7 adımda en iyi zaman izleme yazılımı nasıl seçilir

Dijital devrim, şirketleri yeni bir organizasyon yürütme yöntemine nasıl uyum sağlayacaklarını bulmaya zorladı.

Şirketiniz ister tamamen uzak, karma veya ofise dönüş iş kurulumunu üstlenmeye karar vermiş olsun, büyük olasılıkla bunu yönetmek için sanal araçları kullanacaksınız. Bu, eski manuel süreçlere güvenmek yerine belirli dijital veya bulut tabanlı sistemlerin uygulanması anlamına gelir.

Dijitalleşmeden özellikle yararlanabilecek bir süreç, iş yerinde zaman takibidir.

Çalışan izleme yazılımı, pandeminin başlangıcından bu yana kullanımda %59 arttı. Dijital yazılım aracılığıyla zaman takibi, yöneticilerin ekiplerinin çalışmalarını mikro yönetime gerek kalmadan takip etmelerini kolaylaştırır.

Bu blog gönderisinde, bir zaman izleyici kullanmanın tüm avantajlarını inceleyeceğiz ve size ve ekipleriniz için doğru zaman izleme aracını nasıl seçeceğinizi göstereceğiz.

Zaman Takip Yazılımının Faydaları

ABD'li işçilerin yaklaşık %95'i zamanlarını takip etmekten mutlu. Neden? Niye? İzleme süresinin doğru bir şekilde önemli olduğu konusunda hemfikirler.

Bu sayının bu kadar önemli olmasının nedeni, bu kişilerin izleme yazılımının hem şirket hem de çalışanları için sağlayabileceği diğer faydaları görmüş olmalarıdır.

Peki, şirketler neden zaman izleme yazılımı kullanmaya başlamalıdır?

İşte bazı nedenler.

Avantaj 1: Zaman izleme yazılımı üretkenliği artırır

İş yerindeki amacınız zaman ve enerjiyi en üst düzeye çıkarmaksa, zaman takibi oldukça faydalı bir uygulamadır.

İnsanların zamanlarının nereye gittiğini izlemelerine ve programlarını buna göre yeniden düzenlemelerine olanak tanır.

Çalışanlar zamanlarını takip ettiklerinde, hangi görevlerin istenen sonuçları getirmeyebileceğini görebilir ve gelecekte bunları yeniden planlayabilir ve hatta ortadan kaldırabilirler.

Hangi görevlerin değerli olduğunu (hangilerinin olmadığını) daha iyi anlamanın yanı sıra, çalışanlar belirli görevlere ne kadar zaman harcadıklarını da daha iyi anlayabilirler.

Zaman izleme yazılımına erişim ayrıca yöneticilerin ekiplerinin iş yüküne bakmalarına ve daha fazla insan eklemeye ihtiyaç duyup duymadıklarını görmelerine veya çalışanların zamandan, enerjiden ve kaynaklardan tasarruf etmelerine yardımcı olabilecek araçlar sunmalarına olanak tanır.

Fayda #2: Zaman izleme yazılımı şeffaflığı artırır

Buddy punching bazı işyerlerinde meydana gelir ve işletmelerin yılda 373 milyon dolar kaybetmesine neden olur. Aslında, ABD çalışanlarının %16'sı ve Kanadalı çalışanların %34'ü arkadaşça yumruk attığını kabul ediyor.

Bu nedenle, zaman hırsızlığı birçok şirket için büyük bir sorundur. Muhasebeciler, müşterilerinin %92'sinin zaman hırsızlığıyla uğraştığını söylüyor.

Zaman takibi sayesinde yöneticiler, çalışanların her an ne üzerinde çalıştığını izleyebilir. Aynı zamanda ekip üyeleri, meslektaşlarının ne yaptığına ve şu anda hangi görevleri yerine getirmekte olduklarına dair daha iyi bir genel bakışa sahip olabilir.

Bu nedenle, zaman izleme yazılımı kullanmak ekipler içinde daha iyi şeffaflık sağlar.

Fayda #3: Zaman takip yazılımı karlılığı artırır

Bir kuruluşta üretkenlik arttığında, iş büyümesi doğal olarak gelir.

Zamandan tasarruf etmek, geliri en üst düzeye çıkarmak ve çalışan devir oranlarını düşürmek isteyen şirketler, zaman izleme yazılımının şirket verimliliğini artırma çabasında rol oynayabileceğini ve bunun sonucunda karlılığı da artırabileceğini görebilir.

Yani, zaman izleme yazılımı, ekiplerin görevleri daha iyi organize etmesine ve öncelik sırasına koymasına, yani karlı faaliyetlere daha fazla odaklanmasına yardımcı olur.

Ayrıca, zaman takibi, ekiplerin proje maliyetlerini takip etmesine ve söz konusu projelerin - onlara harcanan zamanla ilgili olarak - karlı olup olmadığını belirlemesine olanak tanır.

Zaman izleme yazılımı nasıl seçilir

Artık zaman izleme yazılımının neden bu kadar faydalı olduğunu bildiğimize göre, soru şu: Bir şirket kendileri için doğru olan zaman izleme aracına nasıl ulaşır?

İşte şirketiniz için en iyi çalışan zamanı izleme yazılımını ararken izlemeniz gereken bazı adımlar ve ayrıca bazı yararlı zaman izleme ipuçları.

Adım 1: Ekibe danışın

İş yönetimindeki her şeyde olduğu gibi, çalışan zaman takibi için de herkese uyan tek bir çözüm yoktur.

Öncelikle, çalışanlarınızın benzersiz zorluklarını ve güçlü yanlarını göz önünde bulundurmalısınız.

Bu nedenle, kullanmak istedikleri zaman izleme özellikleri hakkında ekiplerinizden en az birine danışmak en iyisi olabilir.

Belki söz konusu ekip/departman daha fazla özerklik istiyor - bu nedenle, ekran etkinliğini izleyen bir zaman izleme aracı kullanmak ters tepebilir.

Veya insanların farklı konumlardan oturum açmasına olanak tanıyan coğrafi etiketlemeye sahip bir araca ihtiyaçları olabilir - bu, örneğin saha çalışanları için harika bir çözümdür.

Her şey çalışanlarınızın en çok neye ihtiyaç duyduğuna bağlıdır - bu nedenle kullanacakları zaman izleme uygulamasını seçme sürecinde onlara danışmalısınız.

Böyle bir yaklaşım, aynı zamanda, tercih ettiğiniz aracı kullanmaya başladığınızda daha fazla katılım sağlayacaktır.

Adım #2: Zaman takibi ile neyi başarmak istediğinizi düşünün

Bir zaman izleme aracı seçmeden önce, onu kullanarak ne elde etmek istediğinizi düşünün.

Ayrıca, zaman takibi hedeflerinizin ekiplerinizin zaman takibi hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Unutmayın — çalışanlarınızın belirli bir aracı kullanma konusunda rahat olmamaları, aracın uygulanmasıyla çok az, doğru sınırların belirlenmesiyle daha çok ilgilidir.

Zaman izleme yazılımını kullanma hedefleriniz şunları içerebilir:

• Daha iyi zaman yönetimi,
• Daha düşük devamsızlık,
• İşyeri etkileşimlerini optimize etmek ve
• Dikkat dağıtıcı etkilerin en aza indirilmesi.

Şimdi, konu çalışanlarınız olduğunda, onları zaman izleme çabalarınızla ilişkilendirmek için bazı ek hedefler düşünmeniz gerekecek.

Dikkate alınması gereken en önemli hedef, kişilerin mahremiyetini sağlamaktır.

Bu nedenle, sadece izlenmesi gerekenleri takip etmeyi bir uygulama haline getirin ve gerisini çalışanlara bırakın.

Ayrıca, yalnızca şirkete ait cihazları veya iş amacıyla kullanılan kişisel cihazları izleyin.

3. Adım: Birkaç seçenek alın ve karşılaştırın

Parametreleriniz, hedefleriniz ve takım katılımınız olduğunda, en iyi zaman izleme yazılımı için alışverişe başlayabilirsiniz.

Aşağıdakileri içeren zaman izleme uygulamalarının bir listesini yapın:

• Bütçeniz dahilinde ve
• Çalışanlarınızın zaman takibi hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip olun.

Ardından, bu parametreler arasında bir karşılaştırma yapın ve uygulamaları ihtiyaç duyduğunuz etkinlikleri ne kadar iyi gerçekleştirebileceklerine göre değerlendirin.

En iyi seçenekleri seçmeye başlamak için 2022'deki en iyi zaman izleme araçlarının bu listesine göz atın.

4. Adım: Yazılımı seçin

Size en uygun giriş ve çıkış uygulamalarının bir listesini derledikten sonra, ileriye doğru kullanacağınız tek araca inmenin zamanı geldi.

Tüm şirket için yalnızca bir yazılım parçası seçmek en iyisidir, böylece birden fazla hizmet için ödeme yapmanız gerekmez.

Bu aynı zamanda silolar inşa etmekten ve farklı ekipler ve departmanlar arasında kafa karışıklığı yaratmaktan kaçınmanıza da yardımcı olacaktır.

Adım 5: Yavaşça yuvarlayın

Daha önce de belirttiğimiz gibi, bir zaman izleme yazılımı seçmek, yıllarca süren operasyonları etkileyebilecek önemli bir karardır.

Bu nedenle, seçiminizi yaptıktan sonra yazılımı yavaşça tanıtın.

İlk olarak, zaman izleyicinin işlevselliğini değerlendirmek ve günlük operasyonlarınızda gerçekten kullanmak istediğiniz araç olduğundan emin olmak için bir deneme süresine sahip olun.

Ancak, çalışanlarınızın birkaç ayda bir yeni araçları nasıl kullanacaklarını öğrenmelerini önlemek için araçları çok sık değiştirmekten kaçının.

6. Adım: Geri bildirim alın

Ayrıca daha önce de belirtildiği gibi, en iyi zaman izleme uygulaması, çalışanlarınızın en rahat hissedeceği uygulamadır.

Sonuçta, nihayetinde, doğru seçimi yapıp yapmadığınıza ilişkin karar, zaman izleme aracını kullanacak kişilere aittir.

Bu nedenle, bir süre kullandıktan sonra çalışanlarınızdan aracın ne kadar pratik olduğu konusunda geri bildirim almaya çalışın.

Geri bildirim almanın etkili bir yolu, araç deneme süresinden sonra bir anket hazırlamak ve çalışanların bu anketi kullanma deneyimlerini paylaşmalarını sağlamaktır.

Aşağıdaki gibi faktörlere bakabilirsiniz:

• Kullanım kolaylığı,
• Aletle rahatlık ve
• İstenilen hedeflere ulaşmak.

Adım #7: Şirket genelinde uygulayın

Doğru aracı bulduktan ve bir deneme süresinden sonra bir test ekibi\departmanına bu aracın kullanışlılığını onaylattıktan sonra, zaman izleme aracını şirket genelinde resmi olarak kullanmanın zamanı geldi.

Bu nedenle, aracı diğer ekiplere ve departmanlara tanıtmaya başlayın ve mümkün olduğunca fazla eğitim sağlayın.

Uyumluluk konusunda katılaşmadan önce herkesin aracı nasıl kullanacağını öğrendiğinden emin olun.

Unutmayın - bu geçiş aşamasında biraz sabır uzun bir yol kat edecektir.

Halihazırda dijital veya geleneksel bir zaman izleme aracı kullanıyorsanız, çalışanların eski çözümden yenisine sorunsuz bir şekilde geçiş yapma şansına sahip olacağı bir zaman aralığı atayın.

Ayrıca, ilerledikçe tutarlı bir şekilde geri bildirim alın.

Bu nedenle, aracı uygularken zaman ayırın - ama aynı zamanda tam bir çıkış tarihi belirleyin, böylece çalışanlar yeni zaman izleme aracını öğrenme ve alışma konusunda fazla gevşemezler.

Özet: Çalışan zaman takibi ile Mikro yönetim karşılaştırması

Çalışan zaman takibi bazen mikro yönetim gibi gelebilir - ancak yalnızca yöneticiler ve paydaşlar bunu çalışanların ihtiyaçlarını dikkate almadan çok aceleyle uyguladığında.

Bu araçların hem size hem de çalışanlarınıza nasıl fayda sağlayacağını anlatmak için zaman ayırın ve her zaman bir kazan-kazan durumu izlemenizi sağlayın.

Takımlarınızın yanınızda olması gerektiğini unutmayın. Araçları uygulama şekliniz, bu hedefe ulaşmada önemli bir rol oynayacaktır.

️ İşyerinde geçirdiğiniz zamanı nasıl takip ediyorsunuz? Özellikle yararlı bulduğunuz herhangi bir araç var mı? Cevabınızın bu veya gelecekteki makalelerimizden birinde yer almasını sağlamak için bize [email protected] adresinden yazın. Ayrıca, en iyi zaman izleme yazılımının nasıl seçileceğine ilişkin ipuçlarımızı özellikle yararlı bulduysanız, bu makaleyi bundan yararlanacağını bildiğiniz kişilerle paylaşın.