Saatin sakıncası var mı? Yoksa zaman seni umursuyor mu?

Evden çalışmanın, çamaşırları yıkayabilmek veya YouTube üzerinden hızlı bir yoga dersi yapabilmek gibi kesin avantajları vardır. Ama insanlara WFH yaptığımı söylediğimde, sanırım bu aktiviteleri günün çoğunda yaptığım şey olarak görüyorlar. Bir boş zaman hanımı.

Gerçek şu ki, ev ofisimde geleneksel ofiste yaptığımdan çok daha fazlasını yapıyorum. Çünkü zamanımı iyi yönetiyorum.

Pazarlamacılar olarak birçok şeyden sorumluyuz. Bazen yapılacaklar listesine bakıp hepsini nasıl yapacağınızı anlamak imkansız görünüyor. İster geleneksel bir ofisten, ister bir kafeden, ister yolda veya evden çalışın, zaman yönetimi çok önemlidir. Yıllar boyunca topladığım bazı ipuçları ve stratejiler.

1. Yapılacaklar listesi yapın

Öncelikle neyle karşı karşıya olduğunuzu bilmelisiniz. Bir proje için veya bir hafta boyunca yapmanız gereken her şeyin bir listesini yapın. Beyninde ne varsa çıkar. Kâğıt üzerinde, bilgisayarınızda veya telefonunuzda olması fark etmez. Sadece tüm detayları beyninden çekip çıkar. Bunu günün başında veya daha iyisi, bir önceki günün sonunda yapmayı seviyorum, bu yüzden ne yapacağımı biliyorum.

2. Önceliklerinizi belirleyin

Ardından, neyin ne zaman yapılması gerektiğini değerlendirme zamanı. Stephen Covey'in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabından alınan çeyrek daire modeli , ilk olarak ne yapacağınızı değerlendirmek için görevlerinizi dört kutuya ayırmanızı önerir - en kısa zamanda yapılması gereken süper önemli şeyler, çok zamanında olmayan ama yine de önemli (örn. , planlama), zamanında ama önemli olmayan ve zamanında olmayan/önemli olmayan. Bu, görevlerinizi nasıl çizeceğinize ilişkin birçok modelden yalnızca biridir. Hangi modeli kullanırsanız kullanın, görevlerinizi neyin kritik, neyin gerekli ama yüksek öncelikli olmadığı ve neyin "yapılması güzel" bir görev olduğu şeklinde sıralamanız önemlidir. Kendi listem genellikle "Büyük", "küçük" ve "güzel" olarak sıralanır. Basit.

3. Çalışmanızı parçalara ayırın

Bu noktada günümü planlamayı gerçekten faydalı buluyorum. Öncelikli öğeleri yukarıdan alıyorum ve bunları parçalar halinde bir takvime çizmeye başlıyorum. Benim için bu kovalar gerçekten basit: "öğle yemeğinden önce" ve "öğleden sonra çalışma". Gerçekten acil bir şey varsa, başka bir "ilk iş emri" kategorisi ekleyebilirim.

4. Son tarihler atayın

Genel anlamda ne olması gerektiğini anladığımda, daha ayrıntılı hale gelirim ve günüme mini son tarihler veririm. Ben bir planlamacıyım, evet. Ama çoğumuz gibi ben de baskı altında daha iyi çalışıyorum, kendi kendime dayatmış olsam bile. Teslim tarihlerinin olmadığı sonsuz bir iş günü, benim için oyalanmanın reçetesidir. Bu mini son tarihler odaklanmama yardımcı oluyor.

Örneğin, bu hafta bitirmem gereken birkaç büyük projem vardı. Çok fazlaydı ve aşılmaz görünüyordu. Ancak projeleri haritalandırmak ve her bir öğeye zamanı atamak için biraz zaman harcadım. Takvimim biraz şuna benziyordu:

• 9-10:00 Proje 1 teslimatı 1
• 10-10:15 Kahve molası (bununla ilgili daha sonra konuşacağız)
• 10:15-12 Proje 2 çıktısı 1
• 12-2 Ara
• 2-4 Toplantılar/konferans görüşmeleri
• 4-4:10 Komşunun kedisini kontrol etmek için kısa mola
• 4:10-5 Günü bitirin ve yarın için yapılacaklar listesi yapın

Biliyorum, yoğun. Ama bütün işlerimi hallettim ve hatta Cuma gününün sonunda bir miktar bonus zamanla bitirdim.

5. Sabah insanı mısınız yoksa öğleden sonra insanı mısınız?

En iyi işinizi ne zaman bitirirsiniz? Benim için en verimli işimi sabah ilk iş ya da işten ayrılmadan hemen önce yaparım. Gün ortasında adımınızı atabilirsiniz. Programınızı planlarken bunu hesaba katın.

6. Ritminizi bulun

Her göreve her zaman zaman ayırmam. Bazı günler daha az meşgul ya da sadece kendi nevrotik programımdan bir molaya ihtiyacım var. Yine de, odaklanmadan bir görev veya gün boyunca kendimi sonsuza kadar zorlamama izin vermiyorum. Kendi sayacıma geçiyorum.

Geçenlerde beynimin 90 dakikadan sonra yorulmaya başladığını keşfettim. İşte o zaman kafam karışıyor ve dikkatim dağılıyor ve ara vermeye ya da vites değiştirmeye ihtiyacım oluyor. Bu yazı için araştırma yaparken yalnız olmadığımı fark ettim. 90 dakikanın beyin için doğal bir ritim olduğu ortaya çıktı.

Bunu kendiniz deneyin: Çalışmanıza başlayın ve saate göz kulak olun. Ne zaman küçülürsün? Belki esniyorsunuz ya da bacaklarınızı esnetme ya da bir kahve içme dürtüsü hissediyorsunuz. Bunların hepsi, dikkat sürenizin azaldığı ve bir molaya ihtiyacınız olduğu zamanlar için iyi göstergelerdir. Ritminizi bulduktan sonra, projelerinizi kendi ölçüm cihazınıza göre hizalamak için bunu kullanın.

7. Paylaşılan takviminizi engelleyin

İşimi bir dijital takvimde (Outlook veya Google) "toplantılar" olarak zaman ayırmanın büyük bir hayranıyım. Bir gün boyunca neyle karşı karşıya olduğumu görmeme yardımcı oluyor - ve her şeyi başarmanın mümkün olup olmadığını veya çok fazla çakışan teslim tarihim olup olmadığını. Ayrıca, gün boyunca uyarı uyarıları belirdiği için işime devam etmeme yardımcı oluyor.

Bazı insanlar bu aşamada da renk kodlamasını yararlı bulmaktadır - özellikle farklı müşteriler için çeşitli farklı projeler veya ödevler üzerinde çalışıyorlarsa. Renkli bir vurgu, takviminizi taramanıza ve hangi günde neler olduğunu görsel olarak görmenize yardımcı olabilir. (Benim için biraz fazla meşgul – Daha temiz bir takvimi severim. Ancak faydasını görüyorum.)

Toplantı ağırlıklı bir şirket kültüründe çalışanlar için dijital takvim oluşturmanın ek bir avantajı var. Paylaşılan takviminiz engellendiyse, bu toplantıların birkaçından kaçabilir ve masanıza odaklanabilirsiniz. Onlara "Ben o saatte doluyum" diyebilirsiniz. Bunu hiç yapmadığımdan değil…

8. Sağ beyin/sol beyin çalışması üzerine bir not

Pazarlamacılarla deneyimim, beyinlerinde genellikle biraz bölünmüş, kısmen yaratıcı, kısmen analitik olmalarıdır. Hem "matematik beynimizi" hem de "yaratıcı beynimizi" gerektiren bir dizi görevden de sorumluyuz. Farklı görevleri başarmak için farklı zihniyetlere ihtiyacınız olduğunu kabul etmek iyi bir başlangıç ​​noktasıdır. Gününüzü bu farklılıklar etrafında planlamak daha da iyidir.

Bazen kendimi toparlayabilir ve bütün gün kelimelerle çalışmak isteyebilirim. "Bunu bütün gün yapabilirim," diye düşünüyorum. Ama yapamam. Sağ beyin yaratıcı çalışmasına odaklandığımda ve ardından sol beyin analitiği için vites değiştirdiğimde çok daha etkili oluyorum. Bir müşteri için aylık bir özet raporu hazırlar, ay içinde yaptığımız her şeyi listeler ve buna metrikler ve KPI'lar eklerdim. "Sayıların çalışması" için kasıtlı olarak yarım günü bloke ederdim. Zamanı geldiğinde, biraz müzik açardım (sadece kelimeleri bestelemediğim zamanlarda dinleyebilirim), analiz raporunu açar ve sayıları hesaplamaya başlardım. Bitirdiğimde müziği kapatır, sessizliğe geri döner ve hikayeyi yazmaya başlardım.

9. Molaları unutmayın

Molalar sağlıklıdır. Pek çok araştırma ve farklı taktik var - örneğin, aranın ne kadar sürmesi gerektiği. Ama her zaman gidip gelemeyeceğimiz açık. Vücudumuz için uykuya nasıl ihtiyacımız varsa, beynimiz için de dinlenmeye ihtiyacımız var. The Atlantic, "Beyin, her kas gibi tekrarlanan stresten yorulan bir kastır" diyor. “'En yüksek performans gösteren (işçilerin) yüzde 10'u, art arda 52 dakika çalışma ve ardından 17 dakikalık bir ara verme eğilimindeydi. The Muse'dan Julia Gifford, bu 17 dakikanın genellikle bilgisayardan uzakta, yürüyüş yaparak, egzersiz yaparak veya iş arkadaşlarıyla konuşarak geçtiğini söyledi.

Bazen, bir mil uzunluğunda bir liste varken ve ben iyi durumdayken masamdan uzaklaşmak çılgınca geliyor. Bununla mücadele ediyorum ve ara sıra zorluyorum - özellikle de bir ilham telaşı içindeysem. Ama çoğu gün, zihnimi boşaltmak için o aralara ihtiyacım var. Geri döndüğümde, bir projede yeni bir çift gözüm varmış gibi hissediyorum. (Ayrıca gün içinde mola vermediğimde daha sonra huysuz ve bitkin bir halde parasını ödüyorum.)

Taktik olarak, bu benim için sabah geç saatlerde birkaç kısa mola ve öğleden sonra daha uzun bir mola gibi görünüyor. İlk molalar sadece bir fincan kahve ya da komşuya merhaba demek ve temiz hava almak için dışarı çıkmak anlamına gelebilir. Sonra işe geri dönülür. Öğleden sonra 2 civarında, egzersiz yapmak için spor salonuna gidiyorum. Ondan sonra kendimi tazelenmiş ve yeniden dalmaya hazır hissediyorum.

İki saatlik bir spor salonu gezisi için vaktiniz yoksa üzülmeyin. Bir meslektaşla öğle yemeği yemek veya kahve içerken sohbet etmek çok güzel. Yine de bir ipucu: Bu süre zarfında iş hakkında konuşmamaya veya düşünmemeye çalışın. "Su soğutucu sohbetinin" bir şey olmasının bir nedeni var. Zihninizin dinlenmesine yardımcı olur.

Ayrıca bu küçük molalar için takvimimde zamanı bloke ediyorum. Aptalca gelebilir ama kendime bakmam için görsel bir işaret.

10. Bir sorumluluk ortağı edinin

Son ipucum: Bunu yalnız yapma! Günün başında başka bir evden çalışanla doğaçlama anlık mesajlaşma sohbetleri yapardım. Birbirimize o gün için en iyi iki hedefimizi söylerdik ve sonra her birimizin nasıl ilerlediğini görmek için gün ortasında kontrol ederdik.

Zaman yönetimi sorumluluk ortağınız olabilecek birini bulun. Belki oda arkadaşınız veya uzak bir ofisteki ekibinizden biridir. Sadece kontrol edebileceğiniz biri olması gerekiyor.

Bonus: Yararlı araçlar

İşte haftanızı planlarken işinize yarayabilecek birkaç taktik araç

• Bir zamanlayıcı ayarlayın – Bu, size vites değiştirmenizi sesli olarak hatırlatır. Bu, 60 dakikalık basit bir alarm veya "vites değiştir - x üzerinde çalış" yazan bir takvim hatırlatıcısı olabilir. Sadece seni harekete geçirecek bir şey.
• 25 dakikalık aralıklarla çalışmayı deneyin (Pomodoro Tekniği olarak da bilinir) - Bunun özellikle listedeki düşük öncelikli görevlerin bir kısmını bırakmak için yararlı olduğunu görebiliyorum.
• CNN ve Facebook gibi iş dışı etkinliklere ne kadar zaman harcadığınızı izleyin – TimeRabbit veya QualityTime gibi uygulamalar, tıpkı bir radar tabancasının otoyolda ne kadar hızlı gittiğinizi söylemesi gibi davranışlarınızı izler.
• Standart Outlook veya Google takvimlerine ek olarak, Asana gibi bir dijital iş yönetimi aracını deneyin.
• Bir kahve kestirin (bu gerçek bir şey!).
• Mesai saatlerinde mesaj yazmaktan veya Instagram'da gezinmekten kaçınmak için cep telefonunuzu uzaklaştırın.
• Sahneyi değiştirin - bir kafede veya hatta bir şirket konferans salonunda birkaç saat çalışın.

benim için bu kadar Doğru, yaklaşık 90 dakika oldu ve bir molaya ihtiyacım var. Bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, Zaman Yönetiminin tarafınıza alınmasıyla ilgili bu blog gönderisine göz atın.

Ve söyle bana, en sevdiğin zaman yönetimi taktikleri veya araçları neler?