Neden Dış ve İç İletişimin Birlikte Çalışması Gerekiyor?

Etkili iletişim, işyeri verimliliği ve kurumsal büyüme için esastır. Bu iletişim kanalları iç ve dış olarak sınıflandırılabilir: Birincisi şirket içindeki çalışanlar arasındaki iletişimi içerirken, ikincisi kuruluş dışındaki paydaşlarla paylaşılan bilgilere bakar. Her iki iletişim biçimi de organizasyonun verimli çalışmasını sağlamada önemli bir rol oynamaktadır.

Açık iç iletişim kanalları, tüm ekip üyelerinin aynı sayfada olması gerektiğinden hem ofis içi çalışanlar hem de uzaktan geliştirme ekipleri için önemlidir. İç iletişim bozulduğunda, kafası karışmış çalışanlar ve düşük üretkenlik anlamına gelir. Çalışanlar birbirlerinden ve organizasyondan yabancılaşmış hissedecekleri için genel büyümeyi de engelleyecektir.

Ayrıca, işletmenizin dışarıdakiler arasında mükemmel bir itibara sahip olabilmesi için güçlü dış iletişim kanallarına sahip olmak zorunludur. Dış iletişimin şemsiyesi müşterileri, ortakları, diğer paydaşları ve daha büyük nüfusu içerir. Dış iletişim kanalları aynı zamanda hisse senedi fiyatları ve finansman gibi mali kaygıları da belirleyerek bu kanalları önemli bir bilgi paylaşımı yöntemi haline getirir.

İç ve dış iletişim, düzgün bir bilgi akışı kanalı oluşturmak için birlikte çalışmalıdır. Küçük işletme VoIP veya e-posta yoluyla müşterilerle iletişim kurmaya kıyasla dahili ekip üyelerinin birbirleriyle farklı iletişim kurduğu doğru olsa da , şirketin tutarlı bir imaja ve mesaja sahip olması yine de önemlidir.

Kaynak: Ragan'ın 2022 Maaş Anketi ve İşyeri Kültürü Raporu

Ancak bunun yalnızca bu iki kişilerarası iletişim biçiminin uyum içinde kullanılması durumunda gerçekleşebileceğini hatırlamak önemlidir. Bu makalede, dahili ve harici iletişimin birlikte çalışmasının neden önemli olduğunu daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

Dahili ve Harici İletişim

Bu iletişim yöntemlerinin birlikte nasıl ve neden daha iyi çalıştığına dalmadan önce, ne anlama geldiklerine daha yakından bakalım:

İç İletişim

İç iletişim, bir organizasyonun üyeleri arasında geçen bilgi akışıdır. Bu akışı artırmak ve mümkün olduğunca verimli hale getirmek için kullanılabilecek hem bulut üzerinden hem de şirket içinde çeşitli araçlar vardır. Dahili iletişim, çalışanlara gönderilen e-postaları, amaç ve hedeflerin listelerini, standart çalışma prosedürünü (SOP'ler), yönergeleri ve daha fazlasını içerir.

Dört tür iç iletişim vardır:

1. Dikey : farklı hiyerarşik seviyelerdeki ekip üyeleri birbirleriyle konuşur

2. Aşağıya doğru : daha yüksek bir liderlik pozisyonundaki bir çalışan, hiyerarşide daha düşük bir ekip üyesiyle iletişim kurar

3. Yukarıya doğru : çalışanlar yöneticileriyle veya amirleriyle konuşur

4. Yatay : aynı hiyerarşik seviyedeki üyeler işi tartışır

Dış İletişim

Dış iletişim, şirketin dışındaki kişilerle paylaştığı bilgilerdir. Bir hayır etkinliği hakkında önemli bir basın açıklaması yayınlayan veya genel halk için bir PSA yükleyen bir kuruluşu düşünün. Şirketten olmayan bir paydaşa iletilen her şey, çalışan savunuculuğu çabalarınız da dahil olmak üzere dış iletişim olarak sayılır. Bunlar hem resmi hem de gayri resmi olabilir.

Resmi olarak, marka bilinirliği, marka imajı ve itibar oluşturmak için harici iletişim kanalları kullanılır. Şirketler, müşterilerin belirli bir imaja sahip olmasını ister. Bu nedenle reklamlar yaratırlar, çalışan marka savunuculuk programlarını geliştirirler ve ürün veya hizmetlerini öne çıkaran raporlar yayınlarlar. Bazı kuruluşlar, paydaşlara ulaşmak için çağrı merkezleri kurarken, diğerleri bulut PBX çözümlerini kullanır. Bu, harici ortaklarla şeffaf bir iletişim akışı kurmakla ilgilidir.

Neden İç ve Dış İletişimlerin Birlikte Çalışması Gerekiyor?

SmallBizGenius'a göre, tüketicilerin %82'si özelleştirilmiş içeriği okuduktan sonra bir marka hakkında daha olumlu hissediyor. Bunun anlamı, insanların kendileriyle anlamlı bir şekilde konuşan ve gereksiz bilgilerle spam göndermeyen bir şirkete güvenme olasılıklarının daha yüksek olmasıdır. Tutarlı dış iletişim, yalnızca güçlü dahili iletişim kanallarına sahip bir şirkette gerçekleşebilir.

Markalarının ne hakkında olduğunu bilen çalışanlar, bu temel mesajı daha geniş bir kitleye iletebilir. Ne tür bilgiler iletebilecekleri, hangi ses tonunu kullanmaları gerektiği ve işletmenin ne tür bir marka imajı oluşturmaya çalıştığı konusunda sürekli olarak bilgilendirilmelidirler. Bu iletişim kanallarının ikisi birlikte çalışmıyorsa, organizasyon gevşek bir şekilde yığılmış bir kart evi gibi dağılabilir.

İç ve dış iletişim birlikte çalıştığında neler olduğuna daha yakından bakalım:

1. Artan Yatırım Getirisi (ROI)

İşletmelerin çeşitli departmanlar için farklı Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) belirlediği doğru olsa da asıl amaç kâr elde etmektir. Kimse sırf estetik sosyal medya paylaşımları yapmak ve buna bir gün demek için işe girmez. Sonuçta, her şey ne kadar sattığınız ve bunu ne kadar iyi yaptığınızla ilgilidir.

İç ve dış iletişimlerini uyumlu hale getiren markalar, yapmayan markalara kıyasla daha yüksek bir yatırım getirisinden yararlanır. Bu, kuruluşunuzun içindeki ve dışındaki tüm temas noktalarında tutarlı iletişim sayesinde standartlaştırılmış hizmet ve/veya kaliteye yol açar. Müşterileriniz, sürekli olarak en iyiyi sunmak için şirketinize güvenebilecek, sadakat ve yeni potansiyel müşteriler edinmenizi sağlayacak.

Kaynak: İşletmenizdeki Dahili İletişimi Anlama ve Geliştirme Rehberi

2. İş Büyümesini Artırır

Başarılı işletmeler hızla genişler. Meta, büyümeyi kolaylaştırmak için Instagram'ı satın aldı ve Google, YouTube'u devraldı. Hızlı büyüyen markalar sıklıkla satın almalar ve birleşmeler gerçekleştirir ancak bu hamleler, onlar için çalışan insanlar için sürpriz olmamalıdır.

Çalışanlara şirketlerindeki değişiklikler en kısa sürede bildirilmeli ve dış kaynaklardan öğrenilmemelidir. Bu yalnızca çalışanların güvenini ve üretkenliğini engellemekle kalmaz, aynı zamanda ürün lansmanlarını geciktirebilir ve entegrasyon yazılımı araçlarının ve diğer dahili girişimlerin uygulanmasını yavaşlatabilir. Çalışanlarınız bilgilendirilmemiş veya eğitilmemişse, bu bilgileri müşterilere, ortaklara veya satıcılara iletemezler ve bu da karışık konumlandırmanın iletilmesine yol açar.

Çalışanlar bilgilendirildiğinde (iç iletişim), bilgiyi anlamlı bir şekilde yayabilir (dış iletişim), size daha güçlü bir itibar ve daha iyi marka imajı verir. Bu aynı zamanda yeni teknoloji veya yazılım araçlarının uygulanmasında aksaklıklar olmayacağından işletmenizin büyümesini artırmaya da yardımcı olacaktır.

3. Çok Sayıda Marka Elçisi Yaratır

Etkili iç iletişim, daha sonra işletmeniz için marka elçileri yaratan çalışan savunuculuğuna yol açar. Markanın içinden, organizasyonun temel mesajına gerçekten inanan çalışan savunucularına sahip olmak inanılmaz derecede faydalıdır. Daha sonra faydalı bilgiler verebilir, daha kaliteli sohbetlere katılabilir ve size daha iyi bir yetenek havuzu sağlayabilirler.

Daha fazla ağızdan ağza pazarlama istiyorsanız, çalışan marka elçileri işinize yarayabilir. Örneğin, şirketin, işletmenin çevrimiçi işlemleri için anabilgisayarın modernizasyonuna dahil olduğu teknoloji alanında çalışan kişileri ele alalım. Bu oldukça spesifik bir niş, ancak işletme çalışanlarının hemen sosyal erişimi içinde teknolojiyle ilgilenen insanlar olabilir. Bu demografiyi hedeflemek, ne kadar spesifik olursa olsun, işletmenin ürününe olan ilgiyi hızlandırabilir. Sonunda bu, daha fazla kişinin işletme açılış sayfasını ziyaret etmesine ve yeni özelliği denemesine neden olabilir.

Hevesli şirket içi marka elçileri de, işteki herhangi bir gelişme hakkında daha geniş kitleyi bilgilendirmeye istekli olacaklardır. Paylaşılan bilgilerin marka imajıyla tutarlı olmasını sağlayacaklar ve daha fazla müşteri çekmenize yardımcı olacak parlak bir metin yazacaklar.

4. Çalışanların Yeni Beceriler Öğrenmesini Sağlar

Genel iletişim kanallarınızı yöneten birini işe almanız gerektiğinde ne olur? Dahili iletişim veya harici bilgi paylaşımı konusunda uzman birini mi seçersiniz? Doğru cevap, seçim yapmanıza gerek yok. Bu rol için ideal işe alım, her ikisini de nasıl yapacağını anlayan kişidir.

Dahili ve harici iletişimlerinizi hizaladığınızda, mevcut çalışanlara farklı şapkalar verir ve becerilerini geliştirirsiniz. Örneğin, BT rolündeki biri, geliştirme için mikro hizmetler hakkında bilgi edinebilir ve bu da yararlı bir karma çalışma rolüyle sonuçlanabilir. İç ekip üyelerini de motive etmek için dış paydaşlarda kullandıkları stratejilerin aynısını kullanabilirler.

Bu, hem uzaktaki hem de sahadaki çalışanlar için geçerlidir. Bir pazarlama uzmanı, "bulut iletişimi nedir" hakkında araştırma yapabilir ve önemli dahili bilgileri iletmek için dahili iletişim yazılımlarını kullanabilir. Yalnızca dahili olarak tutarlı bir marka imajı oluşturmakla kalmayacak, aynı zamanda herkesi, bunu harici olarak nasıl sunacakları konusunda hizalayacak ve işletmeyi, birini kullanabilecekleri iki kişiyi işe alma zahmetinden kurtaracaklardır.

İlgili Riskler Var mı?

Herhangi bir stratejide olduğu gibi, iç ve dış iletişimleri bir araya getirdiğinizde bazı riskler vardır:

İletişim Çabalarının Yamyamlaştırılması

Harici iletişimlerin dahili kanalları geçersiz kılma ve çabalarınızı boşa çıkarma şansı vardır. Bunun nedeni, işletmelerin kâr elde etmesine doğrudan yardımcı oldukları düşünüldüğünde, dış iletişimlere genellikle öncelik verilmesidir.

Dahili iletişim kanallarının dolaylı bir etkisi vardır ve satış odaklı işletme sahipleri onları bir kenara bırakabilir. Bu ikisini birleştirmek, dahili iletişim kanallarının harici olarak ele geçirilmesine neden olabilir, bu da muhtemelen çalışanların kendilerini değersizleştirilmiş veya izole edilmiş hissetmelerine neden olabilir.

Güvenlik riskleri

Çok fazla aşçının meşhur tencereyi karıştırdığı gibi, çok fazla hibrit profesyonel bazı güvenlik risklerine neden olabilir. Aynı kişi hem iç hem de dış iletişim kanallarına baktığında insan hatası göz ardı edilemez. Şirketin sosyal medya sayfasında yanlışlıkla dış paydaşlar için olmayan bir şey yayınlayabilirler.

Ayrıca, satıcılarla ilgili hassas bilgileri yanlışlıkla çalışanlarla veya ekip üyeleriyle paylaşma ihtimalleri de vardır. Bu, veri ihlalleri veya ekip içinde güven kaybı gibi zor durumlara yol açabilir.

İşletme sahipleri, iç ve dış iletişimleri birleştirirken dikkatli olmalıdır, çünkü çeşitli rollerde oynayan birinin kafası karışabilir veya hata yapabilir. Bu nedenle, dış ve iç iletişim çabalarınızı entegre ederken zaman ayırmaya değer.