Proje Yönetimi Mülakat Sorularına Nasıl Cevap Verilir?

Bir proje yönetimi adayı olarak, bir mil öteden ne tür kötü mülakat cevaplarından kaçınmanız gerektiğini zaten biliyorsunuz. (“En büyük zayıflığım mükemmeliyetçi olmam!”)

Ancak, işe alım yöneticilerinin, ne kadar iyi olduklarını görmek için adaylara atmayı sevdikleri bazı eğri sorulara hazırlanmak biraz daha zor olabilir. Bir sonraki büyük görüşmenize hazırlanan bir proje yöneticisi adayı olarak, işe alım yöneticilerine iyi iletişim kurduğunuzu, olağanüstü organizasyon ve problem çözme becerilerine sahip olduğunuzu, müzakere ve arabuluculuk yapabildiğinizi ve doğal bir lider olduğunuzu göstermeye hazır olmanız zorunludur. .

Açık olmak gerekirse, işe alım yöneticileri akıllı sorularıyla adayları ardı ardına boğmak istemiyorlar. Aslında, 2021 İşe Alım Stratejisi anketimiz (metodoloji aşağıda), ankete katılan işe alım uzmanlarının yarısından fazlasının açık iş pozisyonlarını doldurmanın normalden daha uzun sürdüğünü ve nitelikli iş arayan eksikliğinin işe almanın önündeki en büyük engel olduğunu tespit etti. Proje yönetimi mülakat sorularına başarılı bir şekilde cevap verebilecek birini bulmayı tercih edeceklerini düşünmüyor musunuz, böylece bu nitelikli adayı (sizi!) işe alıp bir sonraki açılışı doldurmaya devam edebilirler mi?

Ancak, bu sadece yöneticileri işe almak için zahmetli, zaman alıcı bir süreç değildir. Indeed'e göre, ortalama bir iş arayan kişi, tek bir iş görüşmesine hazırlanmak için 5-10 saat harcıyor. Bu makalede, mülakata katılmaya ve işe alınmaya hazır olmanız için bu hazırlık süresinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacağız.

7 ortak proje yönetimi görüşme sorusu nasıl cevaplanır

Yeni bir işe bile yol açmayacak bir şeye hazırlanmak için esasen tam bir gün çalışmak (zaten sahip olabileceğiniz tam zamanlı işin üzerine) alır. Ve bir sonraki işinize başlamadan önce birden fazla görüşme yapacağınızı varsayarsak, bu fazladan zaman gerçekten toplanabilir ve kaynaklarınızı tüketebilir. Bu nedenle, çoklu proje yönetimi görüşmelerine mümkün olan en verimli şekilde hazırlanmak çok önemlidir.

Röportajınız PMP sınavının sözlü versiyonu olmamalıdır. Sonuçta, 2021 İşyerinde Duygusal Zeka anketimiz (metodoloji aşağıda), ankete katılan 500'den fazla tam zamanlı proje yöneticisinin %10'undan azının sertifikalı olmadığını ve sertifika almayı planlamadığını tespit etti.

Bu, sertifikanızı iyi niyetli ve teknik becerilerinizi kanıtlamanın, kendinizi diğer adaylardan farklılaştırmanın bir yolundan ziyade, ilk etapta görüşmeye girmek için bir kontrol listesi öğesi olduğu anlamına gelir.

Bu nedenle, iyi bir proje yöneticisi görüşmesi, bütçeleme ve programlama becerilerinizi kanıtlamaktan veya çevik proje yönetimi hakkında şiirsellik kazanmaktan çok, sosyal becerilerinizi (bir proje ekibinde ne kadar iyi liderlik edip çalışabileceğinizi, iletişim kurabileceğinizi ve aracılık edebileceğinizi) sergilemekle ilgilidir.

Budapeşte'de bir PMP olan Ferenc Csizmas , "Genel olarak (bir adayın) yanıtları, (kendilerinin) bir sorun çözücü ve etik bir kişi olduklarını ve insanları iyi idare ettiklerini göstermelidir" diyor .

Başka bir deyişle, masanın karşısında oturan karar vericiye, başarılı projelere liderlik ederken başkalarıyla iyi çalıştığınızı göstermek istersiniz. (Terleme yok, değil mi?)

Endişelenmeyin: Bu yedi proje yönetimi görüşme sorusu - yanıtınızda nelere değineceğinize ilişkin özel yönergelerle birlikte - kalabalığın arasından sıyrılmanıza ve bir sonraki proje yönetimi görüşmenizden sonra sizi geri aramanıza yardımcı olacaktır.

Başlayalım.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• İş yükünüzü nasıl önceliklendirirsiniz?
• Organizasyon becerileriniz ne zaman bir projenin yolunda gitmesine yardımcı oldu?
• Ortalama bir çalışma haftasını nasıl düzenlersiniz?

Düzensiz, başarılı bir proje diye bir şey yoktur. Şanslı olabilirsiniz ve bir sürü sorunla karşılaşmanıza rağmen başarılı olmayı başaran bir projeniz olabilir, ancak bir noktada her projenin zaman çizelgeleri, bütçe ve kapsamdan sorumlu olacak birine ihtiyacı vardır.

Mülakatı yapan(lar)a her şeyden önce düzenli kalmanız için bir sisteminiz olduğunu gösterdiğiniz sürece, düzenli kalmak için tam olarak hangi sistemi kullandığınız çok önemli değildir. Mobil görev yönetimi uygulaması? Masaüstü yazılımı? E-tablo? Not defteri? Yukarıdakilerin hepsinin bir kombinasyonu?

Herhangi bir sistem iyidir, çalıştığını ve ilerlemeye çalışacağınız ortamda çalışmaya devam edeceğini güçlü bir şekilde kanıtlayabildiğiniz sürece. Bunu gerçek dünyadan örneklerle gösterebiliyorsanız bonus puanlar: “O gün hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini görmek için her sabah trende proje yönetimi uygulamamı kontrol ediyorum. Aslında geçen ay bu sistemle bir projeyi programın gerisinde kalmaktan kurtardım.”

Yapmak isteyeceğiniz son şey, işe alım müdürüne arkanıza yaslanıp sorunların ortaya çıkmasını beklediğinizi ve ardından yangınları söndürmeye çalıştığınızı söylemektir.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• Bana üst düzey paydaşlara kadar yönetme deneyiminizden bahsedin.
• Ekiplerinizde işbirliğini nasıl teşvik ediyorsunuz?
• İyi bir proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli sosyal beceriler nelerdir?

Monster.com, şirketlerin tüm taraflar arasında işbirliğine ilham verebilecek proje yöneticileriyle ilgilendiğini belirtiyor.

Mülakatçılar, işteki sürtüşmelerle başa çıkmak için gerekli yumuşak becerilere sahip olup olmadığınızı ortaya çıkaracak hikayeler hazırlamak için bu soruyu size muhtemelen soracaktır. Geçmiş iş deneyimi gelecekteki iş davranışlarının habercisidir, bu nedenle kişiliğinizin, önceliklerinizin ve becerilerinizin çatışmayı çözmeye ve bir projeyi ileriye taşımaya nasıl yardımcı olduğunu gösteren örneklerle donanmış olarak gelin.

Arabuluculuk becerilerinizin altını çizen önceki proje yönetimi deneyiminizden hikayeleri hatırlamaya çalışın, bağlamı sağladığınızdan ve yanıt olarak yaptığınız eylemleri ana hatlarıyla belirttiğinizden ve bu eylemlerin projenin başarısını sağlamaya nasıl yardımcı olduğuna dikkat edin.

“En sevdiğim sorulardan biri 'Bana liderlik ettiğiniz en zorlu projeden ve zorlukları (ve) sorunları nasıl aştığınızı anlatır mısınız?' O zaman bırak konuşsunlar. Takip eden birkaç soruyu not edeceğim, ancak bu soru benim için çok şey ortaya çıkardı, ”diyor Fargo, ND'deki operasyonlardan sorumlu Başkan Yardımcısı Jason Orloske .

Belirsiz, kaçamak cevaplardan veya bir çatışmayı çözmek için bir paydaşa nasıl sert davranmanız gerektiği hakkında konuşmaktan kaçının. Unutmayın, birine bağırmak yumuşak bir beceri değildir.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• Başarısız olduğun bir zamanı anlat.
• Bir proje üzerinde çalışırken karşılaştığınız zorlu bir durum nedir? Bununla nasıl başa çıktın? Ne öğrendin?
• Hatalarından ders çıkardığın bir zaman düşünebiliyor musun?

Bu herkesin başına gelir: Bir proje çok fazla kapsam dışına çıktı, çok pahalı hale geldi veya teslimatta geride kaldı ve sonuçta başarısız oldu. Ve eğer bu henüz başınıza gelmediyse, muhtemelen yeterince proje üzerinde çalışmamışsınız demektir.

Önemli olan, saatinizdeki proje başarısızlıklarına saklanacak veya utanılacak bir şey olarak değil, hatalardan nasıl öğrendiğinizi ve geliştiğinizi göstermek için bir fırsat olarak bakmanızdır. Görüşmeciler genellikle bu soruyu, %100 proje başarı oranına sahip olup olmadığınızı öğrenmek için değil, aksiliklere nasıl tepki verdiğinizi görmek için sorarlar.

The Muse'dan Lily Zhang, gerçekçi bir cevap veremiyorsanız (“Aslında hiç proje başarısızlığı yaşamadım!”), görüşmecinin sizi kendi organizasyonuna dahil edecek kadar size güvenme olasılığının düşük olduğunu öne sürüyor.

Röportaj, projedeki aksaklıklar veya tamamen başarısızlıklarla nasıl başa çıktığınıza dair birkaç hikaye ile donatılmış olarak gelin ve kısmen sizin hatanız olsa bile, ne olduğu konusunda açık sözlü olun. Sorumluluğunuzu küçümsemekten veya suçu başkasına atmaktan kaçının ve deneyimden ne öğrendiğinizi ve bunu gelecekteki projelere nasıl uyguladığınızı açıklayın.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• En çok ne tür projeler ilginizi çekiyor? Neden? Niye?
• İçe dönük insanlarla mı yoksa dışa dönük insanlarla mı daha iyi çalışırsınız?
• Bize keyifli bulmadığınız bir projeden bahsedin.

Her proje yöneticisi, her tür insanla çalışarak, tarımdan havacılığa kadar her tür projeyi gerçekleştirebileceklerine inanmak ister. Ancak gerçek şu ki, çoğu proje yöneticisi, tercih edilen endüstriler ve mükemmel oldukları proje türleri ile güçlü ve zayıf yönlere sahiptir.

Bir görüşmeciye, herhangi bir ortamda projeleri yönetmeyi sevdiğinizi ve her tür projede başarılı olduğunuzu söylerseniz, zihinsel olarak bir sonraki görüşmeye geçerler.

İyi adaylar dürüsttür. Daha çok bir yazılım geliştirme proje yöneticisi misiniz yoksa yaratıcı medya kampanyalarıyla başarılı oldunuz mu? Bir üretim katında hiç çalışmadıysanız, iş bu tür bir işi içerse bile görüşmeciye bunu bildirin. Dürüstseniz ve görüşme iyi giderse, bu deneyim boşlukları o kadar önemli olmayabilir.

Görüşmeciye neyi sevip neyi sevmediğinizi rahatça söyleyin; bu şekilde işe alındığınızda, yeni yöneticiniz güçlü yönlerinizin nerede olduğunu ve diğer alanlarda deneyim kazanmanıza nasıl yardımcı olabileceğini bilecek.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• Hangi proje yönetimi araçlarıyla çalıştınız? Yazılım tercihiniz var mı?
• Proje ilerlemenizi nasıl belgelemek istersiniz?
• BT geçmişiniz var mı? kodlayabilir misin?

Proje yönetimi yazılımı her yerde kullanılmaktadır. Ve bu sadece son derece teknik organizasyonlar için değil. Araştırmamız, pazarlamadan sağlık hizmetlerine (ve aradaki her şeye) her sektörün proje yönetimi yazılımı kullandığını gösteriyor.

Daha da önemlisi, bu kuruluşların %92'si proje yönetim araçlarından memnun. Dolayısıyla, bir şirketin proje yönetimi aracıyla ilgili gerçek deneyiminiz varsa, kendinizi adaylar sınıfının başına koyabilirsiniz.

Geçmişte kullandığınız proje yönetimi yazılımlarının bir listesi, farklı proje yönetim sistemlerinde nelerden hoşlandığınızı ve hoşlanmadığınızı ve görüşme yaptığınız şirketteki projeleri yönetmek için proje yönetimi yazılımını nasıl kullanmayı planladığınızı öğrenin.

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları:

• Ekip üyeleri proje görevlerini zamanında tamamlamakta zorlandıklarında proje lideri olarak ne yaparsınız?
• Başkaldırı, ekip içi çatışmalar ve/veya zayıf ekip iletişimi ile nasıl başa çıkıyorsunuz?
• Kaba müşterilerle nasıl başa çıkıyorsunuz?

Herkes son teslim tarihlerini karşılarken ve kaliteli sonuçlar üretirken proje yönetimi çok daha sorunsuz ilerler. Ne yazık ki, bazı bireylerin teslim etmekte zorlandıkları zamanlar her zaman olacaktır. İşe alım yöneticileri, sizi takımlarına rahatlıkla eklemeden önce bu kişiler arası ve personel sorunlarıyla nasıl başa çıkmayı planladığınızı bilmek isterler.

Yetersiz iletişim kuran, teslim tarihlerini kaçıran, düşük kaliteli işler üreten veya yukarıdakilerin tümüne sahip zorlu ekip üyeleriyle başa çıkmak için doğru yaklaşıma ilişkin doğuştan gelen bir anlayışa sahip olduğunuzu göstermek isteyeceksiniz. Önceki rollerdeki ekip üyelerinin iş süreçlerini iyileştirmeye nasıl yardımcı olduğunuza dair örnekler vererek bonus puanlar kazanabilirsiniz.

PMP ve Agile koçu Kiron Bondale , "En iyi PM [mülakat] soruları senaryo soruları olacak (örneğin, Bu durumda ne yapardınız?) ve daha da iyisi, adayın bir tavsiyede bulunmasını gerektiren rol oyunları olacaktır" diyor .

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları (Glassdoor röportaj hesaplarından alınmıştır):

• Austin'de kaç tane kuyruklu piyano olduğunu düşünüyorsun ve bu sayıya nasıl ulaştığını söyle?
• Rehavete nasıl meydan okudunuz?
• Proje sponsorunuz Pazartesi sabahı ofisinize geliyor ve sirke katılmak için şirketten ayrıldığı için bütçenizi iki katına çıkarabileceğinizi ve parayla ne yaptığınızla ilgilenmediğini söylüyor. Sonra ne yaparsın?

İyi proje yöneticileri, aniden ortaya çıkan soruları düşünceli bir şekilde cevaplayabileceklerdir. Ancak görüşmeciniz sizi rahatsız etmek ve kıvranmanızı izlemek için sizi hazırlıksız yakalamaya çalışmıyor.

Gizli bir vaka çalışması sorusuyla iş zekanızı ve problem çözme becerilerinizi değerlendirmeye çalışıyorlar. Bunun gibi soruların kesin cevaplarını ezberlemeye çalışarak zaman ve enerji harcamayın, mesele bu değil. Takip eden soruları sormaya hazır olun (özel benzin istasyonları sayılır mı? Deniz benzin istasyonları? Sayı, kapalı benzin istasyonlarını veya yapım aşamasında olan benzin istasyonlarını içermeli mi?) ve bir basketbol sahası tahmininde bulunmaya çalışın.

Not alın, sorular sorun, sakin olun, mantık ve yaratıcılığı kullanın ve makul bir tahminde bulunun. Kavanozdaki tam jöle sayısını tahmin etmeye çalışmıyorsunuz, beklenmedik bir mücadeleye göğüs gerebileceğinizi göstermeye çalışıyorsunuz.

Yeni proje yöneticisi işiniz için hızlanın

Proje yöneticisi mülakatını tamamlamak ve yeni harika proje yönetimi işinizi güvence altına almak için bu soruları kullandığınıza göre, gelişmek ve yeni kuruluşunuzun başarısına katkıda bulunmak için ihtiyacınız olan tüm kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun.

metodoloji

Capterra, Aralık 2021'de, küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında İşyerinde Duygusal Zeka Anketini gerçekleştirdi. Ankete katılanlar, istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (iki ila 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.

Capterra İşe Alım Stratejisi Anketi Temmuz 2021'de yapıldı. ABD'deki işverenlerde işe alma sorumluluğu olan işçilerden 300 yanıt topladık. Bu anketin amacı, şirketlerin işe alma ve işe alma konusunda ne kadar zorluk çektiğini ve işe alma ve işe alma sonuçlarını iyileştirmek için hangi çözümleri düşündüklerini öğrenmekti.