İş Telefonu Sistemi Nasıl Seçilir

Her işletmenin bir telefon hizmetine ihtiyacı vardır. Aramanız gereken müşterileriniz, pazarlık yapmanız gereken satıcılar ve koordine etmeniz gereken ekipleriniz var. Elbette, e-posta, akıllı telefonlar ve mesajlaşma uygulamalarını kullanabilirsiniz. Ancak, ses tabanlı iletişimi optimize etmek ve işletmenizin önemli kişilerle iletişim halinde kalmasına yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmış kendi güvenilir, iş telefonu sisteminize hiçbir şey gerçekten yaklaşamaz. Ayrıca, bir işletme telefon numarasına sahip olmak işletmenizin güvenilir görünmesini sağlar - insanlar yasal bir işletmenin web sitesinde veya sosyal medya sayfasında gerçek telefon numaralarını görmeyi bekler.

Yine de tüm telefon sistemleri aynı değildir.

İşletmeniz için hangi telefon sisteminin en iyi sonucu verdiğini öğrenmek için kendinize birkaç önemli soru sormalısınız:

1. Geleneksel bir sabit hat kullanmalı mıyım yoksa İnternet Protokolü Üzerinden Ses ( VoIP ) hizmetine mi abone olmalıyım?
2. Masaüstü donanımıyla birlikte gelen tam telefon sistemlerini mi yoksa yalnızca herhangi bir cihazda etkinleştirilebilen sanal telefonları mı kullanmalıyım?
3. VoIP kullanırsam, şirket içinde mi yoksa bulut tabanlı mı kullanmalıyım?
4. Sektör, bütçe, çalışan sayısı, ofis yerleri ve müşteri tabanı açısından en iyi iş telefonu hizmeti nedir?

Hızlı genel bakış:

• Sabit hat ile VoIP iş telefonu sistemi arasındaki fark nedir?
• İşletmeniz İçin Doğru Telefon Sistemini Nasıl Belirlersiniz?
• Ortak İş Telefonu Sistem Türleri
• İş Telefonu Hizmeti Seçerken En İyi Uygulamalar

İşte iki tür ofis telefonu sisteminin temel özelliklerini karşılaştıran bir tablo.

Sabit hat ile VoIP iş telefonu sistemi arasındaki fark nedir?

İşletmeniz İçin Doğru Telefon Sistemini Nasıl Belirlersiniz?

Bir iş telefonu sistemini kurmaya, yükseltmeye veya değiştirmeye karar verirken birkaç temel faktörü göz önünde bulundurmanız gerekir. İlk olarak, ticari faaliyetlerinizi, beklenen çağrı hacminizi, hedeflerinizi ve bütçenizi göz önünde bulundurun.

İş telefonu sağlayıcılarını karşılaştırırken incelemek isteyeceğiniz en önemli faktörler şunlardır:

• Maliyet
• Güvenilirlik
• Güvenlik
• Hareketlilik
• ölçeklenebilirlik
• Destek olmak
• Dahil edilen özellikler

Maliyet

Bu, telefon sistemiyle ilgili birçok kararı etkileyen birincil faktör olabilir. Güvenilirlik önce gelmelidir, ancak bu gündeminizin en önemli maddesiyse, işletmeniz için uygun fiyatlı sabit hat veya VoIP paketleri bulabilirsiniz.

Henüz bir sisteminiz yoksa, VoIP sistemlerine gitmek daha akıllıca bir seçenektir. Bunun nedeni, VoIP telefon sistemlerinin kurulum, uzun mesafe ve çalıştırma maliyetlerinin genellikle sabit hat hizmetlerine kıyasla daha düşük olmasıdır. Ancak, halihazırda geleneksel bir sisteminiz varsa, iş gereksinimlerinize bağlı olarak bir yükseltme veya hibrit bir sisteme gidebilirsiniz.

İlgili: Bir İş Telefonu Hattının Maliyeti Ne Kadardır?

Güvenilirlik

İyi bir iş yürütmek için ekiplerin, satıcıların, ortakların ve müşterilerin kullanması için güvenilir ve erişilebilir iletişim kanallarına sahip olmanız gerekir. Bu olmadan, iş sürekliliği tehlikeye girecek ve faaliyetlerinizi yürüten veya operasyonlarınıza güvenen kişilerin güvenini ve ayrıca kesinti sırasında oluşturulabilecek potansiyel geliri kaybedeceksiniz.

Kaydolmadan önce hizmet sağlayıcıların risk yönetimini, arıza güvenliği politikasını ve yedekleme planlarını gözden geçirin.

Güvenlik

Dolandırıcılık, kötü amaçlı yazılım ve düşmanca varlıkların kimlik avı girişimlerini önlemek için bir iş telefonu sistemi de tam olarak güvence altına alınmalıdır. Güvenliğin yalnızca telefon hizmetini değil, aynı zamanda kendi iç kaynaklarınızı da içerdiğini unutmayın. Yalnızca denenmiş ve gerçek şifreleme, kimlik doğrulama, artıklık mimarisi ve diğer güvenlik sistemlerine sahip güvenilir hizmet sağlayıcılarla ortak olun.

Hareketlilik

Akıllı ve başarılı şirketler neredeyse her zaman emsallerinden daha fazla hareketliliğe sahiptir. VoIP telefon sistemleri, saha dışındayken bile her yerde arama yapmanızı ve almanızı sağlar. Buna karşılık, geleneksel telefon sistemleri, telefonu kullanmak için ofiste olmanızı gerektirir.

Personelinizin ekipler ve müşterilerle her zaman ve her yerde bağlantı kurmasını sağlayan mobil ve masaüstü uygulamaları sağlayan hizmetlere gidin.

İşbirliği

Bazı sabit hat sistemleri üç yönlü aramaya izin verir. VoIP hizmetleri çok daha fazlasını sunar. Bunlar, sınırsız katılımcı için video konferansı ve CRM'ler ve e-posta dahil olmak üzere işbirliği ve üretkenlik araçlarıyla entegrasyonu içerir.

ölçeklenebilirlik

İşletmeler, ister genişliyor ister küçülüyor olsunlar, operasyonel çevikliğe ihtiyaç duyarlar. Bu dönemlerde kaynaklar, kullanıldıkları iş operasyonlarının ölçeğine uyacak şekilde yeniden yapılandırılmalıdır.

İşletmenizin istikrarını düşünürken, seçtiğiniz iş telefonu sistemi türü için bu neden önemlidir:

• İşletmeniz büyük ölçüde sesli aramalara mı bağlı yoksa minimum telefon gereksinimiyle sorunsuz mu çalışıyor?
• Stratejik büyüme için planlarınız nelerdir?
• Enerjik bir satış ekibi çalıştırıyor musunuz?
• Bir telefon sistemini entegre etmeniz mi gerekiyor?
• Büyümek için daha fazla müşteriyle bağlantı kurmanız gerekiyorsa, güvenilir bir telefon sistemi bir zorunluluktur.

Bu tür bir yeniden yapılandırmanın kolaylıkla uygulanabilmesi, diğer performans ölçütlerinin yanı sıra üretkenliği de etkiler.

İlgili: İşletmem için Kaç Telefon Hattına İhtiyacım Var?

Destek olmak

İşletmeniz için her zaman birinci sınıf müşteri hizmetleri desteği istersiniz. Mükemmel müşteri desteği konusunda net bir geçmişe sahip servis sağlayıcıları tercih edin.

Dahil Olan Özellikler

Sabit hatlı telefonlar pratik olarak gelişmeyi durdurdu ve muhtemelen yolda eski haline dönecek. İletişim sistemlerinizi daha sonra zorunlu hale gelecek tüm yeni özelliklerle geleceğe hazırlamanız gerekiyorsa, sağlam bir VoIP sistemine geçmek doğru harekettir.

Sanal bir iş telefonu sistemiyle , telefonu e-posta, video konferans, sanal faks, üretkenlik, çalışan eğitimi, ERP ve CRM yazılımı gibi iş teknolojisi platformlarınızla entegre edebilirsiniz.

İlgili: Sanal Telefon Sistemi Nasıl Kurulur (4 Kolay Adım)

Ortak İş Telefonu Sistem Türleri

Daha önce tartışıldığı gibi, bağlantıya dayalı iki ana telefon sistemi türü vardır: sabit hat ve VoIP. Bununla birlikte, bilmeniz gereken alt tipler ve hibrit varyantlar da vardır:

1) Sanal telefon sistemleri

İnternet üzerinden arama yapmanızı ve almanızı sağlayan tarayıcı tabanlı, masaüstü veya mobil uygulamalar olarak paketlenmiş yazılım tabanlı çözümler. Ayrıca softphone olarak da adlandırılır.

• Artıları: Uygun fiyatlı ve kurulumu, dağıtımı ve kullanımı çok kolay
• Eksileri: Tam özellikli bir telefon sistemi değil
• Şunlar için idealdir: Kısıtlı bir bütçeye sahip küçük işletmeler ve birden fazla yerde konuşlandırılmış personeli veya yüklenicisi olan işletmeler için.

2) Sabit telefon sistemleri

Sesli iletişimi iletmek için bakır teller kullanın. Analog telefon da denir.

• Artıları: Çok kararlı ve güvenilir
• Eksileri: Kurulumu, bakımı ve ölçeklendirilmesi nispeten daha maliyetlidir; Yolda eskimiş olabilir
• Şunlar için idealdir: Halihazırda sabit hattı olan ve telefon yükseltmesi gerektirmeyen küçük işletmeler; Eski teknolojiyi seven kullanıcılar

3) VoIP telefon sistemleri

Sesi İnternet üzerinden veri olarak iletin.

• Artıları: Günümüzde çoğu işletme için kritik olan çok çeşitli yetenekler, özellikler ve yazılım entegrasyonları; kolayca ölçeklenebilir; ekonomik
• Eksileri: Acil durum güç kaynağınız yoksa veya sağlayıcının arızaya karşı güvenlik özellikleri yoksa, elektrik kesintisi durumunda devre dışı bırakılabilir
• Şunlar için idealdir: her türden, boyuttan ve sektörden ileriye dönük işletmeler

4) Bulut ve şirket içi sistemler

Tek farkı Telefon Şube Santralinin (PBX) barındırıldığı konum olan VoIP sistemleri. IP PBX olarak da adlandırılan şirket içi sistemler, aramaları geleneksel bir sabit hat ve İnternet üzerinden alan ve ileten LAN bağlantılı bir ana sunucuyu (müşterinin konumunda bulunur) içerir. Öte yandan, bulut veya barındırılan PBX sistemleri, PBX'i sağlayıcı tarafından barındırılan VoIP sistemlerini ifade eder.

• Artıları: Bulut tabanlı PBX'in kurulumu ve bakımı genellikle daha az maliyetlidir
• Eksileri: Şirket içi sistemlerde PBX'in bakımı hizmet abonesinin sorumluluğundadır. Şunlar için idealdir: Şirket içi sistemler, iletişim araçları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak isteyen ekipler için mükemmeldir; Bulut tabanlı sistemler , kendi PBX'lerini yönetmenin ek sorumluluğunu üstlenmek istemeyen işletmeler için iyidir.

İlgili: Bir İş Telefon Numarasını Nasıl Alabilirim?

İş Telefonu Hizmeti Seçerken En İyi Uygulamalar

İşte şirketiniz için en iyi telefon sistemini belirlemenize yardımcı olacak birkaç ipucu:

1. Bir iş telefonu hizmetini neden yükseltmeniz, yüklemeniz veya değiştirmeniz gerektiğini anlayın.
   • Hedeflerin ne?
   • Şu anda hangi sistemi (varsa) kullanıyorsunuz?
   • Bir telefon hizmetinde hangi spesifik özelliklere ve yeteneklere ihtiyacınız var?
2. Çalışan sayısı, ofis konumları ve müşteriler, satıcılar, ortaklar, ekipler ve diğer paydaşlarla sesli etkileşime dayalı olarak işletmeniz için mevcut ve potansiyel çağrı hacmini değerlendirin.
3. Gelecekteki büyüme söz konusu olduğunda ölçeklenebilirlik seçeneklerinizi göz önünde bulundurun. Stratejinize uyan bir hizmete gidin.
4. Telefon hizmetini entegre etmek istediğiniz kaynakları, platformları ve teknoloji yığınını denetleyin. Yerel internet hizmetinin VoIP çözümleri için yeterli kalite ve hızda olup olmadığını belirleyin.
5. Telefon sistemi için makul bir bütçe ayırın.
6. Bütçenize ve operasyonel ihtiyaçlarınıza uygun bir hizmet veya sağlayıcı için telefon sistemleri pazarını araştırın.
7. Güvenilirlik ve müşteri desteği söz konusu olduğunda hizmet sağlayıcıların geçmiş sicillerini, özellikle itibarlarını araştırın.
8. Göz gezdirin ve endüstri liderleri tarafından hangi sistemlerin/hizmet sağlayıcıların kullanıldığını keşfedin.
9. Seçeneklerinizin kısa bir listesini yapın.
10. Kaydolmadan önce demo talebinde bulunun ve kısa listeye alınan hizmetleri deneyin/stres testi yapın.

İlgili: Mükemmel VoIP RFP'sini Yazmak İçin Eksiksiz Kılavuz

Hala Sorularınız mı Var?

Bir işletmenin telefon sistemlerini yükseltmesi için birçok neden vardır. Belki daha fazla yetenek veya daha yüksek bir hareketlilik derecesi istiyorsunuz. Belki de maliyetleri azaltmak veya sektörünüzde kısa süre sonra modası geçecek eski sistemleri değiştirmek istiyorsunuz.

Durumunuzdaki sebep ne olursa olsun, kilit nokta hedeflerinizi netleştirmek, seçeneklerinizi anlamak ve doğru internet telefonu hizmetiyle ortak olmaktır.