Şirketiniz Bir Faturayı Ne Kadar Sürede İşlemelidir?

Tüm iş süreçlerinde olduğu gibi, faturalarla uğraşmak da dahili kaynaklarınızdan mümkün olduğunca azını almalıdır. Hız genellikle verimliliğin iyi bir göstergesidir.

Bir faturayı işlerken hızlı ve verimli olmanız gerekir, bu, faturaları hemen ödemeniz gerektiği anlamına gelmez.

Ancak bir faturayı işlemek ne kadar hızlı ve ne kadar uzun?

Bir faturayı işleme koymanın ne kadar sürmesi gerektiğine, faturayı neyin yavaşlatabileceğine ve hızlandırmak için ipuçlarına ilişkin bir dökümü burada bulabilirsiniz.

Fatura işleme nedir?

Fatura işleme, faturaların idaresinde yer alan her adımı ifade eder.

Faturalar alındığında 'açık fatura' olarak kabul edilir. 'Kapalı' hale gelmek, yani tamamlanmış olmak için birkaç aşamadan geçmeleri gerekir.

Borç hesapları (AP) departmanları, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bu adımların çoğuyla ilgilenir:

• fatura alma
• Fatura veri girişi
• faturaların doğrulanması
• faturaların onaylanması
• Faturaların ödeme için gönderilmesi
• Faturaları defteri kebire kaydetme
• Fatura işleme ile ilgili iletişimler

AP otomasyonu bu adımların çoğunu işleyebilir, ancak diğerleri manuel giriş gerektirir. Tüm süreç genellikle farklı departmanlardan meslektaşların ve müşterilerin işbirliğine ihtiyaç duyar.

Faturaların işlenmesi ne kadar sürer?

Kısa cevap: bağlıdır.

Bir faturanın işlenmesinin ne kadar süreceği, büyük ölçüde şirketinizin büyüklüğüne , kullandığınız yazılımın türüne (varsa) ve ilgili ödeme ve finansman koşullarına bağlıdır.

Ortalama olarak, bir faturayı almanızdan paranın müşterinizin hesabına yatırılmasına kadar geçen süre üç gün ile iki hafta arasında olmalıdır.

Faturaları işleme koymanız iki haftadan uzun sürüyorsa, sorumlu olabilecek birkaç yaygın sorun vardır. Bu durumda, süreci hızlandırmak için atabileceğiniz adımlar olabilir (aşağıya bakın, 'Faturalama sürecini neler hızlandırır?').

Net 30, 60 ve 90 vade

Birçok işletme faturalarında net 30 vade uzatıyor, bu da ödemeyi yapmak için 30 gününüz olduğu anlamına geliyor. Hatta bazıları net 60, 90 ve hatta daha yüksek terimler verir.

Bu, nakit akışınıza yardımcı olur ve satın aldığınız ürün veya hizmeti ödemeden önce değerlendirme fırsatı verir.

Farklı endüstriler ve endüstrilerdeki nişler, ödeme koşulları için farklı normlara sahip olabilir.

Örneğin, birçok nakliye şirketi, bir fatura düzenlendikten 60, 90 ve hatta 120 gün sonra nakliye komisyoncularına ödeme yapar. Bazı navlun komisyoncularının nakit akışlarını sürdürmek için fatura faktoringine yönelmesine neden olur.

Net vade gereksinimlerinden önce ödeme yapmak bazen nakit akışınızı olumsuz etkileyebilir. Ancak bu, faturayı işlemeye başlayamayacağınız anlamına gelmez. Son tarihe kadar son adımları ertelemeniz yeterlidir.

Öte yandan, bazı tedarikçiler erken ödeme indirimleri sunabilir. Uzun vadede bu, işletmenize çok para kazandırabilir.

Fatura işleme süresi için ölçek neden önemlidir?

İşletmenizin ölçeği, fatura işlemenin ne kadar süreceğini önemli ölçüde etkileyebilir.

Büyük bir işletmeyseniz, ortalama bir KOBİ'den daha karmaşık sistemlere ve bağımlılıklara sahip olabilirsiniz.

Farklı departmanlarda daha fazla onay düzeyine sahip olmak, özellikle onay için gerekli kişilerin hasta veya izinli olabileceği durumlarda, genellikle gecikmelerin nedenidir.

Bir KOBİ iseniz, işlemeniz gereken daha az faturanız olabilir, ancak muhtemelen bunlarla ilgilenecek daha küçük bir borçlar departmanınız olacaktır.

Bu nedenle, fatura işleme operasyonlarınızın ölçeği, işlem süresini nasıl azaltabileceğinizi etkileyebilir.

İşletmeler arası (B2B) şirketler için fatura işleme

B2B şirketleri tarafından fatura işlemenin yönetilme şekli, mevcut olabilecek daha uzun ödeme koşullarından ve finansmandan etkilenebilir.

Fatura finansmanı (fatura indirimi ve fatura faktoringi dahil), nispeten büyük satın almaların yaygın olduğu B2B şirketleri tarafından kullanılan yaygın bir finansman türüdür.

B2B işlemlerinde tedarikçiler için fatura işlemeye ekstra bir yönetim katmanı ekler. Ancak, bir faturayı işlemek için size daha fazla zaman sağlayabilir.

Fatura işlemeyi ne yavaşlatır?

1. Fatura hataları

Faturalar oldukça karmaşık olabilir. Genellikle, onları tanımlamak ve doğrulamak için gerekli olan birden fazla ayrıntı içerirler. Bu, fatura numaraları, ödeme ayrıntıları, tarihler ve daha fazlası dahil olmak üzere birden çok alanın gerekli olduğu anlamına gelir. Bu alanların herhangi birinde hatalar yapılabilir.

Koşullar değişirse doğru faturalar da yanlış olabilir . Örneğin, malları aldıktan sonra siparişinizi iade etmeniz veya değiştirmeniz gerekebilir. Bu durumlarda, tedarikçinizden alacağınız kredi notları işinize yarayabilir.

Aşağıda en yaygın iki faturalandırma hatası türü verilmiştir.

1.1 Satış vergisi muafiyeti hataları

ABD'de satış ve vergi kuralları eyaletten eyalete değişir. Vergi muafiyet sertifikaları, denetimler için destekleyici belgeler olarak saklanmalıdır. Bu konuyla ilgili hatalar nispeten yaygındır.

1.2. Katma Değer Vergisi (KDV) hataları

KDV nispeten karmaşık bir alandır. KDV hataları, basit yazım hatalarından yanlış bir şekilde geri alınmasına veya bazı durumlarda geri alınmamasına kadar uzanır.

2. İletişim hataları

Günümüzde ortalama bir ofis çalışanı günde 121 e-posta alıyor. Bu nedenle, faturaların 'postada kaybolması' kolaydır.

Hem daha büyük şirketlerde hem de KOBİ'lerde faturaların kuruluşunuz içinde yanlış kişiye gönderilmesi veya adreslenmesinden kaynaklanan hatalar veya gecikmeler olabilir.

3. Fatura sahtekarlığı

Fatura dolandırıcılığı, genellikle kötü niyetli üçüncü şahısların gerçek ortak gibi görünerek fatura göndererek işletmeleri aldatması anlamına gelir.

Bu nedenle, tedarikçinizden geliyormuş gibi görünen bir fatura alabilirsiniz. Bu, tedarikçiniz yerine dolandırıcıya ödeme yapmanıza neden olabilir. Bu tür dolandırıcılık, alıcının orijinalliğini iki kez kontrol edemeyecek kadar meşgul olmasına dayanır.

Bu işlem yalnızca ticari paranızı kaybetmekle kalmayacak, aynı zamanda düzeltmeniz için size zaman ve kaynaklara mal olacak.

En kötü senaryoda, zaten ödenmiş olduklarını varsaydığınız için tedarikçinizden gelen gerçek faturaları göz ardı etmenize neden olabilir. Bu, geç ödeme cezasına neden olabilir ve hatta müşteri ilişkilerinize zarar verebilir.

Fatura işlemeyi hızlandıran nedir?

1. En iyi uygulamaları oluşturmak

Fatura işleme verimliliğinizi artırabilecek bir dizi en iyi uygulama vardır.

Örneğin, muhasebe departmanınızda bir veya daha fazla belirli kişiyi faturaların işlenmesinden sorumlu olarak atayabilirsiniz. Görevin bu şekilde atanması, departmanda yer alan diğer birçok süreçle karışıklığı önlemeye ve faturaların zamanında işlenmesini sağlamaya yardımcı olur.

Ayrıca muhasebe ekibinizle oturup faturalandırma sürecinin her adımı için belirli son tarihler üzerinde anlaşabilirsiniz. Bunu yaparak, ödemelerin hızlı ve verimli bir şekilde işlenmesini sağlayacak bir Anahtar Performans Göstergesine (KPI) sahip olacaksınız.

2. Faturalama yazılımı

Bulut tabanlı faturalama yazılımı, iş arkadaşlarına onay talebi hatırlatıcıları göndermekten rapor oluşturmaya kadar bir faturanın işlenmesiyle ilgili adımların çoğunu otomatikleştirebilir.

Ayrıca hataları azaltabilir ve müşterilerinizin ve çalışanlarınızın süreçleri ve harcama kalıpları hakkında size fikir verebilecek değerli veriler üretebilir. Bu tür veriler, iş planlaması ve tahmin amaçları için kullanılabilir.

Bazı şirketler hala manüel kağıt tabanlı işlemleri kullanıyor olabilir. Bunlar verimsizdir ve belgeler kaybolabileceği ve hatta kazara imha edilebileceği için iş için risk oluşturur.

Faturalama yazılımının en büyük faydalarından biri, Alacak Hesapları departmanınıza tüm faturaları kaydetmek ve izlemek için merkezi bir arayüz sağlamasıdır.

3. Birleştirilmiş faturalama

Konsolide faturalama, şirketlerin belirli bir süre boyunca tüm faturalarını tek bir faturada birleştirmesidir.

Örneğin, belki de genellikle her ayın başında, ortasında ve sonunda satın alma işlemi gerçekleştiriyorsunuz. Her satın alma için ayrı bir fatura alıp işleme koymak yerine, tedarikçiniz bunları birleştirebilir ve her ayın sonunda gönderebilir.

Bu, hem sizi hem de satıcıyı birçok yönetici işinden kurtaracaktır.

4. Dolandırıcılık riskini azaltmak

Kuruluşlar, erişim protokolleri, güvenlik önlemleri ve donanım ve yazılım çözümleri oluşturarak verileri ve bilgileri üzerinde etkin kontrol sağlamalıdır.

Ayrıca, tüm personelin verileri yetkisiz erişime veya kötüye kullanıma karşı korumanın öneminin farkında olmasını sağlamalıdırlar.

Ek olarak kuruluşlar, çalışanların yalnızca işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilmelerini sağlamalıdır.

Çözüm:

Fatura işleme, bir kuruluş içindeki birden çok oyuncuyu ve karşılıklı bağımlılığı içerebilen birkaç ayrı adımdan oluşur.

Hiç hata yapmadığınızı varsayarsak, ortalama bir KOBİ'nin bir faturayı birkaç gün ile iki hafta arasında işleme koyması gerekir.

Daha büyük şirketlerin işleyecek daha fazla faturası vardır ve muhtemelen AP otomasyon yazılımından faydalanırlar. Bu, hataları azaltır ve ödemelerin kaydedilmesini ve izlenmesini kolaylaştırır.

İşletmelerin genellikle faturalarına iliştirilmiş net şartları vardır. Bu, yalnızca belirli bir süre sonra ödenmesi gerektiği anlamına gelir. Bundan daha erken ödeme yapmak, mevcut nakit akışınızı azaltabilir, ancak erken ödeme indirimleri sağlayabilir.

En iyi uygulamaları oluşturmak , faturaları birleştirmek ve dolandırıcılık riskini azaltmak, fatura işleme sisteminizde hata yapma süresini ve olasılığını da azaltmanıza yardımcı olacaktır.

Yazılımımızın faturalandırma sürecinizi iyileştirmeye ve hızlandırmaya nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin .