Zaman yönetimi nasıl kolaylaştırılır

Ne kadar çok zaman yönetimi ipucu olursa, o kadar çok şey olduğunu düşünürüz – hızlı, kolay, uygulanabilir ipuçları. Bize hitap eden birkaç tane bulana kadar tek yapmamız gereken bazı rehberler, kendi kendine yardım kitapları ve bloglar okumak ve biz hazırız! Ne yazık ki, gerçek daha az çekici. Zaman yönetimi özveri, çaba, tutarlılık ve fedakarlık gerektirir. Kötü alışkanlıkların kökünü kazımak zor bir iştir. Ancak iyi beceriler geliştirmek için, yapılacakları ve mükemmel programları nasıl yapacağınızı öğrenmenin ötesinde yöntemleri derinlemesine incelemeniz gerekir.

Bugün, zaman yönetiminin zaman hakkında nasıl düşündüğünüz ve hissettiğinizle ilgili olduğunu ve bu fikirleri iyileştirmeye yönelik belirli adımlar için nasıl kullanacağınızı inceliyoruz.

Zaman yönetimiyle ilgili rahatsız edici gerçek

Zamanınızı asla gerçekten yönetemezsiniz . Daha fazla zaman kazanamaz, onu kurtaramaz veya hayatımızın diğer yönlerinden çalamayız. O, vahşi bir at gibi boyun eğdirilebilecek bir araç ya da kaynak değildir. Bunun yerine önceliklerimizi ve programlarımızı değiştiriyor ve zorlu kararlar alıyoruz.

Gerçekten yapabileceğiniz tek şey, onu nasıl algıladığınızı değiştirmek ve kendinizi ve enerjinizi nasıl yöneteceğinizi öğrenmek ve zamanın sadece bu kadar olmasına izin vermek. Zaman yönetimi daha çok teknenizi tanıyarak bir nehri nasıl idare edeceğinizi, doğru kürek çekme tekniklerini, kendinizi nasıl düzgün bir şekilde dengeleyeceğinizi ve önünüzdeki ara sıra ani akıntılara zihinsel olarak nasıl hazırlanacağınızı öğrenmek gibi olmalıdır; Nehri nasıl yavaşlatabileceğinizi veya yönünü nasıl değiştirebileceğinizi düşünmek yerine.

Hepimizin kısıtlı zamanı varken, uzun vadede (kariyer ve yaşamda) önemli olan görevlere nasıl odaklanılacağını ve enerjinizi akıllıca nasıl harcayacağınızı öğrenmek önemlidir.

Zaman yönetimi sizin için neden zor olabilir?

Yapılacaklar listenize bağlı kalmakta sorun mu yaşıyorsunuz? Günün sonuna geliyorsunuz ve daha fazlasını yapabilirmişsiniz gibi mi hissediyorsunuz? Güneşin altında her uygulamayı denediniz mi ve hiçbiri telefonunuzda pes etmeden önce bir haftadan uzun sürmedi mi?

İyi haber şu ki - sende bir sorun yok. Kötü haber şu ki - bunda daha iyi olana kadar biraz zaman alacak. Ve sana nedenini söylemek üzereyim.

Yemek pişirmede ne kadar iyisin?

Eşimin yemek kitabına göre yemek yapmaktan neden bu kadar çekindiğini sık sık merak etmişimdir. Yapması gereken tek şey tarifi takip etmek: yazılı önlemlere, araçlara, malzemelere sahip… hiçbir şey yok. Ama bir keresinde, yemek hazırlarken bana etin "doğru" olduğunda nasıl görünmesi gerektiğini sordu, böylece geri kalan malzemeleri karıştırabilirdi.

Ve sonra bana çarptı.

Temel beceriler ve bilgi söz konusu olduğunda, tarifteki veya belirli araçlardaki hiçbir ayrıntı ona güven veremez. Bana göre, yılların deneyiminden sonra yemek pişirmek kolay geliyor: Hiç düşünmeden hangi araçlara ihtiyacım olduğunu biliyorum, pişirme süresini ve bir önseziye dayalı ölçümleri göz kamaştırabilirim. Başarılı bir yemek pişirmek için, yemeğin işlem sırasında nasıl görünmesi gerektiğini, nasıl kokması gerektiğini, her bir malzemenin ne kadar süre pişmesi gerektiğini ve ne zaman konulması gerektiğini bilmeniz gerekir.

Bu beceriler ve önceki deneyim olmadan ortağım mahsur kaldı. Yemek kitabına ve araçlara sahip olmamıza rağmen (bizim durumumuzda, tüm bu üretkenlik makaleleri ve videolar).

Aynı fikir her şeye uygulanabilir: boyama, ahşap işleri, programlama, video düzenleme, adını siz koyun. Bu etkinliklerin her biri, bazı temel beceriler gerektirir. Onlar olmadan, hiçbir süslü araç veya yöntem gelişmenize yardımcı olamaz.

Belki de bu yüzden her uygulama mağazası Pomodoro zamanlayıcısı, tarayıcı tabanlı yapılacaklar listesi veya mermi günlüğü, zamanınızı takip etmenize ve üretken kalmanıza yardımcı olmuyor.

Ayrıntılarda size yardımcı olacak araçları ve zaman yönetimi kılavuzlarını aramadan önce, önce hangi becerileri geliştirmeniz gerektiğine bir göz atalım.

Zaman yönetiminin çalışması için üç temel niteliğe ihtiyacı vardır

Yönetim becerilerinizde uzmanlaşmak, anlayış süresinde bir değişiklik gerektirir. Bunu başarmak için Erich C. Dierdorff üç şey üzerinde çalışmayı tavsiye ediyor:

1. Zamanın farkındalığı – zamanın sınırlı olduğunun farkına varmak, zamanda gerçekçi bir bakış açısı sürdürmek;
2. Düzenleme – zamanlamanızı yönetmek, planlamak ve zamanı en iyi şekilde kullanmak için öncelik vermek;
3. Adaptasyon – daha fazla gelişme için zaman kullanımınızı gözlemlemek ve analiz etmek ve programınızdaki değişikliklere nasıl uyum sağlayacağınızı öğrenmek.

Bir araştırmada, Dierdorff 1200 katılımcıyı ve bu üç beceriyi 30 dakikalık bir testte nasıl yönettiklerini gözlemledi. Düzenlemenin onlara farkındalık ve adaptasyondan çok daha kolay geldiğini fark etti - yani, insanlar programlarını organize etmede daha iyi puan aldılar, ancak vardiyaları, iptalleri, aşırı uzatmaları ve herhangi bir teslim tarihi kesintisini yönetmek daha kötüydü.

Bundan Dierdorff, farkındalık ve adaptasyonun ustalaşmanın çok daha zor olduğu sonucuna vardı. Planlarımız kusursuz görünse bile, neden her zaman erteleme ve sağlıklı alışkanlıkları sürdürme ile mücadele ettiğimizi açıklayabilir.

Tıpkı katılımcıları gibi, siz de bu becerilerin yalnızca üçte birinde veya ikisinde daha iyi olabilirsiniz. Üçü arasında sağlıklı bir dengeye ulaşana kadar her birinin nasıl uygulanabileceğini görelim.

Zaman farkındalığı nasıl geliştirilir

Zamana karşı genel tutumunuzun değişmesi gerekiyor, çünkü en iyi organizasyonda bile daha üretken olmak istemekten ya da başarısız olacağınızdan korkmak konusunda stresli hissedebilirsiniz.

Oynayarak farkındalık pratiği yapın

Dierdorff'un araştırması, katılımcıların yarım saat süren bir mikro simülasyonda performans göstermelerini sağladı. Aynı şekilde, evde zaman yönetiminizi, organizasyonunuzu ve önceliklendirmenizi herhangi bir süslü araç kullanmadan test edebilirsiniz.

Video oyunları!

İstediğiniz kadar çok veya az hikaye ve fırfırlar ile zaman ve kaynak yönetimine dayanan birçok video oyunu var. Bu oyunlar, kaynakları, zamanı, görevleri, çalışanları ve ortaya çıkan rastgele olayları dengelemeniz gereken kendi mikro simülasyonlarını sağlar. Hedefler genellikle mağazanızı/restoranınızı/işletmenizi ayakta tutmak için yeterli parayı kazanmak ya da her gün için mümkün olan en iyi sonuçları alıp başarılı olmak.

Zaman yönetimi oyunları, zamanı nasıl yönettiğinize ve işin hangi yönlerine öncelik verdiğinize dair bir fikir edinmenin en basit ama en eğlenceli yoludur. Sadece oyun tarzınıza gerçekten dikkat ettiğinizden emin olun, aksi takdirde bir öğrenme fırsatı olarak görmek yerine sadece video oyunları oynarsınız.

Bir mantra ile zamana karşı tutumunuzu değiştirin

Araştırmamda başarılı girişimcilerin zaman algılarını ararken, Inner Brilliance Coaching'den Rosie Guagliardo'nun biriyle karşılaştım. O bunu söyledi:

“Önceliklerinizi bilmek ve faaliyetleri bunlarla uyumlu hale getirmek önemlidir, ancak yine de stresli hissedebilirsiniz. Sahip olduğun zamanı değiştiremeyeceğine göre, onun hakkında nasıl hissettiğini değiştir. Yeterli zamanınız olmadığını düşünüyorsanız, stresli hissedeceksiniz. Kendinize “Dünyadaki tüm zamana sahibim” deyin. Daha sakin, daha hazır ve yeni ve farklı çözümlere açık hissederek daha fazlasını yapmanızı sağlayacak.”

Zamanın ne olduğuna ve onun hakkında nasıl hissetmeniz gerektiğine dair farkındalığınızı değiştirmenin özüne iner. Zaman hakkında binlerce söz vardır ve bunlardan biri kesinlikle size hitap edecek. Bu çok küçük bir eylem, ancak önemli bir adım - alıntı seçiminiz, zamanla ilgili en büyük güvensizlikleriniz, endişeleriniz veya umutlarınız hakkında çok şey söyleyecektir.

Bunu akılda tutmak veya her gün tekrarlamak, mantrayı bilincinize yakacaktır.

Harici geri bildirim alın

Kendi işimiz hakkında çok öznel olmaya meyilli olduğumuzu söylemeye gerek yok. Kendimizi çok sert ya da çok yumuşak bir şekilde yargılasak da, öz değerlendirmemiz her zaman bir şekilde kusurlu olacaktır.

İstihdamınıza bağlı olarak, öğrenci, serbest çalışan veya yönetici iseniz, geri bildirim kaynaklarınız farklılık gösterecektir. Genellikle:

• İş arkadaşları (fikrine değer verdiğiniz akranlar);
• Yöneticiler veya ekip liderleri;
• Arkadaşlar ve aile;

Fikirlerinizi ve hedeflerinizi geri bildirimde bulunan kişiyle paylaşmanız ve ne tür yorumlara ihtiyacınız olduğunu onlara bildirmeniz gerekir. Ayrıca, onlara verebileceğiniz türden bir şablon oluşturma seçeneği de vardır. Ne kadar çok bilgi paylaşırsanız, kişinin doğru ve eyleme geçirilebilir gözlemler yapması o kadar kolay olacaktır.

İç gözlem yapmak için biraz zaman ayırın

Yaptığım ve kişisel olarak en faydalı bulduğum bir şey, zaman farkındalığımın görsel bir temsilini yaratmaktı. Bu şekilde, algılarımda neyin yanlış olduğunu ve daha üretken olmamı engelleyen şeyleri belirleyebildim. İşte nasıl yaptım:

• Önce en büyük sorunu belirledim

Göz kamaştırıcı olan benim ertelememdi - işi halletmek istedim ama fiziksel olarak kendimi buna getiremedim.

• davranış kalıplarını yazdım

Genellikle, odaklanmak için uygun müziği arıyordu (ve sonra dikkatim dağılıyor), önemli bir şey, belirli bir angarya vb. için bir arkadaşımı aramam gerektiğini hatırladım.

• Davranışla birlikte gelen duyguları not ettim.

Tüm ertelemelerde olduğu gibi, duygu genellikle suçluluk, gecikme korkusu ve yetersizlik duygusuydu. Bunların farkında olmama rağmen yine de her davranışın yanına not aldım. Bu şekilde beni en çok üzen şeyi gördüm ve olası bir çözüm düşünebilecektim.

• "Neden" diye sormaya devam ettim

Duyguların yanı sıra “neden” sorusuna da cevap vermeye çalıştım. Neden müzik seçerek zaman kaybetmeyi seçtim? Neden şimdi o arkadaşımı arama ihtiyacı hissettim? Görevi bitirdikten sonra neden yarım saat içinde angarya yapamadım?

• ızgarayı analiz ettim

Bu aktivite, günlük tutmaya benzer şekilde çalışır - mücadeleleri kağıda döker ve onları dayanılmaz ayrıntılarla keşfedersiniz, çünkü görselleştirme size konuya farklı bir bakış açısı verir. Sonunda, dikkatimi dağıtan tüm şeylerin ortalamanın altında bir makale yazmaktan kaçınmak ve beklentileri karşılayamamak olduğunu fark ettim. Çünkü bir makale yazmaya başlamazsam kötü olamaz değil mi?

Temel neden olduğunu düşündüğüm bir şeydi, ama bundan asla emin değildim. Bu tür bir kapatmanın ruh sağlığım için de gerçekten iyi olduğu ortaya çıktı. Etkinlik beni yaptığım veya hissettiğim her şeyi incelemeye zorladı ve bir bakıma kendi üretkenlik koçum gibi davrandım.

Düzenleme nasıl iyileştirilir

Düzenlemeyi geliştirmek, daha iyi planlamayı ve önceliklendirmeyi öğrenmek anlamına gelir, böylece zaman yönetiminizin temelleri sağlam ve sarsılmaz kalır. Sonuçta bu, zamanınızın kontrolünü geri almanın en somut yoludur.

Yapılacaklar listesini yeniden keşfetmeyi deneyin

Bregman Partners'tan Peter Bregman nasıl olduğunu söyledi:

"Birçoğumuz için yapılacaklar listemiz daha çok bir suçluluk listesi haline geldi: yapmak istediğimiz, yapmayı planladığımız, gerçekten yapmamız gereken ama asla yapamadığımız her şeyin bir envanteri. Daha çok, asla ulaşamayacağım bir liste gibi."

Ve çok iyi bir noktaya değiniyor. Çoğu zaman, ne kadar zaman veya enerji alacaklarını hesaba katmadan yapılması gereken görevlerin bir listesini yazıyoruz. Ve iş günü sonunda, tabağımıza koyduğumuz her şeyi yapmadığımız için pişmanlık duyuyoruz.

Harvard Business Review için aynı makalede Bregman, belirsiz bir yapılacaklar listesi yerine, daha az madde işaretli nokta benimsememizi, ancak daha sıkı çalışma süreleriyle önermektedir. Bu, en iyi şekilde, her görev için sabit bir süre belirlediğiniz zaman kutularını kullanarak bir uyarı ile elde edilir: Göreve tam olarak belirlediğiniz dakikada başlar ve bitirirsiniz.

Clockify'da bir zaman kutusu örneği

Çalışma saatleriniz esnek olduğunda, 12 saatlik bir iş gününe kayma riskiniz vardır. Sıkı bir çerçeveye sahip olmak, gün boyunca daha fazlasını başarmaya ve zamanında bitirmeye yardımcı olacaktır.

Adaptasyon nasıl geliştirilir

Daha önce de belirtildiği gibi, uyum, programınızı hayatın karşı karşıya getirebileceği her şeyden kurtarmak için yeterince esnek olmanın incelikli sanatıdır. Acil durumlar, beklenmedik toplantılar, unutulan randevular, ihlal edilen son tarihler… adını siz koyun.

Ancak, stresi nasıl yöneteceğimizi veya daha iyi plan yapmayı öğrenmek (ki biz yaptık) yerine, uyarlanabilirliği geliştirmenin gerçekte ne anlama geldiğini göstermeye ne dersiniz?

Kötü günlerin olacağını kabul et, ama onları aşırıya kaçma

Oldukça sık, çeşitli YouTube videolarına ve zaman yönetiminin istediğiniz gibi gitmediği kötü günleri yaşamanıza izin verme hakkında yazılan makalelere rastladım. Ve bu doğru olsa da, böyle iki ya da üç gün üst üste gelirse sık sık kendimi suçlu hissettim. Dahası, bu kaynaklar bir bakıma biraz yazılı görünüyor ve yazarla gerçekten ilişki kuramıyorum.

Bu, üretkenliği YouTube kanalı milyonlarca izleyiciyi sayan Matt D'Avella'nın bir videosuna rastlayana kadar böyleydi. Videoları üretkenlik, kendini geliştirme ve tükenmişlik/koşuşturma kültüründen kaçınmaya odaklanıyor. Tüm gün nasıl üretken kalırım başlıklı bir video için şaşırtıcı bir şekilde yapmadı. Gün boyunca bazı görevlerle mücadele ederek, bazı yerlerde başarısız ve bazı yerlerde başarılı olurken, sonunda daha büyüklerini erteleyerek sona erdirilmesinin montajını görmek - ferahlatıcıydı.

D'Avella'yı bazı önemli işleri bitirmemenin, sadece onunla barışmanın, omuzlarını silkip günün sonunda spor salonuna gitmenin tatsızlığıyla yüz yüze görmek onu garip bir şekilde rahatlattı. Bana eşit miktarda anlayışa, bırakmaya ve bir dahaki sefere gerçekten uyarlanabilir olmak için bu işleri bitirebileceğimize dair güvene ihtiyacımız olduğunu gösterdi.

Çünkü programınıza, harcadığınız zamana ya da neyin işe yaramadığına ne kadar çok üzülürseniz, o kadar katı olursunuz.

Her günü ayrıntılı olarak planlamayın

Forbes'un çok uzun zaman önce olmayan zaman yönetimi mitleri üzerine bir makalesi vardı ve bir görüşmecinin tavsiyesi bana kaldı:

“Gününüzü planlayın” eskiden zaman yönetiminin mantrasıydı. Ancak, tek yaptığınız gününüzü planlamaksa, uzun vadeli hedefler asla yakınlaşmaz. Günü, sonunda onlardan vazgeçene kadar yarının listesine eklenen ekstra yapılacaklar ile bitirirsiniz. Önemsiz görevler olabilirler, ancak daha sıklıkla daha uzun bir zaman ufku olan görevlerdir. Uzun vadeli stratejik hedefler için haftanıza zaman ayırın.”

Jim Vaselopulos, Rafti Danışmanları, Inc.

Her güne çok fazla odaklanırsanız, kısa görüşlü olma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Uzun vadeli hedefleriniz ne olursa olsun, hepsi bir kenara düşüyor. Bu, “son teslim tarihini belirlemek” dışında herhangi bir sebep olmaksızın günlük işleri yapma konusunda yepyeni bir konu açar.

Haftada bir gün, uzun vadeli hedefleri gözden geçireceğiniz bir gün ayırın ve bu görevlerin kendileriyle nasıl uyumlu olduğuna bağlı olarak günlük programınızı değiştirin veya uyarlayın. Beklenmeyen değişimlere uyum sağlamanın daha kolay olduğunu göreceksiniz. Uzun vadeli hedeflerinizin ne olduğunu bilmek, nasıl uyum sağlayacağınız konusunda daha bilinçli seçimler yapmanıza yardımcı olacaktır.

İyi bir destek sistemi uzun bir yol kat eder

Zaman yönetiminizin sıkıntı çekmesinin sebeplerinden biri de destek eksikliğidir. Bazı insanlar etraflarında aynı amaç için çalışan insanların olmasını sever. Bir nevi dil kursuna gitmek ve haftada iki kez aynı insanları sınıfta görmek, aynı dil seviyesine ulaşmak için çabalamak gibi.

Ancak zaman yönetimi söz konusu olduğunda nasıl çalışır?

Daha sağlıklı bir zihniyet ve zamanla ilişki geliştirmeye çalışırken, çevrenizi daha “öğrenci dostu” hale getirmek için yapabileceğiniz bazı şeylere göz atacağız.

Aileniz ve arkadaşlarınız arasında destek

Örneğin, bir günlük zaman yönetimi uygulamasını indirmek. Uygulama mağazalarında seçilebilecek birkaç tane var ve her aile üyesinin programını birlikte sahip olduğunuz daha büyük etkinlikler ve yükümlülüklerle birleştiriyorlar.

Ek olarak, çocuğu olanlar için çocuklara zaman yönetimini öğretmek için uygulamalar ve alıştırmalar var. Kendiniz temel bilgilere geri dönmek ve bildiklerinizi yeniden değerlendirmek için eşsiz bir fırsat verir.

İş arkadaşlarınız arasında destek

Bir ekibin veya departmanın parçasıysanız ve iş arkadaşlarınızla/takım arkadaşlarınızla ilişkiniz genel olarak iyiyse, destek için her zaman onlara başvurabilirsiniz. Sadece zorluklarınızı paylaşmak, ipuçları istemek veya uygulamak istediğiniz bir yöntemi tekrar kontrol etmek zaten uzun bir yol kat edecektir.

Bunu bir adım daha ileri götürmek için ortak bir amacı olan küçük bir grup oluşturabilirsiniz. Şirketi ve işi sizin kadar iyi bilenler arasındaki destek, doğrulama ve anlayış için harikadır.

çevrimiçi destek

Alışkanlık oluşturma ve izleme uygulaması Habitica , çevrimiçi topluluğun harika bir destek sistemi olarak hizmet ettiği bir örnek olarak kullanılabilir. Uygulamanın içinde, kullanıcıların paylaşılan hedefler ve deneyimler etrafında toplanabilecekleri ve yorum, görüş ve tavsiye arayabilecekleri sağlam bir forum vardır.

Benzer şekilde, forum tabanlı web siteleri ve Reddit gibi tartışma panoları, örneğin, ücretsiz tartışma için çok sayıda başlık ve konu sağlar. Bu tür bir destek aynı zamanda dünyanın her yerinden yüzlerce – binlerce değilse de – insandan oluşan bir bilgi havuzuna sahip olduğunuzu görünce en iyi tür olabilir. Bazı yeni teknikler, yöntemler ve düşünce için yiyeceklerle karşılaşmak zorundasınız.

reddit.com'da r/üretkenlik mesaj panosu

Motivasyona değil, kalıcılığa güvenin

Son olarak, ama en az değil, en iyi ve en yaygın olarak gözden kaçan tavsiyelerden biri, çalışma motivasyonuna değil, saf ısrara güvenmek.

“Kendimizi istemesek bile bir göreve inatla başlama” fikrini sık sık bir kenara atmamız şaşırtıcı değil. Hoş değil, başka bir şey yapmayı tercih ederiz ve çıktının çabaya değip değmeyeceği konusunda hiçbir fikrimiz yok. Bonus olarak, tüm zaman boyunca kendimizi berbat hissedeceğiz, değil mi?

Olabildiğince garip, bazen kendimize ebeveynlik etmemiz ve disiplini sağlamamız gerekir. Bir yandan, bir süre sonra kararlı bir sürücü haline gelebilir.

Öte yandan, sanatçı ve üretkenlik koçu Katy Arrington'ın bizimle paylaştığı gibi, bazen ertelememizi yönetmek için doğru hedefe ihtiyacımız var. Disiplin eksikliği yüzünden kendimizi hırpalamak için değil, en çok ihtiyacımız olduğunda bizi çıkmazdan çıkaracak gerçek, somut hedefler bulmak için.

sonuçlandırmak

Zaman yönetimine alışmak zor ve meşakkatli bir iştir. Ancak kendinizi doğru zihniyete sokarsanız ve zamana farklı bakmaya başlarsanız bu daha kolay hale getirilebilir. Bu bir sabittir, kullanmayı öğrenmeniz gereken bir kaynak değil. Programlara, harcanan zamana, boşa harcanan zamana ve hayatta sizin için önemli olan şeylere karşı nasıl sağlıklı bir tutum geliştireceğinizi öğrenmek, iyi zaman yönetimi alışkanlıklarına bağlı kalma olasılığınızı büyük ölçüde artırır.