Ekibinize zaman takibi ihtiyacını nasıl açıklarsınız?

Zaman takibi, büyüklüğü ne olursa olsun, her şirket için paha biçilmez bir varlık olarak kökleşmiştir. Doğru kullanıldığında büyümeye, finansal istikrara, iş akışının ve iş tatmininin artmasına neden olur. Ancak, kötü bir üne sahip olmadığı için çoğu takım izleme süresinden emin olmayacaktır.

İş gücü yönetimi yazılımı ve hizmetleri sunan birçok şirket, sıkı çalışan izleme yöntemlerinin küçük bir parçası olarak zaman takibine sahiptir. Yakın tarihli bir CNBC özelliği , İşverenlerin Evden Çalışırken Sizi Nasıl Casusluk Yapabileceğine dair birçok insanı (haklı olarak) iş performanslarını izleyen her türlü yazılıma karşı temkinli bıraktı.

İşte bu korkunun bir kısmını azaltmanıza yardımcı olmak ve basit bir zaman izleme yazılımı sunmanın onların mahremiyetini etkilemeyeceğini göstermek için geldiğimiz yer burasıdır. Aslında, çalışan olarak haklarını koruyabilir ve genel olarak daha iyi alışkanlıklar kazanmalarını sağlayabilir.

İş yerinde zaman takibiyle ilgili en yaygın endişeler

Gizliliğimi istila etmek için zaman takibi kullanılacak mı?

Odadaki file değinelim – çalışan izleme ve mahremiyet .

İnsanlar, zaman takibinin sürekli izlemeye ve daha fazla incelemeye açılan bir kapı olduğundan korkuyor.

Bir 2018. BBC makalesinde, birkaç çalışan, çalışanları izlemenin onları nasıl endişeli, korkulu ve stresli hale getirdiğine dair hikayelerini anlatmak için öne çıktı. Birçoğu, izleme araçlarının genel performansa yardımcı olacağı iddialarıyla nasıl uygulandığını vurguladı, ancak bunun dışında her şeyi yaptı.

Aynı makalede, bir kamyon şoförü, takılı kamera ve mikrofonun performansına (hız sınırı, sürüş puanı vb.) nasıl çok fazla konsantre olmasına neden olduğundan bahsetti. Hatta o kadar çok ki, sürüş sırasında anda olmaya daha az odaklandı. Bu kadar yüksek basınç seviyeleri daha düşük performansa yol açabilir ve neredeyse kesinlikle tükenmişlikle sonuçlanabilir.

Doğru nedenlerle zamanı takip etmeyi hedefleyin. Bunu yalnızca tam çalışan izleme için bir test çalıştırması olarak kullanmayın, çünkü şüphesiz kazanabileceğinizden daha fazlasını kaybedeceksiniz.

8 saat boyunca tamamen üretken olmam beklenecek mi?

21. yüzyılda olmamıza rağmen hala 19. yüzyıl iş akışını bekliyoruz.

Sanayi Devrimi'nden bu yana, işçilerin haftada 6 gün, günde 16 saatten fazla çalışması bekleniyordu. 1938'de yürürlüğe giren Adil Çalışma Standartları, sırf emeğin doğası değiştiği için çalışma saatlerini haftada 40 saatle sınırlayarak bunu düzeltmeyi başardı.

Peki neden hala işe aynı şekilde davranıyoruz?

Collective Campus CEO'su Steve Gaveski, modernleşmenin, teknolojik ilerlemelerin ve internetin çalışma şeklimizi, 1938'dekine göre nasıl büyük ölçüde değiştirdiğine dikkat çekiyor. tüm 8 saat boyunca üretkenlik.

Alman startup Rheingans Digital Enabler , kendi CEO'su Lasse Rheingans'ın yaptığı bir deneyde kobaydı. Çalışanlarının, üretkenliklerini ve iş kalitelerini artıracağına inanarak, 8 saatlik bir çalışma gününden 5 saatlik bir çalışma gününe geçip geçemeyeceklerini görmek istedi. Söylemeye gerek yok ki, deney bir başarıydı ve çalışanların kendileri gelişme hissettiler, çünkü çalışma günlerinin tamamı boyunca denemek ve üretken olmak için baskı hissetmediler.

Dikkat dağıtıcı şeylere ve fazla mesaiye yenik düşme olasılıkları daha düşüktü.

Rheingans'ın örneği, hiç kimsenin günde 8 saat üretken olamayacağına ve CEO'ların ve yöneticilerin bunu beklememesi gerektiğine dair sayısız bilimsel iddiayı kanıtlıyor. Aynı şekilde, ekiplere her zaman aşırı odaklı olmalarının beklenmeyeceğini açıklayın. Bu zaman takibi, en yoğun saatlerini bulmanın ve görevlerine daha iyi öncelik vermeyi öğrenmenin bir yoludur.

Kim bilir, yeterli veri ve iyileştirme ile belki de şirketiniz herhangi bir maddi kayıp yaşamadan 5 veya 6 saatlik bir çalışma haftasına geçebilir.

Zaman takibi, düşük performans için bir ceza şekli midir?

Zaman takibini düşük performansı cezalandırmanın bir yolu olarak görecek çalışanlar var. Kendinizi, tüm personelin zamanlarını takip etmesi ve raporlar sunması gerektiği söylenen bir kişinin yerine koyun. Yarasadan hemen sonra birkaç şey düşünebilirler:

• İşimi yanlış mı yapıyorum?
• Düşük performans mı gösteriyoruz?
• Yöneticiler bize güvenmiyor mu?
• İşime değer vermenin tek yolu zaman takibi mi olacak?

İlk düşüncelerinin neredeyse her zaman olumsuz olması beklenir. Çünkü bir yönetici, her bir aktiviteye ne kadar zaman harcadığınızı görmek istediğinde, %100'den fazlasını verme ihtiyacı hissedersiniz, aksi takdirde “bileğinize bir tokat” alırsınız. Ve baskı – stres – tükenmişlik modeline geri dönüyoruz.

Zaman takibinin ceza dağıtmak için bir araç veya fesih nedeni olarak kullanılmayacağını en başından vurgulayın. Bunun yerine, gerçek nedenleri hemen ele alın - belirli süreçleri hızlandırmak, ekiplerin toplu olarak nerede hız kazanabileceğini veya biraz gevşeyebileceğini görmek veya zaten bunalmış olanlara kıyasla hangi ekip üyelerinin daha fazla görev üstlenebileceği konusunda daha fazla bilgi sahibi olmak.

Mikro yönetim çalışanları için zaman takibi kullanılacak mı?

Çalışanlarının çalışma süresinin her küçük yönünü denetlemek için zaman takibini bir bahane olarak gören yöneticiler ve CEO'lar bulmak nadir değildir.

Vonage'in Kıdemli Başkan Yardımcısı Reggie Scales, bir CNBC raporunda şu anda kötü şöhretli bir iddiada bulundu: "[Çalışanlar] bizi izlediğimizi biliyor, ki bu her zaman iyidir." Zaman takibi uygulandığında birçok çalışanın elde ettiği görüntünün mükemmel bir temsilidir.

Her adımı izlenecek, incelenecek ve yığınlar halinde geri bildirim ve/veya düzeltme alacaklardır. Bazıları bunu değerlerini göstermek için bir fırsat olarak görse de, çoğunluk iyi oldukları görevlerde bile huzursuz olacak. Bu korku:

• "Aynı görev nasıl oldu da dünden 15 dakika daha az sürdü?"
• “Takım arkadaşların her şeyi son teslim tarihine kadar bitirdi, raporunun geç kaldığını görüyorum”
• "İhtiyacınız olan her şeye sahipken bu görev neden normalden daha uzun sürüyor?"
• “Programınızda bir boşluk olduğunu görüyorum, o e-postaları almaya ne dersiniz?”

Her çalışanın önceliklerini nasıl sıralayacakları ve işi nasıl yapacakları konusundaki bireysel özgürlüğü ortadan kalktı.

Hepimizin kişisel sorunlar, verimsiz günler, takım arkadaşlarının çalışmaları, kesintiler vb. ile uğraştığımızdan bahsetmiyoruz bile. Ayrıca bu konuya tüm bir makaleyi ayırdık ve takımlarını anlamak isteyen birçok takım lideri için ufuk açıcı olabilir. ' zaman izleme endişeleri daha iyi.

Tüm bunları söylerken, ekiplerinizde zaman izleme uygulamasını duyururken ilk darbeyi nasıl yumuşatabilirsiniz? Ek olarak, herhangi bir şüpheyi veya tüm şüpheleri hızla giderecek bir ihtiyacı nasıl açıklayabilirsiniz?

Zaman takibi beklentilerini ele almak

Zamanı izleme nedenlerinizin etik ve anlamlı olduğundan emin olun.

Bir önceki bölümde, zaman takibini ilerlemeye yardımcı olmaktan çok engelleyen bir araç olarak ele alan uygulamaları vurguladık. İşte ekibinizle konuşmaya karar vermeden önce üzerinde düşünmeniz gereken bazı şeyler. Sonuç olarak, bu düşünceler ekibe daha güvenle yaklaşmanıza ve kaçınılmaz olarak ortaya çıkacak sorulara hazırlanmanıza yardımcı olabilir.

Zaman takibi, zaman yönetimini büyük ölçüde iyileştirebilir

Ve şu anlamda değil: İnsanlar ne kadar zaman harcadıklarını gördüklerinde, birden seçimlerinin bilincine varacaklar ve daha iyi olacaklar.

Bunun yerine, bu ifadeye kendini geliştirme perspektifinden bakmayı deneyin. Zaman takibi, kişisel zaman yönetimini iyileştirebilir ve neye ve nasıl öncelik verdiğimiz hakkında çok şey ortaya çıkarabilir. Ekiplerinizle konuşurken bu kişisel faydaları vurgulayın:

• Daha organize olacaklar;
• İş-yaşam dengeleri gelişecek;
• Daha hızlı ve daha iyi seçimler yapacaklar;
• Önceliklendirmeyi vb. öğrenecekler.

Ve bunlar faydalarından sadece birkaçı. “Günlük aktiviteleri ve alışkanlıkları nasıl ve neden takip edersiniz” makalesinde sunum materyali olarak kullanabileceğiniz daha da fazla faydayı özetledik. Zaman takibini savunan pratik tavsiyeler ve uzman görüşleri ile birlikte gelir.

Zaman takibi, kötü yönetim veya iletişim için bir yara bandı değildir

Sorun üretkenlik ise, bunun nedeni kötü yönetim, iletişim kanallarının düzgün çalışmaması (veya kullanılmaması), yetersiz çalışma koşulları vb. olabilir.

PPM Express'teki uzmanlar, CEO'ları şirket mali kayıplarının nedenleri hakkında sorgulama konusunda takdire şayan bir geçmişe sahiptir. En yaygın olarak, bunlar:

• Piyasaya ayak uyduramama;
• Kötü çalışma koşulları;
• Acil durum planı yok;
• Çatışmalar ve zayıf iletişim.

Ancak, onların da tanık olduğu gibi, aynı CEO'ların çoğu, hem zaman hem de para açısından kayıpların, çalışanların zamanı takip edememesinden kaynaklanabileceğini düşünerek basit bir çözüm olarak zaman takibine dönüyor.

Bu nedenle, zaman takibini başlatmadan önce ofisinizdeki ve ekiplerinizdeki her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olmak isteyeceksiniz. Aksi takdirde, bu dış faktörlerin veriler üzerinde büyük bir etkisi olacaktır.

Aşağıdaki bölümde, ekibinize zaman takibi ihtiyacını açıklayacağınız başarılı bir toplantının nasıl hazırlanacağı, yürütüleceği ve takip edileceğine ilişkin belirli adımları ele alıyoruz.

Çalışanlara zaman takibi ihtiyacı nasıl iletilir?

Yarasadan hemen sonra, zaman takibinin beraberinde getirdiği stigma ile savaşmanız gerekecek.

Çalışan endişelerini doğrudan ele almak istiyorsunuz. İlk bölümde listelediğimiz yaygın sorunlar, ekiplerinizin/çalışanlarınızın karşılaşabileceği sorunlarla mutlaka aynı değildir. Bu nedenle, ekiplerin şüphelerini göz önünde bulundurarak zaman takibini olumlu bir değişiklik olarak tanıtmanın bazı yolları.

Temel bilgiler üzerinde anlaşın ve kuralları belirleyin

Ekip liderlerinin veya yöneticilerin bir toplantı için bir araya gelip zaman takibini ve bunun onlara nasıl yardımcı olacağını tartışmak her zaman iyi bir fikirdir. İlk olarak aralarında bazı temel kurallar belirlemek, topladığınız verileri okurken gelecekteki herhangi bir karışıklığı ortadan kaldıracaktır. Bunlar aşağıdakileri içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Ekibiniz neden zamanı takip edecek;
• Harcanan belirli saatlere ne zaman bakacaksınız ve ne zaman yalnızca sonuçlara odaklanacaksınız;
• Haftalık veya aylık raporlar gerekli olacaktır;
• Proje yönetiminde ve son teslim tarihlerinde zaman takibi nasıl uygulanır;

Amaç, zaman takibinin sizin için bir çekişme veya çatışma noktası olarak değil, sizin için çalışabilmesi için ortak bir zemin bulmaktır. Olabilecek en kötü şey, bazı takımların geride kalmaya başlaması, diğerlerinin ise bunun çok fazla zaman ve çaba gerektirdiğini fark etmesi ve bu da oluşturduğunuz tüm “altyapıyı” yıkabilecek olmasıdır.

"Yumuşak bir duyuru" yapın

Yumuşak bir lansmana çok benzeyen bir "yumuşak duyuru", herhangi bir özel ayrıntı olmadan personele zaman takibi fikrini tanıtmaya hizmet eder. Bir toplantı olacağını ve neyin tartışılacağına dair genel fikri onlara bildirin. Bunu zaman takibine başlamadan birkaç hafta önce, en fazla bir ay yapmak en iyisidir.

Zaman takibinin iyi bir değişiklik olacağını vurgulamayı unutmayın. Hem ekipler hem de projeler üzerindeki olumlu etkisine odaklanın ve kimsenin istihdamını tehlikeye atmayacağını ekleyin (çünkü bu genellikle akla gelen ilk endişedir).

Bu şekilde, etrafta dolaşan sızdırılmış (muhtemelen yanlış) bilgiler yerine ofis çevresinde doğal olarak bir miktar vızıltı oluşmasına izin verirsiniz. Çalışanlardan bilgi saklamak endişelere yol açar ve onları yakından izlenmekten ve özgürlüklerini kaybetmekten korkar hale getirir.

Çalışanların duyulduğunu hissettirin

Uygulamayı başlatmadan yaklaşık iki hafta önce, çalışanların zaman takibiyle ilgili endişelerini yazabilecekleri isimsiz bir form gönderin. Pek çok çalışan, anonimliğe rağmen formlarda nadiren endişeli olacağından, mümkün olan en iyi yanıtları sağlamak için bilgileri doldurmanın farklı yollarını sunun. Örneğin şunları deneyebilirsiniz:

Çoktan seçmeli cevaplar:

Şirket zaman takibi uygularsa sizi en çok ne endişelendiriyor?

• verimsiz görüneceğim.
• Korkarım çok fazla zaman harcıyorum.
• Bu benim mahremiyetime tecavüz.
• Zaman takibi iş akışımı doğru şekilde yansıtmıyor.
• Çok fazla dikkat dağıtıcı var.
• Zamanı takip etmeyi unutacağım.
• Diğer: _________________________________

Veya açık uçlu soruları tercih edin:

Zaman takibi konusunda deneyiminiz var mı? İşinize yaradı mı?

Bu tür anketler yapmak için İK temsilcinizle yakın çalışmanız gerekir. Birden fazla endişeyi önceden ele almak için mümkün olduğunca fazla zemini örtün. Topladığınız veriler, zamanı geldiğinde toplantının ilk sırası olarak sunulmalıdır.

Yüz yüze tartışmalara izin ver

Mümkünse, İK'nız herkese, görüşlerini dile getirmek için şahsen de gelebileceklerini bildirmelidir. Bazı çalışanlar düşüncelerini sözlü olarak daha iyi ifade eder. Bazen soruları kağıt üzerinde cevaplamak boş bir jest olarak algılanabilir, endişeleri görmezden gelinebilir.

Zaman izlemeyi tanıtmak için bir toplantı ayarlayın

Toplantıdan bir hafta önce, ele alınacak tüm noktaları özetleyen toplu bir e-posta gönderin. Çalışan endişeleri, zaman takibi ile amaç ve hedefleriniz, hangi aracı kullanacağınız, hangi yardımın sağlanacağı vb.

Bu noktaları kısa ve öz tutun. Bu e-posta, çalışanlara ankette belirtmeyi unutmuş olabilecekleri soruları ve açıklamaları hazırlamaları için yeterli zaman tanıyacaktır. Ek olarak, tartışılan noktaların sırasını bilerek, insanların bağlam dışı bir şey sormak ve konunun dışına çıkmasına neden olmak yerine doğru soruyla başlama zamanının geldiğini bilmeleri daha olasıdır.

Ekibinize zaman takibini tanıtmak için 9 adım

Zaman izlemeyi gerçekten uygulamaya başladığınızda, aşağıdaki adımlar her şeyi açık ve kesin bir şekilde iletmenizi sağlayacaktır.

1. Tanıtımları kısa tutun

Hiç kimse, özellikle yapacak daha iyi şeyleri olduğunda veya “e-posta olabilecekleri zaman” uzun toplantıları sevmez. Herkese geldiğiniz için teşekkür edin ve daha önce kurduğunuz iş düzenini bir kez daha tanıtın. Ayrıca sonunda tüm sorularını yanıtlayacağınızı da duyurun.

2. Endişelerle başlayın ve önce bunları ele alın

Anketten toplanan verileri kullanarak, çalışanların genel olarak zaman takibiyle ilgili en büyük sorunlarına dikkat edin. Bu, duyulduklarını bilmelerini sağlar ve şirket meselelerinde söz sahibi oldukları gerçeğini pekiştirir.

Daha sonra, sürecin başında ekip liderleriyle müzakere ettiğiniz ayrıntıları ve bunun her departman/ekibi nasıl etkileyeceğini açıklayın.

3. Ekibinize aşağıdaki 5 önemli noktayı açıklayın

Burada Clockify'da, kişinin genel yaşamını iyileştirmenin bir yolu olarak zaman izlemeyi kullanmayı savunuyoruz. Sizi detaylı bilgilerle boğmak istemiyorum, bu yüzden liste kısa tutulacak. Daha fazla araştırmak isterseniz, her noktanın bu konulara bir bağlantısı olacaktır.

1. Takip süresi, fazla mesailerini iletmelerine ve faydaları müzakere etmelerine yardımcı olur
2. Dikkat dağıtıcıları ve boşa harcanan zamanı kolayca tanımlamalarına yardımcı olur
3. Fazla mesailerinin daha fazla farkına varırlar ve zamanla tükenmişliği önleyebilirler.
4. Telafi süresi için ne zaman uygun olduklarını biliyorlar
5. Büro hatalarını ve zaman hırsızlığını önler – haklarını koruyan somut bir kanıttır

4. Bol miktarda veri sağlayın

Bazı verileri önceden hazırlayın (toplantıyı dinamik tutmak için bilgi grafiklerini kullanmak en iyisidir). Zaman takibini kendi çıkarları için yapan şirketlerin örnek olaylarını bulun. Zaman takibinin masaya ne getireceğinin belirsizliği ile, bazıları Google'a koşabilir ve zaman takibinin başarısız olduğu örnekler bulabilir. Bu onları savunmacı yapacak ve sizin de hazırlıklı olmanız gereken karşı puanlar vermelerini sağlayacaktır.

5. İK'yı hazır bulundurun

Ek not olarak, toplantı ve uyum süreci boyunca bir İK temsilcisinin hazır bulunduğundan emin olun. Onları çalışanların arasına oturtun ve mümkünse tartışmaya katılın. Onların varlığı, bu zor görev sırasında size destek sağlayacaktır. Aynı zamanda ekipler arasında ortaya çıkabilecek şüpheleri, kafa karışıklıklarını veya kavgacı tavırları da bastırabilirler.

6. Soru-Cevap için açık olun

Son fakat en önemlisi, insanların fikirlerini paylaşmalarına izin verin. Çoğunlukla cırcır böcekleri ve tumbleweeds değilse, açık bir forum tutun. Ardından, belirli sorular sormayı seçebilir ve bir tartışma başlatıp başlatmadıklarını görebilirsiniz.

7. Tanıtım toplantısından sonra bir takip e-postası hazırlayın

Bu, toplantıyı özetlemenin harika bir yoludur ve onu istediğiniz kadar ayrıntılı veya kısa tutabilirsiniz. Bu çok fazla iş gibi geliyorsa, 2020 için en iyi zaman yönetimi uygulamalarının bir listesine sahibiz; bunların arasında, toplantıları kaydeden ve ardından bunları yazıya döken ve bir rapor oluşturmak için zaman damgalarını kaydeden bir uygulama olan Otter bulunur.

8. Kaynak sağlayın

Toplantıdan birkaç gün sonra, bilgiler yerleştikten sonra, bir dizi kaynak içeren toplu bir e-posta gönderin. Zamanlarını nasıl daha iyi yöneteceklerinden, zaman izleyicilerin nasıl kullanılacağına ve nasıl bir alışkanlığa dönüştürüleceğine kadar, neredeyse otomatik hale geliyor.

Nereye bakmaya başlayacağınızdan emin değilseniz, işte sizi doğru yola sokacak bazı makaleler:

• Bilgisayarda çalışırken zamanınızı takip etmenin 4 basit yöntemi
• Ekip zaman yönetimi oluşturmak ve geliştirmek için 12 ipucu
• Zamanı takip etme alışkanlığı nasıl oluşturulur?

9. Ekiplere yazılımla ilgili yardım alacaklarına dair güvence verin

Genel olarak ele almadığımız ancak bahsetmeye değer bir konu, birçok insanın zaman izleyiciyi nasıl kullanacaklarını öğrenemedikleri takdirde aptal görüneceklerinden korkmalarıdır. En iyi hareket tarzı, doğrudan kimin öğrenme sorunları olduğunu sormak değil (çünkü çok azı bunu kabul edecektir), bunun yerine bir hızlandırılmış kurs ve operasyonlardan, teknoloji konusunda daha bilgili çalışanlarınızdan veya yazılımın kendi geliştiricilerinden 1:1 yardım sunmaktır. Yerinde yardım sunanlar, yani.

Özetlemek

Çocuklar dolaplarındaki canavarlardan korktuklarında, bunun aslında bilinmeyenden korkmak olduğunu biliriz. Odaları karanlık, silüetler her yerde ürkütücü şekiller oluşturuyor, kişisel alanlarının dışında ve içinde sesler var. Kendi hayal güçlerine bırakıldığında, en korkunç senaryoları yorumlamalarına şaşmamalı.

Yaşlandıkça süreç o kadar da değişmiyor. Aynı şekilde, beynimiz yeterince gerçek bilgiye sahip olmadığında, zaman takibi gibi basit bir şey daha korkutucu görünebilir. Sıraladığımız yöntemleri kullanarak, o karanlık odanın ışığını açabilir ve korkulacak bir şey olmadığını göstermek için ürkütücü dolabın kapısını açabilirsiniz. Endişelerini bilgi, şefkat, anlayış ve bolca güvence ile ele alın.