En İyi 5 Ücretsiz Bilgi Yönetimi Yazılımı Seçeneği

Bir işletme sahibi olarak, bilgi yönetimi yazılımının faydalarının farkında olabilirsiniz; bilgi tabanları oluşturabilir, çalışanların bilgiye erişimini yönetebilir, çalışanların eğitimini kolaylaştırabilir ve işbirliğini geliştirebilirsiniz.

Bazı işletmeler bir bilgi yönetimi aracı için büyük paralar ödese de, (en azından ikna olana kadar) zorunda değilsiniz. Kullanımı hiçbir maliyeti olmayan birkaç bilgi yönetimi yazılımı ürünü vardır.

Aşağıda, en iyi beş ücretsiz bilgi yönetimi yazılımı aracını ve her birinin yükseltme maliyetini bulacaksınız. Bu araçlar (alfabetik olarak düzenlenmiştir), Capterra'nın her bir ürünün minimum 4 (5 üzerinden) kullanıcı derecelendirmesine ve en az 10 kullanıcı incelemesine sahip olduğu en iyi bilgi yönetimi ürünleri için 2021 Kısa Listesinden seçilmiştir (buradaki tam seçim metodolojisine bakın).

• Ücretsiz plan: 5 GB veri depolama limiti ve temel canlı sohbet desteği içerir.
• Ücretli planlar: İki kullanıcı için ayda 24 ABD dolarından başlayan fiyatlarla 10 GB veri depolama ve Pro canlı sohbet desteği dahildir.

Bitrix24, işbirliği, görev yönetimi ve iletişim için modüller sunan bir bilgi yönetimi yazılımı çözümüdür. Mesajları, dosyaları, projeleri, görevleri ve kişileri yönetmek için birleşik bir platform sunar. Ayrıca müşteri etkileşimlerini kaydedebilir ve yönetebilir, satış raporları oluşturabilir ve müşteri adayı verilerini yakalayabilir ve saklayabilirsiniz.

Araç, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalar sunar.

• Ücretsiz plan: 10 kullanıcıya kadar kullanılabilir ve 2 GB dosya depolama alanı sunar.
• Ücretli planlar: Kullanıcı başına aylık 5 dolardan başlayın ve 250 GB dosya depolama alanı sunun.

Confluence, proje belgelerini oluşturmaya, üzerinde işbirliği yapmaya, düzenlemeye ve incelemeye yardımcı olan bir bilgi yönetimi çözümüdür. Hem bulut tabanlı hem de yerinde dağıtım sunar. Toplantı notları, ürün gereksinimleri ve araştırma raporları gibi içerikler oluşturmanıza ve yönetmenize olanak tanır. Ayrıca belgelerdeki geri bildirimleri inceleyebilir ve paylaşabilirsiniz.

Gizli verilere erişimi kısıtlamanıza izin verir. Görev yönetimi özelliği, ekip üyelerine atanan görevlerde yapılan değişiklikleri delege etmenize ve izlemenize olanak tanır. Araç, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalar sunar.

• Ücretsiz plan: E-posta biletleme, sosyal medya biletleme (yalnızca Facebook ve Twitter için), bilgi tabanı yönetimi ve raporlamayı içerir.
• Ücretli planlar: Kullanıcı başına aylık 15 dolardan başlayan fiyatlarla (yıllık faturalandırılır) ve iş akışı otomasyonu, görev çakışması algılama ve yardım masası raporunu içerir.

Freshdesk, her büyüklükteki işletme için bulut tabanlı bir bilgi yönetimi ve yardım masası aracıdır. Müşteri destek ekibinizin biletler üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanır. Herhangi bir ekip üyesi, belirli bir destek biletini tartışmak için diğer üyeler arasında döngü yapabilir. Biletleri alt biletlere bölebilir ve birden fazla kişinin aynı anda bunlar üzerinde çalışmasını sağlayabilirler.

Araç, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalara sahiptir.

• Ücretsiz plan: İş kurallarını, raporlama ve performans gösterge tablolarını içerir.
• Ücretli planlar: Kullanıcı başına aylık 19 ABD dolarından başlayın (yıllık faturalandırılır).

Zendesk, müşteri hizmetleri portalları, bilgi tabanları ve çevrimiçi topluluklar oluşturmak için araçlar sunan bulut tabanlı bir bilgi yönetimi ve yardım masası çözümüdür. Özelleştirilebilir bir ön uç portalı, canlı sohbet özellikleri ve Salesforce ve Google Analytics gibi diğer uygulamalarla entegrasyon sunar.

Araç, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalara sahiptir.

• Ücretsiz plan: Üç kullanıcıyı destekler ve yardım merkezi, müşteri yönetimi ve çok dilli yardım masası içerir.
• Ücretli planlar: Kullanıcı başına aylık 14 ABD dolarından başlayan fiyatlarla (yıllık faturalandırılır) ve bir yardım merkezi, genel bilgi tabanı, çok dilli yardım masası ve ürün tabanlı bilet yönetimi içerir.

Zoho Desk, bilet yönetimi özellikleri, müşteriler için self servis yetenekleri ve temsilci üretkenlik araçları sunan bulut tabanlı bir bilgi yönetimi paketidir. Facebook veya Twitter gönderilerini, araçtan kolayca izlenebilen ve yanıtlanabilen biletlere dönüştürmenize yardımcı olur. Sosyal medya gönderilerini ve mesajlarını filtrelemek için belirli anahtar kelimeler ekleyebilir ve bunların otomatik olarak bilete dönüştürülmesini sağlayabilirsiniz.

Araç, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalara sahiptir.

İşletmeniz için doğru ücretsiz bilgi yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

Bu hususlar, ücretsiz bir bilgi yönetimi aracı seçmeyi biraz daha kolaylaştırabilir:

• Eğitim ve destek gibi diğer hususlar için ne kadar harcamanız gerektiğini kontrol edin. Çok fazlaysa, ücretsiz bir ürün size fazla para kazandırmaz.
• Ölçeklenebilir bir çözüm arayın. İşletmeniz büyüdükçe daha fazla veri, daha fazla varlık ve daha karmaşık işlemlerle ilgilenmeniz gerekecek.
• İhtiyaçlarınıza göre ürünlerin ücretsiz kullanım limitlerini (kullanıcı sayısı ve mevcut özellikler gibi) ve kısa liste araçlarını karşılaştırın.
• Satıcıya entegrasyon seçeneklerini sorun. Müşteri hizmetleri, yardım masası veya biletleme yazılımı gibi mevcut çözümlerle entegrasyon, sistemler arasında verilerin uzlaştırılmasında çok fazla çabayı ve zamanı azaltmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, kendi entegrasyonlarınızı oluşturabilmeniz için satıcının API'ler sunup sunmadığını kontrol edin.

Ücretsiz bir bilgi yönetimi aracı seçerken sorulacak genel sorular

Bir kararı kesinleştirmeden önce endişelerinizi gidermek için yazılım sağlayıcılarından veya satış temsilcilerinden yanıtlar almak önemlidir. İşte sormayı düşünmeniz gereken birkaç önemli soru:

• Aracı kullanmak için ek eğitime ihtiyacım olacak mı? Aracın ne kadar karmaşık olduğunu yazılım sağlayıcınıza danışın. Özelliklerine aşina olmak için ek eğitime ihtiyacınız olup olmayacağını ve bu eğitimin size ekstraya mal olup olmayacağını sorun.
• Yazılım yükseltme maliyetine telefon tabanlı teknik destek dahil mi? Bu, yazılım için ödeme yapmaya başladığınızda alacağınız premium desteğin türü konusunda netlik kazanmanıza yardımcı olacaktır.
• Aletinizi son altı ayda kullanmış bir müşteriyle görüşebilir miyim? Bunun cevabı, satıcının müşteri memnuniyetini sağlamak için çaba gösterip göstermediğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Satıcı ayrıntıları paylaşmak konusunda isteksizse, bu beklediğiniz müşteri hizmetini alamayabileceğinizin bir işaretidir.

Nasıl değerlendiririz

Bu makale 9 Nisan 2021'de güncellendi. Bu makale için düşünülen ürünler, bilgi yönetimi araçları ve aşağıdakiler için Capterra'nın '2021 Kısa Listesi'nde yer almalıydı:

• Yazılımın ücretsiz, bağımsız bir sürümünü sunun (sınırlı bir süre sonra bir ürün satın almanız gereken yazılımın deneme sürümünü değil).
• Bilgi yönetimi tanımımızla tanışın: Bilgi yönetimi yazılımı, şirketlerin fikri varlıkları yönetmesine ve çalışanların veya müşterilerin başvurabileceği merkezi bir bilgi yeri oluşturmasına yardımcı olur.
• Pazar tanımını karşılayan yazılımlar ayrıca, kullanıcı tarafından gönderilen en az 400 incelemeye ihtiyaç duyuyordu ve kategorideki diğer ürünlere kıyasla ortalamanın üzerinde bir genel kullanıcı puanına sahipti.
• "En iyi" ücretsiz araçlar, yayınlandığı tarihte Capterra'daki gözden geçirenlerden toplam minimum 4/5 yıldız derecesine sahipti. Tüm '2021 kısa liste' araçları arasında en yüksek genel derecelendirmeye sahip ilk 5 aracı seçtik (9 Nisan 2021 itibariyle).