Sıcak Masa Düzenlemenin İşletmeniz İçin Uygun Olup Olmadığına Nasıl Karar Verilir?

Bazı insanlar onu sever.

Bazı insanlar bundan nefret eder.

Ofisinizde sıcak çalışma masası, iki yoldan birine gidebilir. Ya da arada bir yerde.

Peki, başarılı bir sıcak masa hizmeti sunumunun anahtarı nedir?

Hazırlık.

Bu kılavuzda, işletmenizde bir sıcak masa ortamı uygulamaya karar vermeden önce bilmeniz gereken her şeyi tanıtıyoruz.

1. Sıcak çalışma masası nedir?
2. Sıcak çalışma masası ve masa paylaşımı arasındaki fark nedir?
3. Sıcak çalışma masası iyi bir fikir mi?
4. Sıcak çalışma masasının avantajları ve dezavantajları
5. Hangi şirketler sıcak çalışma masası kullanıyor?
6. Sıcak masa çalışmasını nasıl yaparsınız?

En baştan başlayalım.

Tipik bir çalışma masası ortamı şunları içerir:

• Bir masa telefonu.
• Bir PC veya dizüstü bilgisayar yerleştirme istasyonu (masa telefonu yerine yazılım telefonu olabilir).
• Bir ekran.
• Diğer cihazları bağlamak için elektrik prizleri.

Masadaki bu temel öğelerin dışında, bir sıcak masa ofisi genellikle rezerve edilebilir toplantı odaları, ortak bir yazıcı ve diğer ortak ofis olanaklarını içerir.

Neden sıcak çalışma masası denir?

Sıcak masa terimi, “sıcak koltuk” deyimine dayanmaktadır. Bu, sınırlı bir süre için programın odak noktası oldukları radyo veya TV programlarındaki konuklar için kullanılır.

Çoğu zaman, rahatsız edici veya hızlı ateşlenen sorular sorulur ve sonra ayrılırlar. Kısa zaman aralığı, koltuğu “sıcak” hale getirir.

Hızlı flört etmeyi veya sıcak patates oynamayı düşünün. Hiçbir aktivite uzun sürmez ve ikisini de "sıcak" yapar.

Koltuğunuzdan hemen vazgeçmeniz gerekmese de, yarının sıcak masa ortamının sıfırlanması ve herkesin nereye oturacağını seçebilmesi için günün sonunda koltuğu boşaltmanız gerekir.

Not : Bazı kuruluşlar, yarı kalıcı çalışma masalarını yönetmek için masa rezervasyonu veya masa paylaşımı ilkelerini kullandı.

Sıcak çalışma masası ve masa paylaşımı arasındaki fark nedir?

Sıcak çalışma masasının masa paylaşımı olmadığını anlamak önemlidir.

Masa paylaşımı, belirli bir masanın kullanımını belirli kişiler arasında bölüştürmektir.

Örneğin, Muhammed gündüz ihtiyaç duyduğu masayı kullanabilirken, Julie de gece vardiyasını devraldığında aynı masayı kullanabilir.

Etkili bir şekilde, Mohammed ve Julie kendi vardiyaları sırasında özel çalışma alanlarına sahiptir; ama kelimenin tam anlamıyla aynı masayı paylaşıyorlar.

Sıcak masa, Londra'daki 123 numaralı masanın herkese ücretsiz olduğu anlamına gelir.

İşte çalışma masasına almanın temel bir örneği:

• Pazartesi : Muhammed işe gelir ve Londra ofisindeki 123 numaralı masaya giriş yapar.
• Salı : Muhammed San Francisco ofisine uçuyor ve 456 numaralı masayı kullanıyor. Londra'da Julie şimdi 123 numaralı masayı kullanıyor.
• Çarşamba : Julie yine Londra'daki 123 numaralı masayı kullanıyor. Muhammed Londra'ya uçuyor, bu yüzden masaya ihtiyacı yok.
• Perşembe : Barry işe erken gelir ve Londra'daki 123 numaralı masaya giriş yapar. Muhammed ve Julie, ücretsiz alternatif masalar buluyor.
• Cuma : Ofisin %50'si evden çalışıyor. Ne Barry, ne Muhammed ne de Julie ofiste. Masalar herkesin kullanması için ücretsizdir.

Masa paylaşımı, aynı işletme içindeki bölünmüş vardiyalar için idealdir. Örneğin, 7/24 destek sağlayan bir çağrı merkezi.

Tüm acentelerin bir masaya ihtiyacı vardır, ancak aynı anda değil.

Sıcak çalışma masası, üç ana kullanım durumu için daha uygundur:

1. Farklı işletmeler için ortak alanlar ve çalışma alanları olan ortak binalar. Bir WeWork veya üniversite kampüsü düşünün.
2. Düzensiz kalıplarla gelip giden personeli olan büyük işletmeler. Genellikle yolda olan satış ekipleri veya zamanını ev ve ofis arasında bölen personel.
3. Büyük gayrimenkullere ihtiyaç duymayan küçük işletmeler. Ofiste aynı anda yalnızca 20 çalışanınız ve yalnızca 10 çalışanınız varsa, masa alanını azaltın ve maliyetlerden tasarruf edin.

Sıcak çalışma masası iyi bir fikir mi?

Ofis düzeninize bağlı olarak, sıcak çalışma masası, dönüştürücü veya zor olabilir.

WeWork gibi ortak bir bina işletiyorsanız, sıcak çalışma masası harika bir fikirdir. Herhangi bir yolcu, çalışmaya başlamak için ihtiyaç duydukları her şeyle gelip bir masaya giriş yapabilir.

Bir işletme bütün bir ofisi kiralasa bile, o alan içinde sıcak bir masa ortamı sağlayabilirsiniz. Her çalışan her gün ofise gidiyorsa, o şirket muhtemelen bir WeWork yerine kendi ofisini kiralayacaktır.

Bu, sıcak çalışma masasını mükemmel bir uyum haline getirir.

Yalnızca bir işletmeye sahip bir bina işletiyorsanız, sıcak çalışma masası yine de çalışabilir. Aslında, herkesin artık ofise gelmesi gerekmediği için sıcak masa kullanımı daha yaygın hale geliyor.

İster haftada bir gelen bir cephe çalışanı olun, ister önemli bir toplantı olmadıkça evden çalışan bir bilgi çalışanı olun, bir masaya ihtiyacınız vardır, ancak her zaman değil.

Sıcak çalışma masasının kendi başına geldiği yer burasıdır.

Çalışma masası oluşturmayı düşünürken şu önemli noktaları aklınızda bulundurun:

• İnsanlar düzenli olarak evden çalışıyor mu?
• Özel bir çalışma masası alanı oluşturursanız alan kullanılacak mı?
• Tüm personelinizin aynı gün içinde çalışma masasına oturması için alana mı ihtiyacınız var?
• Her çalışan için kullanılmayan bir alan ayırmakla karşılaştırıldığında, sıcak masa uygulaması uygulayarak ne kadar tasarruf edeceksiniz?

Sıcak çalışma masasının avantajları ve dezavantajları

Sıcak masa kullanımının avantajları açık olsa da, bazı dezavantajların da altını çizmekte fayda var.

Kişisel dokunuş eksikliği genellikle bir dezavantaj gibi görünse de, araştırmalar minimalist bir masa düzeninin daha üretken olduğunu gösteriyor.

Örneğin 5S Yalın Altı Sigma ilkeleri, gelişmek için düzenli bir çalışma ortamı yaratmanız ve sürdürmeniz gerektiğini önerir.

5S'ler şunlardır:

• Sırala : dağınıklığı ve gerekli olmayan öğeleri kaldırın.
• Düzelt : doğru yerde saklanan temel öğeler.
• Ovalama : Masanızdaki her şeyi temiz ve düzenli tutmak.
• Standardize edin: iş yerinizdeki herhangi bir değişiklik için planları belgeleyin ve paylaşın.
• Sürdürmek : İlk dört S'yi alışkanlık haline getirmek.

Bunları herhangi bir çalışma ortamına uygulamak üretkendir. Sıcak çalışma masası bu zihniyeti zorlar, böylece hiç kimse her gün masasını dağıtmaz.

Hangi şirketler sıcak çalışma masası kullanıyor?

10-20 çalışanı olan küçük şirketler veya dev holdingler olsun, her türlü şirket sıcak masa kullandı.

80.000'den fazla çalışanı ile dünyanın en büyük nakliye firması olan Maersk, dünya çapında 100'den fazla lokasyona sahiptir. Birleşik Krallık'taki Maidenhead ofisinde, tümü sıcak çalışma masası özelliklerine sahip altı kat vardır. Her takım veya takım bloğu, gerekirse departmanların birbirine yakın olması için bir kat belirlenir.

Kurum içi BT ekibi için statik bir dizi masa bulunurken, katın geri kalanı herkesin her gün yeni bir koltuk alması için açıktır. Her katın çevresinde toplantı odaları ve özel ofisler kullanılmaktadır.

Ölçeğin diğer ucunda, yaklaşık 20 çalışanı olan bir teknoloji danışmanlık firması olan StableLogic, bir Regus binasında ortak ofis alanı kullanıyor.

Danışmanların çoğu müşteri sitelerinde vakit geçirirken, Regus binasına döndüklerinde, ya özel ofislerinden çalışma masası ya da ortak bir alanda oturma ve ücretsiz bir telefona giriş yapma seçeneğine sahiptirler.

Sıcak çalışma masası kullanan diğer tanınmış şirketler şunları içerir:

• Deloitte
• Microsoft
• Kredi Suisse
• Citigroup
• LEGO
• Ulusal Avustralya Bankası

Ayrıca WeWork, Regus ve Green Desk gibi ortak çalışma kuruluşlarında da sıcak masalar görüyoruz.

Sıcak masa çalışmasını nasıl yaparsınız?

Sıcak masa biraz kişisel bir deneyimdir. Ancak, çalışma masası oluşturmayı işinizde başarılı kılmak için bazı temel mantığı uygulayabilirsiniz:

1. Doğru teknoloji paketini seçin.
2. Hangi alanların önceden rezerve edildiğini açıkça belirtin.
3. Sıcak masa uygulamasının getireceği faydalar konusunda personeli bilgilendirin.
4. Giriş/çıkış talimatlarını belgeleyin ve herkese açık hale getirin.
5. Çalışma masasına geçtiğinizde iletişim kurun.
6. Her yerde sıcak masaların olması gerekmediğini unutmayın.
7. Birlikte oturması gereken ekipler için bir rezervasyon sistemi kullanın.
8. Grup işbirliği için ortak alanları ve toplantı odalarını kullanın.
9. Herkesin ne bekleyeceğini bilmesi için bir dizi ev kuralı oluşturun.
10. Büyük toplantılar planlandığında kapasiteyi artırmayı planlayın.
11. Sıcak masaların kalıcı masalara dönüşmemesi için uzaktan çalışmayı benimseyin.
12. Geçici kişiselleştirmeye izin verin (günün sonunda veya rezervasyondan sonra netleşir).

En iyi çalışma masası politikası, onu destekleyen teknoloji sınıfının en iyisi değilse değersizdir.

Bilgisayarların veya yerleştirme istasyonlarının güncel olduğundan ve farklı iş türlerinden iş yüklerini kaldırabildiğinden emin olun.

Yazılım telefonlarının kurulu olduğundan veya fiziksel el cihazları sağladığınızdan emin olun.

Bulut öncelikli iletişim çağına girdiğimizden, çalışma masalarınıza güç sağlayan bir bulut telefon sistemi (VoIP) isteyeceksiniz.

Kültür ve politikalara zaman ayırın, ardından doğru teknoloji sağlayıcısını seçin.

Çalışma masası işletmeniz için doğruysa, bunun 2022'nin En İyi VoIP Telefon Sistemi tarafından desteklendiğinden emin olun.