Adım Adım E-posta İmza Yönetim Kılavuzu

E-posta imzaları, en uygun maliyetli pazarlama kanallarından biridir. Herhangi bir işletme, kişisel bir marka veya büyük bir kuruluş, tutarlı trafik alarak, daha fazla kayıt oluşturarak veya başka herhangi bir stratejik hedefe ulaşarak bundan yararlanabilir.

Düzgün ayarlanmış bir e-posta imzalı pazarlama, harcadığınızdan neredeyse 350 kat daha fazla gelir elde etmenizi sağlayabilir. %350 değil, 350 kez (%35000). İşte bu noktayı kanıtlamak için biraz daha veri.

E-posta imza yönetimiyle ilgili en şaşırtıcı şey, uygulamasının ve kullanımının diğer pazarlama kanallarından (PPC veya görüntülü reklamlar gibi) çok daha kolay olmasıdır.

Bu nedenle, burada e-posta imza yönetiminde bulunan tüm temel ipuçlarını ve püf noktalarını bulacaksınız.

Başlamadan önce . Bazı ihtiyaçlarınızı karşılayan düzinelerce e-posta imza oluşturucu vardır. Ancak hiçbiri, Google Workspace ve Microsoft 365 entegrasyonları olsun ya da olmasın güzel imzalar oluşturmanıza VE bunları yeterince yönetmenize izin vermez.

Bu nedenle, birinci sınıf tasarım, sorunsuz yönetim ve yardımcı müşteri desteğini kapsayan profesyonel bir e-posta imza yönetimi platformu oluşturduk.

Newoldstamp'ı kullanmaya karar vermiş olsanız da olmasanız da, e-posta imza yönetiminde atılması gereken her adımdan bahsedelim.

Adım 1. Profesyonel bir e-posta imza tasarımı oluşturun

Elbette, buraya imzaları OLUŞTURMAK için değil YÖNETMEK için geldiğiniz için bir sonraki adıma geçebilirsiniz. Ama önce beni bir dinle.

Sıfırdan bir şey yaratmaktansa eski bir şeyi değiştirmek gerçekten zor. E-posta imzası farklı değil.

En büyük zorluk, şirketin tüm çalışanları için çoğaltılabilen, kolayca özelleştirilebilir bir e-posta imza şablonu oluşturmaktır. Her departman için hangi alanların ortak olacağını, bir logonun hangi boyutta ve şekilde olacağını, hangi görsellerin herkes tarafından kullanılacağını düşünmelisiniz.

Bu nedenle, e-posta imzalarının tasarımı bile stratejinize dayanmalıdır. Her şeyden önce, neden e-posta imzalarına ihtiyacınız olduğunu düşünün. Hangi hedefe ulaşmaya çalışıyorsun? Örneğin:

• Çalışanlarımın e-postalarında bir marka bilinirliği noktası istiyorum.
• Tüm şirkette benzer imzalara ihtiyacım var.
• E-posta imzalarını bir pazarlama kanalı olarak kullanmak istiyorum.
• İmzalara ihtiyacım var çünkü rakiplerim kullanıyor.

Her sebep tamam, sonuncusu bile.

Ancak bu nedenlerin her biri, hangi imza tasarımının size en uygun olduğunu anlamanız gerektiği anlamına gelir.

Temel olarak, küçük bir ekip için imza tasarımı oluşturuyorsanız, yaratıcı olabilir ve her ekip üyesi için farklı bir imza oluşturabilirsiniz. Muhtemelen katı bir markalama politikanız yok. Ancak, ısmarlama yapılmışsa, her bir imzadan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.

Örneğin, Sarah bir Halkla İlişkiler uzmanıysa, Medya Kitine bağlı bir başlık eklemek ister. Ayrıca, ortaklarla sık sık e-posta, telefon, sohbet vb. aracılığıyla konuştuğu için diğer ekip üyelerinden daha fazla iletişim bilgilerine sahip olabilir.

Ve onlarca, yüzlerce kişi tarafından kullanılacak bir kurumsal imzaya ihtiyacınız varsa, bunu basit tutmaya çalışın.

Sarah örneğine dönersek, şimdi onun bütün bir Halkla İlişkiler departmanının başkanı olduğunu hayal edin. Bu departmandaki herkesin aynı şeyi yapması için imzasına ihtiyacı var. Büyük bir profesyonel şirket oldukları için Sarah'nın ekip üyeleri, tüm konuşmaları tek bir yerden yönetmek için bir CRM aracı kullanıyor. Bu nedenle, birden fazla e-posta adresi ve telefon numarası eklemelerine gerek yoktur.

Bahsetmeye değer başka bir şey de, e-posta imza afiş kampanyaları yürütecekseniz, imzalarınızın çok süslü görünmediğinden emin olun. Görsel dikkatin çoğu, bir imza düzenine değil, banner'a gitmelidir.

E-posta imza afiş kampanyaları kullanıyorsanız, e-posta alıcılarının özel bir teklif hakkında bilgi edinmeleri, gönderenin tüm iletişim bilgilerini kontrol etmekten çok daha önemlidir. Eğer ikincisini yapmak isterlerse, zaten ihtiyaç duyduklarını bulacaklardır.

Adım 2. Tüm ekip üyeleri için yinelenen imzalar

Yani, şirket bölümlerinin her biri için imza tasarımı üzerinde anlaştınız (buna varsayılan imza diyelim). Şimdi tüm meslektaşlarınız için nasıl imza oluşturacağınıza karar verme zamanı.

İki ila on kişilik küçük bir ekip için, yalnızca varsayılan imzayı çoğaltabilir ve adlarını ve e-posta adreslerini değiştirebilirsiniz.

Aynı şeyi istediğiniz kadar imza için yapabilirsiniz ama gerçekten yapmamalısınız .

Sarah'nın her çalışanın iletişim bilgilerini çoğaltmasının ve değiştirmesinin ne kadar zaman alacağını bir düşünün. Ve eğer onlardan bunu kendi başlarına yapmalarını isterse, herkesin bu görevi ciddiye alıp almadığını kontrol etmesi gerekir.

Sarah için gerçekten güzel bir geçici çözüm var.

Aynı biçimlendirmeyi birden çok imzaya otomatik olarak uygula

Aynı biçimlendirmeyi birden çok imzaya otomatik olarak uygulayabilmeniz sezgisel geliyor, değil mi?

Newoldstamp'ta da aynı şekilde hissediyoruz. Yani böyle bir özellik var.

Sahip olduğunuz herhangi bir imzayı Master olarak ayarlayabilirsiniz. Bundan sonra, mevcut bir departmana eklediğiniz tüm imzalar aynı formatta olacaktır.

Aynı şey daha fazla departman için de geçerlidir. Her birinin bir Usta imzası olabilir, böylece Satış ve Pazarlama, imzalarını nasıl sevdiklerini tartışmak zorunda kalmaz :)

CSV-tüm kişileri yükleyin

İmza oluşturma sürecinizi daha da otomatik hale getirebilirsiniz.

Örneğin, Newoldstamp imza platformunda bir elektronik tablo şablonu indirdiğiniz ve ekip üyelerinizin iletişim bilgilerini buraya eklediğiniz bir CSV özelliği vardır.

Ardından dosyanızı yükleyin ve tüm imzalar otomatik olarak ilgili departmana eklenecektir.

Ve şimdi düşünebilirsiniz, ancak tüm bu indirme-yükleme rutinini yapmak zorunda kalmamam için bunu daha da otomatikleştirebilir miyim?

Evet yapabilirsin. E-posta imza entegrasyonları ile.

Ama bu tartışmak için tamamen başka bir adım.

Adım 3. İmzaları tüm çalışanlara dağıtın

Entegrasyonlara geçmeden önce, takım arkadaşlarınıza imza göndermek için hangi seçeneklere sahip olduğunuzu görelim.

İmzaları "elle" gönderin

İmza Yöneticinizde bulunan her imza, gelecekteki sahibine gönderilebilir. Sadece "Paylaş" düğmesini tıklayın ve gönderin.

İmzaları toplu gönder

Her imzayı ayrı ayrı göndermek, şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak biraz zaman alabilir. Bunun yerine tek bir departmandaki tüm imzaları seçip tek tıkla gönderebilirsiniz.

Veya insanları kendi imzalarını oluşturmaya davet edin.

İş arkadaşlarınızın yalnızca izin verdiğiniz öğeleri değiştirebilecekleri özel bir imza oluşturucu özelliği kullanabilirsiniz. İsimleri ve konumları gibi.

Veya entegrasyonları kullanın. Bunlar, çok sayıda imzayı yönetmenin en uygun yollarıdır. Ancak küçük bir ekip için de işe yarayabilir.

İmzaları Google Workspace'e dağıtın (G Suite)

Şirketinizin bir Google Workspace hesabı varsa, tüm imzaları otomatik olarak çalışanların hesaplarına yükleyebilirsiniz.

İlk entegrasyonu yalnızca bir Google Workspace yöneticisinin gerçekleştirebileceğini unutmayın.

Newoldstamp'ın G Suite (Google Workspace) ile nasıl entegre edileceğine ilişkin eksiksiz bir talimat burada.

Hesabı bağladıktan sonra G Suite'e Dağıt düğmesini tıklayabilirsiniz.

Newoldstamp uygulaması, hepsinin Google Workspace'te hesapları olduğundan emin olmak için imzalardan alınan e-posta adreslerini doğrulamanızı isteyecektir.

Ardından, tüm imzalarınız ilgili Gmail hesaplarına dağıtılacaktır.

İmzaların Google Workspace'e otomatik olarak nasıl yükleneceğiyle ilgili eksiksiz bir talimat burada.

İmzaları Exchange veya Microsoft 365'e yükleyin

Exchange ve Microsoft 365 için e-posta imzaları yükleme işlemi biraz farklıdır.

Active Directory ile entegrasyonu kurduktan sonra, takım arkadaşlarınızın iletişim bilgileri için değişken görevi görecek kullanıcı niteliklerini uygulayabileceksiniz.

Bu değişkenleri Newoldstamp'taki Ana imzaya ekleyebilirsiniz.

Bunu yaptıktan sonra, imzaları dağıtabileceksiniz ve kullanıcı özellikleri otomatik olarak her kullanıcının iletişim verilerine (ad, pozisyon, e-posta adresi vb.) ayarlanacaktır.

Entegrasyonu nasıl düzgün bir şekilde kuracağınızdan emin değilseniz, hızlı bir aramaya geçelim. Sana etrafı gezdirip topun yuvarlanmasına yardım edeceğim.

Adım 4. İmzaların kurulu olduğundan emin olun

Yalnızca imzaları ayarlamakla kalmaz, aynı zamanda insanların bunları yüklediğinden emin olmanız gerekir.

Yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için her imzadaki tanımlayıcıya bakın.

Çoğu durumda (Outlook, Exchange, Microsoft 365 vb. hariç) bir imzadaki bağlantıları, başlıkları ve resimleri değiştirmenin yeniden yüklemeyi gerektirmediğine dikkat edin. Böylece her zaman bazı şeyleri güncelleyebilirsiniz ve tüm takım arkadaşlarınızın bir şey yapmasına gerek kalmaz.

Adım 5. E-posta imzalarını bir pazarlama kanalı olarak kullanın

Hareket halindeyken e-posta imzalarını güncelleme yeteneği ile e-posta imzası pazarlama kampanyaları başlatmaya başlayabilirsiniz.

Newoldstamp'ta, herhangi bir içeriği e-posta altbilgileri aracılığıyla tanıtmanıza olanak tanıyan eksiksiz bir E-posta İmza Banner Kampanyaları özelliği vardır.

Düğme veya başlık: E-posta İmzalı Pazarlama Kampanyalarını Nasıl Çalıştıracağınızı Öğrenin

Banner Kampanyaları ile istediğiniz kadar banner güncellemesi planlayabileceksiniz. Farklı departmanlar için farklı bannerlar da kullanabilirsiniz.

Örneğin, bir pazarlama ekibi yeni oluşturduğu içeriğin tanıtımını yaptığında, satışlar şirketin özel tekliflerinin reklamını yapabilir.

Çözüm

E-posta imzalarını yönetmede roket bilimi yok. Ancak önemli olan bunları zaman zaman kontrol etmek ve önemli detayları güncellemektir.

Aslında, imza kullanıcılarının neredeyse %70'i bunları yılda iki defadan daha az sıklıkta güncelliyor. Bu, tüm bu insanların yatırım getirisi en yüksek pazarlama kanallarından birini kullanma fırsatını kaybettiği anlamına geliyor.

Rakiplerinizden sıyrılmak mı istiyorsunuz?