Doğrudan Dahili Arama (DID) Nedir ve Nasıl Çalışır?

Ekip üyeniz için doğrudan bir telefon numarasına mı ihtiyacınız var? O zaman DID olarak bilinen Doğrudan Dahili Arama numarasını istiyorsunuz.

DID, arayanların otomatik bir görevliye, resepsiyon görevlisine veya çağrı merkezine ihtiyaç duymadan doğrudan çalışanınıza ulaşmasını sağlar. Bu, yalnızca şirketinizin telefon sisteminden arayanlar için geçerli olan dahili telefon uzantısından farklıdır.

İster önemli müşteri ilişkileri kuran küçük bir işletme olun, ister mevcut ilişkileri güçlendiren veya profesyonel imajınızı koruyan bir kuruluş olun, önemli ekip üyeleri için DID numaralarını kullanmak, işletmeniz büyüdükçe bağlantı ve verimliliği artırır.

Bu makalede Doğrudan Dahili Aramaya, nasıl çalıştığına ve günümüzde işletmelere sağladığı faydalara derinlemesine bir bakış sunuyoruz.

Doğrudan Dahili Arama Nedir?

Doğrudan dahili arama (DID), harici arayanların bir santral veya görevliye ihtiyaç duymadan doğrudan dahili bir dahili hattı aramasına olanak tanıyan bir telefon sistemi özelliğidir. Bir kuruluştaki her kullanıcıya/dahili numaraya benzersiz bir harici telefon numarası atar. Böylece dışarıdan arayanlar belirli kişileri bir resepsiyon görevlisi yerine doğrudan arayabilirler.

DID'yi kullanmanıza yardımcı olmak için telefon hizmeti sağlayıcıları, bir telefon numarası bloğunu şirketinizin Özel Şube Santrali (PBX) telefon sistemine bağlar.

DID aracılığıyla işletmeler, ana resepsiyon hatlarını atlayan ve doğrudan bir masa abonesine veya dahili numara grubuna giden sanal numaralar ayarlayabilir. DID yerel, özel tarifeli veya ücretsiz numaralarla kullanılabilir.

DID'nin diğer yaygın adları doğrudan arama numaraları, doğrudan arama ve doğrudan aramalardır. Esasen birisi "Bana doğrudan numaramdan ulaşın" dediğinde kastettiği şey budur.

DID, işletmelere kolaylık, özelleştirilmiş çağrı yönlendirme ve daha profesyonel bir imaj sunar.

DID Numarası Nedir?

Bir müşteri veya müşteri açısından bakıldığında, doğrudan arama numarası herhangi bir standart telefon numarasına benzer. Ancak DID, doğrudan şirketinizdeki bir dahili numaraya veya konuma giden sanal bir telefon numarasıdır . Bunu bir kısayol telefon hattı olarak düşünün.

Bu doğrudan aramalı telefon numaraları, gelen aramaları bir kuruluşun telefon sistemine yönlendirir. Arayanları bireysel bir kullanıcıya aktarma işlevi, bu numarayı "doğrudan" hale getirir. Bu özel çağrı yönlendirme VoIP telefon sistemi tarafından yönetilir.

Sabit hattan (veya POTS hattından ) farklı olarak, bu numaralar doğrudan şirketinizin telefon sistemi üzerinden yönlendirilir.

Doğrudan Dahili Arama Nasıl Çalışır?

Geleneksel olarak DID iki yoldan biriyle çalışır: Genel Anahtarlamalı Telefon Ağı ( PSTN ) hatları veya İnternet Üzerinden Ses Protokolü ( VoIP ) yoluyla. PSTN ile başlayalım.

1. PSTN'de Doğrudan Arama

İlk olarak, bir telefon servis sağlayıcısı bir dizi ana hattı müşterinin barındırılan PBX'ine bağlar. Daha sonra, sağlayıcı bir telefon numarası bloğu tahsis eder ve bunları müşteriye doğrudan arama numaraları olarak atar.

Gelen bir çağrı doğrudan arama numaralarından birine ulaştığında, ana hat üzerinden müşterinin PBX'ine iletilir. Çağrı PBX'e ulaştığında aranan numara ve arayan taraf sağlanır.

Son olarak PBX, bir operatöre veya otomatik operatöre ihtiyaç duymadan gelen çağrıyı doğrudan işletmenin telefon dahili numaralarından birine yönlendirir.

Eski telefon sistemlerinde doğrudan arama, analog devreler kullanılarak çalışıyordu. Bu, müşterinin ekipmanının sistemdeki telefonların çalışması için düşük voltajlı sinyal sağlaması gerektiği anlamına geliyordu.

Telefon şirketinin Merkez Ofisi (CO), hattın çalışır durumda olup olmadığını kontrol edecek ve düzgün şekilde sonlanmıyorsa devreyi devre dışı bırakacaktı.

Daha yakın zamanlarda, geleneksel telefon hizmetleri Birincil Hız Arayüzü (PRI) devreleri aracılığıyla DID sunmaktadır. Bunlar, telefon şirketinden yeterli sayıda ana hat kiralamış olmanızı gerektirir.

2. VoIP'te Doğrudan Dahili Arama

VoIP, SIP kanalı yardımıyla sanal doğrudan arama numaralarını kullanmanın en modern ve esnek yoludur. SIP, gerektiğinde ana hat bağlantılarını kullanılabilir hale getirir. Bunlar fiziksel hatlar değil, yalnızca ihtiyaç duyduğunuzda geniş bant üzerinden sanal bağlantılardır.

Bu sanal bağlantılar dahili olarak yapılandırılır ve numaralar bir yazılım uygulaması aracılığıyla dahili numaralarınıza bağlanır. Bunu kendiniz yapabilirsiniz veya VoIP sağlayıcınızın sizin için yapmasını sağlayabilirsiniz.

VoIP'te DID son derece ölçeklenebilirdir. Örneğin, gelecek ay 20 yeni ana hatta sahip olmanızı gerektiren bir satış kampanyası başlatmaya karar verirseniz, bunu kendiniz kolayca yapabilirsiniz.

Telefon şirketinizle iletişime geçmenize, onların bir numara bloğu tahsis etmesini beklemenize ve ardından ana hatları fiziksel olarak işletmenizin PBX'ine bağlaması için bir teknisyen göndermenize gerek yok.

3. Faks için DID'ler

DID'yi faks hizmeti olarak kullanmanın en basit yolu, doğrudan arama hattınızı bir faks makinesine bağlamaktır. Kulağa basit geliyor, değil mi? Ancak faks çağrılarını DID ile yönlendirmenin daha kullanışlı ve güçlü yollarını kaçırıyor olacaksınız.

Popüler bir uygulama, faks sunucusunu çalıştıran bir bilgisayara bir doğrudan arama numaraları bloğu atamaktır. Bu, şirketiniz için belirli bir makineye ve hatta birden fazla cihaza bağlı birden fazla faks numarasına izin verir.

Şirketinizdeki her ekip üyesinin bir e-posta adresi olduğu gibi, onlara da bir faks numarası atayabilirsiniz. Belirli bir kişiye faks geldiğinde, bu kişinin çalışma alanındaki yazıcıya, hatta bilgisayarına ve yazıcısına yönlendirilebilir.

İlgili Makale

İnternet Üzerinden Faks Nasıl Gönderilir (5 Kolay Adımda)

DID Türleri

DID'nin temel avantajı, tek bir paylaşılan telefon hattı üzerinden çalışanlara ve departmanlara doğrudan harici erişime izin vermesidir. Şirketler iletişim ihtiyaçlarına ve iş akışlarına göre numaraları tahsis edebilir.

Aralarından seçim yapabileceğiniz bazı yaygın DID numarası türleri şunlardır:

• Bireysel DID numaraları: Her çalışana, doğrudan kendilerine yönlendirilen kendi benzersiz harici telefon numarası atanır. Bu, dışarıdan arayanların santralden geçmeden belirli çalışanlara ulaşmasını sağlar.
• Departman DID numaraları: Bütün bir departman veya çalışma grubu tek bir DID numarasını paylaşır. Numara o departmandaki bir grup telefonu çalıyor, böylece aramalar birden fazla kişi tarafından kolayca yönetilebiliyor.
• Lokasyon bazlı DID numaraları: Bir şirketin her ofis lokasyonu veya şubesi için belirli bir DID numarası atanır. Bu numaraya yapılan aramalar yalnızca o sitedeki telefonları çaldırır.
• Ücretsiz DID numaraları: 800'lü numaralar olarak da bilinen bu numaralar, dışarıdan arayanların çalışanlara/bölümlere ücretsiz ulaşmasını sağlar. 800'lü numara dahili dahili numaralara yönlendirilir.
• Sanal DID numaraları: Numaralar fiziksel bir telefon hattına bağlı değildir, sanal olarak barındırılır. Aramalar şirketin belirlediği masa telefonlarına, yazılım telefonlarına veya cep telefonlarına yönlendirilir.
• Otomatik operatör DID numaraları: Arayanlar, bu tür DID numarasını ararken farklı kişiler/departmanlar için arama seçenekleri içeren bir menü duyar ve çağrıları bir insan operatör olmadan yönlendirir.

DID Kullanmanın Yararları

DID, geleneksel telefon sistemlerine kıyasla birçok avantaj sunuyordu. Çalışanları doğrudan arama yeteneği çoğu modern işletme için son derece faydalıdır. İşte bazı dikkate değer faydalar:

Maliyet ve operasyonel verimlilik

DID ile işletmenizi bağlamak için gereken ana hat sayısını azaltabilirsiniz. Bir VoIP sistemiyle DID'leri farklı kıtalara bile ileterek uzun mesafe maliyetlerinden tasarruf edebilirsiniz.

VoIP, telefon ağında doğrudan giriş yapılmasına yardımcı olur ve neredeyse tüm yeni telefonları veya donanımları satın almanıza gerek kalmaz.

Daha iyi esneklik ve hareketlilik

DID ile çağrıları nerede ve ne zaman alacağınız konusunda daha fazla kontrole sahip olursunuz. Mobil iş gücü esnek bir çözüm gerektirir. VoIP, DID ve SIP'in gücünü cep telefonları, e-posta ve SMS ile birleştirmek, işletmeniz için daha güçlü bir telekomünikasyon sistemi anlamına gelir.

Ayrıca aramaları belirli zamanlarda farklı numaralara otomatik olarak yönlendirebilirsiniz. Bu, özellikle küresel ekipler için, farklı saat dilimlerinde mesai sonrası destek açısından harikadır.

İyileştirilmiş müşteri deneyimi

Müşteriler ihtiyaç duydukları anda çalışanlara hiçbir engel olmadan ulaşabiliyor. Bu, müşterinin bakış açısına göre dikkate değer bir deneyim olabilir.

İnsanlar genellikle yerel telefon numaralarını aramayı tercih ederler. New York'ta faaliyet gösteren bir işletme, Miami veya Londra'daki müşteriler için o pazardaki müşteriler için kolaylıkla bir telefon numarası oluşturabilir.

Farklı pazarlama kampanyalarına farklı sayılar atayarak her kampanyanın performansını doğru bir şekilde takip edebilir, geliştirilebilecek alanları bulabilir ve müşteri deneyimini daha da geliştirebilirsiniz.

Verimlilik

Çağrıların resepsiyon görevlisine veya telefon menüsüne ihtiyaç duymadan doğrudan kişiye yönlendirilmesi zaman tasarrufu sağlar. Temsilcilerinin tek bir numarası olduğunda müşterilerin takibi kolaylaşır.

Aynı zamanda daha iyi iletişimi de teşvik eder. Çalışanlar, farklı binalarda, şehirlerde ve hatta ülkelerde olsalar bile ekip üyeleriyle özel bir dahili numara aracılığıyla iletişim kurar.

Hatta doğrudan arama hattınızın, gelen aramaları otomatik olarak cep telefonunuza veya diğer geçici numaralara, müşterinin bu özel numaraları bilmeden yönlendirmesini bile sağlayabilirsiniz.

DID'nin Farklı Uygulamaları

DID'lerin temel iş telefonu sistemlerinin ötesinde birçok kullanımı vardır.

İşletmelerin DID'leri nasıl kullandığına dair örnekler:

• Satış ekipleri, belirli sayıların ve promosyonların performansını izlemek amacıyla potansiyel müşteri yaratma kampanyaları için sıklıkla özel DID'ler kullanır.
• Müşteri hizmetleri departmanları faturalama soruları, teknik destek veya genel sorular için DID'ler ayarlayabilir ve çağrıların daha verimli bir şekilde yönlendirilmesini sağlayabilir.
• Pazarlama ekipleri belirli reklam kampanyaları veya etkinlikleri için benzersiz, geçici DID'ler kullanır. Belirli bir DID kullanmak, yanıt oranlarını ölçmelerine olanak tanır.
• Birden fazla konuma sahip kuruluşlar, şubeler arasında sorunsuz aktarıma olanak sağlamak amacıyla her konum için bir DID ayarlayabilir.
• Devlet kurumları, aramaları uygun departmanlara veya personele daha verimli bir şekilde yönlendirmek için DID'leri kullanabilir.

DID Telefon Numaralarının Dezavantajları

DID numarasının işletmeniz için doğru seçenek olmayabileceği durumlar vardır.

Örneğin, yakın zamanda personel değişimi yaşadıysanız ve eski çalışanlarınıza doğrudan arama numaraları atanmışsa. Sınırlı çalışan mevcudiyeti, DID'ye geçme kararınızı da etkileyebilir.

Müşterilerin, alıcıların ve satıcıların departmanlara doğrudan ulaşmasını sağlamanın önemini belirlemek işinize bağlıdır.

DID'nin bazı yaygın sınırlamaları ve bunları azaltmanın yolları şunlardır:

1. Sınırlı çağrı yönlendirme

Temel bir DID kullanıldığında çağrılar doğrudan atanan dahili numaraya yönlendirilir ve çağrı akışı üzerinde sınırlı kontrol sağlanır. Bu, yüksek çağrı hacimlerini yönetmek veya arayanları belirli departmanlara yönlendirmek açısından verimsiz olabilir. Verimli çağrı dağıtımı için Sanal Resepsiyonistleri, IVR menülerini veya Çağrı Kuyruğu'nu kullanın.

2. Güvenlik kaygıları

Uygun güvenlik önlemleri alınmadığı takdirde DID'ler yetkisiz erişime karşı savunmasız olabilir. DID'leri güçlü parolalar, çok faktörlü kimlik doğrulama ve çağrı maskelemeyle koruyun.

3. Arama bilgilerinin eksik olması

Temel DID'ler genellikle ayrıntılı çağrı izleme özelliklerinden yoksundur, bu da çağrı verilerinin analiz edilmesini ve çağrı yönetiminin optimize edilmesini zorlaştırır. Kapsamlı veri analizi için çağrı izleme özelliğine sahip sağlayıcıları seçin ve CRM'nizle entegre edin.

4. Yüksek maliyetler

Kullanım şekillerine ve seçilen özelliklere bağlı olarak DID'ler, geleneksel telefon hatlarına kıyasla daha pahalı olabilir. Toplu indirimler için pazarlık yapın, kullandıkça öde seçeneklerinden yararlanın veya alternatif VoIP çözümlerini keşfedin.

DID Numarasını Nasıl Alabilirim?

Müşterilerinize ve satıcılarınıza, Şirketinizdeki kişilere ve departmanlara Doğrudan Dahili Arama telefon numarasıyla ulaşmaları için bir yol verin. DID, gelen arayanların telefon ağacını atlamasına ve çağrı kuyruklarını atlamasına olanak tanır.

İlk adım, bir veya daha fazla iş telefonu numarası almaktır. Muhtemelen zaten bazı iş telefon numaralarınız vardır.

Bunları taşıma adı verilen bir yöntemle aktarabilirsiniz. Daha sonra bunları telefon sisteminizdeki her kullanıcıya atayacaksınız. Bu, yönetim panosundan zahmetsizce yapılabilir.

Nextiva gibi deneyimli bir VoIP sağlayıcısını tercih ettiğinizde ekibinizin ihtiyaç duyduğu doğrudan arama özelliklerini eklemek çok kolaydır. Kaç tane doğrudan arama numarasına ihtiyacınız olacağını ve işletmeniz için en uygun maliyetli çözümün ne olacağını belirlemenize yardımcı olacağız.

DID hizmetiniz kurulduktan sonra, gelen arayanlar ekiplerinize daha az sorunla ulaşabilecektir. Mükemmel müşteri hizmetinin rekabet avantajı olduğu bir dünyada, doğrudan arama numaraları kişiselleştirilmiş deneyimler sunmanın başka bir yoludur.

Doğrudan Dahili Aramaya İlişkin SSS