Doğru ERP yazılımı nasıl seçilir ve çözümünüzü ne zaman ölçeklendirmelisiniz?

ERP yazılımı, finans teknolojisi yığınınızın en önemli parçasıdır, bu nedenle işletmeniz için doğru seçimi yapmanız önemlidir. Juni'de Finansal Kontrol Direktörü Konstantinos Andreou ile iyi bir ERP'nin ne olduğu ve çözümünüzü ne zaman ölçeklendirmeniz gerektiği hakkında konuştuk.

‍

ERP yazılımı nedir ve neden önemlidir?

ERP, kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir. Şirketin operasyonlarındaki tüm bilgi ve kaynakları yönetmek için bir ERP taburesi kullanılır.

İş operasyonları, Xero, Quickbooks veya Fortnox gibi ekstra yetenekler sağlayan eklentilere sahip muhasebe yazılımı olan araçlarla veya işi verimli bir şekilde yürütmek için ihtiyaç duydukları tüm uygulamaları içeren, gönderme gibi görevlerle Netsuite gibi kapsamlı bir araç olan ERP'lerle yönetilir. ve fatura alma, para alma ve KPI'ları yönetme.

İşlemleriniz basitse, tüm özellikleri kullanmanız gerekmeyebilir. Ancak borsada işlem gören bir işletme yürütüyorsanız, kesinlikle Netsuite gibi daha kapsamlı bir araca ihtiyacınız olacaktır.

Bir ERP ile şunları yapabilirsiniz:

- Muhasebe

- Banka mutabakatı

- Müşterileri faturalandırmak

- İzleme metrikleri ve KPI'lar

- Faturaların ödenmesi (ödenecek hesaplar)

Bir ERP çözümü, bir finans ekibi için tek adrestir! Mümkün olduğu kadar çok bilgiyi tek bir yerde yönetmek, muhasebe işlemlerinizi halletmeyi, büyük miktarda finansal veriyi yönetmeyi ve bunları kullanışlı içgörülere dönüştürmeyi gerçekten kolaylaştırır.

‍

Hangi boyutta çözüme ihtiyacım var?

Xero, Fortnox veya QuickBooks gibi düşük maliyetli çözümler ile Netsuite gibi kurumsal araçlar arasındaki temel fark, nasıl çalıştıkları ve hangi işlevleri sunabildikleridir.

Örneğin Xero, bulut tabanlı bir muhasebe yazılımı olarak sınıflandırılır, ancak çok çeşitli işlevleri yerine getirebilen diğer birçok çözümle entegre olur ve bu da onu birçok işletme için uygun hale getirir. Bunun gibi çözümler için en önemli husus, işletmenizin birden fazla ülkede, konumda ve para biriminde birden fazla maliyet merkeziyle faaliyet gösterip göstermediği ve sonuç olarak zamandan tasarruf etmek için bir çözüme ne kadar harcamaya istekli olduğunuzdur.

Ayda 10 €'dan başlayan fiyatlarla sunulan düşük maliyetli çözümlerin ortak bir noktası vardır: çok az sayıda para birimini desteklerler. Ayrıca genellikle KDV üzerinde etkileri olan yerel pazarlara odaklanırlar. Bunun gibi bir çözüm kullanmak, yalnızca bir veya iki ülkede faaliyet gösteren ve her pazar için farklı bir çözüm kullanmaya istekli olan daha küçük bir işletmeye uygun olabilir; örneğin, Birleşik Krallık için Xero veya Quickbooks ve İsveç'te Fortnox. Birden çok para birimindeki işlemleri gerçekleştirmek için düşük maliyetli bir çözüm kullanmayı seçmek, çok fazla iş anlamına gelebilir. Konsolide mali tabloları hazırlamak için, her şeyi ana para biriminize dönüştürmeniz gerekir; bu, birden fazla muhasebe aracından farklı şablonları birleştiriyorsanız manuel olarak tamamlanması günler alabilir.

Karşılaştırıldığında, Netsuite ve diğer kurumsal düzeydeki ERP'ler birden çok pazarda çalışabilir, her pazar için özelleştirilebilir ve yerel döviz kurlarını kullanabilir. Ayrıca şirketler arası ilişkileri ve daha karmaşık işletme yapılarını, konumları, iş modellerini ve daha derin iş öngörülerine yönelik ihtiyaçları yönetebilir. Bu, birkaç ülkede yan kuruluşları olan ve birden çok para birimini yöneten uluslararası işletmeler için uygun hale getirir.

‍

ERP'nizi seçerken bilmeniz gerekenler

ERP çözümünüzü seçerken, iş gereksinimlerinize en uygun çözümü bulmak için sormanız gereken birkaç soru vardır.

Bütçen nedir?

Farklı araçlar arasında büyük bir fiyat farkı var. Giriş seviyesi çözümler için ayda yaklaşık 10 €'dan başlayarak, standart bir paket için ayda yaklaşık 3.000 €'ya ulaşabilen ve işinize bağlı olarak ayda 5-10.000 €'ya çıkabilen orta seviye araçlara geçin yan kuruluşlar, kullanıcılar ve ek işlevler gibi. Yüzbinlere ulaşan üst düzey seçenekler de var ama bunlar karmaşık, çok uluslu şirketler tarafından kullanılıyor.

Envanter yönetimine mi ihtiyacınız var?

Fiziksel bir ürün satıyorsanız, envanter yönetimi sunan bir ERP çözümü arayın. Aylık gelen ve giden kalem raporları alabilir, stok mutabakatı yapabilirsiniz. Bu, zamandan tasarruf sağlar, değerli içgörüler oluşturmaya ve satış KPI'larını diğer bilgilerle birleştirmeye yardımcı olabilir.

Birden fazla pazar veya yan kuruluş mu?

Hangi ülkelerde faaliyet gösteriyorsanız ve başka ülkelerde şubeleriniz varsa hangi çözümü seçeceğiniz üzerinde büyük etkisi olacaktır. Hangi ülkelerde faaliyet gösterdiğinizi ve seçtiğiniz yazılımın orada çalışıp çalışmadığını kontrol edin; örneğin, Birleşik Krallık'ta Making Tax Digital gibi yerel makamlarla entegrasyon için doğru para birimlerini ve KDV vergisini kullanarak.

Birden çok para birimiyle birden fazla pazarda faaliyet gösteriyorsanız, iki seçeneğiniz vardır – paradan tasarruf edin veya zamandan tasarruf edin. Örneğin, doğru şekilde çalıştığınızdan emin olmak için her ülkede düşük maliyetli bir çözümünüz olabilir. Ancak takas, tüm bu bilgileri manuel olarak birleştirmek için daha fazla zaman harcıyor. Bunun yerine, birden çok pazarı tek bir yerde kolayca idare edecek orta düzey bir çözüm için daha fazla ödeme yapabilirsiniz.

Bankanızı entegre etmek mi istiyorsunuz?

Bankanızı ERP çözümünüzle entegre etmek, işlemleri ve diğer önemli bilgileri içe aktarabileceğiniz anlamına gelir ve bunları manuel olarak eklemek gibi zaman alan manuel işlerden kurtulursunuz. Juni, Xero ile entegre olur ve yakında Fortnox gibi uyumlu bir yazılımda muhasebe işlemlerinizi kolayca halletmek için SIE dosya dışa aktarımlarını sunacağız.

Borç ve alacak hesaplarını nasıl yaparsınız?

Faturalamanızı nasıl yönetirseniz yönetin, ERP aracınızla birlikte çalışması gerekir. Örneğin, Stripe veya Salesforce kullanıyorsanız satış faturalarınızın ve sözleşmelerinizin ERP çözümünüze nasıl aktarılabileceğini görün ve bu faturaları ödemelerle eşleştirin.

Ayrıca, satıcı faturaları için ödenecek hesapları nasıl yönetmek istediğinize karar verin. Başka bir araçla entegre olmayı seçebilirsiniz, ancak bu, onay sisteminizi nasıl çalıştırdığınıza bağlı olacaktır.

Özelleştirmeye ihtiyacınız olacak mı?

Belirli ülkelerde birden fazla maliyet merkeziniz, konumunuz ve deponuz varsa, işlemler için doğru vergiye sahip olmak istersiniz, bu nedenle ERP'nizin bunu halledebileceğinden emin olun. Muhasebenizde doğru kodlara sahip olabilmeniz için işlemler için etiketler sunan bir çözüm arayın.

Duran varlıkları yönetmeniz mi gerekiyor?

Sattığınız ürünü siz üretiyorsanız, makine gibi duran varlıklar önemli bir husustur. Duran varlıkları yönetebilen ve amortismanı sizin yerinize idare edebilen bir yazılıma ihtiyacınız var.

Personel giderlerini nasıl hallediyorsunuz?

Onaylar üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak veya Juni'nin çok para birimli sanal kartlarıyla çalışan giderlerinin sahipliğini dağıtmak için çalışan giderlerinizi ERP'nizden ayrı bir araçta tutmak isteyebilirsiniz.

Bütçe sahipliğini kuruluş genelinde dağıtarak makbuzları işlemekten çok zaman kazanabilirsiniz. Her çalışana kendi kartını verdiğinizde, çalışan bir bütçe sahibi olacak ve makbuzlar da dahil olmak üzere kartından geçen harcamalardan sorumlu olacaktır. Juni ile istediğiniz kadar sanal kart oluşturabilirsiniz! Ardından, harcamaları kart düzeyinde izlemek, sınırlamak veya bloke etmek ve işlemleri onaylamak için kontroller ayarlayabilirsiniz.

Juni mali durumunuzu yönetmenize nasıl yardımcı olabilir?

Juni, teknoloji yığınınıza uyar ve finans ekiplerinin görünürlüğü artırmasına, daha fazla kontrolle üretkenliği artırmasına yardımcı olur. Juni, ödeme akışlarını yönetirken zamandan tasarruf etmenize ve borç hesapları sürecini kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, birleştirilmiş içgörülere erişmek için Amazon ve Shopify'dan nakit akışı analitiği, medya ölçümleri ve vitrin verilerini tek bir yerden almanın yararlı bir yoludur.

Bir muhasebe aracı olarak Xero'yu seçerseniz, Juni zaten bununla bütünleşir. Muhasebenizi hızlandırmak için banka akışınızı Juni'den doğrudan Xero'ya otomatik olarak senkronize edin. Netsuite veya Fortnox gibi başka bir çözüm kullanıyorsanız, Juni'yi finans teknolojisi yığınınıza dahil etmeyi ve muhasebe işlemlerinizi yapmayı daha da kolaylaştırmak için yakında bir SIE dosyası dışa aktarımı başlatıyoruz.

Juni ayrıca tüm uygun harcamalarınız için geri ödeme ile nakit akışınızı artırmanıza ve uzatılmış vadelerle* esnek sermayeye erişmenize yardımcı olabilir.

‍

ERP'nizi ne zaman ölçeklendirmelisiniz?

Müşteri siparişleri ve faturalandırma için tüm döngünüze ve bunu mevcut teknoloji yığınınızda nasıl yönettiğinize bakın. Manuel çalışmaya çok fazla zaman harcıyorsanız, birden çok ülkede faaliyet göstermeye başlıyorsanız, farklı yetki alanlarında daha fazla çalışan alıyorsanız veya iş karmaşıklığını artırıyorsanız, çözümünüzü büyütmenin zamanı gelmiş olabilir.

Orta düzey bir çözümün sizin için doğru olup olmadığı, operasyonlarınızın ve gelir ve gider döngülerinizin ne kadar karmaşık olduğuna, tedarikçilerinizin nerede bulunduğuna ve sürecin ne kadarını otomatikleştirmek istediğinize bağlı olacaktır.

Ölçeklendirmek için işletmenizin doğru yerde olduğundan emin olmanız gerekir. Önemli bir fiyat farkı vardır ve Netsuite gibi orta düzey yazılımlar, onu çalıştırmaktan en iyi şekilde yararlanmak için genellikle birkaç çalışan gerektirir.

Hangi çözümü seçerseniz seçin işletmenizin durumu için doğru olması gerekir, bu nedenle bir karar vermeden önce finansal ihtiyaçlarınız hakkında kapsamlı bir genel bakışa sahip olduğunuzdan emin olun.

‍

*Sermaye şu anda yalnızca Birleşik Krallık, Hollanda ve İsveç'te kayıtlı şirketler için mevcuttur. Uygunluk, kredi limiti ve kredi limiti artışı başvuru, inceleme ve mali koşullara tabidir. 37 gün ödeme garantisi, 60 güne kadar ödeme seçeneği. Şartlar ve Koşullar geçerlidir.