7 Ücretsiz ve Açık Kaynaklı Etkinlik Yönetim Yazılımı

Şunu hayal edin: Bir sürü etkinlik yaklaşıyor ve bir etkinlik yöneticisi olarak her şeyin yolunda gitmesini sağlamaktan siz sorumlusunuz. Etkinlikleri planlamaya, katılımcıları kaydetmeye ve rezervasyon ve biletleme işlemlerine yardımcı olan bir etkinlik yönetimi yazılımı çözümüne yatırım yaptınız.

Ancak, bir etkinlikten iki gün önce ve kayıtlı tüm katılımcılara bir hatırlatma e-postası göndermeniz gerekiyor; ancak sahip olduğunuz yazılım bu özelliği sunmuyor. Yazılımı satın almadan önce iyice değerlendirmiş olsaydınız bu durum hiç olmayacaktı.

Bu senaryolar, yazılım gereksinimlerinizi daha iyi anlayarak ve bunları olay yönetimi yazılım araçlarının sunduğu şeylerle eşleştirerek kolayca önlenebilir. Piyasada birçok açık kaynak ve ücretsiz etkinlik yönetimi çözümü bulunmaktadır. Ancak bir etkinlik planlayıcının tüm ihtiyaçlarını karşılayan bir etkinlik planlama aracı bulmak, özelliklerinin değerlendirilmesini gerektirir.

Bu makale, değerlendirmeyi sorunsuz hale getirmeye yardımcı olacak yedi ücretsiz ve açık kaynaklı olay yönetimi yazılımı içerir (ürünler alfabetik olarak listelenmiştir).

Seçim metodolojimize buradan bakın.

• Ücretsiz sürüm : 100'e kadar katılımcıyı ve yılda bir etkinliği destekler.
• Ücretli sürüm : Temel planın yıllık maliyeti 999 ABD dolarıdır ve 500'e kadar katılımcıyı ve yılda bir etkinliği destekler.

Eventee, yüz yüze, canlı ve hatta karma etkinlikler düzenlemek için bulut tabanlı bir yazılım aracıdır. Eventee, kullanıcılara etkinlik yönetimi ve katılımcı katılımı konusunda yardımcı olur. Özellikleri ayrıca canlı oylama ve izleyici anketleri, rezervasyon, canlı akış ve özel entegrasyonları içerir.

Eventee ayrıca, gelecekteki etkinlikleri iyileştirmek için kullanılabilecek oturum süresi ve katılım düzeyi gibi katılımcı istatistikleri sağlar. Gündem planlama özelliği, etkinlik yöneticilerinin etkinliklerinin birden çok aşamasını ve sürecini planlamasını sağlar.

Yazılımdaki ağ oluşturma özelliği, katılımcıların birbirleriyle bağlantı kurmasına ve sanal toplantılar düzenlemesine olanak tanır. Eventee, hem iOS hem de Android cihazlar için mobil uygulamalar sunar.

Müşteri desteğine telefon, e-posta ve web sitelerindeki bir bilgi tabanı aracılığıyla ulaşılabilir.

• Ücretsiz sürüm : Etkinlik başına en fazla 100 katılımcıyı destekleyebilir.
• Ücretli sürüm : Temel planın maliyeti 1 ABD dolarıdır ve profesyonel planın maliyeti katılımcı başına 2 ABD dolarıdır. Katılımcı sayısında bir sınırlama yoktur.

Eventleaf, çevrimiçi biletleme, katılımcı takibi, takvim yönetimi ve ödeme tahsilat portalları gibi özelliklere sahip bir çevrimiçi etkinlik kayıt ve yönetim yazılımı aracıdır.

Kullanıcıların etkinlik gündemini, davetlileri, konuşmacıları ve yerini gösteren etkinlik açılış sayfaları oluşturmasına olanak tanır. Kullanıcılar ayrıca katılımcılar için taranabilir barkodlarla özelleştirilmiş yaka kartları oluşturabilir.

Eventleaf ayrıca ödemeleri toplamak ve etkinlikler hakkında geri bildirim toplamak için katılımcılara özelleştirilmiş anketler göndermek için de kullanılabilir.

Ücretsiz sürüm kullanıcıları e-posta yoluyla 7 gün 24 saat desteğe erişirken, ücretli kullanıcılar e-posta ve telefon desteği alır.

• Ücretsiz sürüm : 50'ye kadar katılımcıyı destekler.
• Ücretli sürüm : Temel plan, çeyrek başına 150 dolardan başlar.

FLOOR, etkinlik yöneticileri ve organizatörleri için oluşturulmuş bulut tabanlı topluluk odaklı bir platformdur. Yazılım, kullanıcıların etkinliklerini yönetmelerine, pazarlamalarına ve bunlardan para kazanmalarına ve sanal topluluklarıyla etkileşim kurmalarına yardımcı olur. Özellikleri arasında etkinlik web sitesi oluşturma, etkinlik pazarlama, canlı akış, izleyici yönetimi ve rezervasyon ve biletleme bulunur.

FLOOR kullanıcıları, etkinliklerinin ne kadar iyi performans gösterdiğini değerlendirmek için kampanyalar da yürütebilir. Bu olaylar daha sonra FLOOR'un sunduğu veri noktaları ve içgörüler yardımıyla optimize edilebilir.

FLOOR, etkinlik yöneticilerinin etkinlikleri birden çok kanalda tanıtmasına ve izleyicilerle uzaktan etkileşime girmesine olanak tanıyan mobil uygulamalar (hem iOS hem de Android için) sunar.

Aynı zamanda e-posta ve telefon desteği ve 24×7 canlı destek desteği sunar.

• Ücretsiz sürüm : 50'ye kadar ücretsiz kaydı destekler.
• Ücretli sürüm : İlk 50 kayıttan sonra etkinlik başına kayıt başına 2,99 ABD doları.

MeetingHand, etkinlik yöneticilerinin etkinliklerini planlamalarına, düzenlemelerine ve pazarlamalarına yardımcı olan çevrimiçi bir etkinlik yönetimi platformudur. Bazı özellikleri arasında etkinlik kaydı yönetimi, etkinlik pazarlaması, etkinlik web sitesi oluşturma, katılımcı yönetimi ve biletleme bulunur.

MeetingHand ayrıca, kullanıcıların kayıt, rezervasyon ve ödeme gibi etkinliklerinin çeşitli yönleri hakkında özelleştirilebilir raporlar oluşturmasına olanak tanıyan bir raporlama özelliğine sahiptir.

MeetingHand kullanıcıları ayrıca alt etkinlikler oluşturabilir ve katılımcılar için atölye çalışmaları, turlar ve konferans yemekleri gibi belirli etkinlikler planlayabilir. Etkinlik düzenleyiciler, ürünün mobil uygulamalarında (hem iOS hem de Android için kullanılabilir) anında iletme bildirimleri ve çevrimiçi sohbet özellikleri yardımıyla izleyici katılımını artırabilir.

MeetingHand, e-postanın yanı sıra telefon desteği ve web sitelerinde 7 gün 24 saat yardım masası sunar.

• Ücretsiz sürüm : Odoo topluluk sürümü, hiçbir entegrasyon olmadan ücretsiz olarak kullanılabilir.
• Ücretli sürüm : Ek Odoo uygulamalarıyla entegrasyon, uygulama başına aylık 4 dolardan başlar.

Odoo, çeşitli iş işlevleri için uyarlanmış, tamamen entegre, hepsi bir arada, açık kaynaklı bir yazılım çözümüdür. Odoo Events modülü, etkinlik yöneticilerinin etkinlik planlama sürecinin tüm aşamalarını yönetmelerine yardımcı olur.

Etkinlik yöneticileri, etkinlik web siteleri ve açılış sayfaları planlayabilir ve oluşturabilir, birden fazla etkinlik planlayabilir ve katılımcıları yönetebilir. Odoo ayrıca e-posta ve sosyal medya platformlarıyla da bütünleşir. Ayrıca kullanıcılar, etkileşimi izlemek ve pazarlama çabalarını ölçmek için Odoo'yu arama motoru optimizasyonu (SEO) araçları ve Google Analytics ile entegre edebilir.

Odoo, ücretsiz kullanıcılara yalnızca bulut tabanlı dağıtım sunarken, ücretli kullanıcılar da yerinde dağıtımı tercih edebilir. Ayrıca hem iOS hem de Android için mobil uygulamalara sahiptir.

Odoo, e-posta ve 7/24 telefon desteği sunar. Web sitelerinde ayrıca bir bilgi merkezi ve kullanıcılar için bir SSS bölümü bulunmaktadır.

• Ücretsiz sürüm : Tüm temel özellikleri içerir ve 100 davetliye kadar etkinlikleri destekler.
• Ücretli sürüm : Premium plan, aylık 19 ABD Doları veya satılan bilet başına %1,95 + 0,90 ABD Doları'ndan başlar.

RSVPify, yüz yüze ve sanal etkinlikler için bulut tabanlı uçtan uca bir olay yönetimi platformudur. Özellikleri arasında konuk listesi yönetimi, biletleme ve katılımcı kaydı için yerleştirilebilir LCV formları bulunur.

Ayrıca, optimum oturma düzenini planlamak için bir sürükle ve bırak oturma tablosu oluşturucu, konukların yemek seçimlerini ve diyet ihtiyaçlarını paylaşmasına olanak tanıyan menü seçenekleri ve yaş kısıtlaması olan etkinlikler için yaş doğrulaması sunar.

Yazılım, ikincil olaylar adı verilen bir özellik sunar. Etkinlik yöneticilerinin, seçkin konukları prova yemekleri veya konferans sonrası öğle yemekleri gibi ikincil etkinliklere davet etmesine olanak tanır.

RSVPify, kullanıcılar için bir destek kitaplığı, video eğitimleri ve 7/24 bilet tabanlı müşteri desteği sunar.

• Ücretsiz sürüm : Kişisel kullanım ve ara sıra küçük işletme etkinlikleri için ücretsiz.
• Ücretli sürüm : Temel plan, bireyler ve küçük ekipler için yıllık 9,500 ABD Doları olarak fiyatlandırılır.

Splash, canlı ve sanal etkinlikler için bir etkinlik yönetimi ve pazarlama çözümüdür. Splash kullanıcıları, markalı etkinlik pazarlama şablonları, kayıt sayfaları ve kişiselleştirilmiş etkinlik davetleri, hatırlatıcılar ve katılımcılar için güncellemeler oluşturabilir.

Ayrıca, olay yöneticilerinin olayları ve etkilerini takip etmelerine yardımcı olan yerleşik olay analitiğine sahiptir. Veri panosu, kullanıcıların tercihlerine, konumlarına ve katılımlarına göre katılımcıları anlamasına ve bölümlere ayırmasına yardımcı olur.

Splash ayrıca çeşitli üçüncü taraf proje yönetimi, veri içe aktarma ve iletişim araçlarıyla sorunsuz entegrasyon sunar.

Yazılım bulut tabanlıdır ve kullanıcılara canlı ve yüz yüze eğitim sunar. Hem iOS hem de Android için mobil uygulamaları vardır ve sohbet ve e-posta yoluyla 7/24 canlı destek sunar.

İşletmeniz için doğru etkinlik yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

Doğru olay yönetimi yazılım aracını seçmek karmaşık olabilir. Piyasada bu kadar çok seçenek olduğu için etkinlik yöneticileri ve organizatörleri, katılımcı boyutu, özellik gereksinimleri ve barındırma seçenekleri gibi faktörleri göz önünde bulundurmalıdır. Bu faktörler, alıcıların seçenekleri daraltmasına ve bilinçli kararlar vermesine yardımcı olacaktır.

Bir etkinlik yönetimi aracına yatırım yaparken bazı önemli hususlar şunlardır:

• Etkinlik boyutunu değerlendirin : Bazı ücretsiz ürünlerde katılımcı sayısı sınırı bulunmazken, diğerleri bunu 50 veya 100 katılımcıyla sınırlayabilir. Bu nedenle, bir araç seçmeden önce alıcılar, hitap etmeyi düşündükleri kitle boyutunu ve ücretsiz aracın bunu kapsayıp kapsamadığını bildiklerinden emin olmalıdır.
• Yükseltme maliyetini kontrol edin : Alıcılar, yazılım satıcısına yükseltmenin içerdiği ek özellikler hakkında soru sormalıdır. Ayrıca, öncelikli destek veya veri taşıma gibi hizmetler için ek ücretler hakkında bilgi almaları gerekir.
• Entegrasyon desteği arayın : Alıcılar, aracın diğer yazılım araçlarıyla entegrasyon sağlayıp sağlamadığını satıcıyla kontrol etmelidir. Ayrıca, satıcının üçüncü taraf proje yönetimi ve iletişim araçlarıyla özel entegrasyonları desteklemek için API'ler oluşturup oluşturamayacağını değerlendirmelidirler.

Ücretsiz bir etkinlik yönetimi yazılımı aracı seçerken sorulacak genel sorular

Alıcıların yazılım satıcısıyla iş kurmadan önce sormayı düşünebilecekleri birkaç soru:

• Abonelik koşulları nelerdir? Alıcılar, abonelik koşullarını önceden netleştirmelidir. Satıcının sabit fiyatlı bir sözleşmesi olup olmadığını veya katılımcı veya etkinlik başına ücret alıp almadığını sormak, karşılaştırmaya ve mümkün olan en iyi anlaşmayı sonuçlandırmaya yardımcı olacaktır.
• Yazılım pazarlama ve promosyona yardımcı oluyor mu? Çevrimiçi pazarlama, herhangi bir etkinliğin çok önemli bir parçasıdır. Bir alıcı olarak, yazılımın yerleşik etkinlik pazarlama yeteneklerine sahip olup olmadığını veya sosyal medya ve diğer pazarlama platformlarıyla entegrasyonu destekleyip desteklemediğini sormalısınız.
• Örnek olay incelemeleri ve referanslar sağlanabilir mi? Alıcılar, yazılımın etkinlik yönetiminde çalışan işletmeler için ne kadar iyi performans gösterdiğini anlamak için müşteri referansları ve vaka çalışmaları isteyebilir. Bu aynı zamanda kullanıcıların karşılaşmış olabileceği genel sorunları vurgulamaya da yardımcı olacaktır.

Bu makale 18 Mayıs 2021'de güncellenmiştir. Bu makale için düşünülen ürünler şunları sağlamalıdır:

• Yazılımın ücretsiz, bağımsız bir sürümünü sunun (sınırlı bir süre sonra bir ürün satın almanız gereken yazılımın deneme sürümünü değil).
• Etkinlik yönetimi yazılımı pazar tanımımızla tanışın:
  Etkinlik yönetimi yazılımı, etkinliklerin pazarlamasını, kaydını, koordinasyonunu ve planlanmasını otomatikleştirir. Planlamacılar, pazarlama, katılımcı kaydı, rozet oluşturma, takvim oluşturma ve mekan alanı yönetimi dahil olmak üzere toplantı ve etkinliklerin planlama ve sürecini yönetmek için etkinlik yönetimi uygulamalarını kullanır. Bu uygulamalar ayrıca çevrimiçi kayıt, içerik teslimi ve ücret ödeme gibi etkinlik katılımcıları için çeşitli self servis işlevleri de sunar.
• Etkinlik yönetimi çözümlerinin temel özelliklerini sunar: Kayıt yönetimi, katılımcı yönetimi ve etkinlik planlaması.

Pazar tanımını karşılayan yazılımlar ayrıca, kategorideki diğer ürünlere kıyasla en az 20 kullanıcı tarafından gönderilen incelemeye ve 4.0'ın üzerinde bir genel kullanıcı puanına ihtiyaç duyuyordu.