödenecek/alacak hesaplarını kendi başına yönetmesini sağlayabilirsiniz veya bunaltıcı hale gelirse dışarıdan bir firma ödeme bordrosuna sahip olmanın daha mantıklı olduğunu görebilirsiniz.

Bir küçük işletme lideri olarak sizin için önemli olan şey, büyümeyi izlemek ve gerektiği gibi uyum sağlamaktır (yardım almak için üç ardışık döngü için maaş çeklerinin gecikmesini beklemeyin).

Aynı notta, profesyonel yardım almak söz konusu olduğunda her zaman dikkatli olun. Neyi bilmediğinizi bilmiyorsunuz ve kendinizi yıpratmadan muhasebenizi doğru yapmak biraz para biriktirmekten çok daha önemli.

Küçük işletme muhasebesi dizilişiniz nedir?

Bu makale temel muhasebe departmanı pozisyonlarını incelerken, şirketiniz büyüdükçe bu ekipleri genişletmeniz ve odağı ayakta kalmaktan büyümeye kaydırmak için CFO ve finansal analistler gibi yeni pozisyonlar eklemeniz gerekecektir.

Ayrıca işinizin her alanında uzman olmanıza gerek yok, sizden daha çok bilenleri dinlemeniz yeterli. Baş muhasebeciniz size bordronuzu dış kaynak kullanmaya başlama zamanının geldiğini söylerse, onları dinleyin.