Eisenhower matrisi zaman yönetiminizi nasıl geliştirebilir?

Yayınlanan: 2023-03-19

Eisenhower, size daha iyi öncelik vermeyi öğreterek üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olan bir görev yönetim aracıdır. Bu teknik, hangi etkinliklerin harcadığınız zamana ve emeğe değdiğini ve hangilerinin değmediğini öğrenmenize yardımcı olur.

Ve hepimizin programlarımıza ayak uydurmak için acele ettiğimiz bir dünyada - bunun geliştirmeye değer bir beceri olduğunu kabul etmek gerekir.

Yerinizde kalın çünkü bu metinde şunları öğreneceksiniz:

  • Eisenhower matrisi nedir (birden fazla örnekle birlikte kapsamlı açıklama - hem işle hem de her günle ilgili),
  • Eisenhower matrisi nasıl kullanılır ve
  • Çeyrekler halinde nasıl düşünülür.
Eisenhower matrisi - kapak

İçindekiler

Eisenhower matrisi nedir?

Acil-önemli matris olarak da bilinen Eisenhower matrisi, görev önceliklendirme becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olan bir araçtır. Eisenhower matrisini günlük yaşamınıza dahil ederek, en büyük önceliklerinizi tanımayı ve uzun vadeli etkisi olanlarla olmayanları ayırt etmeyi öğrenirsiniz.

Eisenhower matrisi, 'beyninizi böldüğü' ve aşağıdakileri ayırt etmenize yardımcı olduğu için, kadranlarda nasıl düşüneceğinizi anlamak söz konusu olduğunda mükemmel bir müttefiktir:

  • Önemli,
  • Önemsiz,
  • Acil ve
  • Acil olmayan görevler.

Matris, zamanlama için bir önceliklendirme aracı yerine bir önceliklendirme aracı olarak hizmet eder. Yani burada herhangi bir zaman çizelgesi veya son tarih görmeyeceksiniz.

Eisenhower matrisinin kısa bir tarihi

Söz konusu zaman ve görev yönetimi yöntemini ilk geliştiren ve kullanan Dwight D. Eisenhower olmuştur. Eisenhower, ABD Ordusu'nda bir general, NATO'nun en yüksek komutanı ve daha sonra ABD başkanı olarak sayısız göreviyle ilgili olarak öncelik vermesine ve zor kararlar almasına yardımcı olacak bir yöntem arayan ABD'nin 34. başkanıydı.

Bu yöntem ancak daha sonra Steven Covey sayesinde The 7 Alışkanlık Yüksek Etkili İnsanların kitabında sunarak popüler hale geldi.

Kitapta Covey, bu metinde daha sonra tartışacağımız Dört Nesil Zaman Yönetimi fikrini tartıştı.

Eisenhower matrisinin öğeleri — açıkladı

Kolaylıkla çalıştırılabilen bir görev yönetimi aracı olan Eisenhower matrisi, görevlerinizi doğru kadranlara yerleştirerek önceliklendirmenize yardımcı olur.

Bu, acil/önemli bir şey ("şimdi yap" çeyreği), önemsiz ama yine de acil bir şey ("başka birine devredin" çeyreği) vb. olabilir.

Görevlerinizi bu şekilde kategorize edebildiğinizde, bunları planlamanız ve tamamlamanız çok daha kolay hale geliyor.

Bu kadranların pratikte nasıl çalıştığını anlamanıza yardımcı olacak aşağıdaki bölüme göz atın.

4 zaman dilimi nedir?

Eisenhower matrisini kullanırken, yapılacaklar listenizdeki görevleri 4 gruba ayırırsınız. Bu gruplara kadranlar denir çünkü bir ızgarada düzenlenirler:

  1. 1 numaralı çeyrek — Önemli/acil görevler,
  2. 2 numaralı çeyrek — Önemli/acil olmayan görevler,
  3. 3 numaralı çeyrek — Önemsiz/acil görevler ve
  4. 4 numaralı çeyrek — Önemsiz/acil olmayan görevler.

Bazıları için, sıralama görevleri kolay ve belki de en başından bellidir. Ancak çoğu zaman insanlar bu 4 çeyreği karıştırır veya bir görevin nereye gitmesi gerektiğini ayırt etmekte zorlanırlar. Ayrıca öncelikler kişiden kişiye değişir. Bazıları için kariyer gelişimi çok önemli olsa da - bir aile kurmak diğerleri için daha önemli olabilir. Eisenhower matris kurallarını doğru bir şekilde uygulamak ve hata yapma olasılığını en aza indirmek için - aşağıdaki bölüme bakmanızı şiddetle öneririz.

ACİL ve ÖNEMLİ görevler arasındaki fark

“İki tür sorunum var: acil ve önemli. Acil olan önemli değildir ve önemli olan asla acil değildir.” – Dwight D.Eisenhower

Acil ve önemli görevler arasında bir ayrım yapmayı öğrendiğinizde, matrisi pratikte kullanmak doğal olarak gelecektir.

acil görevler

Acil görevlerin mümkün olan en kısa sürede ele alınması gerekir. Acil müdahaleye ihtiyaç duyduklarından zamana duyarlıdırlar ve bazen streslidirler.

Unuttuğunuz bir sınava çalıştığınızı veya yaralı bir arkadaşınızı hastaneye kaldırmaya çalıştığınızı düşünün.

Önemli görevler

Önemli görevler ise geri adım atmanıza , durumunuzu analiz etmenize ve bir sonraki hamlenizi planlamanıza izin verir. Zamana duyarlı değillerdir, bu nedenle bu tür görevleri tamamlarken herhangi bir baskı yoktur.

Önemli görevler, yaşam hedeflerinizi, temel değerlerinizi vb. ilgilendiren görevlerdir. Bir aile kurmak, örneğin, daha sağlıklı olmak için bir gezi veya egzersiz rutini planlamak.

Clockify Profesyonel İpucu

Hedef belirlemenin göründüğünden daha fazlası olduğunu biliyor musunuz? Cevap, Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Bağlı gibi SMART hedefleri belirlemekte yatmaktadır. Burada SMART hedeflerinin nasıl belirleneceği hakkında daha fazla bilgi edinin:

  • SMART hedefleri nasıl belirlenir (+ örnekler ve şablonlar)

Birinin “küçük yangınları söndürmeye devam ettiği” için işini yapamayacağını kaç kez duydunuz? Yalnızca zamana duyarlı görevlere odaklanırsak, yarın daha ötesini göremeyiz.

Neyin acil ve benim için önemli olduğunu nasıl bilebilirim?

Hepimizin takip edebileceği evrensel bir formül yok. Hangi görevlerin önemli ve hangilerinin sizin için acil olduğunu bilmek için bir liste yapmanızı tavsiye ederiz.

Clockify sayfamızda birçok yapılacaklar listesi şablonu bulabilirsiniz ve bunlardan biri tam size göre. Clockify yapılacaklar listesi şablonları size şu konularda yardımcı olur:

  • Temel değerlerinizi, ideallerinizi ve yaşam hedeflerinizi yazın ve
  • Neyin önemli olduğuna dikkatlice odaklanarak ulaşmanız gereken kilometre taşlarını düşünün.

Yapılacaklar listeleri, para, güvenlik, kariyer, aileyi geçindirmek gibi ne için çalıştığınızı fark etmek ve kendinize bunu hatırlatmak için mükemmel bir çözüm olabilir. Elinizdeki görevlerin ayrıntılı bir listesini (veya listelerini) oluşturduktan sonra, bu tür görevlerin önemini ve aciliyetini daha iyi anlayacaksınız.

Görevler 4 çeyreğe nasıl yerleştirilir?

Artık acil ve önemli ayrımı açıkladığımıza göre, bunların görevlere ve etkinliklere nasıl uygulanacağını görelim. Bazı yaygın, günlük örnekler kullanacağız.

Çeyrek #1: “Yap” – Önemli ve acil görevler

Bunlar katı, çok yakın bir zaman sınırı olan ve hemen ele alınmadığı takdirde sonuçları olabilecek görevlerdir. Örneğin, bir matematik sınavı bir öğrenci için acil bir görevdir ve diğer pek çok şey ona göre ikinci planda gelir.

Önemli ve acil görevlere örnekler:

  • Son teslim tarihi çok yakın olan görevler — Bir müşteri projesini bitirmek, küçük bir yangını söndürmek, patlamış bir boru,
  • Son dakika yükümlülükleri - Ertelediğiniz ve şimdi bitirmek için acele ettiğiniz bir şey (örneğin, son teslim tarihini karşılamak) veya
  • Erteleyemeyeceğiniz görevler — Aile veya iş yükümlülükleri, habersiz ziyaretçiler.

Çeyrek #2: “Karar Ver” – Önemli ama acil olmayan görevler

İkinci çeyrek, yakın bir zaman sınırı olmayan, ancak size uzun vadeli faydalar sağladıkları için gelecek planlaması gerektiren öğeler içindir. Kilo vermeyi istemek, daha fazla okumak, bir kursa kaydolmak gibi kararları düşünün. Bunlar sağlığınız için önemlidir, ancak kritik değildir, bu nedenle genellikle acil görevler lehine bir kenara itilirler.

Önemli ve acil olmayan görevlere ilişkin daha fazla örnek:

  • Kısa vadeli veya uzun vadeli iş hedefleri — bir işletme bütçesi oluşturmak, satış tahmini oluşturmak, yeni bir pazarlama kampanyası planlamak vb.
  • Kariyer hedefleri — terfi almak, yeni bir kariyer yoluna geçmek, yeni bir beceri seti kazanmak, bir iş kurmayı planlamak vb.
  • Kişisel hedefler — ilişkileri geliştirmek, bir aile kurmak, eğlence, sağlıklı beslenme vb.

Acil bir durum ortaya çıktığında önemli görevleri ertelemenin, onları acil hale getirme riski taşıdığını unutmayın.

Örneğin, bir kişi yıllarca sağlıklı beslenmeyi ertelerse, çünkü başka şeyler yoluna girerse, obezite veya diyabet gibi sağlık sorunları aniden bunu acil bir öncelik haline getirir. Veya bir sonraki yıl için bir mali plan oluşturmazsanız, borç birikme, fazla harcama, acil durumlar için para bulamama ve benzeri ciddi sonuçlara maruz kalabilirsiniz.

Clockify Profesyonel İpucu

Kariyer hedeflerini başarılı bir şekilde nasıl belirleyeceğinizi öğrenmek için, hem kısa vadeli hem de uzun vadeli hedeflerin gerçek hayattan örnekleriyle birlikte bu konuyla ilgili aşağıdaki blog gönderisini sağladık:

  • Kendinize daha iyi bir gelecek yaratmak için kariyer hedefleri belirleme (örneklerle)

Çeyrek #3: “Delege” – Acil fakat önemli olmayan görevler

Bu tür görevlerin süresi vardır, ancak sizinle ilgili olmadıklarını göz önünde bulundurarak bunları başkalarına devredebilirsiniz. Örneğin, acil bir işiniz olduğu için bir iş arkadaşınızdan bir PowerPoint sunusu oluşturmasını veya bir toplantı sırasında sizin için notlar almasını istemek.

Acil ve önemsiz görevlere ilişkin diğer örnekler (kesinti veya dikkat dağıtma olarak da anılır):

  • İşle ilgili sorunlar — toplantı ayarlamak, e-postaları yanıtlamak, belirli randevuları planlamak ve
  • Evle ilgili yükümlülükler - bakkal alışverişi, ev işleri, faturaları ödeme vb.

Clockify Profesyonel İpucu

Aşağıdaki blog gönderisini okuyun ve işinize nasıl odaklanacağınızı ve dikkat dağıtıcı unsurları nasıl ortadan kaldıracağınızı anlatan uygulaması kolay bazı ipuçlarını öğrenin:

  • Dikkat dağıtıcı şeylerle dolu bir dünyada işe nasıl odaklanılır?

Çeyrek #4: “Eleyin” – Önemsiz ve acil olmayan görevler

Son çeyrek, hiçbir şekilde önemli veya acil olmayan öğeleri ve faaliyetleri içerir. Kariyeriniz, hayatınız veya sağlığınız için uzun vadeli faydaları çok azdır veya hiç yoktur. Bazı örnekler, öğleden sonra kanallarda gezinmek, iş yerinde dedikodu yapmak, akılsızca internette gezinmek ve benzeri olabilir.

Önemsiz ve acil olmayan görevlere bazı örnekler:

  • Zaman harcayanlar — Sosyal medyayı kontrol etmek (zaman harcamak), önemsiz e-postalar veya toplantılar vb.
  • Yalnızca keyifli aktiviteler — Dinlenmek önemli olsa da, çok fazla eğlenceli aktivitenin ters etkisi olabilir. Önemli faaliyetlere yer bırakmak için bazılarının ortadan kaldırılması gerekiyor. Bu tür aktiviteler arasında işe uzun süre ara vermek, oyun oynamak, sosyal medyada gezinmek vb.

Unutulmaması gereken önemli nokta, dördüncü çeyrek aktivitelerin, acil hissettiren ancak günlük hayatımıza veya geleceğimize hiçbir şekilde katkısı olmayan kesintiler olarak kabul edilmesidir.

Matristeki önceliklerinizi nasıl tartabilirsiniz?

Önemli ve önemsiz görevler ile acil ve acil olmayan işler arasında ayrım yapmak zor görünebilir, ancak aşağıdaki bölüm, elinizin altındaki görevlerinizi önceliklendirmenize ve tartmanıza yardımcı olacaktır.

Aşağıdaki zaman yönetimi matrisi hile sayfasına bir göz atın. Hangi görevlere öncelik vermeniz gerektiğini ve hangilerini devretmeniz ve hatta yapılacaklar listenizden kaldırmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Hangi görevlerin sizin için önemli olduğunu ve hangilerinin önemsiz olduğunu yalnızca sizin bilebileceğinizi unutmayın. Kendine sor:

Hemen ne yapmam gerekiyor?

İsraf olan ve ortadan kaldırılması gereken nedir?”

"Hangi görevleri yapmam gerekiyor ve hangileri benim için yapabilir?"

Bu şekilde, yapabilirsin görevlerinizi zorluk veya aciliyete göre gruplandırarak ve dikkat dağıtıcı unsurları kesin olarak ortadan kaldırarak önceliklerinizi kolaylıkla belirleyin.

Bu süreçte odak noktanız NE ZAMAN yerine NE olmalıdır. Önceliklerinizi bildiğiniz zaman planlama yapmak daha kolay hale gelir.

Clockify Profesyonel İpucu

Mükemmel bir çalışma programını nasıl oluşturacağınızı ve her şeyin planlandığı gibi gitmesini nasıl sağlayacağınızı öğrenmek istiyorsanız, uygulanabilir bir program oluşturma ile ilgili aşağıdaki blog gönderisini okuyun + sizin için hazırladığımız ücretsiz çalışma programı şablonlarından yararlanın:

  • Bir çalışma programı nasıl yapılır (+ çalışma programı şablonları)

Artık zaman yönetimi matrisinin aslında faaliyetlerinizi daha iyi anlamak için bir araç olduğunu bildiğimize göre, gerçek kullanımına geçelim.

Eisenhower matrisi nasıl çalışır? (+ örnekler)

Matrisin nasıl çalıştığını anlamanın en iyi yolu, günlük bir örneğe bakmaktır.

Örneğin, Julie orta ölçekli bir şirkette baş proje yöneticisidir. Her gün ağır bir iş yükünün altından kalkıyor, bir ailesi var ve tüm bunların üstüne sağlıklı yaşamaya ve beslenmeye çalışıyor. Kulağa çok gibi geliyor ama matrisi uygulayarak önceliklerinin nerede olduğunu ve planlarındaki değişiklikleri nasıl çözeceğini biliyor.

Başlamak için, Julie'nin programının şöyle olduğunu varsayalım:

6 Şubat Perşembe Julie'nin görevleri ve faaliyetleri
8:00 – 9:00 Stand-up toplantısı + e-postalar
09:00 – 11:00 Proje ilerlemesi, raporları ve analizleri
11:00 – 11:30 Öğle yemeği
11:30 – 11:45 Gelecek hafta okul gezisini sormak için Kevin Smith'i ara
12:00 – 14:05 Müşteri toplantısı/yeni proje için temel oluşturma
14:05 – 14:20 Kahve molası + Sarah'ı yeni ofisinde ziyaret edin!
14:20 – 16:00 Proje hakkında personel toplantısı
16:30 – 17:00 Jamey'i kontrol için çocuk doktoruna götürün (iyileştiğine emin olun!)
17:30 – 18:30 Antrenman yapmak
18:30 – 19:30 Duş + akşam yemeği
19:30 – 21:00 çocuklarla vakit geçirmek
21:30 – 22:00 Grey's Anatomy'den yeni bölüm!

Kendi başına, oldukça iyi planlanmış görünüyor. Ancak Julie, programın değişme ihtimalinin olduğunu biliyor, bu yüzden strese girmemek için her sabah kendine bunu hatırlatıyor.

Beklendiği gibi, günün sonunda Julie'nin programı biraz farklı bir şekilde sona erdi. Zaman yönetimi matrisini görevlerine uygulayarak görevlerinde çeşitli ayarlamalar yapması gerekiyordu:

  • Turuncu olanlar sonraya bırakıldı,
  • Yeşil olanlar delege edildi ve
  • Kırmızı olanlar programdan elendi.

Düzenlenen program şu anda şu şekilde görünüyor:

6 Şubat Perşembe Julie'nin görevleri ve faaliyetleri
8:00 – 9:00 Stand-up toplantısı + e-postalar
09:00 – 11:00 Proje ilerlemesi, raporları ve analizleri
11:00 – 11:30 Öğle yemeği
11:30 – 11:45 Gelecek hafta okul gezisini sormak için Kevin Smith'i ara
12:00 – 14:05 Müşteri toplantısı / yeni proje için temel oluşturma
14:05 – 14:20 Kahve molası + Sarah'ı yeni ofisinde ziyaret edin!
14:20 – 16:00 Proje hakkında personel toplantısı
16:30 – 17:00 Jamey'i kontrol için çocuk doktoruna götürün (iyileştiğine emin olun!)
17:00 – 17:20 bakkaliye
17:30 – 18:30 Antrenman yapmak
18:30 – 19:30 Duş + akşam yemeği
19:30 – 21:00 çocuklarla vakit geçirmek
21:30 – 22:00 Grey's Anatomy'den yeni bölüm!

Julie, Eisenhower matrisini çalışma programına nasıl uyguladı?

Julie, işle ilgili görev ve faaliyetlerine öncelik vermek için zaman yönetimi matrisini şu şekilde uyguladı:

  • 8:00 – 9:00 programda değişiklikler : Stand-up toplantısında QA departmanında bazı sorunlar ortaya çıktığı için sabah e-postalara ulaşmayı başaramadı. Bir çözüm için beyin fırtınası yapmak e-postalardan daha önemliydi, bu yüzden onları yarın yetişmesi gereken bir şey olarak etiketledi.
  • 12:00 – 14:05 programda değişiklik : Öğlen buluşacağı müşteri yarım saat önce geldi. Oğlunun okul gezisinin yeterince uzak olduğunu bildiğinden, günün ilerleyen saatlerinde öğretmeni aradı. Müvekkilini bekletmek istemediği için toplantıyı saat 11:30'a, telefon görüşmesini ise daha sonra eve geldiği zamana erteledi.
  • 14:20 – 16:00 programda değişiklik : Saat 16:00 civarında, projeyle ilgili görevler acil müdahale gerektiriyordu. Ancak oğlu bir süredir hastaydı, bu yüzden onu kontrole götürmesi gerekiyordu. Toplantıyı yönetme görevini en güvenilir iş arkadaşına devretti. Ertesi gün özet isteyebilir.

Julie, Eisenhower matrisini günlük programına nasıl uyguladı?

Çalışma programındaki değişikliklerle uğraşmak zorunda olmasının yanı sıra, bazı kişisel planlama ve ayarlamalar yapması da gerekiyordu:

  • 17:00 – 17:20 programda değişiklik : Julie ve oğlunun check-up için biraz daha beklemesi gerektiğinden, gelemeyecekleri için kocasından market alışverişini yapmasını istedi.
  • 17:30 – 18:30 programda değişiklikler : Julie, işten sonra kalan bazı personelle görüntülü sohbet etmek için antrenmanını yeniden planlamaya karar verdi. Evlerine gidebilmeleri için işlerini bitirmelerine yardım etmek, onun bugünkü egzersizinden daha önemli ve acildi.
  • 21:30 – 22:00 program değişiklikleri : 21:30'da Julie, gün içinde halletmesi gereken tüm faaliyetlerden ve görevlerden bitkin düşmüştü. O an uyumanın kendisine televizyondan çok daha iyi geleceğini bildiği için diziyi izlememeye karar verdi ve hemen yattı.

Julie'nin örneğinden de görebileceğimiz gibi, zaman yönetimi matrisi bize programlarımızla ilgili nasıl daha kolay aramalar yapacağımızı öğretmek için var. Görevleri veya eylemlerinin sonuçlarını fazla düşünmedi çünkü bunların önceden tamamen farkındaydı. Eisenhower matrisi, günlük programında gerekli değişiklikleri sorunsuz ve olabildiğince az stresle yapmasına izin verdi.

Eisenhower matrisini diğer tekniklerden farklı kılan nedir?

Yukarıda belirtildiği gibi, bu yöntemin şık yeni beceriler öğrenmekle hiçbir ilgisi yoktur ve her şey zihniyetinizi daha iyi hale getirmekle ilgilidir.

Eisenhower matrisi size şu konularda yardımcı olacaktır:

  • Hedeflerinizi daha iyi anlayın,
  • Zaman kaybettiren aktiviteleri belirleyin ve en önemlisi
  • İşinize ve günlük görevlerinize nasıl öncelik vereceğinizi öğrenin.

Bu şekilde, gelecek için daha iyi plan yapabilir ve planlayabilirsiniz.

Bir süre kullandıktan sonra, bu zaman yönetimi tekniği olumlu bir dönüşüm aşılayacaktır. İşinizi planlamanın ne kadar kolay olduğunu ve küçük krizleri ve kaçınılmaz teslim tarihlerini idare etmede ne kadar iyi olduğunuzu fark edeceksiniz.

Clockify Profesyonel İpucu

Clockify'da, yeni zaman yönetimi teknikleri bulmak için yorulmadan çalışıyoruz. Matris sizin çayınız gibi görünmüyorsa, seçim yapabileceğiniz daha çok şey var:

  • En etkili 26 zaman yönetimi tekniği

Steven Covey'e göre Eisenhower matrisi nasıl kullanılır?

Bu yazının başlarında, Steven Covey'in kitabında yazarak Eisenhower matrisini izleyiciye nasıl sunduğundan bahsetmiştik. Söz konusu kitapta, Zaman Yönetiminin Dört Kuşağı fikrini tartıştı ve dördüne de bakarsak, aslında matrisin nasıl doğru şekilde kullanılacağına dair talimatlar olduğunu görüyoruz.

1. Nesil: Kontrol listeleri ve notlar

İlk nesil, zamanınızın ve görev yönetimi planlamanızın başlangıç ​​adımını temsil eder. Bunları başarabilmek için tüm görevleri kağıda dökmeliyiz, ancak daha sonra düzenli olarak gözden geçirmeliyiz. Dahası, her şeyi bu tür görevlerin gerektirdiği zaman ve enerji miktarına göre organize etmeliyiz.

Clockify Profesyonel İpucu

Bu amaçla, elinizdeki görevleri asla unutmamak için kapsamlı yapılacaklar listeleri oluşturmanızı tavsiye ederiz. Nitekim size en uygun olanı seçebilmeniz için 6 farklı yapılacaklar listesi yöntemi seçtik:

  • 6 yapılacaklar listesi yöntemini denedim: İşte benim kararım

2. Nesil: Takvimler ve program

İkinci nesilde, önceki listedeki tüm faaliyetler bir takvime yazılmalı veya başka bir şekilde programlanmalıdır. Bu, geleceği yeteneklerimizin en iyisine göre planlamaya çalışmanın bir yoludur.

Görevlerinizi yazılı hale getirerek planlamanın büyük bir hayranı değilseniz, yaklaşan tüm etkinliklerinizi saklayacak bir uygulamayı tercih edebilirsiniz. Örneğin Clockify, iş yükünüzü önceliklendirmenin basit ama etkili bir yolu olan bir zaman engelleme tekniği kullanarak görevlerinizi ve etkinliklerinizi planlamanıza olanak tanır. Günlük görevlerinizi bloklar halinde gruplandırmanız yeterlidir ve yalnızca bir bloğu bitirdiğinizde bir sonrakine geçebilirsiniz. Bu şekilde, görevlerinizi unutmaz veya tamamlamazsınız.

Görevlerinizin veya faaliyetlerinizin ne kadar önemli veya acil olabileceğini yalnızca sizin bildiğinizi unutmayın. Bu nedenle, metinde daha önce bahsettiğimiz ilke ve ipuçlarını izleyerek, elinizdeki görevlerin önemine/aciliyetine göre bloklar oluşturacaksınız.

Zaman Engelleme Clockify
Clockify'da takvim görünümü

3. Nesil: Haftalık planlar

Üçüncü nesil, faaliyetlerin zaman çerçevesini daraltmak için oradadır. Haftanızı, ulaşmak istediğiniz hedefleri ve hedefleri planlamanız ve o hafta içinde günlük programınız hakkında daha ciddi düşünmeye başlamanız gerekir.

4. Nesil: İlişkiler ve sonuçlar

İlk üç kuşak, faaliyetleri ve zamanı yönetmekle ilgiliyken, dördüncüsü, tüm sürece gerçekten anlamını veren şeydir.

Eksiksiz bir program ve faaliyet listesiyle, bu görevlerden hangilerinin önemli veya önemsiz, acil veya acil olmayan olduğunu analiz etmeye başlayabilirsiniz. Bu, listenizdeki hangi maddelerin kesinlikle acilen yapılması gerektiğini ve daha acil konular ortaya çıkarsa hangilerinin bir gün ertelenebileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

Zaman yönetimi matrisinin avantajları ve dezavantajları nelerdir?

Her zaman yönetimi tekniğinde olduğu gibi, Eisenhower matrisinin hem avantajları hem de dezavantajları vardır. Kullanıp kullanmamaya karar vermeden önce her ikisini de hesaba katmak en iyisidir. Sonuçta, sizin için mükemmel olan bir yönteme ihtiyacınız var.

Eisenhower matrisinin avantajları

Eisenhower önceliklendirme yönteminin size sunabileceği faydaları daha iyi anlamak için okumaya devam edin (eğer uygulamayı seçerseniz):

  • Görevlerinizin önemini düşünmenizi sağlar,
  • Neyin acil olup neyin olmadığını yeniden değerlendirmeye yardımcı olur,
  • Daha iyi öz-farkındalık öğretir ve kendi kendini analiz etme pratiği yapmanıza yardımcı olur ve
  • Anlık kararlar vermede daha iyi olmanıza yardımcı olur.

Eisenhower matrisinin dezavantajları

Öte yandan bu görev ve zaman yönetimi yöntemi herkese uygun olmayabilir. Bu nedenle, Eisenhower yöntemini kullanmanın bazı eksileri şunlardır:

  • Görevleri yalnızca aciliyet ve öneme göre sıralar ve bir görevin gerektirdiği kaynakları, karmaşıklığı veya çaba düzeyini hesaba katmaz,
  • Kısa, acil görevleri geride bırakır (listeden çıkmaları üretkenliğe ve ivme kazanmaya yardımcı olsa bile),
  • Bazıları için karmaşık ve zaman alıcı olabilir ve
  • Çok fazla görev olduğunda bunaltıcı görünebilir, bu nedenle onları 5 parça ile sınırlamak en iyi şekilde çalışır.

Eisenhower matrisini denemek isteyen herkes için ek ipuçları

Unutulmaması gereken önemli nokta — hâlâ emin olmayanlar için, Eisenhower matrisinin sizin için doğru seçim olup olmadığını öğrenmenin bir yolu var ve size bazı ipuçları sunuyoruz:

  • Bir hafta dene,
  • Haftalık görevlerinizin bir listesini yapın,
  • Onları dört çeyrek ızgara içinde sıralayın,
  • Hafta boyunca ilerlemenizi izlemek için bir zaman izleyici kullanın ve
  • Belirli durumların size nasıl hissettirdiğini not alın.

Deneme sona ererken, topladığınız verilere bir göz atın.

Son olarak kendinize şu soruları sorun:

Daha üretken oldunuz mu?

Karar vermek daha mı kolaydı?

Acil olduğunu düşündüğünüz şeyler gerçekten acil miydi? Yoksa sadece zamanınızı mı harcadılar?

Sonuç olarak: Önceliklendirme, hepsini aynı anda değil, alabileceğiniz anlamına gelir

Bir bakıma zamanı yönetmeye çalışmak geçmişte kaldı. Giderek daha fazla koç ve üretkenlik uzmanı, önceliklerinizi ve kaynaklarınızı nasıl yöneteceğinizi öğrenmenizi tavsiye ediyor. Daha fazla zaman kazanamayız ama onu daha akıllıca kullanabiliriz. Bu nedenle, bir günde mümkün olduğu kadar çok görevi sıkıştırmaya çalışmak yerine, önemli olanlara - kişisel gelişiminize ve ilerlemenize yönelik olanlara - öncelik vermeye çalışın.

Eisenhower zaman yönetimi matrisi bu açıdan mükemmel bir öğretmendir. Ve herkes için işe yaramayabilir, ancak daha kişiselleştirilmiş, daha uygun bir teknik bulmak için harika bir basamaktır.

️ Eisenhower matrisini hiç denediniz mi? Öncelik vermenin her şeye sahip olmanın anahtarı olduğunu düşünüyor musunuz? Hikayelerinizi bizimle [email protected] adresinden paylaşın ve gelecekteki makalelerimizden birinde size yer verebiliriz. Ve bu blog gönderisini beğendiyseniz, yararlı bulacağını bildiğiniz başka biriyle paylaşın.