Ping. Yeni bir mesajınız var. Dikkatiniz dağılamaz - sıkı bir son teslim tarihine sahip bir görevin yarısındasınız. Ping. FOMO grevleri - acil bir mesaj olabilir. Mesajları kontrol etmek için çalışmayı bırakırsınız. Şu anda hiçbir şeyin harekete geçmesi gerekmiyor, bu yüzden görevlerinize geri dönebilirsiniz. Ping. Ping. Daha fazla bildirim. Bu promosyon e-postası yine dikkatinizi dağıtıyor! Şimdi tüm bildirimleri sessize almak istiyorsunuz, ancak kritik bir şeyi kaçırmış olabilirsiniz...

Tanıdık geliyor mu? İster ofiste olun, ister evden çalışın, bu her zaman olur. Ekip sohbeti ve video konferans gibi modern işbirliği teknolojileri, dünyanın herhangi bir yerinden gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmayı kolaylaştırıyor ve son zamanlarda uzaktan çalışmaya küresel geçiş, onlara olan güvenimizi yalnızca artırdı.

Okunmamış bildirimler ve görüntülü toplantılarda boğulana kadar bu iyi bir şey. Özellikle dağıtılmış ve uzak ekiplerde, gerçek zamanlı iletişimin varsayılan olarak kullanılması, insanların işbirliği yapmak için garip saatler çalışmasına neden olur ve bu da iş-yaşam dengesinin zayıf olmasına ve çalışanların tükenmesine neden olur.

Çözüm? Asenkron iletişim .

Asenkron iletişim nedir?

Eşzamansız (eşzamansız) iletişim, ekibinizin birlikte çevrimiçi olması gerekmediğinde gerçekleşir, bu nedenle gerçek zamanlı yanıt beklentisi yoktur. Anında yanıt beklemeden bir e-posta göndermek, iş arkadaşlarınızı güncel tutmak için bir Flock kanalında bir mesaj bırakmak ve sesli notları paylaşmak, tüm zaman uyumsuz iletişim biçimleridir.

Asenkron iletişimin faydaları

Asenkron iletişim, çalışanlara zamanları üzerinde daha fazla kontrol, daha fazla özerklik ve daha az dikkat dağınıklığı sağlayarak harika işler yapmaya odaklanmalarını sağlar. Hem uzak, hem dağıtılmış hem de ofis içi ekipler için idealdir. Gelişmiş üretkenlikten daha mutlu çalışanlara, asenkron iletişimin temel faydaları şunlardır:

Çalışanlar odaklı, üretken kalır

Eşzamanlı (gerçek zamanlı) iletişim anında eylem gerektirir; bir mesajı yanıtlamak, bir aramayı yanıtlamak veya bir toplantıya katılmak için üzerinde çalıştığınız her şeyi duraklatırsınız. Bu, akışınızı anında bozar ve odaklanmış iş yapmayı neredeyse imkansız hale getirir.

Irvine, California Üniversitesi'nde dijital dikkat dağınıklığı üzerine çalışan Gloria Mark, bir kesintiden sonra orijinal göreve dönmemizin yaklaşık 25 dakika sürdüğünü söylüyor. Bu nedenle, düzenli görevlerde bile günde yarım düzine kez kesintiye uğramak, önemli bir üretkenlik kaybına neden olur.

Asenkron iletişim ile zamanınız ve odak noktanız üzerinde kontrol sizde. Gelen kutunuzu ne zaman kontrol edeceğinize, örneğin Flock'ta "Rahatsız Etmeyin"i tetikleyeceğinize veya diğer uygulama bildirimlerinin sesini ne zaman açacağınıza siz karar verirsiniz. Bu, sizin ve iş arkadaşlarınızın birbirinizi kesmeden birlikte çalışabileceğiniz ve odaklanmış çalışmaya zaman ayırabileceğiniz anlamına gelir. Tüm mesajlar yine de yanıt alır, ancak her bir ekip üyesi için uygun olan bir zamanda. Toplantıları çakışan saatler (veya ofis içi ekipler için her gün belirli saatler) için kaydedersiniz, böylece herkes işine odaklanmaya devam eder.

Saat diliminden bağımsız işbirliği

Eşzamansız olarak iletişim kurmak, saat dilimi farklılıklarının işin önüne geçmemesini sağlar. Uzak bir işyerinde, bir fikri tartışmak için birinin masasına uğrayamazsınız. Bu nedenle, çalışma saat dilimleri/esnek çalışma saatleri arasında koordine edildiğinde, gerçek zamanlı yanıtlar beklemek veya çalışanlardan çalışma saatleri dışında sanal toplantılara katılmalarını istemek verimsizdir.

Zaman uyumsuz iletişim, çalışanların check-in yapmasına, fikirleri tartışmasına ve ilerlemeyi kendi zamanlarında paylaşmalarına izin vererek bilgi paylaşımının önündeki engelleri kaldırır. Ayrıca, ekibinizin gerçekten önemli şeyler (ekip toplantıları, 1:1'ler, günlük kafeler vb.) için değerli çakışma saatlerinden tasarruf edebileceği anlamına gelir.

Daha mutlu ve sağlıklı çalışanlar

Asenkron iletişim, çalışanların kendi zamanlarında yanıt vermelerini sağlar; FOMO dahil değildir, bu da uzaktan işbirliğini daha az stresli hale getirir. Gerçek zamanlı iletişime aşırı güven, iş yerinde "her zaman açık" bir kültürü de teşvik eder. Bu stresli rutin, tükenmişliği neredeyse kaçınılmaz kılıyor.

Çoğu uzaktan çalışan, iletişim saatlerini, iş arkadaşlarının gerçek zamanlı konuşmalar ve toplantılar için ne zaman müsait olacaklarını bilmeleri için ayarlar. Sonuç? Daha mutlu, daha sağlıklı ve daha üretken ekipler.

Düşünceli iletişimi teşvik eder

E-posta, Asana görevleri ve hatta Google Dokümanlar'daki yorumlar aracılığıyla eşzamansız olarak iletişim kurmak, anında yanıtları azaltmaya yardımcı olur ve tepki vermeden önce düşünmeyi teşvik eder. Ekibinize, düşünceli, rasyonel, daha anlayışlı yanıtlar oluşturmadan önce ihtiyaç duydukları tüm bilgileri işlemesi için zaman verir.

Basecamp Kurucusu ve CEO'su Jason Fried'in yazdığı gibi, "Uzun süre tartışılmaya değer çoğu şey, zaman içinde ayrıntılı olarak tartışılmaya değer." Ekip sohbeti - gerçek zamanlı veya başka türlü - bu konuşmalar için her zaman en iyi yer değildir. Sohbetin her seferinde bir satırlık doğası, bir iş arkadaşının yanıtıyla kesintiye uğramadan bir fikri tam olarak sunmayı zorlaştırabilir. Jason en iyisini söylüyor: "Herkesin tek tek konuştuğu ve siz amacınızı ortaya koymaya çalışırken insanların sizi sürekli böldüğü bir toplantıda olduğunuzu hayal edin. Hiç bir yere varır mısın? Ve sonsuza kadar sürmez mi?”

Dokümantasyon ve şeffaflığı iyileştirir

Bir toplantıda olanlar, birileri not almadıkça neredeyse her zaman toplantıda kalır. Buna karşılık, asenkron iletişim varsayılan olarak belgelenmiştir. Bir Asana görevine yorum bıraktığınızda, kayıt var olur ve aylar sonra başvurulabilir. Ekip üyeleri zaman uyumsuz olarak iletişim kurarak araması, paylaşması ve kendi hızlarında referans alması kolay yazılı bir kayıt oluşturur. Örneğin, Flock'taki tüm iletişim kolayca aranabilir ve ekip üyeleri daha sonra başvurmak üzere önemli dosyaları/mesajları sabitleyebilir. Son olarak, kullanışlı belgelere sahip olmak kuruluş genelinde şeffaflığı artırarak iletişim kesintilerini önleyebilir ve herkesin senkronize olmasını kolaylaştırabilir.

Asenkron iletişim için Flock'u kullanma

Flock kullanan asenkron iletişimin birçok faydası tek kelimeyle özetlenebilir: erişilebilirlik . Flock, tüm işinizi tek bir çatı altında toplayarak şirketinizin çalışanlarına, projelerine ve ilerlemesine doğrudan bir bakış açısı sunar. Bu, üst düzey liderlerin mikro yönetime gerek kalmadan herkesin çalışmalarını yakından takip etmelerini sağlar. Ayrıca, çalışanların her beş dakikada bir senkronizasyona gerek kalmadan çapraz işlevli işbirliği yapmalarını sağlar.

İşletmenizin her gün Flock'u nasıl kullandığına ilişkin birkaç ince ayar ile çalışanlarınız, işlerini her yerden halletmek için en iyi gerçek zamanlı ve eşzamansız iletişimi bir araya getirebilir.

Doğru beklentileri belirleyin

Ekibinize nefes almaları ve ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için yer verin. Güncellemeler eşzamansız olarak akabilir - eşzamansız durum güncellemeleri için özel bir Flock kanalı oluşturun - ve anında bilgilendirileceksiniz, böylece onların boyunlarını aşağı çekmenize gerek yok. Beyin fırtınası oturumları, toplantılar, 1:1'ler ve şirket belediye binaları gibi gerçek zamanlı etkinlikleri her gün birkaç saatle sınırlayın ve geri kalanı için varsayılan olarak eşzamansız iletişimi seçin. Dağıtılmış ekipler için bu, önemli şeyler için çakışma saatleri ayırmak anlamına gelir. İş günlerinin geri kalanı, garip saatlerde çalışma baskısı olmadan odaklanmış iş için olabilir.

Aşırı iletişim için varsayılan

Flock iletişimi kolaylaştırır, ancak bu tembel olmak için bir neden değildir. Eşzamansız olarak iletişim kurmak, takiplerin dakikalar yerine saatler sürmesi anlamına gelir. Mümkün olduğu kadar çok ön bilgi sağlamak, daha az takip anlamına gelir ve alıcılar işe gidip mesajınızı okuduklarında ihtiyaç duydukları her şeyi alırlar. Bu nedenle, varsayılan olarak aşırı iletişim kurun ve zaman uyumsuz mesajlarınızın, uygun olduğunda dahil edilen zaman çizelgeleri ile net ve ayrıntılı olduğundan emin olun.

Paylaşılan yapılacaklar ile işleri takip edin

Ekibinize eylem öğeleri atamak, bitiş tarihlerini belirlemek ve ilerlemeyi izlemek için toplantılarda Flock'un paylaşılan yapılacaklar listesini kullanın. Paylaşılan bir yapılacaklar güncellendiğinde veya tamamlandı olarak işaretlendiğinde tüm Kanal üyelerine bilgi verilir, böylece herkes başka bir "güncelleme" toplantısı olmadan senkronize halde kalır. Flock'un paylaşılan yapılacaklar botu, görevin bittiği gün atananlara hatırlatıcılar göndererek son teslim tarihini kaçırmayı imkansız hale getirir.

Ayrıntılı açıklamalar için sesli notları kullanın

Kısa mesajlar harikadır, ancak bazen yüksek sesle konuşmak, yalnızca zamandan tasarruf etmek için değil, aynı zamanda niyeti iletmek için de daha iyi çalışır. Sesli Notlar, ayrıntılı bir açıklama paylaşmak veya kaba görünmeden geri bildirim bırakmak istediğinizde mükemmeldir. Aklınızdakileri paylaşmak için bir düğmeye dokunmanız yeterlidir; alıcılar istedikleri zaman dinleyebilir. Bu, geçici “küçük bir sorum var” toplantılarından birkaçını da günlerinizden çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Her şey için hatırlatıcı ayarla

Eşzamansız etkileşimlerle, takipler, alıcıların kendi zamanlarında yanıt vereceği beklentisiyle gelir. Bazen, işler çatlaklardan düşer ve bir konuşma kaybolur. Doğrudan Flock Kanalları veya kişisel alanınızda görevler ve takipler için hatırlatıcılar ayarlayarak bundan kaçının.