Kurumsal Etkinlik Koordinatörü İşe Alırken Aranacak 5 Özellik

İster açık bir etkinlik koordinatörü pozisyonunu doldurmak istiyor olun, ister kurumsal etkinlik ekibinizi ilk kez kuruyor olun, etkinlik endüstrisinde başarılı olmak oldukça bireyseldir. Yönetilecek insanlar, çalıştırılacak etkinlik yönetimi yazılımı, davet edilecek konuklar, seçilecek mekanlar ve koordine edilecek satıcılar var.

Bu nedenle şirketinizin böyle bir pozisyonda başarılı olacak insan türünü tam olarak bilmesi gerekir. Gerekli beceri ve özelliklere sahip doğru aday olmadan etkinlik hazırlığı geride kalacak, fırsatlar kaybedilecek ve para israf edilecektir.

Yeni bir kurumsal etkinlik koordinatörü işe alırken aramanız gereken beş özelliğin yanı sıra doğru adayı bulmak için sormanız gereken soruları bir araya getirdim.

Başarılı bir kurumsal etkinlik koordinatörünün 5 özelliği

Bu özelliklerden bazıları herhangi bir pazardaki yönetim pozisyonları için geçerliyken, diğerleri özel olarak olaylara dayalı liderlik için uyarlanmıştır. Nitelikli bir başvuru sahibinde bu özellikleri bulabilirseniz, şirketiniz için mükemmel eşleşmeyi bulmuş olursunuz.

1. Liderlik becerileri

İş unvanında "koordinatör" kelimesi geçen herhangi bir pozisyon liderlik becerileri gerektirir, ancak bunun etkinlik koordinatörleri için daha da doğru olduğunu söyleyebilirim.

İlk izlenim için yalnızca bir şansınız olur ve bir etkinlik koordinatörü, her yeni kurumsal müşteri için bu izlenimleri yapmak üzere tüm ekipleri yönetmekle görevlendirilir.

Bir ekibi esnek ve belirsiz bir hedefe yönlendirmek bir şeydir, ancak teslim tarihleri ​​konuklarınızın beklentileri kadar esnek olmadığında bir ekibe liderlik etmek başka bir şeydir. Bu çok fazla baskı ve bir etkinliği başarıya götürmek için ciddi liderlik becerileri gerekiyor.

Bir etkinlik koordinatörü işe alırken, adaylarınızda aramanız gereken liderlik özellikleri şunlardır:

• Etkili iletişimci: En iyi liderler ne zaman konuşacaklarını ve ne zaman dinleyeceklerini bilirler, sözlerinde kesindirler ve sözlü olmayan ipuçlarını yakalayabilirler. Bir etkinlik ekibini yönetmek, yalnızca koordinatörden değil, ekibin kendisinden de girdi gerektirecektir ve etkili bir lider, ekibinin endişelerini duymak için zaman ayıracaktır.
• Yetkilendiren: Hiçbir etkinlik koordinatörü her şeyi kendi başına yapamaz, bu da bir etkinlik ekibine sahip olmanın amacıdır. Etkili bir etkinlik koordinatörü ve lideri, yeteneklerine göre her ekip üyesine sorumluluk devretme kapasitesine ve istekliliğine sahip olacaktır.
• Olumlu düşünür: Liderler ekibin geri kalanı için gidişatı belirler. Ve etkinlik endüstrisinde, bir etkinliği planlama ve yürütmeyle ilgili değişen tüm değişkenlerle birlikte, bu görevlerin üstesinden gelmek için olumlu bir bakış açısına ihtiyaç vardır. Etkinlik koordinatörünüz, sağlıklı takım moralini korumak için sayısız zorluk karşısında olumlu bakış açısını göstermelidir.
• Sorumlu: En önemlisi, herhangi bir etkinlik koordinatörü, yalnızca işler yolunda gittiğinde değil, aynı zamanda korkunç bir şekilde yanlış gittiğinde bile sorumluluk göstermek zorundadır. Her ekip üyesinin olması gereken yerde olduğundan ve her satıcının etkinlik gününde çalışacak şekilde ayarlandığından emin olmak, koordinatör adına çok fazla sorumluluk gerektirir.

Etkinlik koordinatörünüz, etkinlik endüstrisindeki önceki deneyimlerinde bu liderlik özelliklerini gösterebilmelidir.

2. Teknolojik bilgi

Etkinlik endüstrisi, özellikle yeni teknolojilerin tanıtılmasıyla birlikte, zamanla sürekli değişiyor ve gelişiyor.

En etkili etkinlik koordinatörleri, bu yeni trendler konusunda güncel kalır ve ister yeni etkinlik yönetimi yazılımı, ister katılımcı izleme araçları veya etkinliklerini daha kişisel ve deneyimsel hale getirmenin yolları olsun, bu değişiklikleri kendi çalışmalarında benimsemenin yollarını ararlar. .

3. Organizasyonel beceriler

Takımda "ben" yoktur, ancak organizasyonda her iyi etkinlik koordinatörünün bilmesi gereken bir "ben" vardır.

Bir etkinlik koordinatörü, etkinlik ekibi faaliyetlerinden, satıcılardan ve bunların sağlayacaklarından, sözleşmelerin müzakere edilmesinden ve sonuçlandırılmasından, etkinliğin yürütülmesinden nezaret etmekten ve etkinliğin ilerleyişi hakkında size, onların süpervizörüne rapor vermekten sorumlu olacaktır.

Tüm bunları yapmak için adayınızın mükemmel organizasyon becerilerine ihtiyacı olacaktır.

4. Yaratıcılık

Etkinlik koordinatörleri, bir ekibi yönetmekten ve etkinlikleri bir araya getirmekten daha fazlasını yapar. Etkinlik planlama ve koordinasyon, katılımcı check-in'lerini yönetme, temaları koordine etme ve konuk geri bildirimlerini toplama gibi eski görevleri gerçekleştirmenin yeni yollarını bulmanın sürekli zorluğudur.

En iyi etkinlik koordinatörleri, alışılmışın dışında fikirler ve yeni teknolojilerle bu sorunların üstesinden gelmek için yaratıcı yeni yollar bulur.

Bu kişiler, etkinliklerde estetik açıdan hoş görüntüler ve sesler yaratma konusunda yetenekli olmalıdır; bu, renk koordinasyonu, pazarlama için yaratıcı yazarlık ve iç dekorasyon konusunda deneyime ihtiyaçları olduğu anlamına gelir, sadece birkaç beceri saymak gerekirse.

5. Zaman yönetimi becerileri

Son olarak, bir etkinlik koordinatörü, etkinlik son tarihlerini karşılamak için tüm bu sorumlulukları zamanında yerine getirmelidir. Aksi takdirde, etkinlik ekibiniz bu son tarihleri ​​sonsuza kadar kaçıracak ve tedarikçileri ve müşterileri karşılanmayan zaman çizelgeleri ve gecikmiş (veya eksik) etkinlikler nedeniyle çok üzecektir.

Başvurucunuzun, etkinliklerinizi geride kalmadan yönetmenin ve yürütmenin stresleriyle başa çıkabileceğinden emin olmanız gerekir.

Kurumsal etkinlik ekibinizin başka neye ihtiyacı var?

Bir etkinlik koordinatöründe olması gerektiğini düşündüğünüz ve bu parçada gözden kaçırdığımız başka özellikler var mı? Eğer öyleyse, aşağıya bir yorum bıraktığınızdan emin olun!