Uzaktan Web Tasarımı ve Web Oluşturma Ekiplerini Yönetmek İçin Hızlı Başlangıç ​​Kılavuzu

2021'in yarısından fazlasını geride bırakırken, uzak ve hibrit iş gücü dünyasıyla ilgili bir içerik akışına ve tabii ki "benzeri görülmemiş zamanlar" ifadesinin sağlıklı bir şekilde serpiştirilmesine maruz kaldınız.

Sonuç olarak işlerinde en büyük artışlardan birini gören bir ekip türüne, yani web tasarımına yakından bakalım.

Bu blogda, uzak bir web tasarım ekibini yönetmek ve en büyük zorluklarından bazılarının üstesinden gelmek için proje yönetimi araçlarını nasıl kullanacağımız konusunda hızlı bir başlangıç ​​kılavuzu sağlayacağız.

2020'deki pandemik salgından önce bile, ister yeni işletmeler için ister tersine mevcut işletmeler için pazarlama stratejisini yenilemek için web siteleri talep görüyordu.
2020'de önemli sayıda şirket çevrimiçi ortama geçiş yaptı. Önde gelen web barındırma platformu GoDaddy, Şubat'tan Nisan'a kadar yeni ödeme yapan abonelerde %48'lik bir artış gördü ve pazar payının %17'ye yakınını aldı.

Bu, iş gücünde dalgalar yaratan süregelen bir eğilimin başlangıcı oldu. Web sitesi oluşturma, tasarım ve tüm dijital pazarlama gereksinimlerine yönelik talebi karşılamak için web tasarımcılarına ve destek ekiplerine olan ihtiyaç da artıyor. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, web geliştiricileri ve dijital tasarımcılar için önümüzdeki on yıldaki iş görünümü, ortalamadan çok daha hızlı bir şekilde %8'dir.

Bir web ekibi veya web tasarım ve oluşturma ekibi, etkili bir şekilde işbirliği yapmak ve çarpıcı, kullanıcı dostu sonuçlar üretmek için etkileyici bir beceri seti ve genellikle çok sayıda insan kaynağı gerektirir.

Ekip üyeleri arasında strateji ve planlamadan proje yönetimine, UI tasarımından grafik tasarımına, web teknolojisinden site üretimine kadar her konuda uzmanlar yer alacaktır.

Bu rollerin her biri ile birlikte belirli çalışma tarzları ve iş akışları gelir.

Net iletişimi sürdürürken ve hedefi gözden kaçırmadan tüm kilit oyuncuları bir araya getirmek ve yönetmek, kolayca başarılabilecek bir başarı değildir. Bu, özellikle her ekip üyesi veya alt ekibin çalışmalarını planlamak, tamamlamak, ölçmek ve raporlamak için tamamen benzersiz bir yönteme güvendiği durumlarda geçerlidir. Şirket içinde, evden veya serbest çalışanlarla çalışan birkaç ekip üyesini de hesaba katın; önünüzde hıçkırıklar için oldukça potansiyel var.

İşte burada proje yönetimi araçları devreye giriyor. Uzak ekiplerle çalışırken, çevrimiçi proje yönetimi yazılımı, yanlış iletişim ve manuel görevlerde kaybedilen zamanı en aza indirirken veya ortadan kaldırırken herkesi ve iş akışlarını tek bir yerde bir araya getirmek için en iyi araçtır.

Uzak bir web tasarım ekibinin kısaltılmış tanımından bile, "Şeytan ayrıntılarda gizlidir" eski atasözünün ardındaki gerçeği görmek kolaydır.

Uzak web tasarım ekiplerini yönetmeye yönelik bu hızlı başlangıç ​​kılavuzunda amacımız, ekipleriniz için benzersiz hususları değerlendirmenize ve anlamanıza yardımcı olacak sağlam bir zemin sunmaktır. Ve elbette, başlamanıza ve başarınızı sürdürmenize yardımcı olabilecek bazı birinci sınıf araçlar ve özellikler de önereceğiz.

Başlayalım.

İster deneyimli bir proje yöneticisi, ekip üyesi veya belki de uzak bir web tasarım ekibi kuran bir Yetenek Edinme uzmanı olun, kiminle ve neyle çalıştığınıza dair net bir vizyona ve anlayışa sahip olmanız önemlidir. Kendinize stratejinizi belirlemenize yardımcı olabilecek şu soruları sorarak başlayın:

• Her ekip üyesi masaya ne kadar deneyim getiriyor? Çoğunlukla genç, orta düzey veya kıdemli profesyonellerle mi çalışıyorsunuz?
  
  
• Organizasyondaki diğer ekiplerle kaç temas noktası kurmayı planlıyorsunuz? Metin yazarları web tasarımcıları ile doğrudan temas halinde olacak mı? Bir web sayfasına eklemeden önce hangi iletişim ve onay yolları vardır?

• Web tasarım ekibinizin başarısı için hangi araçlar gereklidir? Bu tür bir soru, mevcut teknoloji yığınınızı belirlemenize veya daraltmanıza yardımcı olabilir.

• Her ekip üyesinin sorumlulukları, programı ve çalışma kapasitesi nelerdir? Bu üç alan, uzaktan çalışmadan oldukça etkilenebilir ve bu bilgilerin tüm ekip üyeleri tarafından anlaşılması ve hatta bir bakışta erişilebilir olması çok önemlidir.

Elbette sorabileceğiniz ve değerlendirebileceğiniz daha fazla soru vardır. Yine de bunlar, etkili iş akışları geliştirmek ve web tasarım ekibiniz için bir sonraki bölümde daha ayrıntılı olarak ele alacağımız en iyi proje yönetimi aracını belirlemek için bir çerçeve oluşturabilir.

Tasarımın en önemli işlevlerinden biri, kullanıcılar için sorunları yaratıcı yollarla çözmektir; bu, uzaktan tasarım ekipleri söz konusu olduğunda ekstra zorlayıcı olabilir. Toplantılar ve eşitlemeler, ekip arkadaşlarının hayal gücünü genişletme ve başarı için gerekli sistemleri geliştirme fırsatı sunar.

Toplantı odaları, yazı tahtaları ve yüz yüze görüşmenin rahatlığı olmadan bu nasıl başarılabilir? Akılda tutulması gereken birkaç şey:

• Tüm insanları değil, doğru insanları dahil edin . Ekibiniz veya kuruluşunuz uzak veya hibrit bir çalışma ortamına geçtiyse, toplantılara ayrılan saat sayısı kesinlikle herkes için artmıştır. Özel iş akışı platformunuzda bağlam içi güncellemeleri kiminle paylaşabileceğinize karşı gerçek bir toplantıda kimin olması gerektiği konusunda stratejik ve dikkatli olun.

• Beyin fırtınası oturumları için bile her zaman net bir ajandanız olsun . "Zoom yorgunluğu"nun sert gerçekliğiyle zaman daha da önemli. Bir toplantı düzenleyicisi olarak, toplantı davetinize kısa bir gündem eklediğinizden ve toplantı sırasında buna bağlı kaldığınızdan emin olun. Toplantıda ortaya çıkan ancak başka bir zaman üzerinde durulması gereken fikirlere hızla "sabitleme" konusunda yardımcı olacaktır.

• En önemli şeyler için görüntülü aramaları kaydedin . Başka bir durum güncelleme toplantısı planlamadan önce, bunu herkesin görebileceği bir sohbet veya güncellemeler dizisi gibi başka bir platformda en iyi şekilde iletip iletemeyeceğinizi düşünün. Yeni bir süreci açıklamak veya sorunları çözmek gibi daha karmaşık şeyler için toplantıları kullanın.

• Stand-up toplantılarınızın uzunluğunu ve sıklığını göz önünde bulundurun . Günlük stand-up toplantıları yapmak norm veya geleneksel olsa da ekibiniz için neyin en iyi olduğunu düşünün. Örneğin, InVision'da Kıdemli Tasarım Müdürü olan Caitlin Wagner, ekibinin işleri değiştirmeye karar verdiğini söyledi: "...Bunun yerine ekip, Pazartesi/Çarşamba günleri 30 dakikalık stand-up'lar, Salı/Perşembe günleri bir saatlik tasarım eleştirileri, ve kesinlikle işle ilgili olmayan konular hakkında konuşmak için Cuma günleri "mutlu yarım saat".

Uzaktan çalışma, iş yeri sorunlarını ön plana çıkarabilir veya mevcut bir şirket kültürünü güçlendirmek veya üzerine inşa etmek için bir fırsat olarak hizmet edebilir. Uzaktan tasarım yöneticisi olarak, ekibinizi yönetirken bunun bir uzantısı olma fırsatına sahipsiniz. Olumlu bir uzaktan çalışma kültürünü teşvik etmenin birkaç yolu şunlardır:

• Atölye çalışmaları ve hackathon'lara ev sahipliği yapın . Ekibinizin yeni becerileri tazelemesine, sorunları gidermesine ve hatta bir süredir geri planda kalmış bir projeye veya girişime zaman ayırmasına yardımcı olmak için rutin işlerin dışındaki oturumlar için zaman planlamak önemlidir. Onları daha ilgi çekici hale getirmek için konuk bir öğretim görevlisini davet edebilir veya ekip üyelerinden birinin oturumları planlamasını sağlayabilirsiniz. Bu faaliyetler, kuruluşunuzun çalışanlarının mesleki ve kişisel gelişimine olan ilgisini de yansıtacaktır.

• Birinci sınıf sanal katılım sağlayın . Yeni bir ekibe uzaktan katılmak bazen yeni işe alınanların kendilerini rahatsız, döngünün dışında veya bunalmış hissetmelerine neden olabilir. Mükemmel sanal katılım için altı en iyi uygulama şunlardır:
  • İlk katılım deneyimini 1. Günden önce başlatın . Yeni işe aldığınız kişilerin ilk kez "oturum açmadan" önce kendilerini hoş karşılanmış hissetmelerini sağlamak çok önemlidir. Şirket el kitapları, işe alım planlarına ilk bakış ve şirket ürünleri gibi materyaller içeren bir karşılama paketi göndermeyi düşünün.
  • Hazırlanmış bir işe alım programı ve kaynak kılavuzuna sahip olun . Yeni işe alınanların ilk veya ikinci haftasını, kimlerle tanışacaklarını, önemli bilgileri ve aşina olmaya başlamaları gereken kaynakları onlar için ortaya koyan bir planla mümkün olduğunca sorunsuz hale getirin. monday.com'da, her yeni işe alınan kişi, bu tür materyallerin bulunduğu özel bir katılım panosuna sahiptir.

• • Bir "arkadaş" atayın. Doğrudan yönetici olmayan yardımsever bir iş arkadaşını görevlendirmek aynı anda iki şeyi başarır: Yeni işe alınan kişi işle ilgili ve diğer konularda yardım alır ve ekibiyle hemen bir bağlantı kurar. monday.com ayrıca tüm yeni işe alınanlar için arkadaşlar belirlemiştir.

• • Bunları basit bir görevle hemen birleştirin. Yeni işe alınanların sahip olabileceği başlıca stres faktörlerinden biri, okuma materyalleri ve tanıtım toplantılarına ek olarak ne üzerinde çalışacaklarını bilmedikleri duygusudur. İK evrak işleri veya BT kurulum görevlerine ek olarak, onlara bir ekip hedefine katkıda bulunan basit bir görev verin, böylece işin içinde olduklarını hissedip güven inşa etsinler.

• • Sanal eğitim oturumları düzenleyin. Desteler ve kılavuzlar gibi yazılı ve görsel kılavuzların yeri olsa da, özellikle belirli araç ve yazılımların kullanımı söz konusu olduğunda, yeni işe aldığınız kişiler için birkaç canlı ve kayıtlı eğitim oturumu eklediğinizden emin olun.

Artık yüz yüze olmayan çalışma ilişkilerinde gezinmek söz konusu olduğunda, uzaktan çalışmak liderlik için zorluk teşkil edebilir. İletişim kesintileri ve iş zamanlama tutarsızlıkları gerçek baş ağrılarına neden olabilir. İşte birkaç öneri:

• İletişimi açık tutun. Endişeleriniz ve rehberliğiniz için müsait olduğunuzu ekip arkadaşlarınıza veya raporlarınıza bildirin ve aynı zamanda neler sunabileceğiniz ve bunun için uygun zaman ve yöntemlerin ne zaman olduğu konusunda beklentilerinizi belirleyin. Örneğin, uzaktan çalışma sırasında profesyonel gelişimle ilgili endişeler bir Slack sohbeti olmamalıdır.

• Çalışan tanımayı artırın. Daha az veya sıfır ofis süresi ve aşırı e-posta yükleme endişeleri nedeniyle, bazı uzak ekipler için çalışanları tanımak bir kenara itilen bir şey olabilir. Bir Slack kanalını kutlamalara ve ödül törenlerine adamak veya bir haber bülteni oluşturmak gibi, buna yaklaşmanın yaratıcı yollarını bulmanızı öneririz. Çalışanlara değer verildiğini bildirmek uzun bir yol kat eder.

• İş-yaşam dengesinin şampiyonu olun. Ekibinizin iş-yaşam dengesinin anlaşıldığını ve bir öncelik olduğunu bildiğinizden emin olun. Kendi programınızı yapmak ve başkalarınınkine göre esnek olmak söz konusu olduğunda örnek olabilirsiniz.

• Mikro yönetimden kaçının. Uzaktan iyi yönetmek, iyi düşünülmüş bir planlama ve güven gerektirir. Bir bakışta ekibinizin ne üzerinde çalıştığına dair daha net bir resim elde etmek ve yorum ve soru bırakmak için, monday.com'dan buna benzer bir şablon kullanabilirsiniz.

Hollywood yıldızları için üçlü bir tehdit olmayı bırakabiliriz, ancak bunun en iyi akıllı uzaktan web tasarımı ve oluşturma ekipleri tarafından yapıldığını düşünüyoruz. Yeni projelere hızlı bir şekilde başlamak, ekibinizin mevcut çalışmasından en iyi şekilde yararlanmak ve tutarlılık ile kaliteyi sağlamak için bir Work OS kullanmanızı öneririz.

Web tasarımcılarının ve yaratıcılarının, bir projeye giren tüm araştırma ve geliştirmelerle nadiren tamamen yalnız çalıştıklarını söylemeye gerek yok. Bir Work OS, yazılımın gücünü demokratikleştirir, böylece kuruluşlar, geleneksel proje yönetimi araçlarının sınırlarıyla sınırlandırılmak yerine ihtiyaçlarına uygun uygulamaları ve iş yönetimi araçlarını kolayca oluşturabilir. İşte monday.com Work OS'nin uzak web tasarım ekipleri için mükemmel olan birkaç özelliği:

• Canlı durum ve zaman çizelgesi güncellemeleri: Karmaşık tasarım projelerinin proje planları genellikle geliştiriciler veya ürün yöneticileri gibi diğer profesyonel kaynakları içerecektir. monday.com, ekiplere, proje hedeflerini hayata geçirmeye yardımcı olmak için ilgili paydaşları veya müşterileri her bir görevin durumu ve projenin nerede olduğu konusunda güncelleme yeteneği sağlar.

• Her yineleme veya proje için ayrı kanallar: Web tasarım ekibi üyeleriniz bir projenin farklı parçaları üzerinde farklı konumlardan veya cihazlardan çalışırken, bir projeyi konuya, yineleme tarihlerine veya hangi görevlerin tamamlanması gerektiğine göre kanallara ayırmak çok önemlidir. . Bu bilgileri ve planı herkesin erişebileceği tek bir zaman çizelgesinde veya takvimde bulundurarak, hataya daha az yer ve daha az zaman kaybı olur. Bununla birlikte, paylaşılan varlıkları bu Dijital varlık yönetimi şablonu gibi bir şeyle yönetebilirsiniz.
  

• Gerçek zamanlı, bağlam içi iletişim: Herhangi bir web tasarım süreci, fikirlerin, düşüncelerin paylaşılması ve başkalarıyla derinlemesine düşünülmesi ile şekillenecektir. İster bir müşteri ister ekibinizin bir üyesi olsun, geri bildirim alabilmeniz için referansları ve fikirleri paylaşmanın daha organize bir yoluna ihtiyacınız var.

monday.com platformunda, siz ve proje panonuza erişimi olan herkes doğrudan üzerinde çalıştığınız görev üzerine fotoğraflar, videolar, ses efektleri, GIF'ler ve aklınıza gelen diğer ilham kaynaklarını ekleyebilirsiniz. monday.com, hepsini bir arada tutmak için mevcut araçlarınızla da entegre olur. Adobe Creative Cloud şablonuyla yaratıcı planlama, tasarım ekibinin favorisidir çünkü projelerin ana hatlarını çizerken, ilerlemeyi takip ederken ve dosyalarınızı veya varlıklarınızı her zaman erişilebilir olacak şekilde sorunsuz bir şekilde yüklerken Adobe CC'yi panolarınızla senkronize ederek tasarım araçlarınızı ve iş sürecinizi hizalayabilirsiniz. .

• Uzaktan iletişim platformları: Çalışmanızı çevrimiçi olarak paylaşmak oldukça ilerlemiş olsa da, yüz yüze veya uzaktaki bir ekip söz konusu olduğunda görüntülü aramada en iyi sonucu veren bazı toplantılar ve konuşmalar kesinlikle vardır.

Popüler seçenekler arasında, monday.com'un entegrasyon sunduğu Zoom, Google Hangouts ve daha fazlası yer alır. Hangisini seçerseniz seçin, onu ekip üyeleri arasında standart hale getirin ve ekip takvimlerinizle senkronize ettiğinizden emin olun.

Başarılı bir web tasarım ekibi ve projeleri oluşturmak ve yönetmek, herkesi ve her şeyi bir araya getirmek için ileri görüşlülük, proaktif eylem ve doğru araçları içeren bir süreçtir.

Mevcut ve gelecekteki hedeflerinizin ve önceliklerinizin envanterini alarak, en temel proje yönetimi araçlarınızı, yani bir web sitesi oluşturucu platformu ve bir Work OS gibi bir şeyi seçerken en bilinçli kararları verebilirsiniz.