Şirket Mali Bilgilerinde Liderler Nasıl Yürütülür?

Rakamları sunmak için iş liderlerinizle birlikte oturduğunuz yılın zamanı. Dirsek darbeleriyle tanışır ve çoğunlukla hava durumu hakkında küçük bir konuşma yaparsınız. Şimdi, işe başlamanız gerekiyor: "Şirket nasıl performans gösterdi?"

Finansal bilgileri iletmenin zorluğu, çoğu için yabancı bir dil olmasıdır. Çok az kişi genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP) ve finansal raporlamanın kelime dağarcığını konuşur veya anlar: tahakkuk ve nakit, varlıklar ve yükümlülükler ve yaygın olarak kullanılan (ancak akıllara durgunluk veren) borç ve kredi.

İster bir baş finans görevlisi (CFO), ister bağımsız bir muhasebeci, ister tüm bir finans departmanı veya bir dış kaynak kullanan bir finans firması olun, muhasebe dışı liderler için finansal ayrıntıları nasıl çevireceğinizi öğrenmelisiniz. Paydaşlarınıza finansal bilgileri etkili bir şekilde sunmanın yollarını arayarak, yalnızca finansın sağlayabileceği bir iş perspektifi sunabilirsiniz.

Finansal bilgileri liderlerinize daha iyi ifade etmeniz için altı adımlı bir kılavuz ve bu süreçte size yardımcı olacak bazı araçlar ve ipuçları.

Mali raporlama için yaygın olarak kullanılan üç rapor, bilançolar, gelir tabloları ve nakit akış tablolarıdır. İyi bir başlangıç ​​noktası ve işe kuş bakışı bir bakış sağlarlar, ancak liderliğin anlaması için basitleştirilmediklerinde, departman veya genel işletme düzeyinde kararlar almak için yeterli değildirler.

Günlük sorumlulukların arasında sıkışıp kalan iş liderleri için, raporun küçük ayrıntılarını incelerken ana eğilimleri tespit etmeye çalışmak zorlaşıyor. Bu, birçok işletmenin kendilerine sunulan finansal bilgileri seçici olarak kullanmasına yol açar.

Bir Gartner araştırması, işletme yöneticilerinin yaklaşık %90'ının kararlarının finansal sonuçlarını dikkate almadığını ve bu gözetimin ortalama bir işletmenin net gelirinin %3'ünden fazlasını tehlikeye attığını ortaya koymaktadır (Gartner müşterileri için tam araştırma mevcuttur).

Bu, hızlı büyüyen, nakit sıkıntısı çeken küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için hiçbir şekilde küçük bir sayı değildir ve yeni bir pazarlama kampanyası için para kaybetmek, daha fazla kaynak kiralamak veya yeni teknolojiye yatırım yapmak anlamına gelebilir.

Bu nedenle ilk adım, finansal raporlarınızı liderler için daha anlamlı ve katkıda bulunan hale getirmektir. Onlara işin kendi bölümleri hakkında alakalı bilgiler veren en önemli finansal ölçütleri filtreleyin.

Önemli finansal göstergeleri seçmek için profesyonel ipuçları:

• Mali raporlar genellikle "olgudan sonra" sunulur. Genel iş veya departmanın hangi alanlarının para kazandığını ve büyüdüğünü ve hangilerinin küçüldüğünü çözerek onları daha ileriye dönük yapın.
• Raporlarınızı trendlere ayırın ve “ne olmuş yani?” diye sorun. verilerinizden iş liderleri için yararlı olan mantığa ulaşana kadar.
• Liderlerle, önümüzdeki çeyrek veya yılda üstlenmek istedikleri önemli kararlar hakkında konuşun. Raporlarınızı bu temel öncelikler etrafında hazırlayın ve karşı karşıya oldukları zorlukları vurgulayın.
• Raporlarınızı şirketinizin hedeflerine uygun hale getirin. Örneğin karlılığı optimize etmek için rakiplerin ürün fiyat noktaları, çalışan sayısı ve satış hacmi analizi yapın.

Hikayeler, finansal sonuçlar ve iş anlayışı arasındaki boşluğun üstesinden gelebilir. Mali tablolarınızdaki sayıları iletmek için hikayeler seçin.

Mali içgörülerinizi ilgi çekici hikayeler şeklinde sunmak, tartışmayı hızlandıracak ve karar vermeyi mümkün kılacaktır. Sizin için zorluk, şirket düzeyinde değişime ve anlayışa ilham verebilecek bireysel hikayeleri belirlemektir.

Rakamların ardındaki hikayeleri aramak için profesyonel ipuçları:

• Gelirleri ve maliyetleri için “nasıl” ve “neden”i daha iyi anlamak için departman liderleriyle ortak olun. Kendi bölümlerindeki doğru kişiyle sizi temasa geçirmelerini isteyin. Meraklı olun, iyi sorular sorun ve söyleyeceklerini dinleyin.
• Finansal verileriniz için ortalama değerlerin yanı sıra aykırı değerleri görselleştirmek için veri görselleştirme tekniklerini kullanın ve bunlarda iyi hikayeler olup olmadığını araştırın.
• Hikayelerinizi seçtikten sonra, onay yanlılığından kaçınmak için bunları departman uzmanlarından geçirin.

Liderler için daha kullanışlı hale getirmek için finansal raporlarınızdaki gereksiz karmaşıklığı azaltın.

Kısa ve öz olması için “az daha fazladır” ilkesini izleyerek verileri sunun, ancak anlayışı ilerletiyorsa daha fazla bilgi sağlayın.

Finansal raporlardan gereksiz bilgileri azaltmak için profesyonel ipuçları:

• Geçmişte liderlerin ne tür bilgi talep ettiğine bakın ve mesajınızı karmaşıklaştıran yararsız parçaları kaldırın.
• Okuyucuların zihinsel matematikle uğraşmaktansa verileri incelemeye daha fazla odaklanabilmeleri için rapor içinde son hesaplamaları sağlayın.
• Liderlerin rakamların ne kadar iyi veya kötü olduğunu değerlendirmesini kolaylaştırmak için karşılaştırmalı veri noktalarını (önceki yıllardan veya fiili ve bütçelenmiş) ve yüzde farklarını kullanın.
• "Asansör testi" yapın. Liderinizle birlikte bir asansörde olduğunuzu ve istediğiniz kata ulaştığında mesajınızı net ve kısa bir şekilde iletmek zorunda kaldığınızı hayal edin. Bunu yapmak, bilgilerinizin aşırı yüklenip yüklenmediğini veya kısa ve özlü merkezi işaretçiler içerip içermediğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

Finansal bilgileri iletme şeklinizi geliştirerek, karar vericileri operasyonları optimize etmek ve rekabetçi kalmak için uygun araçlarla güçlendirirsiniz. Doğru teknoloji çözümüne yatırım yaparak analizinizin hızını ve kalitesini artırın.

Manuel finansal raporlama, sürüm kontrolü, doğru dosyayı göndermek için e-postalar arasında geçiş yapmak ve hatta finansal verilerinizi güncellemek gibi küçük sorunlarla operasyonlarınızı tıkayabilir.

Etkili bir yazılım, sizi manuel muhasebe ve defter tutma görevlerinden kurtaracak ve daha zengin içgörüler oluşturmak için eğilimleri doğru bir şekilde izlemenize yardımcı olacaktır. Daha da iyisi, bugün yazılım tekliflerinin çoğu, finans ve muhasebe ekipleri için hayati önem taşıyan veri güvenliği çözümleri sağlıyor.

Finansal bilgi raporlamasını otomatikleştirmek için profesyonel ipuçları:

• Analiz için zaman kazanmak ve raporları daha kolay ve daha doğru bir şekilde almak için muhasebe yazılımına yatırım yapın. Yazılım, rutin görevlerinizi verimli bir şekilde yönetmenize ve işinize daha fazla değer katmanıza yardımcı olacaktır. Finansal otomasyonda yeniyseniz, ücretsiz muhasebe yazılımı çözümleriyle başlayabilirsiniz. Uygun fiyatlıdırlar ve size minimum veya ücretsiz olarak tam işlevsellik sağlayabilirler.
• Ücretsiz yazılımın sunduğu temel işlevleri aşarsanız, bordro, bütçeleme vb. gibi entegre muhasebe ve bütçeleme süreçlerine sahip süit içi finansal raporlama çözümlerinden yararlanabilirsiniz.
• Daha iyi güvenlik ve verilerinize erişim için bulut tabanlı yazılım çözümlerini seçerek bir adım öne geçin.

İyi planlanmadığı takdirde, en iyi analizler bile değersiz hale gelebilir. Güçlü pano sunumlarıyla bilgilerinizi yedekleyin. Etkili iletişim için finansal raporlama yazılımı ile veri görselleştirme ve sunum becerilerinin bir karışımını aşılayabilirsiniz.

Bir finansal raporlama yazılımı, farklı departmanların çalışmalarına daha iyi görünürlük sağlamak için en önemli bilgileri izlemek ve sergilemek için alanları özel biçimlendirmenize olanak tanır.

Finansal raporlama için bilgileri görselleştirmeye yönelik profesyonel ipuçları:

• Analizinizi nasıl sunmak istediğinizi görselleştirin. Boş bir kağıtla başlayın ve verilerinizin sunum sırasında nasıl görünmesini beklediğinizi çizin.
• Açık ol. Bilgilerinizi görselleştirirken veri sütunlarından eklemek istediğiniz örneklere kadar hepsini çizin. Son olarak, içgörülerinizin liderler için değer kattığından emin olun.
• Mali durumunuzu kolay taranan bir ekranda birleştirebilen ve etkileşimli grafikler ve çizelgelerle içgörüler gösterebilen mali raporlama yazılımına yatırım yapın.

Hiç kimse öz denetimin değerini finans ve muhasebe ekiplerinden daha iyi anlayamaz.

Liderlerden, ihtiyaçlarına hitap eden finansal içgörüler sağlamada ne kadar iyi olduğunuza dair tepkiler isteyin. Ve bu içgörüler onlara yardımcı olduysa, nasıl yapılacağına dair geri bildirim toplamak iyidir.

Bu takipler, finansal raporlamanızın iyi yönlerini korumanıza ve karar verme sürecine değer katmayan alanları düzeltmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca gelecekteki raporlar için daha etkili finansal göstergeler seçmenize yardımcı olacaktır.

Liderleri takip etmek için profesyonel ipuçları:

• Raporlarınız hakkında görüşlerini almak için CEO'nuz ve departman başkanlarınızla bire bir toplantılar ayarlayın. Dürüst ve açık bir konuşma yapın.
• Şu anda, onlara açıklama yapmayın veya finansal ihtiyaçlarınızı bastırmayın. Onların ihtiyaçlarına kulak verin. Daha sonra işaret ettikleri konuları ele almanızı engellemiş olabilecek zorlukları tartışabilirsiniz.

Rutin muhasebe görevlerini uyum yönergelerine uygun olarak gerçekleştirmek temel minimumdur. Finansın, iş liderlerinin eylemlerinin kârlılığı nasıl etkilediğini anlamalarını sağlayarak değer katması çok önemlidir.

Yukarıdaki adımlarla finansal sunumlarınızı sizin ve liderlerin sabırsızlıkla beklediği bir şey haline getirin.