Barındırılan Telefon Sistemi: Özellikler, Yararlar, Artılar ve Eksiler

Barındırılan telefon sistemi nedir?

Barındırılan telefon sistemi veya bulut telefon sistemi, bir internet bağlantısı üzerinden çalışan ve bir üçüncü taraf satıcı tarafından bulutta barındırılan bir iş telefonu kurulumudur. Yerinde kendi sunucunuza ve ekipmanınıza sahip olmanızı gerektiren eski okul geleneksel telefon sistemleriyle karşılaştırıldığında, barındırılan bir telefon sistemi, işletmenizin bakım maliyeti ve ekipman maliyetinden tasarruf etmesini sağlayabilir.

Barındırılan telefon sistemlerinin iki ana türü vardır:

1) Bulutta barındırılan telefon sistemi: Tüm telefonlar dışarıdaki bir VoIP veri merkezine bağlanır. Telefonlar bireysel oturum açma ile yapılandırılır ve önceden bir SIP sunucusuna kaydolmak üzere programlanır.
Bir bulut PBX, modern iş gücünüzün ihtiyaç duyduğu tüm temel özelliklerle birlikte gelir. E-postaya sesli posta, otomatik görevliler, video konferans - adını siz koyun. Yönetim açısından bu, yönetilmesi en kolay PBX platformudur.
2) PBX SIP Trunking : Mevcut PBX'inizi koruyun, ancak ihtiyaç duyduğunuz tüm dış hatlar için ana taşıyıcı VoIP tabanlı bir ana hat aracılığıyla tamamlanır. Bir PBX sorunu olması durumunda, telefon aramalarını herhangi bir fiziksel ofis veya sanal ofise yönlendirebilirsiniz.

Barındırılan bir telefon sistemi veya sanal Özel Şube Santrali (PBX), pahalı donanım maliyetleri olmadan geleneksel bir ofis telefon sisteminin tüm avantajlarını sunar.
Uyumlu ahizeler, modemler, yönlendiriciler ve anahtarlar için ilk kurulum maliyetleri dışında, barındırılan telefon sisteminiz için ek sermaye ayırmanıza gerek yoktur.
Oh, daha iyi oluyor. Barındırılan telefon sistemleri, geleneksel PBX ve VoIP telefon sistemlerini içerebilir. Halihazırda bir IP PBX'iniz varsa, SIP kanalı, mevcut PBX kurulumunuzu internet destekli bir telefon ağına geçirir.
Daha derine inelim ve biraz daha temel kavramları parçalayalım:

• Ne barındırılan bir telefon sistemi?
• Barındırılan bir sistem nasıl çalışır?
• Barındırılan bir telefon sisteminin faydaları
• Bulut tabanlı bir sistemin dezavantajları
• Aranacak 7 önemli özellik

Barındırılan bir VoIP çözümü nasıl çalışır?

Bulut PBX ile barındırılan bir telefon sistemi üzerinden arama yapabilirsiniz. Bu çevrimiçi sunucu, bir VoIP bağlantısı kullanarak bir SIP dış hattı ile gelen ve giden aramaları yönetir.
İşte nasıl çalıştığı:

1. İşletmeniz, bulut PBX sunan bir barındırılan telefon sağlayıcısı buluyor. Ardından, site dışı veri merkezlerine bağlanırsınız.
2. Barındırılan PBX sisteminize giden bir gelen arama alırsınız.
3. Barındırılan PBX sistemi, bu arama verilerini bir internet bağlantısı aracılığıyla iletilebilen dijital paketlere dönüştürür. Bu, barındırılan telefon sisteminizin VoIP kısmıdır.
4. PBX, gelen aramayı ofisinizin masa telefonuna yönlendirir.
5. Masa telefonunuz çalıyor ve açıyorsunuz. Dijital paketler tekrar sesli mesajlara dönüştürülür ve bağlantı kurulur. Aradığınız kişiyle, aracınız olarak barındırılan PBX ile konuşabilirsiniz.

Eksiksiz bir bulut telefon sistemi ile internet bağlantısı olan herhangi bir cihaz telefon görüşmesi yapabilir ve alabilir. Cep telefonunuz, dizüstü bilgisayarınız, masaüstünüz ve sabit hattınız iş telefonunuz kadar iki katına çıkar.
İlgili Mesaj: PBX ve VoIP: Satın Almadan Önce Bilmeniz Gereken 26 Önemli Fark

6 Barındırılan bir telefon sisteminin avantajları

Geleneksel bir kurulumun sunamayacağı bulut tabanlı bir telefon sistemine sahip olmanın bazı önemli avantajları şunlardır:

1. Kolay kurulum

Geleneksel bir telefon sisteminin kurulum süreci uzun, karmaşık ve pahalı olabilir. Ancak barındırılan bir telefon sisteminde bu sorunlardan hiçbiri yoktur.
Bulut tabanlı bir sistemin kurulumu ve kurulumu çevrimiçidir, bu nedenle başlamak için kimsenin ofisinize gelmesine ihtiyacınız yoktur. Bu da onu daha ucuz hale getiriyor - bu da küçük işletmeler veya uzak ekipleri olanlar için harika.

2. Maliyet tasarrufu

Barındırılan telefon sistemleri, iki nedenden dolayı geleneksel alternatiflerinden daha ucuzdur. Birincisi: Yeni bir ekipman yığını satın almanıza gerek yok. Bir bulut telefon sistemi ile zaten sahip olduğunuz ekipmanı kullanabilirsiniz. Bu şunları içerir:

• yazılım telefonları
• masa telefonları
• Mobil cihazlar ve cep telefonları (iOS veya Android akıllı telefonlar dahil)
• VoIP el cihazları

Bulut tabanlı bir iş telefonu sistemi, bakım söz konusu olduğunda da maliyet tasarrufu sağlar . Ofise gelip sorunu çözmek için bir mühendis çağırmanıza gerek yok. BT personeliniz, servis sağlayıcınıza başvurmadan en yaygın VoIP sorunlarını çözebilir.

3. Birleşik bir iletişim platformudur

Birleşik iletişim platformları, tek bir araçla hem dahili hem de harici olarak iletişim kurmanıza olanak tanır.
Satış veya müşteri desteği gibi tek bir ekiple çeşitli ekipler, tüm stratejilerini barındırdıkları VoIP çözümlerine dayandırabilir. Doğru sağlayıcı, arama yapma yeteneğinin yanı sıra çeşitli özellikler sunar. Aynı barındırılan telefon sistemi üzerinden ekip üyelerine anında mesaj gönderebilir, video konferanslara ev sahipliği yapabilir ve müşterilerinizi arayabilirsiniz.
(Yine, bunun maliyet tasarrufu üzerinde etkisi vardır: sadece bir işi yapan bir alet için para harcamanıza gerek yoktur.)

4. Uzak ekipler için esneklik

Uzak bir ekibiniz var mı? İster denizaşırı bir iş gezisinde olun, ister evden çalışıyor olun, barındırılan telefon sisteminizle aramaları kabul edebilirsiniz. Kablolu masa telefonunuzu almak için ofiste olmanıza gerek yok.
Bunun nedeni, çoğu barındırılan telefon sistemi sağlayıcısının, kullanıcıları için yazılım sunmasıdır. Uzak ekibiniz iş telefonu yazılımlarını cihazlarına indirebilir. PBX sağlayıcısı sadece bağlantıyı kurar ve gelen veya giden aramaları cihazınıza yönlendirir. Arayanlarınız, özellikle sağlayıcınız maskeli arayan kimlikleri sunduğunda herhangi bir fark görmeyecektir.

5. Daha iyi ölçeklenebilirlik

İşletmeniz büyüdükçe büyüyen bir telefon sistemine sahip olmak önemlidir. Yeni bir ekip üyesi eklediğinizde, geleneksel telefon sisteminizden bir çağrı almak sadece sinir bozucu değildir. O da pahalı.
Bu nedenle, barındırılan bir telefon sistemine sahip olmanın en büyük avantajlarından biri ölçeklenebilirliktir. Yeni bir ekip üyesi mi ekliyorsunuz? Sağlayıcınızın bulut platformunda oturum açın ve onları içeri alın.

6. Daha güvenli

İşletmelerin telefon sistemlerinin güvenliği konusunda neden endişe duyması şaşırtıcı değil; bir veri ihlalinin ortalama maliyeti 3,92 milyon dolar .
Sosyal mühendislik , en yaygın veri ihlali türlerinden biridir. Bilgisayar korsanları telefon sağlayıcınızı taklit ettiğinde ve onlardan bilgi vermelerini istediğinde olur. Bu verileri sisteminizi ele geçirmek için kullanabilirler.
Ancak, barındırılan telefon sistemleri, sosyal mühendisliğe karşı ekstra bir koruma katmanına sahiptir. Saygın VoIP sağlayıcılarının çoğu, güçlü kimlik yönetimi araçlarına sahiptir. Bir bilgisayar korsanından bilgi vermek için asla kandırılmayacaksınız.
Ayrıca, bilgisayar korsanlarının iş görüşmelerine asla kulak misafiri olmamasını sağlamak için güçlü bir şifreleme vardır.

Barındırılan bir telefon sisteminin dezavantajları

Barındırılan bir telefon sisteminin birçok avantajı olduğunu biliyoruz. Ancak dezavantajlara gelince, gerçek şu ki: çok fazla yok.
Göz önünde bulundurmanız gereken bir şey, VoIP aramalarını cevaplamak için yeterince güçlü bir internet bağlantınız olup olmadığıdır. Bir ofisteyseniz bu nispeten kolaydır.
Ancak uzak bir ekibiniz varsa, her ekip üyesinin telefon görüşmesi yapmak ve almak için güçlü bir internet bağlantısına erişimi olduğundan emin olmanız gerekir.
VoIP aramaları, hat başına en az 100 kbps yükleme ve indirme bant genişliğine ihtiyaç duyar. Ayrıca, on yüksek kaliteli eşzamanlı VoIP araması için en az bir megabayt kullanılabilir, özel bant genişliğine ihtiyacınız vardır.
Büyük taşıyıcılar, iş aboneleri için gigabit hızları (1000 Mbps) sunar. Küçük bir işletme için tek bir DSL veya fiber bağlantı yeterli olacaktır.

Barındırılan VoIP'nin en büyük dezavantajı, geleneksel telefonların her zaman açık doğasına sahip olmamasıdır. Barındırılan telefon sistemleri, internet erişimi sağlamak için hem telefonlara hem de ağ altyapısına güç gerektirir.
Bu nedenle geleneksel PBX telefon sistemleri genellikle daha güvenilir olarak kabul edilir: çünkü iki harici güç kaynağına güvenmezler.

Aranacak 7 barındırılan telefon sistemi özelliği

Aralarından seçim yapabileceğiniz tonlarca barındırılan telefon sistemi sağlayıcısı vardır. Hepsi işletmenizin ihtiyaç duyduğu özellikleri sunmaz.
Bir VoIP servis sağlayıcısı seçerken aramanız gereken birkaç gelişmiş özellik şunlardır:

1) Sesli postadan e-postaya transkripsiyonu

Sesli postanın telefon sisteminizin sahip olması gereken önemli bir özellik olduğunu duymak şaşırtıcı olmayacaktır. Onsuz, aramalarını kaçırdıktan sonra insanların asla geri aramaması ve potansiyel olarak bir müşteriyi kaybetme riskini alırsınız.
Ancak, bu sesli postalardan geçmek için zaman bulmak zor olabilir. Bu özellik ile sesli mesajlarınızın yazıya dökülmesini ve doğrudan gelen kutunuza gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Cevap vermek için mesajı dinlemeniz gerekmez. Sadece sesli posta transkripsiyonunu dinleyin ve gelen aramanın ne hakkında olduğuna dair kalıcı bir günlüğe sahip olun.

2) Video konferans özellikleri

İş yerleri artık uzaktan çalışmayı her zamankinden daha fazla benimsiyor. Bu, şirketlerin paketlerinin bir parçası olarak video konferans sunan barındırılan telefon sistemi sağlayıcıları aradıkları anlamına gelir.
Sanal PBX'iniz, ekibiniz için bir konferans aracı işlevi görebilir. Google Meet, Skype veya Zoom gibi video konferans eklentileri artık yok! Bu özelliğin seçtiğiniz pakete dahil olup olmadığını iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

3) Güvenlik ve güvenilirlik

Barındırılan telefon sistemlerinin güvenilirliği, bulut teknolojisinde yeni olan birçok işletme için bir endişe nedenidir. Ancak korkmayın: VoIP bağlantıları, geleneksel kablolu kurulumlardan daha güvenlidir (eğer değilse bile).
Anahtar, Nextiva gibi güvenli bir VoIP sağlayıcısı seçmektir. Ağımız %99,999 çalışma süresine sahiptir ve bağlantılar, taşıyıcı sınıfı veri merkezleri aracılığıyla yapılır. Başka bir deyişle, birinin bağlantınızı kesmesi ve telefon görüşmelerinizi dinlemesi neredeyse imkansızdır.
İlgili Mesaj: VoIP Güvenli mi? VoIP Güvenliği ve Şifrelemeye Derinlemesine Bir Bakış

4) Çağrı kaydı

İster bire bir ilerleme incelemeleri ister eğitim için olsun, arama kaydı müşteri etkileşimlerini izlemenize yardımcı olabilir. Örneğin, bir satış temsilcisinin diğerlerinden daha düşük bir kapanış oranına sahip olduğunu görebilirsiniz.
Bunun neden olabileceğini anlamak için arama kayıtlarını kullanın. USP'lerinizden birini açıklamakta başarısız olduklarını görebilirsiniz, bu da onların düşük kapanış oranlarına katkıda bulunur.

5) Gerçek zamanlı arama analizi

Çoğu işletmeye ekiplerinin ne kadar etkili olduğunu sorun ve öğrenmekte zorlanacaklar. Geleneksel telefon sistemleri sadece gelen aramaları alır ve bunları bir masa telefonuyla eşleştirir - işte bu kadar. Ekstra istatistik yok.
Ancak, bazı barındırılan telefon sistemleri, gerçek zamanlı arama analizi sunar. Bu, ekiplerinizin aşağıdakiler gibi gerçek verilerle ne kadar etkili olduğunu rapor edebileceğiniz anlamına gelir:

• Gelen çağrılar
• Toplam arama
• cevaplanan aramalar
• Cevapsız aramalar
• Ücretsiz aramalar
• Dahili/harici aramalar
• Konuşma zamanı
• Uluslararası aramalar
• sesli mesaj aramaları
• Sıradaki aramalar

6) Oto görevlileri

Barındırılan telefon sağlayıcınız otomatik operatörler sunuyorsa, gelen aramaları taramak ve yönlendirmek için bir resepsiyon görevlisine ihtiyacınız yoktur. Bu otomatik mesaj, arayanın hangi konuda yardıma ihtiyacı olduğunu sorar ve en ilgili kişiye iletir.
Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) olarak da bilinen bu çağrı yönlendirme sistemi, herkes için zaman kazandırır. Sistem için kuralları çevrimiçi olarak ayarlayabilirsiniz. Bu nedenle, biri iş telefon numaranızı arar ve bir müşteri destek temsilcisi için #2'ye basarsa, hangi temsilcinin hattının çalacağına ilişkin kurallarınız zaten vardır.
(Bir çağrı merkeziniz varsa, bir grup temsilcinin hattının çalmasını bile seçebilirsiniz. Barındırılan telefon sistemi onları bir sonraki müsait temsilciye gönderir.)

7) Mükemmel arama kalitesi

VoIP tabanlı bir telefon sistemine geçiş yapan işletmeler için ortak bir endişe, arama kalitesidir . Bağlantılar kablolu olmadığı için (ve internet bağlantıları kararsız olabilir), kalitenin düşeceğini varsayıyorlar.
Bu doğru değil. Aslında, barındırılan VoIP aramaları, geleneksel telefon hatlarından çok daha nettir. En az 100 Kbps olan iyi bir internet bağlantısına ihtiyacınız olacak, ancak çoğu ISP bunun en az yüz katını (10 Mb) sağlar. Bu, büyük olasılıkla, uzun mesafeli aramalar yapıyor olsanız bile, bir sanal telefon sistemi aracılığıyla yüksek kaliteli aramalar yapmak ve almak için zaten hazır olduğunuz anlamına gelir.

Barındırılan bir telefon sistemine geçmeye hazır mısınız?

Barındırılan bir telefon sisteminin ileriye giden yol olduğuna şüphe yok. Bakır tellerin ofisinizin etrafında labirentler oluşturduğu günler ve birkaç ayda bir değiştirilmesi gereken yorgun teknoloji günleri çoktan geride kaldı.
Ancak yeni telefon servis sağlayıcınızın ihtiyacınız olan gelişmiş özellikleri sunup sunmadığını kontrol etmeyi unutmayın. Bu şekilde, tüm işletmenizin tüm ofisi ele geçiren eski, maliyetli telefon sistemleriyle uğraşmasına gerek kalmayacak.
Bulut telefon sistemimizin (tüm bu özellikleri içeren) fiyatlandırması, kullanıcı başına aylık yalnızca 20,95 ABD dolarından başlar. Kaçırmak için deli olurdun. Bugün bir demo ayırtın.