En İyi 5 Finansal Belge Yönetim Yazılımı

Finansal belge yönetimi yazılımı ile finansal verilerinizi düzenli tutun.

Şunu hayal edin: bir muhasebecisiniz ve her gün mali tabloları, bilançoları ve diğer mali kayıtları yönetmek için saatler harcıyorsunuz. Bu belgeler genellikle hassas veriler içerdiğinden, bunları güvenli bir şekilde saklamanız ve düzenlemeniz gerekir. Bunu yapmanın en iyi yolunu bulmakta zorlanıyorsanız, bir belge yönetimi çözümü kullanabilirsiniz.

Doküman yönetimi yazılımı, finansal dokümanları kolayca organize edebileceğiniz ve alabileceğiniz bir şekilde saklamanıza olanak tanır. Araç ayrıca verilerinizi parola ile korumanıza ve seçilen kullanıcılara bu verilere erişme yetkisi vermenize olanak tanır.

Bu makale, kullanıcı incelemelerine göre en iyi beş finansal belge yönetimi yazılımını alfabetik sırayla vurgulamaktadır. Her ürün için genel kullanıcı puanlarının yanı sıra en yüksek puan alan parametreyi, sektör profesyonellerinden inceleme alıntılarını ve ürün fiyatlandırmasını dahil ediyoruz. Daha fazla oku.

1 kutu

Aşağıda, Box'ı belge yönetimi için kullanmış olan finansal hizmetler uzmanlarından bazı inceleme alıntıları verilmiştir:

"Belgeler ve bilgiler için şirket içinde oluşturulmuş bir depolama kullanmaktan vazgeçtik ve esneklik ve entegrasyon harika bir deneyim oldu. Box'ın yeterli depolama alanı sunduğunu ve özelleştirilmiş görünümlerin en çok kullanılan noktalara göz atmayı ve bunları favorilere eklemeyi kolaylaştırdığını görüyorum. "

"Box'ın kullanımı kolaydır ve bilgisayar ve telefon uygulamaları sorunsuz çalışır. Ayrıca, önceden kurulu yazılım olmadan bir PC'de çalışıyorsanız, çevrimiçi arayüz harika bir alternatiftir. Box'ın fiyatı, 10 GB ücretsiz depolama alanıyla uygundur. özel kullanım ve yıllık ön ödeme için indirimler mevcuttur."

"Box Software, kullanıcıların büyük dosyaları paylaşmasına ve depolamasına, kolay erişim için tüm dosyaları merkezi bir konumda toplamasına ve dosyalara eşitlemesine olanak tanıyan, güvenilir ve şifreli bir bulut depolama ve içerik yönetimi yazılımıdır."

"Box hakkında en sevdiğim şey kullanım kolaylığı. Tüm kullanıcılar düşünülerek tasarlandı. Tüm dosyalarımın tek bir yerde olması, aradığım şeye erişmemi kolaylaştırıyor."

"En çok bu yazılımın kullanımının çok kolay olmasını sevdim. Temelde aynı şeyi yapan ve aynı özelliklere sahip olan box.com'a benzer başka bir ürün kullandım, ancak Box.com çok daha sezgisel ve herhangi bir sorun olmadan anlaşılması daha kolay. herhangi bir yön."

Tüm Box incelemelerini buradan okuyun.

2. Dropbox İşletmesi

Dropbox Business'ı belge yönetimi için kullanmış olan finansal hizmetler uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

"Dropbox ile ilgili en iyi şey, mevcut cihazlarımıza kolay entegrasyondur. Windows 10'a yüklendiğinde, Dropbox klasörü Dosya Gezgini'nde başka bir klasör olarak görünür ve kullanımı sabit sürücünün bir parçasıymış gibi kolaydır. doğrudan Epson Yazıcı/Tarayıcımıza entegre edilmiştir ve belgeleri doğrudan Dropbox'a tarayabilir ve belge üzerinde hemen çalışabiliriz. 3. taraflarla dosya paylaşımı, bir bağlantıyı e-postayla göndermek kadar kolaydır."

"Dropbox, e-imza özelliği, Dropbox kağıdı ve veri ve belge aktarımı için büyük dosya boyutuna sahip olması nedeniyle iş ihtiyaçlarına çok uygun en iyi bulut depolama alanlarından biridir. Slack ile entegrasyon, dosya göndermemizi de sağladı. uygulamaya daha kolay."

"Dropbox Business, çevrimiçi toplantıları bir çırpıda düzenlemeyi kolaylaştırdığı için en sevdiğim internet araçlarından biridir. Bu programın ortamı dosya depolamayı, gelişmiş belge paylaşımını ve görüntülemeyi basitleştirir. Deneyimlerime göre bu araç, güvenli bir ortamı korurken ekip işbirliğini teşvik ediyor. Dropbox Business kullanıcı dosyaları için birçok düzeyde güvenlik sağlamak için kullanılır ve uygulamanın güvenlik prosedürleri, kullanıcı verilerinin güvende tutulmasını sağlamak için yüksek standartlara ayarlanmıştır."

"Dropbox Business, tüm dosyaları kolaylıkla yükleyebileceğim, düzenleyebileceğim, işbirliği yapabileceğim, paylaşabileceğim ve depolayabileceğim tek bir platform sunarak bana dosyaları yönetme konusunda en iyi deneyimi sundu. Depolanan dosyalara ihtiyaç duyulduğunda her yerden ve her yerden kolayca erişilebilir."

"Dropbox hakkında en sevdiğim şey, kullanımı kolay ve dosyalarınızı koruyor ve ayrıca dosyalarınızı düzgün bir şekilde organize ediyor."

Gerçek tüm Dropbox Business incelemeleri burada.

3. Google Drive

Doküman yönetimi için Google Drive'ı kullanmış olan finansal hizmetler uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

"Ücretsiz olarak 15 GB'a kadar depolama olanağıyla kullanımı kolay. Ücretli planlar ucuzdur ve çok çeşitli ek işlevsellik sağlar. Dosyaları bağlantı veya e-posta yoluyla başkalarıyla paylaşmak için harikadır. Ayrıca Google Cloud ile sorunsuz entegrasyon sağlar Veri işleme ve analitik için platform hizmetleri."

"En çok sevdiğim özellikler: ücretsiz depolama; çevrimdışı ve çevrimiçi erişilebilirlik; bir dosyanın gizliliği seçeneği. Evet, ürünün/yazılımın kullanımı gerçekten kolay ve teknik bilgisi olmayan kullanıcılar için bile kullanıcı dostu. Evet, işim veya e-kitaplara veya ücretsiz belgelere erişim gibi diğer kullanımlar söz konusu olduğunda entegrasyon süreçleri sorunsuz ve ustalaşması kolay."

"Google Drive'ın sahip olduğum tüm cihazlarla uyumlu olmasını gerçekten seviyorum ve her ihtiyacım olduğunda bulut depolama alanındaki tüm verileri gerçekten kolay bir şekilde toplayabiliyorum ve bu verileri çok hızlı işliyor. biri özel erişim için, diğeri ise genel erişim içindir, bu da paylaşım sürecini daha esnek hale getirir."

"Google Drive, tüm kuruluş dosya ve belgelerini tutabilen devasa bulut depolama alanları sunuyor. Virüs taraması gibi şifreleme ve dosya koruma özellikleri, tüm dosya ve belgelerin yetkisiz erişim, kötü amaçlı yazılım, istenmeyen e-posta dahil olmak üzere her türlü güvenlik ihlaline karşı çok güvenli kalmasına yardımcı olur. , fidye yazılımı veya kimlik avı. Ayrıca, veri kurtarmayı çok basit hale getiren çok kullanışlı veri yedekleme işlevlerine de sahiptir. Dosyalarınızı ve belgelerinizi düzenli tutmanın yanı sıra, bunları paylaşmayı da kolaylaştırır."

"Google Drive, diğer herhangi bir dosya depolama platformuna benzer, ancak Google üretkenlik araçlarının doğrudan entegre edilmesi gibi ek avantajlara da sahipsiniz. İşletim sisteminizin dosya gezgini aracılığıyla Google Drive."

Tüm Google Drive incelemelerini buradan okuyun .

4.Microsoft 365

Belge yönetimi için Microsoft 365 kullanmış olan finansal hizmetler uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

"Okul, iş veya kişisel kullanım için ihtiyaç duyabileceğiniz her şeye sahip, gerçekten uygun bir üretkenlik programı. Her yerden erişebilmenizi sağlamak için belgeleriniz için makul miktarda depolama alanına sahiptir. En basit kullanıcının bile kullanmasına izin veren birçok yeteneğe sahiptir. en iyi sonuçları elde edebiliyor ve ayrıca daha fazlasını isteyenler için birçok gelişmiş özelliğe sahip."

"Tüm şirketimizin daha üretken olmasını, daha kolay işbirliği yapmasını sağlıyor ve yazılım maliyetlerinde bize çok para kazandırıyor."

"Office 365, e-postadan bulut depolamaya kadar geniş bir ürün yelpazesi sunuyor. Daha kolay kullanım için ürünleri sürekli olarak geliştiriyorlar. Kullanıcı belgelere ve e-postalara her yerden erişebilir Fiyatlandırma çok makulKüçük ve büyük şirketler için harika çalışıyor Ürünler evrenseldir, işbirliği yapabilirsiniz. dünyanın herhangi bir yerinden herhangi biriyle. Binlerce uygulamayı farklı ürünlere dahil edebilirsiniz, bu kullanıcı dostudur"

"Office 365 benim için bir yaşam biçimi ve işimi yapmamı ve harika sonuçlar almamı sağlıyor. Kullanım kolaylığı, istediğim kadar yaratıcı olmamı sağlıyor ve ürünlerin çoğu, benim için geçerli olan şablonlar ve tasarım fikirleri sağlıyor. büyük yardım.Öğrenmek için fazla zaman harcamak zorunda kalmayacağınız, kullanımı kolay ürünler istiyorsanız, Microsoft 365 sizin için mükemmel."

"Klavye kısayollarıyla kullanımı kolay ve sezgisel. Arama işlevleri yardımcı oluyor ve merkezileştirilmiş hesap konumu, yazılımın indirilmesini kolaylaştırıyor."

Gerçek tüm Microsoft 365 incelemeleri burada .

5. Fikir

*Analiz, Aralık 2022 itibarıyla doğrudur

En yüksek puan alan parametre: Para için değer - 4,87

Yaygın olarak kullanılanlar: Küçük işletmeler

Fiyatlandırma: Kullanıcı başına aylık 8 ABD doları (yıllık faturalandırılır)

Belge yönetimi için Notion'u kullanmış olan finansal hizmetler uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

"GUI basit ama çok zarif ve modern görünüyor. Tüm öğeler sorunsuz ve çevresinde düzenlenmesi kolay. Düzenleme deneyimi harikaydı."

"Notion, işimi organize etme şeklimden çok büyük bir adım... (slack'te kendi kendime mesajlaşma veya masaüstü yapışkanları kullanma). Kullanımı son derece kolayken bu kadar özelleştirilebilir olmasına bayılıyorum. 5'te aldım dakikalar ve işimde hemen daha düzenli hale geldi. Henüz Notion'ın tam gücünü keşfetmedim ama şimdiye kadar yeni bir sayfa oluşturma ve onu orijinal sayfaya bağlama becerisini seviyorum."

"Görev ve proje yönetimi açısından kullanımı, detaylandırılması ve uygulanması çok basit. Bunu öncelikle işte kullanıyorum ama aynı zamanda kişisel hedef belirleme ve takip için de seviyorum."

"Her şeyden önce, kullanıcı arayüzü yalnızca navigasyonun kendisi için değil, aynı zamanda minimalist olduğu ve kullandığım diğer araçların dikkatini dağıtmadığı için gözler için de çok kolay. Kullanımının aşırı karmaşık olmamasını gerçekten seviyorum. basit dokümantasyon yapmak istiyorsanız ve sonunda daha karmaşık özelliklere ihtiyaç duyuyorsanız, öğreticiler bulmak kolaydır. Ve her zaman yardımcı olacak kullanışlı bir şablon vardır."

"Ekibim, birlikte çalışmak ve tüm kolektif çalışmalarımızı barındırmak için Notion'dan yararlanıyor. Eğitim materyallerini depoladığımız ve yeni projeler planlamamıza yardımcı olduğumuz yer burası. Bir ton yerleşik özelliği var ve ne kadar kolay olduğunun büyük bir hayranıyım. gezinmektir."

Gerçek tüm Notion incelemeleri burada .

Belge yönetimi araçları hangi özellikleri sunar?

Doküman yönetimi araçları aşağıdakiler gibi temel özellikler sunar:

• Belge yakalama : Kağıt belgeleri tarayın, dijital dosyalara dönüştürün ve bunları yazılıma taşıyın.

• Belge saklama : Kolay erişim için belgeleri merkezi bir yerde saklayın.

• Tam metin arama : Yalnızca bölümlerde değil, belgenin tamamında belirli metni arayın.

Bu yazıda listelenen tüm ürünler yukarıda belirtilen özellikleri içermektedir.

Bu temel özelliklerin yanı sıra, belge yönetimi araçları da genellikle şunları sunar:

• Erişim denetimleri ve izinler

• Arşivleme ve saklama

• Işbirliği araçları

• Uyumluluk takibi

• Belge sınıflandırması

• Dosya dönüştürme

• Dosya paylaşımı

• Optik karakter tanıma

• Sürüm kontrolü

Finansal işiniz için doğru belge yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

Ne arayacağınızı bilmiyorsanız, yeni bir araca yatırım yapmak zor olabilir. Daha iyi bir seçim yapmanıza yardımcı olmak için, finans işiniz için belge yönetimi yazılımı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler şunlardır:

• Belge alma seçeneklerini kontrol edin : Bir noktada işlemleri doğrulamak için eski bir belgeyi almanız gerekebilir. Böyle bir senaryo geldiğinde, silinmiş veya arşivlenmiş dosyaları aramak için bir seçeneğe ihtiyacınız olacaktır. Satıcınıza, yazılımlarının gerektiğinde dosyaları almak için kullanabileceğiniz bir seçenek sunup sunmadığını sorun.

• Belge düzenleme özelliklerini analiz edin : Finans kurumunuzun saklaması gereken çok sayıda belgeye sahip olması gerekir. Belirli bir belgeyi arayabilmek istiyorsanız, belgeleri indeksleme veya numaralandırma yardımıyla veya klasörler biçiminde düzenlemenize olanak tanıyan bir araç istiyorsunuz. Satıcınıza, belge yönetim araçlarının bu özelliklerle birlikte gelip gelmediğini sorun.

• Mobil uygulaması olan bir araç arayın : Mobil uygulaması olan belge yönetimi yazılımı, hareket halindeyken belgelerinize erişmenizi sağlar. Mobil uygulama aynı zamanda bir mobil cihaz aracılığıyla kağıt belgeleri taramanıza ve dijital kopyalar oluşturmanıza olanak tanır. Bu özelliklerden yararlanabileceğinizi düşünüyorsanız, mobil uygulama ile bir finansal belge yönetimi çözümü arayın.

Satın almadan önce yazılım satıcılarına sorulacak yaygın sorular