Fatura İşleme Nasıl Çalışır?

Nakit akışı çoğu işletmenin can damarıysa, fatura işleme de onun atan kalbidir.

Bu metaforu biraz daha genişletmek gerekirse: fatura işlemedeki verimsizlikler, genel olarak kötü iş sağlığına ve ele alınmadığı takdirde daha kötü sorunların ortaya çıkma riskine yol açar.

Artan sayıda işletme , fatura işleme iş akışını otomatikleştirmenin ihtiyaç duydukları tedavi olduğunu öğreniyor.

Hadi daha yakından bakalım.

Fatura işleme nedir?

Fatura işleme, faturaların yönetimidir. Alındıkları andan ödeme yapıldıktan sonra defteri kebirde bulundukları ana kadarki her adımı içerir.

Genellikle borç hesapları departmanı tarafından yürütülür ve otomatik fatura işleme yazılımı tarafından desteklenir.

Fatura işlemenin 7 adımı

Aşağıdakiler, fatura işlemede atılan tipik adımlardır.

Her şirkette veya borç hesapları ekibinde bu süreçte küçük farklılıklar olabilir. Bazı şirketler, örneğin bir satınalma siparişiyle (PO) bağlantılı olup olmamalarına göre faturaları farklı şekilde işleyebilir.

1. Faturaların alınması

Doğrudan sürece dahil olanlar için 'fatura almak' bu görev için yanıltıcı derecede basit bir isim gibi görünebilir. 'Almak' pasif ve basit bir ilişkiyi ima eder.

Gerçekte, 'avcılık' veya 'gütme' daha iyi bir tanım olabilir.

Faturalar, çeşitli yollarla (birden fazla e-posta adresi veya gönderen) çeşitli şekillerde (fiziksel, dijital ve hatta faks) gelebilir. Ayrıca erken, geç veya hiç gelmeyebilirler!

Fatura doğru zamanda veya kanalda alınmadıysa sistemde kaybolma ihtimali vardır.

Özetle, bir faturayı aldığınız noktaya gelmek her zaman kolay değildir (aşağıdaki 7 No'ya bakın).

2. Fatura veri girişi

Faturalar alındıktan sonra, kategorilere ayrılmalı ve önceliklendirilmelidir. Bu, her birinin verilerini kontrol ederek ve diğer muhasebe sistemlerine girerek yapılır.

Faturalar birçok biçimde gelir ve hatalar içerebilir. Kağıt faturalar söz konusu olduğunda, dijital bir form oluşturmak için genellikle taranmaları gerekir.

Veri girişi sürecinin önemli bir kısmı, her bir faturaya defteri kebir kodlarının (her kredi veya borç girişi için benzersiz kodlar) atanmasıdır. Bu, aşağıdaki işlem adımlarını ve raporlamayı çok daha kolay hale getirmeye yardımcı olur.

Bu veri girişi süreci, özellikle manuel olarak yapıldığında, zaman alıcı ve hatalara açık olabilir (aşağıdaki 'Genel Fatura Hataları'na bakın).

3. Faturanın doğrulanması (Destekleyici belgelerle eşleştirme)

Ayrıntıları kontrol etmeden körü körüne fatura ödemek eninde sonunda hatalara yol açacaktır.

Faturaların, satın alma siparişleri (PO) , kredi notları veya üzerlerinde listelenen maliyetleri açıklayan diğer bilgiler gibi destekleyici kanıtlara karşı kontrol edilmesi gerekir.

Otomatik fatura işleme sistemi olmadan (aşağıya bakın, 'Otomatik Fatura İşleme'), destekleyici belgelerin çeşitli yerlerden toplanması gerekir.

Farklı kişilerden ve farklı kişilere gönderilmiş olabilir ve bunları derleyen kişi, bunları değiştiren diğer mevcut iletişimlerden veya destekleyici belgelerden habersiz olabilir.

Ayrıca dolandırıcı olabilirler. Barclays kısa süre önce fatura dolandırıcılığının (fatura ödeme ayrıntılarını güncelleyen işletmeler gibi davranan sahtekarlar) arttığı ve hatta Birleşik Krallık'taki dolandırıcıların kaybettiği tüm paranın %55'ini oluşturabileceği konusunda uyardı.

4. Faturanın onaylanması

Yukarıdaki adımlar gerçekleştirildikten sonra, ödeme yapılmadan önce birinin her faturayı onaylaması gerekir.

Onay iş akışları değişiklik gösterir, ancak genel olarak konuşursak, onay gereksinimleri evrenseldir. Yani, bir faturayı onaylayan kişinin şunlara ihtiyacı vardır:

• Fatura
• Tüm destekleyici belgeler
• Diğer tüm bilgiler (notlar, sorgular, son tarih hatırlatıcıları vb.)

5. Ödeme için fatura gönderme

Faturalar ödenmeye hazır olduğunda, fatura onayından sorumlu kişi(ler), herhangi bir insan hatası veya diğer çözülmemiş sorunlar olmadığından emin olmalıdır.

Faturaların hemen veya daha sonra ödeme için işaretlenip işaretlenmediği, her bir borç hesabı ekibine ve her faturaya bağlıdır.

Vadesi geçmiş fatura gibi hafifletici sebepler varsa bu aşamada gönderici tarafından işaretlenmelidir.

6. Faturaların defteri kebire kaydedilmesi

Faturalar ödenir ödenmez defteri kebire kaydedilmelidir.

Bu aşamada eksik, gecikme veya hata yapmak, iç raporlama ve nakit akışında büyük sorunlara neden olabilir.

Hatta dış ilişkilere zarar verebilir. Bir fatura kaydedilmezse, müşterilere yanlış gecikme hatırlatıcıları gönderilebilir.

7. Fatura işleme ile ilgili iletişimler

Her fatura işleme adımı, ekibiniz ve müşterileriniz arasında iletişim gerektirir. Bu şunları içerebilir:

• Makbuz onayı
• Değişiklikler
• Hataların (veya olası hataların) açıklamaları
• Genel Sorular

İhtar, alacak dekontu faturalarının kullanımı, erken ödeme indirimleri, fatura indirimi ve fatura finansmanı gibi diğer borç hesapları işlevleri de devreye girebilir.

Bu genellikle aynı konumda gerçekleşen bir dizi başka görev arasında gerçekleşir: e-posta gelen kutusu.

Abode tarafından yapılan bir araştırma, ortalama bir ABD çalışanının her gün iş e-postalarını kontrol etmek için 3,1 saat harcadığını buldu. Bu, fatura sürecini kontrol etmeye geldiğinde, yeni bilgilerin onu daha da gömeceği anlamına gelir.

Yaygın Fatura Hataları

Nispeten büyük birkaç hata veya birçok küçük hatanın kümülatif etkisi olsun, fatura hataları maliyetli olabilir.

Deneyimlerimize göre, en yaygın iki tanesi:

1. Satış vergisi muafiyeti hataları

Satış ve kullanım vergisi kuralları her eyalette farklılık gösterir. Vergi muafiyeti sertifikaları, alıcı tarafından denetimler için kanıt olarak saklaması gereken satıcıya verilir. Bunların tam olarak ne zaman ve nasıl uygulanacağını bilmek zor olabilir ve bu cephedeki hatalar genellikle fatura hatalarına yol açar.

2. Katma Değer Vergisi (KDV) hataları

KDV'nin ne zaman uygulanacağına ilişkin kriterler karmaşıktır. Bu alanda yapılan hatalar genellikle yazım hatalarından ziyade vakanın yanlış yorumlanmasından veya gözetimden kaynaklanmaktadır.

Otomatik Fatura İşleme

Fatura işlemenin her adımı hata potansiyeli içerir. Onay ayrıca izinli çalışanlar, borç hesapları departmanındaki personel cirosu vb.

Sürece bir dereceye kadar istikrar ve verimlilik katmanın bir yolu vardır: fatura işleme otomasyonu.

Otomasyon, toplama ve işleme iş akışlarını hızlandırabilir ve iyileştirebilir. Ayrıca dahili personel için bildirimleri otomatikleştirebilir.

Fatura işleme yazılımı

Doğru fatura işleme yazılımını kullanmak, işletmeniz için oyunun kurallarını değiştirebilir.

Bazı yazılımlar yukarıda listelenen süreçleri otomatikleştirecek olsa da, diğer çözümler faturalama sürecinin bir parçası olarak ticari kredi teklif etme özelliğini içerebilir.

Bu, B2B hizmet sağlayıcılarının tüm faturalandırma ve tahsilat sürecini, borcu üstlenen üçüncü bir tarafa yaptırabileceği anlamına gelir. Bu şekilde, satıcı, siparişin alınmasından sonraki birkaç gün içinde ödeme alır ve müşterilerine faturalarını kapatmaları için çok daha uzun bir süre verir.

Çözüm

Fatura işleme, faturaların alınmasından ödenmesine ve defteri kebire kaydedilmesine kadar her adımı içerir.

Tüm eğilimler dijital faturalandırma ve fatura işlemenin büyümesine işaret etse de, bazı durumlarda kağıt faturalar hala kullanılmaktadır ve dijital biçimde taranmaları gerekir.

İşleme iş akışı, ayrıntılara ve iletişime dikkat edilmesini gerektirir. İçinde var olan onay iş akışlarındaki hatalar ve gecikmelerden etkilenmeye karşı savunmasızdır.

Fatura işleme otomasyonu , fatura işlemeyi önemli ölçüde iyileştirmenin bir yoludur. Olası hataların sayısını azaltır ve iletişimi ve onayı merkezileştirir.

Otomasyon yazılımı , kişiselleştirilmiş alanlar da dahil olmak üzere fatura verilerini hızla alır ve kaydeder. Bunu yalnızca manuel olarak yapabileceğinden daha hızlı değil, aynı zamanda daha doğru bir şekilde yapar.

B2B hizmet sağlayıcıları, iş ihtiyaçlarına en uygun otomasyon yazılımı türünü düşündükleri için daha da ileri gitmek isteyebilirler.

B2B satıcıları, ödeme sırasında tamamen garanti altına alınmış ticari kredi sunan TreviPay gibi bir çözüm sunabilir. Bu seçenek, daha yüksek harcama ve müşteri sadakatini teşvik ederken, tüm faturalama ve tahsilat süreçlerini etkin bir şekilde dışarıdan temin eder.

İyileştirilmiş bir işleme iş akışının olumlu etkileri, işletmenizin sağlığı ve verimliliği üzerinde çarpıcı bir etkiye sahip olabilir. Seçilen seçeneğe bağlı olarak, B2B satıcılarının daha yakın ve daha karlı müşteri ilişkileri kurmasına da yardımcı olabilir.