Duygusal Zeka, Proje Yönetimi Başarısına Yol Açıyor

Yakın zamanda yapılan bir ankette, duygusal olarak zeki proje yöneticilerinin (PM'ler), bu beceriye sahip olmayan PM'lere kıyasla süreçleri yönetme, paydaşları dahil etme, kapsam kaymasını önleme ve kaynakları verimli kullanma konusunda yaklaşık %11 daha başarılı olduğunu bulduk.

Bir Başbakan olarak, duygusal zeka konumunuz için kritik öneme sahiptir - kedileri gütmek, geçinmek için çılgın bir yoldur, ancak biraz sosyal farkındalık ve düşünceli katılım, kaosu azaltır. Duygusal zeka, paydaş gerilimlerini azaltmanıza ve bağlı ekip üyeleriyle yüksek değerli projeler sunma yeteneğinizi artırmanıza yardımcı olur.

Duygusal zekanın iş yerinizdeki genel zorlukları nasıl çözebileceğini öğrenmek için okumaya devam edin ve EQ kullanımınızın yaşıtlarınıza göre nasıl olduğunu görün.

Duygusal zeka nedir ve proje yöneticileri için neden önemlidir?

Duygusal zeka tanımımız tıp endüstrisi standardını takip eder: Duygusal zeka, başkalarının yanı sıra kendi duygularınızı algılama, kullanma, anlama, yönetme ve ele alma yeteneğinizdir.

Proje yöneticileri, bir projedeki tüm paydaşların katılımını ve beklentilerini yönetmek zorunda olma konusunda benzersiz bir konumdadır. Ve nadiren her paydaş bu proje için aynı motivasyona ve ilgiye sahip olacaktır. Başbakan olarak, her türden kişilik tipiyle sürekli iletişim kurmalı ve müzakere etmelisiniz.

Pandemi, herkes için katlanarak artan stres seviyelerine sahip, bu da bir proje ekibi içinde sosyal sularda gezinmenin her zamankinden daha zor olduğu anlamına geliyor. Buna karşılık, çoğu PM (%78), başarılı proje ekiplerine liderlik etmeye devam etmek için son iki yılda EQ kullanımlarını artırdığını bildirmiştir.

Yanıtlayanlarımızın EQ kullanımlarını nasıl değiştirdiğinin tam dökümü burada.

Etkisiz proje süreçleri en büyük zorluktur

Proje yöneticilerine son 12 ayda yaşadıkları zorlukları sorduk ve katılımcıların %67'sinin bildirdiği en büyük zorluk, çok kısıtlayıcı ve/veya karmaşık süreçlerle uğraşmaktır. Bütçe yönetimi ikinci (%59) geldi ve paydaş katılımı eksikliği (%46) ilk üçü tamamladı.

İşte tüm yanıtların bir dökümü.

Buradaki iyi haber şu ki, çok kısıtlayıcı/karmaşık süreçlerin bu en büyük zorluğu, iş süreçlerinizde görmeniz gereken değişiklikler hakkında liderlikle konuşarak ele alınabilir… ve EQ, bu konuşmaları istediğiniz gibi ilerletmenin gizli bileşenidir. Sorunuzda net ve spesifik olun ve ihtiyacınız olan şey için pazarlık yapmak için EQ yumuşak becerilerinizi kullanın.

Daha sonra, yüksek EQ'lu ve düşük EQ'lu PMS'nin kendi bildirdiği zorluklardaki farklılıklara daha yakından bakacağız. Ardından, EQ'nun PM'lerin karşılaştığı zorluklarla nasıl oynadığını daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Düşük EQ'ya sahip PM'ler, yumuşak becerilerin gerekli olduğu zorluklarla mücadele eder

Katılımcılardan kendi duygusal zeka düzeylerini birden beşe kadar bir ölçekte derecelendirmelerini istedik (bir en düşük ve beş en yüksek). Ankete katılanların yalnızca %10'u bir veya iki düşük EQ seviyesine sahip olduğunu bildiriyor. Ancak bu grup ile diğerleri arasında görülen farklılıklara biraz daha derine inelim.

Düşük ve yüksek duygusal zekaya sahip proje yöneticilerinin son 12 ayda yaşadığı en önemli zorlukların dökümünü burada bulabilirsiniz.

Burada ilk beş zorluktan dördü için düşük EQ'lu PM'lerin yüksek EQ'lu olanlardan daha fazla mücadele ettiğini görüyoruz. Bu dördü aynı zamanda kişinin müzakere etme ve ikna etme yeteneğinin onları geliştirmenin anahtarı olduğu türden zorluklardır. (Bütçe yönetimi, diğer zorluklar kadar yumuşak becerilerden etkilenmez.)

Duygusal zekanın bu zorluklarda nasıl ve neden yardımcı olduğunu anlamak için bazı örnekler kullanmamız gerekecek. Bir sonraki bölümde sadece bunu yapacağız.

Proje yönetiminin gerçek dünyasında duygusal zeka nasıl görünür?

Şimdi bu en önemli zorlukların üstesinden gelmek için EQ'nuzu nasıl kullanacağınıza geçelim. Bir muhasebe yazılımı uygulaması için bir Çevik proje örneğini kullanacağız.

Meydan okumak:

Süreçler çok kısıtlayıcı/karmaşık

---

EQ özelliği:

Eyleme geçmeden önce soru sormak

---

Bu özellik nasıl kullanılır:

Yeni muhasebe yazılımının demosuna hazırlanıyorsunuz ve bir düzineden fazla kişi toplantı davetine eklenmek istiyor. Bunları düşüncesizce eklemek yerine, her birinin ne istediğini veya neye ihtiyaç duyduğunu anlamak için birkaç dakika ayırın. Belki yazılımın belirli bir özelliği olup olmadığını bilmek istiyorlar ya da projedeki rollerini anlamıyorlar. Çoğu durumda, demonun ihtiyaç duydukları bilgileri almaları için en iyi yer olmadığını öğreneceksiniz ve onlarla başka bir şekilde çalışabilirsiniz.

Şirketler, resmi eğitim ve mentorluklarla PM'lerin EQ'larını geliştirmelerine yardımcı oluyor

Ankete katılanlarımıza proje yöneticileri olarak rolleri için duygusal zekalarını geliştirmek veya sürdürmek için ne yaptıklarını sorduk ve şirketlerin beklenenden daha fazla destek sunduğunu gördük.

Çoğunluk (%60) konuşmacıları ve sunucuları EQ üzerinden izliyor ve/veya dinliyor. Ankete katılanların yüzde elli dördü, EQ konusunda resmi eğitim aldıklarını ve yüzde 40'ı, her ikisi de şirketleri tarafından sunulan bir danışmanla çalıştıklarını söylüyor.

Bu raporu okuduğunuza göre, duygusal zeka hakkında okuyan PM'lerin %47'si arasındasınız. Ancak şirketiniz de destek sunuyor mu? Değilse, şimdi istekte bulunma zamanı. Yöneticinize veya proje yönetim ofisinize (PMO) birçok şirketin halihazırda EQ için profesyonel gelişim sağladığını ve sizin de bunu hak ettiğinizi göstermek için bu numaraları kullanın.

Sonuçlarda görülen diğer PM ve EQ eğilimleri

İşte anketimizden topladığımız diğer bazı önemli noktalar:

• Ankete katılanların %62'si, proje başına ortalama 50.000 ila 200.000 ABD Doları arasında değişen bütçeleri yönettiğini bildirmiştir.
• Ankete katılanların %63'ü aynı anda iki proje yönettiğini bildiriyor.
• Ankete katılanların %80'i beş yıl veya daha kısa bir süredir projeleri yönetiyor.
• BT, %37 ile en fazla yanıt veren departman, muhasebe %12 ile ikinci, proje/ürün yönetimi ise %8 ile üçüncü sırada yer alıyor.
• “Hizmetler: bilgi teknolojisi hizmetleri ve yazılımı” %21 ile en üst sıralarda yer alırken, bunu “bankacılık/finansal hizmetler” (%14) ve “imalat” (%10) izliyor.

Proje yönetimi eğilimleri ve meslektaşlarınızın ne yaptığı hakkında öğrenmeye devam etmek istiyorsanız, burada önerdiğimiz birkaç makale daha var. (Spoiler uyarısı, tarafımdan yazılmıştır.)

Proje Yönetiminin Geleceği Hibrittir

• “Proje yönetimi başarısının geleceği, bildiğimiz işlevsel kurumsal siloları kıran proje yöneticilerine (PM'ler) aittir. Başarılı PM'ler, hibrit bir yaklaşım ve zihniyetle çalışanlar olacaktır."

Geleneksel Proje Yönetiminin Güçlü Yönlerini Yeniden Keşfedin

• “Artık çevikliğin bloktaki yeni çocuk olduğu için geleneksel proje yönetiminin bir şekilde ortalamanın altında veya hatta soğuk olduğunu düşünme hatasına düşmeyin. Çevik, özellikle yazılım geliştirme projelerinde kendine yer buluyor. Ancak proje yöneticilerinin, projeleri yönetmeye yönelik klasik yaklaşımı bilmesi gerekiyor.”

DACI Nedir: Bir Açıklayıcı

• "Bir DACI (aka, RACI) matrisi, herhangi bir proje sırasında hızlı ve etkili kararlar almak için en iyi aracınızdır. Nedenini açıklayacağız ve bir tane oluşturmak için size 5 ipucu vereceğiz.”

Anket metodolojisi

Capterra, Aralık 2021'de, küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında İşyerinde Duygusal Zeka Anketini gerçekleştirdi. Ankete katılanlar istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (2 – 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.