İşyerinde Kullanmak ve Profesyonel Kalmak İçin E-posta Selamları!

Doğru kelime ile neredeyse doğru kelime arasındaki fark, yıldırım ile yıldırım böceği arasındaki farktır.

Mark Twain

Doğru kelimelerden bahsetmişken, hiç e-postayla selamlamayı düşündün mü? İşyerinde e-posta selamları, küçük bir ayrıntı gibi görünebilecek basit selamlamalardır, ancak genel mesajınızın tonunu belirleyebilirler.

Bir 'Saygılarımla' ilginizi gösterebilir, bir 'Merhaba!' kulağa çok sıradan gelebilir. E-posta selamlamalarının tarihi el yazısıyla yazılan mektuplara kadar uzanıyor ve yeni bir teknoloji çağına girerken rolleri gelişmeye devam ediyor. 1976'da Kraliçe Elizabeth resmi bir tebrik içeren bir e-posta gönderdi: "Majesteleri Kraliçe'den bir mesaj."

Peki, bu sürekli değişen aşamada sırada ne var? Profesyonel imajınızı nasıl etkiliyor? İyi düşünülmüş bir selamlama e-postanızın açılma şansını artırabilir mi? İşte tüm bu soruların cevabını bu blogda vereceğiz. Ayrıca, e-posta türünüze göre işyerinde kullanabileceğiniz en iyi e-posta selamlamalarından bazılarını açıklayacağız. O halde okumaya devam edin, böylece iş yerindeki iletişiminizi yükseltme fırsatını kaçırmayın!

E-posta selamlamalarının neden önemli olduğunu biliyor musunuz?

Bir toplantı odasına girdiğinizde herkes selamlaşmadan konuşmaya başlarsa nasıl hissedersiniz? Garip, değil mi? Aynı tuhaflık, uygun bir e-posta selamlaması olmadan bir e-posta alan bir kişi tarafından da karşılanır.

Şimdi e-posta selamlamalarının neden bu kadar önemli olduğuna geçelim. İşte bunlara dikkat etmeniz için üç etkileyici neden:

1. İlk İzlenimleri Yaratır

Biriyle ilk kez tanıştığınızda, onu selamlama şekliniz sohbetin gidişatını belirler. Aynı durum e-posta için de geçerlidir. E-posta selamları, dijital bir el sıkışmaya veya olumlu bir ilk izlenim bırakan ilk gülümsemeye benzer.

İş başvurusunda bulunanlardan iki e-posta aldığınızı düşünün. Biri “Merhaba” ile başlıyor, diğeri ise “İşi istiyorum” diyor. Hangisi size adayın profesyonelliği ve nezaketi hakkında daha iyi bir izlenim verir? Tabii ki ilki.

Biliyor musun? Bir araştırmaya göre e-posta alıcılarının %47'si e-postayı konu satırına ve gönderenin adına göre açıyor. Selamlamanız, e-postanızın açılmasının ilk adımıdır.

2. Bir Ton Belirler

E-posta selamları aynı zamanda mesajınızı iletmek istediğiniz tonu da yansıtır. Öncelikle bu e-postayı kime göndereceğinize karar verin. Bir meslektaşınıza dostça bir e-posta mı, potansiyel bir müşteriye resmi bir mesaj mı yoksa bir arkadaşınıza sıradan bir not mu olacak? Ardından, e-postanızın tonunu ayarlamak için selamlamalarınızı buna göre ayarlayın.

Örneğin, yöneticinize e-posta gönderiyorsanız neşeli bir "Günaydın" ile başlamak mesajınız için olumlu bir ton oluşturur. Öte yandan, yeni bir müşteriye saygılı bir “Sevgili” diye hitap etmek profesyonelliği yansıtır.

3. Kişisel Bir Marka Oluşturur

Elon Musk'u düşündüğünüzde aklınıza doğrudan ve hedefe yönelik iletişimi geliyor. Şimdi düşünün, e-postası nasıl görünecek? Genellikle kısa, tek kelimelik bir selamlama ve ardından mesaj olur. Bu net ve kompakt olma yaklaşımı onun imza tarzıdır.

Benzer şekilde, e-posta selamlamalarınız da markanızı oluşturmanıza yol açabilir. Başkalarını tutarlı bir şekilde selamlamak, benzersiz tarzınız haline gelebilir ve bunu dijital dünyadaki insanlar için unutulmaz kılabilir.

İlk e-postanın 1971 yılında Ray Tomlinson tarafından kendisine gönderildiğini biliyor muydunuz ? Resmi bir selamlama ya da imza yoktu. Basit bir test mesajıydı: “QWERTYUIOP”. O zamandan beri e-posta görgü kuralları gelişti! Peki neden yaklaşımımızı da değiştirmiyoruz?

Artık iş yerinde e-postayla selamlaşmanın faydalarını araştırdığımıza göre, e-postalarınızı etkili bir şekilde nasıl başlatacağınızı bilmek istemez misiniz? Bir sonraki bölümümüzde e-postalara başlamanın en iyi 10 yolunu bulacağız. Bu ipuçları, ilk kelimeden itibaren okuyucularınızın dikkatini çekecek ilgi çekici açılışlar yazmanıza yardımcı olacaktır. O halde bizimle kalın!

E-posta Göndermeye Başlamanın En İyi 10 Yolu

Benzersiz kişiliklere ve tercihlere sahip insanlarla dolu bir odaya girdiğinizi hayal edin. Onları nasıl selamlarsınız? Bir e-posta başlatmak buna çok benzer. Açılış, mesajınızın tonunu belirler ve bir bağlantı kurar. Etkili bir şekilde etkileşime geçmek için selamlamanızı uyarlamanız gerekir. Her biri çekicilik ve amaç içeren, e-posta başlatmanın en iyi 10 yolunu keşfedelim.

1. Merhaba,

Dostça bir "Merhaba" ile bir e-postaya başlamak, ekranda basit bir el sıkışmaya benzer ve anında yakın bir bağlantı kurar. Bir meslektaşınıza veya sıradan bir şekilde konuşabileceğiniz birine yazıyorsanız, e-postanıza "Merhaba" diyerek başlayabilirsiniz.

Burada hatırlanması gereken şey, herhangi bir garip durumdan kaçınmak için her zaman adın yazılışını iki kez kontrol etmektir. Sana isimli bir meslektaşınıza şu şekilde yazmayı düşünün:

“Merhaba Sana,

Umarım harika bir hafta sonu geçirmişsinizdir!

2. Merhaba,

"Merhaba", resmi ve arkadaşça olma arasında dengeyi koruyan başka bir esnek selamlama türüdür. İlk işletmeler çoğunlukla bu e-posta selamını sözleşmeleri için kullanır. Bir odaya girerken kibarca başını sallamak gibi bir şey bu. John adlı potansiyel bir müşteriye yazmayı düşünün:

"Merhaba John,

Bu e-maillerin sana ulaşacağına inanıyorum."

Burada kişisel dokunuşunuzu korurken profesyonelliğinizi gösterirsiniz. İstatistiklerden bahsetmişken, insanların %73'ünün iş iletişimi için e-postaları tercih ettiğini biliyor muydunuz? Bu, olumlu bir ilk izlenim bırakmak için selamlamanızı daha da önemli hale getirir.

3. Sevgili,

Bu selamlama esas olarak resmi veya resmi e-postalar için ayrılmıştır. Bir formalite duygusu taşır ve birine profesyonel bir şekilde hitap ederken kullanılır. Örneğin, bir işe başvuruyorsanız:

“Sayın İşe Alma Müdürü,

Rolüne olan ilgimi ifade etmek için yazıyorum.”

“Sevgili” saygı ve profesyonelliği ifade eder. Ancak önceki iki seçenek kadar kişisel değil. “Sevgili” ifadesini kullanırken ilgili başlığı ve adı kullanın. Ortalama bir ofis çalışanının günde 121 e-posta aldığını biliyor muydunuz? Bu çok sayıda “Sevgili” anıdır!

4. Merhaba,

Hiç sokağın karşısındaki arkadaşınıza el salladınız mı? “Merhaba” da aynı şeyi yapar. Bu, sıradan sohbetler veya eski iş arkadaşlarıyla yeniden bağlantı kurmak için uygun , resmi olmayan ve samimi bir e-posta selamlamasıdır .

Resmi ve profesyonel e-postalar için mükemmel bir seçim olmasa da, rahattır ve bağlantıları canlandırma ve zahmetsizce konuşmalar kurma gücünü elinde tutar. Eski bir meslektaşınıza şu şekilde ulaşmayı düşünün:

"Merhaba,

Birbirimize yetişmeyeli uzun zaman oldu!”

5. Selamlar,

"Selamlar" , "Merhaba" veya "Merhaba"dan biraz daha resmi olan ancak yine de karşılama tonunu taşıyan daha eski bir selamlama şeklidir. Mesela yeni bir komşunuza şu şekilde yazıyorsunuz:

"Selamlar,

Sizi komşumuz olarak gördüğümüz için çok heyecanlıyız!”

Bu selamlama, bir yandan formaliteyi korurken bir yandan da samimiyet katıyor. Yeni bir müttefiki karşılamaktan yeni yetişen bir iş ortağıyla sohbet başlatmaya kadar çeşitli durumlara uygundur.

6. Günaydın/Öğleden sonra/Akşam,

Bir e-postaya günün saatine göre kibar bir selamlamayla başlamak, arkadaşça bir ton oluşturabilir. "Günaydın" günün başlangıcı için, "iyi öğleden sonralar" gün ortası için ve "iyi akşamlar" daha sonraki saatler için mükemmeldir.

Alıcının programını kabul etmenin ve saygı göstermenin basit ama etkili bir yoludur. Bu e-posta selamlama türü meslektaşlarınız, kişileriniz veya makul düzeyde dostane bir bağlantı paylaştığınız herkes için mükemmeldir.

Hatırlanması gereken önemli noktalar:

1. Günün saatine karşılık gelen doğru selamlamayı kullanın.
2. Alıcının saat dilimini veya programını tahmin ederken doğruluğundan emin olun.

7. Kiminle İlgili Olabilir,

Bu resmi selamlama genellikle alıcının adını bilmediğiniz durumlarda kullanılır. Bilinmeyen bir kişiye yazarken veya iş başvurusu veya ön yazı gibi genel bir bağlamda kullanışlı olabilir. Örneğin, bir işe başvuruyorsanız şirketin web sitesinde işe alım yöneticisinin adı listelenmez. Bu durumda “Kimi ilgilendirebilir” uygun bir seçimdir.

Hatırlanması gereken önemli noktalar:

1. Sık kullanmayın; Mümkün olan her yerde alıcının adını bulmaya çalışın.
2. Bazen “Sayın İşe Alma Müdürü” daha kişiselleştirilmiş bir alternatif olabilir.

8. Herkes/Herkes,

Bir grup insana toplu olarak hitap etmek istediğinizde, "Tümü" veya "Herkes" kısa ve kapsayıcı bir seçimdir. Genellikle ekip e-postalarında, duyurularda veya geniş bir kitleye hitap ederken kullanılır.

Örneğin, yeni bir politika hakkında şirket çapında bir güncelleme gönderiyorsanız. Herkesin kendini ilgili ve bilgili hissetmesini sağlamak için “Tümü” ile başlarsınız. Unutmayın, bunu yalnızca e-posta içeriği hitap edilen herkes için geçerli olduğunda kullanın.

9. Kime,

Kişiselleştirme önemlidir! Alıcının adıyla bir e-posta başlatmak onların dikkatini çeker ve kendilerini değerli hissetmelerini sağlar. Bir sohbete başlamanın nazik ve arkadaşça bir yolu. Bire bir görüşmeler için çok önemlidir ve profesyonel ve kişisel e-postalarla iyi çalışır.

Alıcının adını doğru kullanmak, ona kişisel olarak hitap etmek için zaman ayırdığınızı gösterir ve bu da bağlantı kurmaya daha fazla yardımcı olur. Sadece bu değil, Aberdeen Group tarafından yapılan bir araştırma, kişiselleştirilmiş e-postaların tıklama oranlarını %14 ve bağlantıları %10 artırabildiğini gösteriyor.

10. Umarım Bu E-Posta Sizi İyi Bulur,

Bu, e-postanıza kişinin sağlığıyla ilgili endişelerinizi dile getirerek başlamak için yapılan kibar bir dokunuştur. Çok yönlüdür, farklı durumlara uygundur ve empati duygusu uyandırır.

Bir projeden sonra bir müşteriyi takip ettiğinizi varsayalım. Mevcut durumlarını önemsediğinizi göstermek için "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur" ile başlarsınız. Bu, müşterinizin iyiliği için gerçek isteğinizi yansıtan samimi bir ton sağlayacaktır.

Hatırlanması gereken önemli noktalar:

1. Bu, bir e-postaya başlamanın nazik bir yoludur ancak aşırıya kaçmayın.
2. Samimiyeti sağlayın; bunu sadece bir formalite olarak kullanmayın.

Sonuç olarak, kişisel veya profesyonel e-postalarınıza doğru şekilde başlamak, güçlü bağlantılar kurmada büyük fark yaratabilir. Her yaklaşım, günün saatini dikkate almaktan alıcılara isimleriyle hitap etmeye kadar belirli bir amaca hizmet eder. Bu nedenle, bir dahaki sefere e-posta yazarken paylaşmak istediğiniz mesajı düşünün ve selamlama şeklinizi akıllıca seçin. Şimdi önümüzdeki bölümlerde farklı amaçlar için ayrılmış farklı e-posta karşılamalarını inceleyelim. Hazır olun ve daha fazlasını öğrenmek için aşağı kaydırın!

Soğuk E-posta Selamları (resmi)

Soğuk e-postalar , müşterileriniz, ortaklarınız veya iş adayları gibi hiç tanımadığınız kişilere yazılır. Onlarla sanal bir el sıkışma gibi. İnsanlarla ilk kez etkileşim kurduğunuzda yaklaşımınız kibar ve profesyonel olmalıdır. Onlara çok tanıdık gelmemeli ve yine de biraz nezaket göstermelisin. Soğuk e-postalar genellikle resmidir, bu nedenle profesyonellik dışı görülebileceği için çok sıradan olmaktan ve soğuk e-postalarda "Merhaba" veya "Merhaba" gibi selamlamalar kullanmaktan kaçının. İşte doğru dengeyi koruyan bazı soğuk e-posta selamları:

• Saygın ,
• Merhaba ,
• İlgili makama,
• İyi günler,
• Selamlar,
• Kendimi tanıtmama izin verin,
• Ulaşıyorum çünkü…

Gayri Resmi E-posta Selamları

Resmi olmayan e-postalar , aileniz, arkadaşlarınız veya iş arkadaşlarınız gibi yakından tanıdığınız kişiler için mükemmeldir. Bu e-postalar onlarla bir fincan çay içerken sohbet etmek gibidir. En iyi yanı, resmi olmanıza gerek olmaması ve bir kişilik ve sıcaklık dokunuşu ekleyerek kendiniz olabilmenizdir. 'Merhaba!', 'Merhaba' gibi dostane ifadeler kullanmaktan çekinmeyin ve sıkıcı 'Merhaba'yı unutun. Selamlaşmalarınızda aşırı gündelik veya uygunsuz olmaktan kaçınmayı unutmayın. Bu resmi olmayan e-posta selamlamaları aşağıdaki konularda yardımcı olacaktır:

• MERHABA ,
• Hey ,
• Merhaba,
• Hey ,
• Naber, ?
• Hey!
• Umarım bu e-posta sizi iyi bulur.
• Umarım harika bir hafta geçiriyorsunuzdur,

Ekipler İçin E-posta Selamları (Birden Fazla Kişi)

Ekip e-postaları , projeler, etkinlikler ve toplantılar sırasında ekipleri bir arada tutan sanal birleştiricidir. Bu e-postalar kuruluşunuzdaki bir gruba, yani iş arkadaşlarınıza veya ekip üyelerinize gönderilir. Bu e-posta selamlarını yazarken aklınızda bulundurmanız gereken tek şey resmi kalmak ve herkesin katılımını sağlamaktır . Basit bir "Merhaba, herkese" ile başlayarak mesajınızın tamamı için doğru tonu ayarlayın veya grup konuşmaları için mükemmel dengeyi kurmak amacıyla aşağıdaki e-posta selamlamalarından birini kullanın:

• Merhaba takım,
• Herkese selam,
• Herkese iyi günler,
• Sevgili iş arkadaşlarım,
• Selamlar ekibi,
• Hey takım,
• Merhaba ekip üyeleri,
• Hepinize merhaba,
• Merhaba millet,
• Ekip arkadaşlarıma,
• Sayın Arkadaşlar,

Takip E-postası Selamlamaları

Önemli tartışmanın beklemede olmadığından emin olmak için ilk temastan sonra takip e-postaları gönderilir. Birine hatırlatmak veya bir süreçle ilgili güncellemeler almak için hafif bir dürtme gibidir. Bu e-postalar genellikle müşterilerinize, işverenlerinize ve hatta önceden iletişim kurduğunuz iş arkadaşlarınıza gönderilir. Bu nedenle, profesyonellik ve samimiyet düzeyini korumak gerekir. Öyleyse iş yerindeki birkaç takip e-postasına bir göz atalım:

• Sadece kontrol ediyor,
• Umarım bu seni iyi bulur
• Hızlı takip,
• Nazik bir hatırlatma,
• İlerlemeyi kontrol etmek,
• Tabana dokunmak,
• Konuşmamızı takip ederek;
• Daha önce tartıştığımız gibi,
• Size şu konuda geri döneceğim:
• İşte bu konuda daha fazla bilgi…

Yanıtlar için E-posta Selamları

E-postalara yanıt vermek, kısa süreliğine duraklatılan görüşmenin akışını devam ettirir. Bu e-postalar genellikle iş arkadaşlarınıza, müşterilerinize veya profesyonel veya dostane bir ilişki paylaştığınız diğer bağlantılara gönderilir.

Soğuk e-postalardan farklı olarak bu e-postalar, devam eden konuşmaya ilişkin bir süreklilik ve onay duygusu taşır ve alıcının kendisini değerli hissetmesini sağlar.

Nezaketinizi korumak için kibar ve saygılı selamlamalar kullanın. Mesajlarınız için mükemmel tonu seçmenize yardımcı olabilecek yanıtlara yönelik bazı e-posta selamlamalarını burada bulabilirsiniz.

• Tekrar merhaba ,
• Yardımlarınız için teşekkürler, .
• Sizden duymak iyi!
• Bana geri döndüğün için teşekkür ederim!
• Çabalarınızı takdir ediyorum,
• Beni bilgilendirdiğiniz için teşekkürler!
• İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz!

Artık farklı e-posta türleri için tebrik türleri hakkında iyi bir fikriniz var. Şimdi bir sonraki bölümümüze geçelim ve iş için doğru e-posta selamını seçme taktiklerini öğrenelim. Hazır olun ve aşağı kaydırın!

Sizin için doğru e-posta selamını nasıl seçersiniz?

Doğru e-posta selamını seçmek bir elbise dikmeye benzer; mükemmel bir şekilde uymalıdır. Etkili iletişim yolculuğumuzda, alıcınızı tanımlamanın önemini, e-postanızın amacını anlamanın ve mesajınız için en iyi e-posta selamlamasına karar vermenize yardımcı olacak diğer faktörleri keşfetmek üzereyiz.

1. Alıcınızı Tanımlayın

Alıcınızı belirlemek, bir zarfın adres sütununu doldurmaya benzer. Zarfı doğru yere göndermek için onu doğru şekilde almanız gerekir.

Patronunuz mu, iş arkadaşınız mı yoksa aile üyeniz mi? Selam yazarken her durum farklı bir yaklaşım gerektirir. Bir yabancıya soğuk bir e-posta gönderiyorsanız, bu resmi bir selamlama olmalıdır.

Eğer bu bir iş arkadaşınızsa resmi olmayan selamlaşmalar kullanmalısınız. Örneğin, resmi bir "Sevgili Bay Jake", eğer patronunuzsa sorun değil, ama eğer arkadaşınızsa, o zaman "Hey, Sam!" daha uygundur. Ancak her durumda profesyonelliğinizi korumalısınız.

2. E-postanızın Amacı

Alıcınızı belirledikten sonra e-postanızın amacını öğrenmelisiniz. Önemli haberleri mi paylaşıyorsunuz, yardım mı istiyorsunuz, yoksa sadece haber mi veriyorsunuz? Amaç, selamlamanızın tonunu belirleyecektir.

Heyecan verici bir haberi bir meslektaşınızla paylaşıyorsanız, arkadaşça bir "Merhaba" ve ardından onun adını söylemek işe yarayacaktır. Ancak bir müşteri şikayetini ele alıyorsanız daha resmi bir "Sayın" ifadesi uygun olabilir.

3. Konuşmanızda Bulunduğunuz Nokta

E-postalar devam eden konuşmalar gibidir ve bu konuşmanın neresinde olduğunuz önemlidir. Yeni mi başlıyorsunuz, önceki bir e-postadan devam mı ediyorsunuz veya işleri bitiriyor musunuz?

Konuşmanızın içeriği nedir? Bu bir serideki ilk e-postanızsa, basit bir "Merhaba" uygundur. Ancak birisiyle sürekli iletişim halindeyseniz, "Merhaba" veya hatta adını düşünün; bu, her şeyin kısa ve dostane olmasını sağlar.

Örneğin, biriyle hiç konuşmadıysanız ve soğuk bir e-posta gönderiyorsanız, resmi bir selamlama çok önemlidir. Ancak, bir e-postaya yanıt veriyorsanız, doğrudan tartıştığınız konuya geçip resmi selamlamayı tamamen atlamakta sorun yoktur.

4. Ek Hususlar

Şimdi bu mükemmel selamlama için birkaç ekstra ipucu ekleyelim.

E-postanızın tonu nedir?

Hafif bir ton için sıradan bir "Merhaba!" ile başlayabilirsiniz. Ancak mesajınız daha resmiyse "İyi" seçeneğini seçin.

Kültürel normları biliyor musunuz?

Karşılamada alıcının adını kullanmak, Japonya'da “Tanaka-san” gibi yaygın bir uygulamadır. Burada 'Tanaka' alıcının adıdır ve 'San' tüm 'Bay', 'Bayan' ve 'Bayan' kelimelerini içerir. Dolayısıyla kültürel uygulamaları bilmek kişisel bir dokunuş katabilir.

E-posta imzanız tonla eşleşiyor mu?

E-posta imzanızın seçtiğiniz selamlamayla eşleştiğinden emin olun. Resmiyete gidiyorsanız, profesyonel bir imza çok önemlidir. Sıradan bir e-postaysa, "En iyi dileklerimle" veya "Şerefe" gibi dostça bir imza ekleyebilirsiniz.

E-posta göndermek için en iyi zaman hangisidir?

Yakınlarda yaşayan birine e-posta gönderiyorsanız ve e-postanın bu kişiye siz yazarken günün aynı saatinde ulaşacağını biliyorsanız, "günaydın" veya "iyi günler" gibi selamlamaları kullanabilirsiniz.

Henüz işimiz bitmedi! Bir sonraki bölümümüzde tartışmamızı bazı değerli ipuçları ve stratejilerle tamamlayacağız. Bu nedenle, iş için e-posta tebrikleri yazma konusunda uzman olana kadar bizimle kalın.

Çözüm

Artık blogumuzun sonuna geldik ve bunların düşündüğünüzden daha önemli olduğunu anlamanızı sağlamak için e-postayla selamlamanın çeşitli unsurlarını tartıştık. Ancak önünüzde gideceğiniz ve bu içgörüleri uygulamaya koyacağınız daha çok yol var.

Ayrıca size bir önerimiz var. Zahmetsizce görsel olarak ilgi çekici haber bültenleri oluşturmanıza olanak tanıyan platform olan Elink.io'yu kullanın. En iyi içeriğinizi ve mükemmel e-posta tebriklerini, kalıcı bir izlenim bırakan ilgi çekici haber bültenlerinde derleyebilirsiniz.

Peki neden bekleyelim? Elink.io'ya kaydolun ve e-postalarınızın parlamasına izin verin. “E-posta mükemmelliğine giden yolu E-bağlantılandırmanın” zamanı geldi!

Daha Fazla Okuma:

Nazik Bir Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır? (Adımlar ve Örnekler)

Mükemmel Bir İş E-postası Nasıl Yazılır? (Süreç ve İpuçları)

Açılma Oranlarınızı Artıracak En İyi E-posta Konu Satırları!(Örnekler)

Tanıtım E-postası Nasıl Yazılır?

E-posta Listelerinizi Nasıl Temiz Tutarsınız?

E-postanızın Spam'e Gitmesinin 8 Nedeni!

Elink Bülteninizi Nasıl Harika Hale Getirebilir ?