Acentelerin Yeni Müşterilerle İmza Atmasının Ne Kadar Sürdüğünü Belirleyen 6 Temel Faktör

Bir ajans için yeni müşteriler kazanmak asla kolay değildir, ancak onları imzalamak ne kadar sürer?

Yeni bir müşteriyi güvence altına almak yalnızca çok fazla zaman ve kaynak gerektirmez, aynı zamanda önemli bir finansal yatırım da gerektirebilir. Ekibiniz potansiyel müşterilerle toplantılara, onlar için stratejiler oluşturmaya ve nihayetinde potansiyel müşteriyi sözleşmeyi imzalayana kadar beslemeye bağlıdır.

Aslında, yeni müşteriler bulmak, pazarlama ajanslarının karşılaştığı en büyük engeldir:

Bu nedenle, iletişim kurduğunuz andan itibaren müşterileri mutlu etmek çok önemlidir. Ne de olsa ajansların %23'ü müşteri beklentilerini ve hedeflerini karşılayamıyor ve bu da bir ajansın karlılığı için yıkıcı olabiliyor. Çünkü müşteri edinme ve elde tutma oranlarınızdaki yalnızca %1'lik bir artış, kârınızı %7 artırabilir.

Bugünün makalesi, pazarlama ajansı satış sürecini, yeni müşterilerle sözleşme imzalamanın ne kadar sürdüğünü, işe alım sürecini nasıl hızlandırabileceğinizi ve bu süreçte müşterilerinizi mutlu tutabileceğinizi tartışıyor.

1. Müşterinin ihtiyaçlarına bağlıdır

Bu büyük bir tane.

Müşteriniz bir ajans arıyor ve ajansınız yeni bir müşteri arıyor olsa da, ikinizin de kendi bireysel beklentileri var. Yeni bir müşteriyi imzalama sürecinin ortalama müşteri yaşam boyu değerini etkileyebileceğini unutmayın.

Yeni bir müşteriyle sözleşme imzalar ve onu doğru bir şekilde dahil ederseniz, bu her iki yönde de uzun süreli bir ilişki oluşturacaktır. Alışma aşamasında tökezlerseniz ve yeni bir müşteriyi hizmetleriniz arasında doğru şekilde gezdirmezseniz, müşterinizin ajansınızı bir başkası için terk etme olasılığı vardır.

Yeni bir müşteri bulup en kısa sürede dahil etmek isteseniz de, müşterinizin farklı fikirleri olabilir. Her müşteri, size yatırım yapmaya karar vermeden önce, hizmetlerinizi değerlendirmek için ne kadar zaman harcadıkları konusunda farklı olacaktır, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun.

Ajanslar, katılım sürecini kısaltmak için ilk toplantılarından itibaren müşteriler hakkında öğrenebilecekleri kadar çok şey öğrenmelidir. Bir potansiyel müşterinin markasını belirlemek ve hedef kitlesini belirlemek çok önemlidir. Herhangi bir sosyal medya zorlukları var mı? Başarıyı ölçmek için hangi ölçümleri kullanacaklar? Tıklamalarla mı yoksa dönüşümlerle mi daha çok ilgileniyorlar?

Müşterinin beklentilerinin ve genel hedeflerinin ne olduğunu keşfetmek, bir teklifi daha çabuk sonuçlandırabileceğiniz için imzalama sürecini hızlandırmanın en iyi yoludur. Bir 2018 HubSpot Raporu, ajansların %43'ünün müşteri kabulüne yeterli zaman ayırmadığını ve ajansların neredeyse %60'ının yeni müşteriler bulurken duvara çarptığını tespit etti.

Bu ajanslardan biri olmaktan kaçınmanın en iyi yolu, hizmetlerinize ilgi gösteren herhangi bir potansiyel müşteriyle bir keşif oturumu düzenlemektir.

İşleri hızlandırmak için potansiyel müşterilerle keşif oturumları düzenleyin

Bir keşif oturumu, ihtiyaçlarını tartışmak için bir müşteriyle ilk görüşmeniz olacaktır - ancak bu sadece müşteriler için değildir.

Bu oturumlar, ajansların kayıt sürecini hızlı bir şekilde takip etmesi için de çok önemlidir — müşterinin sizin için uygun olup olmadığını belirlemek için en iyi zaman budur. Asla katılmayabilecekleri bir kampanyayı bir araya getirmek için binlerce dolar harcamaktansa, sürecin bu aşamasında yolları ayırmak ve zamandan kazanmak daha kolaydır.

Bir keşif oturumu düzenlemek, ajansların bir müşterinin bütçesi, beklentileri, müşterileri ve sorunlu noktaları hakkındaki bilgileri hızla ortaya çıkarmasına yardımcı olabilir.

Bir müşterinin mevcut bir pazarlama planı varsa, ona bütçesini, beklentilerini ve ayrıca şunları sorun:

• Mevcut pazarlama planlarında ne işe yarıyor? Ne değil? Neyle mücadele ediyorsun?
• Tipik alıcı kişi kimdir?
• Trafiğiniz nereden geliyor?

Sıfırdan bir kampanya başlatıyorlarsa, toplantıya bir soru listesi götürün ve onlara her şeyi sorun. Bu, daha sonra tekliflerini ve stratejilerini oluşturduğunuzda hayatı çok daha kolay hale getirecektir:

• Projeden ne istiyorlar?
  Uzun vadeli bir ortaklık olabilir veya hizmetlerinize yalnızca bir ürün lansmanı için ihtiyaç duyabilirler.
• Projenin zaman çerçevesi nedir?
  Proje acil, beklenen veya planlanmış olabilir. Sürpriz yaşamamak için öğrenin.
• Müşterinizin bütçesi nedir?
  Herhangi bir önemli maliyet kısıtlamaları varsa, şimdi öğrenme zamanı. Yerinde ve onların beklentileriyle uyumlu (daha hızlı imzalanan) bir teklif oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
• Kilit paydaşlar kimlerdir?
  Sürecin akmasını sağlamak için ajansınız kiminle iletişim kurmalıdır? Hiçbir şey, kilit bir paydaşla iletişim hattına sahip olmamak kadar yeni bir müşterinin kaydolmasını engelleyemez. Kimse bekçiler tarafından engellenmekten hoşlanmaz.

Ardından, toplantıda aşağıdakiler için gerektiği kadar zaman harcayın:

• Müşterinin iş süreçlerini inceleyin
• Müşterinin ajansınızdan ne beklediğini öğrenin
• Onlara mevcut veya beklenen pazarlama sorunlarına çözümler sağlayın
• Teklifiniz gelen kutularına ulaştığında ne bekleyeceklerini bilmeleri için projenin ve ücretinizin kabaca bir yol haritasını oluşturun

Tüm bu bilgileri bulmak, yeni müşterilerin imzalanmasını hızlandırmak ve kurumunuzdan kaçırılan bilgileri isteyen bir ileri geri e-posta yağmurundan kaçınmak için çok önemlidir.

2. Ajansınızın ne kadar deneyimli olduğuna bağlıdır

Ajansınızın deneyimi, yeni müşterilerle sözleşme imzalamanın ne kadar sürdüğü konusunda büyük rol oynar. Genel olarak ajanslar, üretim hattındaki yeni müşterileri kapatma konusunda oldukça emin (%79):

Peki daha az deneyime sahip ajanslar hangi engellerle karşılaşıyor? Kapanış süreci. Deneyimli ajansların, pazarlama hunilerine yeni müşteriler eklemek için tanımlanmış bir sürece sahip olma olasılığı daha yüksektir. Örneğin, teklif şablonları, fiyat teklifleri ve e-posta şablonlarından oluşan önceden oluşturulmuş bir kataloğa sahip olmak, ajansınıza katılım sırasında tonlarca zaman kazandırabilir.

Yerinde bir kontrol listeniz yoksa, bir tane oluşturun ve olası müşterinin irtibat noktasının kontrol ettiğinden emin olun. Kontrol listesi, teklif şablonları gibi müşterinin hesabını açmaya başlamak için gereken temel bilgileri içermelidir, böylece müşteri huninizde aşağı doğru ilerlerken ajans temsilciniz aşamaları işaretleyebilir.

Profesyonel ipucu: Yeni potansiyel müşteriye hemen bir karşılama e-postası gönderin ve ardından en geç 24 saat içinde ajansınızla iletişime geçtikten sonra bir telefon araması yapın. Müşterilerin çözülmüş bir soruna ihtiyacı vardır, bu yüzden ilk etapta sizinle iletişime geçtiler. Hemen yanıt vermezseniz, daha hızlı davranan birini ararlar.

3. Müşterinin endüstrisine bağlıdır

Bildiğiniz gibi, bazı müşteriler imzalamak için diğerlerinden daha hızlıdır. Her şey hangi endüstride çalıştıklarına bağlıdır.

Ajans işi çeşitli sektörlere yayılmıştır, bu nedenle her sektörün kayıt sürelerini nasıl etkileyeceğinin farkında olmak önemlidir:

Örneğin, kar amacı gütmeyen bir ajansla sözleşme imzalıyorsanız, dolandırıcılığı önlemek ve endüstri yönergelerine uymak için görevler ayrılığını göstermek için bir sürü bürokrasinin üstesinden gelmeleri gerekir. Bu kayıt sürecini yavaşlatacaktır. Aynı durum, düzenli olarak HIPAA güvenlik standartlarıyla ilgilenen medial veya PCI-DSS yasalarına uyması gereken hukuk ve finans sektörlerindeki müşteriler için de geçerlidir.

Örneğin, ilaç endüstrisi en katı düzenlemelerden bazılarına sahiptir. Çoğu zaman, ajansınız düzenlemeleri ihlal etmeden doğrudan bir ürünün tanıtımını yapamaz. Serbest çok kanallı bir pazarlama yöneticisi olan Adi Borovick, bunun, ajansların farmasötik müşterileri için etkileşimi ve farkındalığı artırmanın yeni ve yaratıcı yollarını bulması gerektiği anlamına geldiğini söylüyor.

Örneğin, birçok şirket sosyal medyayı marka bağlılığını artırmak için kullanır, ancak farmasötik bir ürün söz konusu olduğunda, bu, bir ürüne yönelik talepte bulunurken gereklilikler nedeniyle daha zordur.

Bu nedenle, birçok pazarlamacı, sosyal etkileşimi artırmak için markasız, hastalık farkındalığı kampanyaları kullanıyor.

Bu, ilaç endüstrisindeki bir müşteriyle sözleşme imzalamaya çalıştığınızda, yalnızca ilgi çekici değil aynı zamanda uyumlu kampanyalar oluşturabileceğinize dair kanıt isteyecekleri anlamına gelir.

E-ticaret ve yazılım gibi sektörlerin, özellikle de yeni kurulmuşlarsa, bu engellere sahip olma olasılığı daha düşüktür. Bu endüstriler, yasal bürokrasi veya bütçelerden sorumlu karar vericilerin uzun bir listesi ile bağlantılı değildir. Bu, ajansınızın bir anlaşmayı tamamlamak için atlayacağı çok fazla engel olmadığı anlamına gelir.

4. İletişime bağlıdır

İstikrarlı, etkili iletişim, yeni bir müşteriyi işe almanın kritik bir parçasıdır. İyi bir iletişim size beklentilerle zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda yeni müşterinize ajansınızın onlardan ne tür bir zaman aralığı beklediği konusunda rehberlik edebilir.

1. Adım: Doğrudan bir iletişim noktası kurun

Potansiyel bir müşteri sizinle anlaşmaya ilgi gösterir göstermez, onlara doğrudan bir irtibat noktası verin. Bu, müşterinin hizmetler veya fiyatlar hakkında herhangi bir sorusu varsa zaman kazandıracaktır, çünkü doğrudan atanan ajans temsilcisiyle iletişime geçebilirler.

2. Adım: Tercih edilen bir iletişim aracı ve program ayarlayın

Potansiyel bir müşterinin iletişim bilgilerini topladıktan sonra, onlara tercih ettikleri iletişim kanalını sorun. E-posta, telefon, Google Hangouts veya Slack olsun, bir iletişim hattının mümkün olduğunca açık kalması için müşteriyle onların seviyesinde çalışın.

Ardından, onları ajansınıza kaydetmenin ne kadar süreceğini beklediğinizi bilmeleri için bir iletişim planı oluşturun.

Örneğin, birinci hafta, müstakbel müşterinizin günlüğünde "buluşma ve keşif oturumu" yazabilir. Ardından, ikinci hafta "strateji ve proje maliyetlerinin nihai hale getirilmesi" olabilir ve son olarak üçüncü hafta, "nihai sözleşme imzalama ve katılım sürecinin başlangıcı" gibi görünebilir. Müşteriniz, işlerin ne kadar hızlı ilerlemesini beklediğinizi bilecek, ancak dönüm noktaları arasında herhangi bir stratejiyi veya teklifi gözden geçirmeleri için de zamanları olacak.

Bir iletişim programının sorunsuz çalışması için müşterinize şunları sorun:

• Hangi saat diliminde bulunurlar?
• Ne zaman iletişime geçilebilir?

Bu noktada, müşteriye doğrudan temas noktalarının ne zaman müsait olduğunu da bildirin. Her şeyin baştan netleştirilmesi, stratejiler ve sözleşmeler arasında ilerlerken daha sorunsuz ve hızlı bir süreci kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

5. Bir ajansın hangi teknolojiyi kullandığına bağlıdır

Bir ajansın teknoloji yığını, bir müşterinin ne kadar hızlı imzalandığını etkiler. Bir müşteri imzalanmadan ve katılmadan önce bile teknoloji, bir ajansın önceden biçimlendirilmiş kontrol listeleri ve önceden oluşturulmuş formlarla doğru yolda kalmasına yardımcı olabilir:

Bir müşteri önceden oluşturulmuş bir formu kullanarak gerekli evrakları doldurursa, bir çalışanın verilerini sisteminize manuel olarak girmesi için gereken süreyi kısaltabilir. Küçük bir kazanç gibi görünebilir, ancak her küçük hack, yeni bir müşteriyle sözleşme imzalamanın zaman dilimini kısaltmaya yardımcı olur.

Ajansınızın yaptığı yinelenen görevleri (örneğin, hoş geldiniz e-postaları ve teklifler) düşünün ve ardından otomatik hale getirilip getirilemeyeceğini düşünün. Cevabınız evet ise, bunu yapmanın bir yolunu bulun ve ekibinize epey zaman kazandırın. Trello gibi bir proje yönetim aracında yeni müşteri süreçleri ayarlayabilirsiniz, böylece ajans ekibiniz, müşteriniz huninizin sonuna gelene kadar adımları takip edebilir:

Pek çok proje yönetimi aracı gibi, Trello da şablonları kaydedebilir, böylece ekibiniz kayıt formlarını ve evrakları kolayca gönderebilir. Ayrıca, PPC kampanyaları veya Facebook Reklam yönetimi için şablonlar kaydedebilirsiniz, böylece ajansınız herhangi bir kalite kaybı olmadan ışık hızında bir teklif oluşturabilir.

Bunun gibi adım adım ilerleyen bir süreç, yeni bir müşteriyi dahil etmeye çalışırken her temelin kapsanmasını sağlayacaktır. Ve her adım resmileştirildiği için hiçbir şey kaybedilmeyecek.

6. Yılın hangi zamanı?

Yılın zamanını bir faktör olarak düşünmeyebilirsiniz, ancak müşterilerin bir anlaşmayı ne kadar hızlı veya yavaş imzaladığı konusunda rol oynayabilir. Örneğin, tatil sezonunda şirketler ofis dışında olabilir, bu da e-posta ve telefon iletişimlerine geç yanıt verilmesi anlamına gelir. Artı, yıl sona ererken, pazarlama bütçelerinin tamamını çoktan harcamış olabilirler. Her ikisi de potansiyel müşterilerin sizinle bir anlaşma imzalamasının daha uzun sürebileceği meşru nedenlerdir.

Bunun aksine, yeni bir yılın başlaması ve şirketlerin tatil tatilinden dönmesi, sorulara daha hızlı yanıt vermesi ve sizinki gibi bir ajansla iş ortaklığı yapmak için ayıracak daha fazla bütçesi olması nedeniyle müşteri imzalama sürecinin daha hızlı olabileceğini düşünün.

Yeni müşterilerle sözleşme imzalamanın ne kadar süreceği ajansınıza bağlıdır

Yeni müşterilerle sözleşme imzalamanın zaman çerçevesi çeşitli faktörlere bağlıdır, ancak aynı zamanda büyük ölçüde ekibinize de bağlıdır.

Her şeyi doğru yapıyorsanız: keşif toplantıları düzenliyorsanız, müşterileri kapatma konusunda kendinize güveniyorsanız ve süreçlerinizi otomatikleştirmek için sağlam bir teknoloji yığınına sahipseniz, nispeten hızlı bir şekilde müşteri imzalıyor olmalısınız.

Bununla birlikte, toplantılar için yerleşik bir sürece sahip olmamak, strateji örnekleri göndermek ve hatta teklif yazmak için bir kısayola sahip olmamak, bir anlaşmayı sonuçlandırmak için gereken süreyi uzatabilir.

Ajansınızın görevleri otomatikleştirebileceği ve müşteri imzalama sürecini kolaylaştırabileceği yolları düşünün. Bu yalnızca ekibiniz için olumlu bir hareket olmayacak, müşterileriniz de ajansınızla ilk etkileşimlerinden itibaren daha sorunsuz bir deneyim yaşayacak.

Bununla birlikte, ajansınızı büyütmenin en iyi yollarını anlamak, daha fazla müşteri çekmenize ve sürecinizi daha hızlı iyileştirmenize yardımcı olabilir. Instapage Enterprise demosuna bugün kaydolun.