Ekip üyelerine ödevler nasıl verilir

Proje kilometre taşlarına, hedeflere ve görevlere bölünmüş hedeflere bölündü ve şimdi onları atama zamanı. Ancak proje yönetimi platformunu açtığınızda, görevleri ifade etme ve onları kime atayacağınızı seçme gibi tatsız bir süreçle karşı karşıya kalırsınız.

Bu yazıda, o karışık ilk anı biraz daha net hale getirmek için tavsiyeler sunuyoruz. Eyleme geçirilebilir ipuçları, görevlerin atanması ve delege edilmesi arasındaki farkı öğrenen ve iş için en iyi kişinin nasıl seçileceğine ilişkin önerilen kriterler vardır.

Daha kesin bir genel bakış için, işte bir içindekiler tablosu:

Çalışanlara nasıl görevler veriyorsunuz?

Normalde görev atamanın, projeyi devam ettirmek için görev listelerini temizlemeye odaklanan zaman alıcı bir süreç olduğunu düşünüyoruz. Bununla birlikte, görev ataması, ek özveri ve çaba gerektiren ve inanılmaz sonuçlar veren daha çalışan odaklı bir süreç olmalıdır. Ama bununla ne demek istiyoruz?

Doğru şekilde atanan görevler, çalışanlarınızı, projelerinizi ve tüm şirketi ileriye taşır. İşte nasıl.

1. Yöneticiler ve çalışanlar arasında hesap verebilirliği ve güveni güçlendirirler;
2. Yeni becerilerin öğretilmesine ve eski becerilerin mükemmelleştirilmesine yardımcı olurlar;
3. Çalışanların diğer ekiplere ve çalışma yollarına aşina olmalarını sağlar;
4. Proje tahminleri yapmak daha kolay hale gelir;
5. Performans incelemeleri vb. için harika bir temel oluşturur.

Liste uzayabilir ama şimdilik burada duracağız.

Tabii ki, bu tür uzun vadeli faydalar, planlama aşamasında atasözü kan ve ter olmadan gelmez. Çalışanlara görev atamayla ilgili genel fikirlere ve atabileceğiniz belirli adımlara bir göz atalım.

Motivasyon büyük resmi bilmekten gelir

Proje yönetiminde daha büyük resim hakkında konuştuğumuzda, her bir ekip üyesinin, diğerlerini doğrudan etkileyen görevi hakkında konuşuruz. Tüm görevler genellikle yapbozun küçük parçaları olduğundan, çalışanlara çalışmalarının nasıl katkıda bulunduğunu hatırlatmaya yardımcı olur. Örneğin:

• Yüksek kaliteli bir taslak, nihai sürüm için harika bir temel oluşturabilir ve daha hızlı tamamlanabilir.
• İyi hazırlanmış bir sunum, gereksiz sorulardan ve ek e-posta sorgularından kurtulabilir.

İşlerinin şirket düzeyinde bir etkisi olduğunu bildiklerinde, insanların daha iyi çalışması ve daha üretken olması şaşırtıcı değildir.

Bu nedenle, görevler atadığınızda, büyük resme nasıl uyduklarını vurgulamaya çalışın. Basitçe söylemek gerekirse: “ X yapmanız Y ve Z konusunda yardımcı olacaktır ” ve bunun projeye bir bütün olarak nasıl yansıdığı, bir çalışanın kendilerine verilen görevin önemli olduğunu bilmesini sağlayacaktır.

Çalışanlarınızı taahhüt etmek için heyecanlandırın

İnsanlara büyük resmi anlatmak ve onlara neyin mümkün olduğunu göstermek onları ancak bir yere kadar götürebilir. İlk kıvılcımı ateşlemek yeterlidir, ancak göreve tam olarak bağlanmaları için bu görevin ne anlama geldiğini tanımlamanız gerekir.

İşi nasıl yapacaklarını, hangi becerileri kullanacaklarını ve istenen sonuca nasıl ulaşacaklarını hayal edebilmelidirler. Talimatlar ne kadar net olursa, çalışmak için o kadar motive olurlar.

Basitçe söylemek gerekirse, görevin nasıl yapılması gerektiğine dair talimatlar verin ve anladıklarından emin olun. Birbirinizin zihnini okuyamazsınız, bu yüzden herkesin aynı fikirde olması önemlidir.

Görev şeffaflığı isteyin

Bir şirketin kullanabileceği en iyi uygulamalardan biri, iş arkadaşları arasında şeffaflıktır.

Bu, herkesin gün için görevlerini bir zaman çizelgesine girmesini sağlayarak elde edilir. Zaman çizelgelerinin amacı, herhangi bir zamanda herkesin ne üzerinde çalıştığı hakkında doğru bir fikir edinmektir.

İnsanlar kimin hangi görevlerde çalıştığını bildiklerinde, bir kişinin müsait veya meşgul olup olmadığını, bir görevde ne kadar ilerlediğini vb. bilmek onlar için daha kolaydır.

Bu nedenle, çalışanlara ödev verirken onları son tarihlerle etiketleyin. Alternatif olarak, çalışanların işin onları ne kadar süreceği konusunda değerlendirmelerini isteyebilir ve bu zaman dilimlerini kullanabilirsiniz.

Kaynak: Clockify takım zaman çizelgesi

Zaman çizelgeleri, görevlere ve bunları yapan insanlara göz kulak olmanın harika bir yoludur. Şunlara ulaşırsınız:

• kimin neyle mücadele ettiğini görün (insanların beceri setlerini değerlendirmeye yardımcı olur);
• iş yüklerini tüketen ve ek görevler için müsait olan;
• zaman tahminlerinizin düzeltilmesi gerekip gerekmediği;
• Herhangi bir boşa harcanan zamanı tanımlayın.

Kristal netliğinde bir zaman dilimi tutun

Zaman çizelgeleri ve son teslim tarihi şeffaflığını tartışırken, görev tamamlama için belirlediğiniz sürelerin net olması gerektiğini belirtmek önemlidir.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, termin vermenin en güvenli yolu çalışanlara danışmaktır. Görevlerin zorluğu, genel teslim tarihleri, karşılanması gereken standartlar ve onu tamamlamak için gereken beceri nedeniyle işlerinin ne kadar süreceğini değerlendirmede daha iyidirler.

Bir görevi ne kadar süreyle yapmaları gerektiği konusunda söz sahibi olduklarında, insanlar tüm süreç için kendilerini daha sorumlu hissetmeye eğilimlidirler. Son teslim tarihini belirlemeye aktif olarak katıldıkları için zamanında bitirmek için ellerinden geleni yapacaklardır.

Çok net beklentiler belirleyin

Bir görev atamak, her zaman (amirin) belirttiği beklentilerinizi içermelidir. Örneğin:

• Bir logo sunumunun mümkün olduğu kadar çok taslağa mı yoksa sadece birkaç bitmiş parçaya mı ihtiyacı var?

Bir tasarımcıdan logo sunumu için bazı taslaklar yapmasını isterseniz, aradığınız kalite türünü belirtmelisiniz. Bir beyin fırtınası toplantısı için bazı eskizler ve taslaklar mı arıyorsunuz yoksa temiz, prezentabl parçaların gösterilmesini mi istediğinizi açıklayın.

Bunlara ek olarak:

• Tasarımcı kaç parça yapmalıdır?
• Takip etmeleri gereken belirli bir renk paleti var mı?
• Görev ne kadar önemli? Bu nihayet bir logoya karar verdikleri gün mü yoksa hala beyin fırtınası aşamasında mı? (işin kalitesine kendisi karar verir)

Yukarıdaki soruları kullanarak görevi atayarak, tasarımcının tam olarak ne kadar çaba harcaması gerektiğini anlamasına yardımcı olursunuz. Kendilerinden ne beklendiğini bildikleri için net talimatlarla daha motive olurlar. Çalışmalarının başlangıçta iletilmeyen bir şey için eleştirilme korkusu yoktur. Ve sizin açınızdan, ihlal edilen teslim tarihlerini veya ortalamanın altında sonuçları önler.

Daha az dahil olarak bağımlılık yaratmaktan kaçının

Çalışanların belirli bir görev veya performansları hakkında amirlerinden görüşlerini istemeleri alışılmadık bir durum değildir.

Sorun, bir süpervizör kendilerini sürece çok fazla dahil ettiğinde ortaya çıkar. Gözleri her zaman hareketli parçada olmazsa projenin dağılabileceğini hissettiklerinde. Ve diyelim ki, o kişinin onayını, tavsiyesini veya danışmanlığını bekleyen 20 kişi olduğunda, iş akışı bir çıkmaza girer.

Ve bekleme süresi boşa harcanan zamandır.

Ayrıca, insanlar başka şeyler yapabilecekleri için motivasyonunu, sabrını kaybeder ve hüsrana uğrarlar.

Bu yüzden, insanlar her yardımınızı istediğinde araya girmemeyi öğrenin. Siz büyük resmi hallederken, daha küçük sorunları çözebilecek güvenilir kişiler atayın. Kendi enerjinizi daha fazla ihtiyaç duyulan yere nasıl harcayacağınızı öğrenin.

Örneğin, potansiyel yatırımcılar için saha sunumu yapmak, bir kişinin göndermek istediği müşteri e-postasını kontrol etmenize ihtiyacı olduğu, bir başkasının bir formdaki imzanızı istediği ve üçüncüsü, yaklaşan çalışan geri bildirimi hakkında bir şeyler sormak istediği için ertelenmeye devam ediyor. .

İnce esnememek ve zamanınızı önemsiz işlerle boşa harcamamak için, buradan başlayabilirsiniz:

Görevlendirme sırasında aşırı dahil olma riski nasıl azaltılır?

• Görevleri insanlarla eşleştirdiğinizi unutmayın

Bu, doğru kişileri doğru görevlerle eşleştirerek katılımınızın minimum düzeyde olacağı anlamına gelir. Kimin ne yapacağını dikkatlice seçmek için zaman ayırın. Siz olmadan yapamayacaksanız, görev atamanın anlamı nedir?

• Maddelerin önemini değerlendirmek için 10 puanlık bir ölçeğe sahip olun

Liderlik rolünüzün belirli yönleri ne kadar önemlidir? Her toplantıda veya her görüşmede kesinlikle gerekli misiniz? Hangi görevler sizin onayınıza ihtiyaç duyar ve hangileri sizin altınızdaki biri tarafından onaylanabilir?

Bu öğeleri, sizin ve proje için önemlerine göre 0 ile 10 arasında bir ölçekte sıralayın. En öncelikli görevler, bölünmemiş dikkatinizi çekmelidir. Ve devredilebilecek olan, olmalıdır.

• Programınızı analiz edin

Enerjinize ve zamanınıza çok daha geniş bir ölçekte ihtiyaç var. Çok fazla dahil olmakla zaman kaybedip harcamadığınızı anlamanın en iyi yolu programınıza bakmaktır. Düşük öncelikli öğelere ne kadar zaman harcadığınızı belirleyin ve hangi sorunların siz olmadan çözülebileceğini değerlendirin.

• Öncelikleri ve son teslim tarihlerini dikkate alın

Yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda devreye girin. Verilen görevler için en nitelikli kişiler tarafından zamanında yapılan işlerden siz sorumlusunuz. Her proje için önceliklerinizin neler olduğunu belirleyin ve son teslim tarihini ihlal etme riski olmadıkça, yalnızca bu konularla ilgilenin.

• Güvenilir kişilerin bir listesini oluşturun

Çalışanlarınızı (veya ekip üyelerinizi) yeterince iyi tanıyorsanız, daha güvenilir ve biraz daha fazla sorumluluk almaya hazır olanları seçebilmelisiniz.
Sizin yerinize düşük öncelikli maddelere dahil olarak nasıl yardımcı olabileceklerini yazın. Zamanı geldiğinde onları toplayın ve bu çözümün projeyi ilerletmeye yardımcı olduğunu akılda tutarak fikri sunun. Yetki birkaç kişiye devredildiğinde, iş akışında daha az bekleme olasılığı vardır.

Bu aynı zamanda daha sonra gireceğimiz görev delegasyonu alanına da girer.

Hangi çalışanlara hangi görevlerin verileceğine nasıl karar veriyorsunuz?

1. Önceliğe göre atama

Doğal olarak, bazı görevler diğerlerinden daha önemli olacaktır. Bir projeyi görevlere ayırdığınızda, öncelik düzeylerini değerlendirmek için biraz zaman ayırın.

Yüksek öncelikli görevler, listenizde tahsis edilecek ilk işler olmalıdır. Zamana duyarlı olmaları veya daha fazla çaba ve özveri gerektirmeleri nedeniyle.

Düşük öncelikli görevler, ilk müsait kişiye dolgu maddesi olarak tahsis edilebilir.

2. Çalışan müsaitliğine göre atama

Görevleri atarken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör de şu anda kimin müsait olduğudur.

Proje ilerledikçe yeni görevler eklenecektir. Yeni bir iş tahsis etmeniz gerekecek, ancak büyük ihtimalle istediğiniz kişiyi her zaman seçemeyeceksiniz. Özellikle son teslim tarihi yaklaşıyorsa, iş yükü en az olan kişi ilk tercihiniz olmalıdır.

Zaten meşgul olan bir kişiye, daha yetenekli oldukları veya en çok onlara inandığınız için aşırı yüklenmek, onları gereksiz yere zorlar. Hayal kırıklığı, daha kötü sonuçlar ve azalan üretkenlik nedenidir.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, tüm görevlerin ve bunlar üzerinde çalışan çalışanların genel bir özetini içeren bir zaman çizelgeniz varsa, kimin özgür olup olmadığını belirlemek çok daha kolay olacaktır.

3. Çalışan beceri düzeyine göre atama

Yüksek öncelikli görevler, belirli bir alanda veya beceride daha fazla deneyime sahip çalışanlara gitmelidir. Ancak, büyümelerine ve aynı derecede güvenilir olmalarına yardımcı olmak için ara sıra diğer çalışanlara da bu tür görevler vermelisiniz. İnsanlara deneyimlerini artırabilecek zorlu görevler vermek, üretkenlik ve moral için çok önemlidir.

Birden fazla yüksek vasıflı çalışana sahip olacağınızdan bahsetmiyorum bile.

Düşük öncelikli görevler, deneyim seviyelerine rağmen herkese atanabilir. Daha önemli olanlara yer açmak için pratik yapmak, yeni beceriler edinmek veya daha küçük görevleri ortadan kaldırmak için iyi bir fırsattır.

4. Tercihe göre atayın

Son olarak, ama en az değil, tercih, görevleri nasıl atadığınız konusunda da büyük bir rol oynayabilir.

Bazı çalışanların belirli görevleri diğerlerine tercih edeceği kesindir. Bu nedenle, ekiple bir toplantıda görev atamak iyi olabilir. Öncelikleri, son teslim tarihlerini ve müsaitliği tartışırken onlara hangi görevler üzerinde çalışmak istediklerini sorun.

Birisi belirli bir iş türüne ilgi gösterirse, (biraz dikkate alınarak) almasına izin verilmelidir. Sonuçta, insanlar yeni veya heyecan verici buldukları bir şeye atandıklarında daha üretken oluyorlar.

Not: Bu kuralı dikkatli bir şekilde uygulayın. İnsanların yalnızca istedikleri görevleri yapmalarına izin vermek, kariyer gelişimlerini engelleyebilir. Konfor alanlarımızdan çıkmak ve ara sıra sevmediğimiz işleri yapmak, gelişmemizi ve öğrenmemizi sağlar. Bu nedenle, bu olası sorunları erkenden tespit etmek için ödevleri dağıtırken belgelemeyi unutmayın.

Görevleri atama ve delegasyon yapma

Anlamsal olarak benzer kelimeler olsa da, görev açısından yetkilendirme ve tahsis iki farklı şeydir.

Görevler tahsis ettiğinizde, çalışanlara fazla yetki, meydan okuma veya büyüme alanı vermeden görevler atamış olursunuz. Tüm sorumluluğu üstlenmenizi içerir – görevleri yazmak, son teslim tarihleri ​​belirlemek, kaynakları, araçları sağlamak vb. Bunlar genellikle tekrarlanabilen tekrarlayan görevlerdir.

Görevleri devrettiğinizde , bu sorumluluğun bir kısmının parmaklarınızdan uçup gitmesine izin vermiş olursunuz. Tüm düşündüğünüz hedefler olurken, çalışanların oraya ulaşmak için ayrıntıları ve araçları bulmasına izin verin.

Ancak bu, yetki devrinin doğru ve tahsisin yanlış olduğu anlamına gelmez.

Görev tahsisinin kendi yeri vardır. Pek çok görev, projenin ilerlemesi için hala hayati önem taşıyan tekrarlanan süreçlere indirgendiği için, bu aynı derecede önemlidir. Görev delegasyonu, çalışanların öğrenmeleri, kendilerine meydan okumaları ve becerilerini ve performanslarını değerlendirmeleri için iyi bir fırsattır.

Görevleri ne zaman tahsis etmelisiniz?

Yönetim ve BizDev danışmanı Artem Albul, “algoritma” olarak adlandırdığı görev atama konseptini paylaştı. Bu kriterlerin yalnızca ve yalnızca çalışanların sizin yönergelerinize ve talimatlarınıza (yani tahsisat) göre görevleri gerçekleştirmesini istediğinizde nasıl yararlı olduğunu vurguladı.

Albul algoritmayı şu şekilde bozdu:

Kaynak: Artem Albul, TWA Danışmanlık

Gördüğümüz gibi, görev tahsisi, ikisi arasında daha “kontrol edici” iken, aynı zamanda derinlemesine talimatlar verir ve görevin netliği konusunda onay ister. Birçoğu, herkesin aynı sayfada olmasıyla ortaya çıkıyor ve yanlış yorumlamaya (aynı zamanda yaratıcı özgürlüğe) çok az yer bırakıyor veya hiç yer bırakmıyor.

Görev dağılımını nasıl yapmalısınız?

Önceki bölümde bahsettiğimiz her şeyle birlikte, görev dağılımınız adım adım böyle görünebilir.

• Projenizi parçalayın

Amaçları, hedefleri ve bazı bireysel görevleri detaylandırın (hepsi değil, mikro yönetime başlamamaya dikkat edin). En önemli teslim tarihlerini belirleyin.

• Görevleri önceliklendirin ve sıralayın

Kaynaklarınızı ve insan gücünüzü en baştan doğru bir şekilde tahsis etmek için hangi görevlerin daha hızlı/daha iyi yapılması gerektiğini bilmek önemlidir.

• Ekiplerin ve ekip üyelerinin bir listesini yapın

Takım liderleri atayın (sizde yoksa) ve alternatif olarak, kimin neyi alacağı konusunda daha bilinçli bir karar için bireysel çalışan becerilerine ilişkin girdilerini isteyin.

• Bir toplantı planlamak

Takım liderleriyle bir toplantı yapın ve yukarıdaki noktaları gözden geçirin. Projeyi başarılı bir şekilde ilerletmek için her ekibin uygunluğuna, ilgisine ve becerisine göre görevler atayın.

• Ekip lideri olarak - boru hattının daha ilerisine görevler atayın
• Görevin tamamlanmasını takip edin ve yol boyunca gerekli değişiklikleri yapın

İster son teslim tarihlerini zorlamak, ister görevleri yeniden atamak veya kaynakları değiştirmek olsun. Bu, atadığınız her görevde gerçekleşmediği sürece gayet iyi ve beklenen bir durumdur. O zaman, zayıf ön planlamanın bir göstergesidir.

• Geri bildirim sunun ve performansları yazın

İlerlemeyi izlemeyi ve bir sonraki görev tahsisi/yetkilendirme sürecine yardımcı olabilecek önemli ayrıntıları not almayı unutmayın. Ayrıca, çalışanlar için neyi geliştirmeleri gerektiği konusunda yararlı bir bilgi parçasıdır.

Görevleri tahsis etmek, olmasını istediğimizden biraz daha karmaşıktır. Ancak bu tür kapsamlı araştırma ve hazırlık, projelerin daha sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır. Çalışanlar ayrıca işlerinden daha memnun olacaklar ve teslim tarihleri ​​yaklaştıkça daha az engel olacak.

Görevleri ne zaman devretmelisiniz?

Yetki devri, hem işveren/denetçi hem de çalışan için harika bir güven uygulamasıdır. İşveren, süreç üzerindeki kontrollerinin bir kısmını nasıl devredeceğini öğrenirken, çalışan işlerinden nasıl daha fazla sorumluluk alacağını öğrenir.

Bu, sizin için düşük öncelikli görevlerle daha az uğraştığınız için işinizin büyük resmi yönlerine odaklanmanızı sağlar. Başkalarının kariyerlerinde yükselmelerine yardımcı olurken zamandan ve enerjiden tasarruf edersiniz.

Bir lider olarak görevleri etkin bir şekilde nasıl devrediyorsunuz?

Bahsettiğimiz gibi, yetkilendirme daha fazla çalışan bağımsızlığı içerir. Bu tür bir görev atamasını, büyüme için büyük fırsatlarla birlikte tahsisten daha çekici kılan bazı ek bileşenler vardır.

Gerçek görevler yerine hedefleri devretmeye odaklanın

Yetki verdiğinizde, yapılması gereken hedefe odaklanırsınız. Çalışanlara bir görevi nasıl tamamlayacakları konusunda "sayılara göre renklendirme" talimatı vermemelisiniz.

Nihai sonucun ne olması gerektiğini ve sizin (veya daha üsttekilerin) ne gibi beklentileri olduğunu açıkça belirtin. Bu nihai hedefe ulaşmanın araçlarını çalışanların kendilerine bırakın. Çünkü bir görevi nasıl çözeceğiniz, onların nasıl çözeceğinden tamamen farklı olabilir. Ve sonuç aradığınız sonuç olduğu sürece bu gayet iyi.

Hedefleri zorlu tutun

Devrettiğiniz hedefler çok kolay olduğunda, kişi ya erteler ya da onlara yeterince güvenmediğinizi düşünür. Ve eğer çok zorlanırlarsa, hüsrana uğrarlar, endişelenirler ve paniklemeye başlarlar.

Bir çalışanın beceri seviyesinin farkında olmak iyi bir fikirdir, böylece ne kadar zorluk ve sorumluluk üstlenebileceklerini ölçebilirsiniz. En üretken olmaları ve harika sonuçlar elde etmeleri için “Akış durumuna” girmeleri gerekir.

Kaynak: Optimal Experience, M. Csikszentmihalyi

Tartışmayı ve geri bildirimi teşvik edin

Çalışanların konuyla ilgili görüşlerini dile getirmelerine izin verin.

Görev, hedefler veya çalışmalarının sonraki aşamalarda veya diğerlerinin iş akışı üzerindeki genel etkisi hakkında her şeyi sormalıdırlar. Bu, görevle ilgilendikleri ve dahil oldukları anlamına gelir.

Kendileri soru sormuyorlarsa, onları her zaman proaktif olmaya yönlendirebilirsiniz.

• Açıklamamı istediğin bir şey var mı?
• Görevi nasıl yapacağınıza dair bir fikriniz var mı?
• Anlaştığımız zaman senin için yeterli mi?
• Başka kaynaklara, araçlara veya desteğe ihtiyacınız olacak mı?
• Herhangi bir sorun veya risk görüyor musunuz?

Bunun gibi sorular, kendilerini değerli hissetmelerine, çabalarının kabul edilmesine yardımcı olur ve görevi ve ne kadar iyi performans gösterdiklerini önemsediğinizi bilmelerini sağlar. Sadece aşırıya kaçmamaya dikkat edin, yoksa bir mikro yönetici gibi görünmeye başlarsınız.

Çalışanların dizginlerini serbest bırakın, ancak destek sunun

Mikro yönetimden bahsetmişken, yetkilendirme, insanların sorunları kendi başlarına çözmelerine izin verdiğiniz anlamına gelir. Kesinlikle gerekli olmadıkça, bir yöneticinin sürecin herhangi bir adımını devreye sokması ve kontrol etmesi veya denetlemesi için hiçbir sebep olmamalıdır.

Ancak yapmanız gereken, kendilerini sıkışmış hissettiklerinde herhangi bir tavsiyeye hazır olduğunuzu bilmelerini sağlamaktır. Çalışanların belirli bir görevde yetki alması ve kendi haline bırakılması, projenin kendilerini toparlayana kadar sıkıntı çekmesi gerektiği anlamına gelmez.

Zaman zaman sizden bir şeye ihtiyaçları olup olmadığını sorun ve her türlü destek, danışma veya arabuluculuk için orada olduğunuzu bildiklerinden emin olun. Bir başka iyi uygulama da onlara eğitim, konferans, kurs vb. gibi ek öğrenme fırsatları vermektir.

İnsanları ileriye taşıyan hedefleri delege edin

Yapılması gereken bir şey yerine, becerileri artıran ve tüm deneyimlerini kullanan görevleri seçin. Örneğin:

• Ekip iletişim becerilerini geliştirmelerini gerektiren görevler;
• Daha küçük görevlerin nasıl tahsis edileceğini öğrenmek;
• Başkalarının çalışmalarını denetlemek ve kalite kontrol yapmak;
• Yeni bir araçla çalışmayı öğrenmek;
• Bir toplantı (veya daha fazlası) düzenlemek vb.

Çalışanlarınızın hangi becerileri geliştirmek isteyebileceğini veya geliştirmesi gerektiğini öğrenin ve ardından delegasyonlarınızı buna göre planlayın. Aynı anda yeni bir şey öğrenirken görevi tamamlamalarını istiyorsunuz.

Kime yetki verileceğini nasıl seçersiniz?

Beyond Theory'nin kıdemli direktörü ve danışmanı Paul Beesley, temsilci seçeceğiniz bir çalışan seçerken kullanabileceğiniz şık bir kontrol listesi önerdi. Süreci basitleştirmek ve hızlandırmak içindir.

Temsil edilen görevi başarıyla tamamlamak için, seçtiğiniz çalışanın şunlara ihtiyacı vardır:

S – bir görevi gerçekleştirme ve tamamlama becerisi

T - görevi tamamlama ve gerekirse gerekli beceriyi öğrenme zamanı

A - görevle ilgili her şeyi halletme yetkisi

R – gerekli sorumluluk seviyesi

R - görevi başarıyla tamamlamanın tanınması

Bu liste, belirli bir göreve kimi atayacağınızı düşündüğünüzde ele alınması gereken bir dizi önemli kriterdir. Ancak, nişinize, hizmet türüne, şirket büyüklüğüne ve elinizdeki projeye bağlı olarak, kriterlerin değişmesi muhtemeldir. Ve ihtiyaçlarınızı karşılamalı, tersi değil.

Kaçınılması gereken yaygın görev delegasyonu hataları

Tüm söylenenlere rağmen, yöneticilerin ve işverenlerin bazen farkında bile olmadan yaptıkları bazı yaygın hatalar vardır.

1. Son teslim tarihleri ​​konusunda çok belirsiz olmak (kullanarak: mümkün olan en kısa sürede, ona ulaştığında, düne kadar ihtiyacım var). Gereksiz baskı yaratır.
2. Sorular ve endişeler için müsait olmama. Mikro yönetim yapmamanız gerekirken, bir çalışan kendini sıkışmış hissederse destek için hazır bulunmalısınız. Onları görmezden gelmek veya başka birine teslim etmek güvensizliğe neden olabilir. Ancak, genellikle işle meşgulseniz, her gün veya haftada bir danışma saatleri belirleyin.
3. Belirsiz yönlere sahip olmak. Görevler delege edilirken görevin tamamlanması için ayrılan süre ve beklentiler minimum düzeyde olmalıdır.
4. Geri bildirim sağlamamak. Hiçbir geribildirim, kötü geribildirimden daha kötü değildir. Çalışanların da iyi işler yaptıklarında farkında olmaları gerekir. Çalıştığım bir şirkette, mantra şuydu: "Eğer kimse işinizden şikayet etmiyorsa, bu iyi gidiyorsunuz demektir". Ve kulağa sağlam bir mantık gibi gelse de, aslında çok fazla hayal kırıklığına neden oldu. Yönsüz bırakıldık ve herhangi birinin performansımız üzerinde olumlu bir etkisi olup olmadığını asla bilemeden görevden göreve "kayıyorduk".
5. Çalışanları dinlememek. Bir görev veya amaç hakkında nasıl hissettiklerini dikkate alın. Size geri bildirimde bulunmalarına ve hareket halindeyken olası sorunlar olup olmadığına izin verin.
6. Başkalarını aynı göreve atamak. Bir kişinin mücadele ettiğini fark ederseniz, ilk içgüdünüz ona nasıl olduklarını ve herhangi bir yardıma ihtiyaçları olup olmadığını sormak olmalıdır. Bazı yöneticiler, diğer çalışanları danışmadan onlara yardım etmeleri için görevlendirme eğilimindedir, bu da acı bir tat bırakır. Çalışan kendini daha da yetersiz hissedecek ve gelecekte benzer bir görevi üstlenme olasılığı daha düşük olacaktır.
7. İnsanların ne demek istediğini anlayacağını varsayarsak. Bu en büyük sorunlardan biridir. Bir görevi formüle ederken, hedefler ve beklentiler konusunda olabildiğince açık olun. Çoğu zaman yöneticiler bunların ima edildiğini düşünür, ancak gerçek şu ki - kimse zihin okuyucu değildir. Bilgilerin yanlış anlaşılmasını veya yanlış anlaşılmasını önlemek için açık ve doğrudan iletişim kurun.

Özellikle her farklı alan ve sektör için daha fazla hata olabilir. Mümkünse, sizin veya akranlarınız tarafından yapılan en yaygın olanları belirleyin. Belirli görevlerin eşit düzeyde olmadığı tüm durumları not edin ve düzeltmek için atama işleminizde neleri değiştirebileceğinizi görün. Belki yeterli zaman ya da kaynak yoktu, belirsizdiniz ya da çalışan böyle bir sorumluluğa hazır değildi. Gelecekteki tüm görev yetkilendirmelerinde aynı yordamı kullanın. Öğrenmenin ve süreci daha hızlı hale getirmenin tek yolu bu.

sonuçlandırmak

Görev ataması çok dikkatli, üzerinde düşünülmüş bir süreç olmalıdır. Bu sadece zaman içinde kilometre taşlarına ulaşmakla ilgili değil. Bu, çalışanların yeni beceriler edinmelerine, şirketteki konumlarından daha memnun olmalarına, aranızdaki güveni güçlendirmelerine ve nihayetinde büyük resme yeniden odaklanmanıza yardımcı olmakla ilgilidir.

Topladığımız tavsiyelere uyarak, şirketinizde bazı etkili, sağlıklı uzun vadeli değişiklikler yapmak için doğru yolda olacaksınız.