Farklı zaman izleme yazılımı türleri nasıl çalışır?

Profesyonel ve kişisel ihtiyaçlarınıza bağlı olarak, çalışma saatlerinizi takip etmek için bir zaman çizelgesi yazılımı ve iş dışı görevler için basit bir zaman saati aracı kullanabilirsiniz. Veya tüm etkinlikler için daha uygun bir otomatik zaman izleyici bulursunuz. Her iki durumda da, çeşitli zaman izleme yazılımı türleri arasındaki farkı söyleyebilir misiniz? Ve her aracın amacı nedir? Bu makale, sizin için en iyi zaman izleme yazılımını seçmenize yardımcı olacak bu soruların yanıtlarını size getirecektir.

Aşağıdakilerle ilgili tüm ayrıntılarda size rehberlik edeceğiz:

• zaman tutma yazılımı
• zaman çizelgesi yazılımı
• zaman kayıt yazılımı
• zaman saati yazılımı ve
• otomatik zaman izleyici.

zaman tutma yazılımı

Zaman tutma yazılımı nedir?

Zaman tutma yazılımı, çalışma saatlerinizin kaydını tutmanıza yardımcı olur. Bir zaman işleyişi yazılımı kullanmanın iki yöntemi arasında seçim yapabilirsiniz:

1. saatlerinizi manuel olarak girebilirsiniz ,
2. bir zaman çizelgesi (zaman çizelgesi yazılımı) doldurarak çalışma saatlerinizi girin veya
3. zaman kaydı olarak bilinen bir yöntem olan bir zamanlayıcı kullanabilirsiniz .

Bir bakıma, zaman işleyişi yazılımı, saatlerinizi manuel olarak kaydetmek için ve bir zaman çizelgesi ve bir zaman kayıt yazılımı için, daha sonra açıklayacağımız yöntemler için bir şemsiye terimdir.

Zaman işleyişi yazılımını kimler kullanabilir ve hangi durumlarda?

• Proje tahsisleriyle ilgilenen işletmeler. Bir proje yöneticisi, proje tahsislerini düşünürken, belirli bir süre boyunca bir projeyi bitirmek için yeterli kaynak bulunduğundan emin olmalıdır. Bu nedenle, zaman takibi yönetimin ve ekibin tahsisin doğru yapılıp yapılmadığını ve çalışanların belirli bir projede gerektiği kadar zaman harcayıp harcamadığını anlamalarına yardımcı olabilir.     
• Aynı anda birkaç müşteri için çalışan herkes . Diyelim ki beş müvekkili temsil eden bir avukatsınız. Müvekkillerinizle görüşmeniz veya sık sık görüşmeniz, her müvekkil için yasal ve vaka araştırması ile ilgilenmeniz ve daha birçok görevle ilgilenmeniz gerekecek. Haftanın sonunda, muhtemelen Salı günü ne yaptığınızı hatırlamayacaksınız. Bu nedenle, her aktiviteyi ve süresini girmek için bir zaman işleyişi yazılımı kullanmaya başlamalısınız. Bu ayrıntılar faturalandırma ve faturalandırma için çok değerli olacaktır. Aynı kurallar muhasebeciler, her türden serbest çalışan ve saatlik projelerde çalışan herkes için de geçerlidir.
• Uzak ekipler. Uzaktan çalışma yaparken, tamamladığınız ödevlerin ve bunları bitirmek için ihtiyaç duyduğunuz zamanın kanıtına ihtiyacınız olacak. Bazı şirketlerde bu zorunlu bir gerekliliktir. Öyle olmasa bile, çalışma saatlerinizi takip etmek, üretkenliğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacak ve bu da bizi bir sonraki noktaya getiriyor.
• Verimliliği artırmak isteyen herkes . Soruna neyin neden olduğunu anlamadığınız sürece üretkenliğinizi artıramazsınız. Böylece, tüm günlük ödevlerinizi işaretlemeye başlayın ve yakında bazı etkinliklere çok fazla zaman ayırıp harcamadığınızı göreceksiniz. Eğer öyleyse, çalışma alışkanlıklarınızı yeniden düşünmelisiniz.

İnsanlar bir zaman tutma yazılımı hakkında neyi faydalı buluyor?

“İşimde çok önemli bir araç haline geldi. Belirli görevleri izlemem gereken birkaç müşterim var ve yalnızca bu zaman girişlerini kolayca takip etmekle kalmıyor, geriye bakıp bu görevlerde daha fazla zaman verimli hale gelip gelmediğimi görebiliyorum.” Elizabeth K.

“Clockify'ın kullanımı basit ve doğru. Clockify'dan önce, bir projeyi tamamlamanın ve bunun için eksik faturalandırmanın ne kadar zaman alacağını hafife alırdım. Clockify ile zamanımı doğru bir şekilde takip edebiliyor ve buna göre faturalandırabiliyorum. Clockify bana ve işimize zaman ve para kazandırdı!”

Jennifer T.

“Patronumun zamanımızı nasıl kullandığımızı anlamamıza yardımcı olması için 1-2 hafta boyunca bir zaman işleyişi aracı kullanmamızı önerdiği gibi, birçok fayda elde ettiğimi hissediyorum. Artan odaklanma, farklı görevler üzerinde çalışırken daha organize hissetmek ve günümü daha etkili bir şekilde planlayabilmek bunlardan sadece birkaçı ama bu aracı ne kadar çok kullanırsam o kadar yararlı/yararlı olacağına inanıyorum. Meslektaşlarım, zamanlarını izlemek için makrolarla ayarlanmış bir Excel elektronik tablosu kullandılar, ancak Clockify'ın kullanıcı arayüzünün çok daha estetik ve kullanımı eğlenceli olduğunu düşündüm.”

Bir Clockify kullanıcısının teklifi

zaman çizelgesi yazılımı

Zaman çizelgesi yazılımı nedir?

Zaman çizelgesi yazılımı, kağıt zaman çizelgelerine bir alternatiftir; bu, zaman girişlerini (zaman defterleri) doldurarak çeşitli görevlerde harcanan süreyi takip etmenizi sağlar. Geleneksel kağıt zaman çizelgelerine kıyasla, zaman girişlerinizi yazılımla yönetmek daha doğru ve daha az zaman alıcıdır.

Çalışanlar, zaman çizelgelerini göndermekten sorumludur. Ardından, zaman çizelgelerini onaylamak veya reddetmek yöneticilere kalmıştır.

Bir zaman çizelgesi yazılımını kimler kullanabilir ve hangi durumlarda?

• Serbest çalışanlar Serbest çalışan iseniz, muhtemelen birkaç müşteri için ve çeşitli projelerde çalışıyorsunuzdur. Bu durumda, müşterilerinizden ücret alabilmeniz için her bir görev ve proje için haftada/ayda tam olarak kaç saat harcadığınızı bilmeniz gerekir. Günlük ödevlerinizi bir kağıda yazmak yerine, bir zaman çizelgesi yazılımı seçin. Bu şekilde, tüm görevleri ve faturalandırılabilir çalışma saatlerinizi işaretleyebileceksiniz. Ardından, görevlerinizi belirli bir müşteriye göre filtreleyebilir, haftalık zaman çizelgenizi PDF olarak dışa aktarabilir ve müşterinize gönderebilirsiniz.

• Devlet müteahhitleri. Devlete hizmet veren bir şirkette çalışıyorsanız, çalışma saatlerinizi izlemek zorunlu olacaktır. Bu, bir zaman çizelgesi kullanışlı olduğunda başka bir durumdur.
• Yöneticiler Ekip lideri veya yöneticiyseniz, çalışan zaman çizelgesi verilerini toplamak proje tahminleri için değerli olacaktır. Ekip zaman çizelgelerini gözden geçirerek, projenin ilerleyişi ve zamanında bitip bitmeyeceği hakkında net bir fikre sahip olacaksınız.
• İK personeli. Zaman çizelgeleri, çalışanların katılımını takip etmenin ve fazla mesai hesaplamanın pratik bir yoludur, böylece herkese çalışma saatleri için ödeme yapılır.

İnsanlar bir zaman çizelgesi yazılımı hakkında neyi faydalı buluyor?

“Gazetemiz, projelerimizi ve zaman çizelgelerimizi yönetmek için Clockify'ı kullanarak muazzam bir başarı elde etti. Çalışanlarımıza her projedeki çalışmaları için adil bir şekilde ödeme yapılıyor ve maaşlarını kişiselleştirebiliyoruz, bu da çalışanlar için daha adil olmasını sağlıyor.”

Shelby S.

“Bütün zaman çizelgelerinin artık dijital hale getirilmesini seviyorum, artık kağıt zaman çizelgelerine ihtiyacınız yok. Zaman çizelgelerini toplamak daha kolay ve onları kilitleyebilir."

Carly B.

"Faturalandırılabilir süremi takip etmem gerekiyor, ki bu, 1/4 saate kadar faturalandırdığınızda, bir günde çok fazla giriş yapma potansiyeline sahip. Clockify'dan önce, hem zaman alan hem de çoğu zaman unutulan bir deftere tüm girişlerimi elle yazıyordum ve haftalar önce yaptığım şeyi çılgınca hatırlamaya çalışmama neden oluyordu. Gerçekten Clockify benim kurtarıcım oldu.”

Nicole S.

“Bir geliştirici olarak zaman çizelgelerinden nefret ediyorum. Ancak, zamanınızda oturum açmanın kullanım kolaylığı inanılmaz ve eksik dakikaları tamamlamak için ayarlayabileceğiniz gerçek rakamlarınız var.”

Pervez S.

Zaman kayıt yazılımı

Zaman kayıt yazılımı nedir?

Zaman kaydetme yazılımı, bir zamanlayıcı kullanarak çeşitli etkinliklere harcadığınız saatleri izlemenize olanak tanır. Kural basittir, bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda bir zamanlayıcı başlatmanız ve işiniz bittiğinde onu durdurmanız gerekir.

Zaman kaydetme yazılımını kimler kullanabilir ve hangi durumlarda?

• Projelerini takip etmenin bir yolunu arayan ekipler . Sizin ve ekibinizin saatlerini kaydetmek, herkesin projede üzerine düşeni yapmasını sağlar. Ayrıca, genel çalışma saatlerinizi ve birinin işten bunalmış olup olmadığını daha iyi anlamanızı sağlar.
• Genellikle hareket halinde olan ekipler ve bireyler . Ekranınızda bir zaman kaydetme yazılımı görmek, ne kadar meşgul olursanız olun, zamanlayıcınızı günün başında başlatmayı ve günün sonunda durdurmayı hatırlamanıza yardımcı olacaktır.
• İş dışı aktivitelerini kaydetmek isteyen herkes. İş ödevleriniz dışında, koşma, ders çalışma ve diğer boş zaman etkinlikleri gibi kişisel günlük etkinliklerinizin kaydını tutabilirsiniz. Örneğin, bir sınava hazırlanıyorsanız, çalışma saatlerinizi kaydedebilirsiniz. Ayrıca, müşterinin adı olarak üniversitenizin adını ve projenizin adı olarak ders adını ekleyebilirsiniz. Bu rutin, kendinizi bir sınava daha iyi hazırlamanız için sizi motive edecektir.

İnsanlar bir zaman kaydetme yazılımı hakkında neyi faydalı buluyor?

“Eylemlerinizi kontrol altında tutmak için harika bir yazılım. Ne kadar zaman çalıştığınızı takip edebilirsiniz. Ve çoğu zaman ofiste ne kadar kaldığımı hatırlamadığım için daha uzun kalırdım. Ama şimdi ofisten doğru zamanda çıkıyorum, böylece biraz “Ben zamanım” var. Genel olarak şimdiye kadar harika. Kesinlikle işime yarayacak bazı noktalar önerdim. Clockify'ı kullanmak zamanımın kalitesini iyileştirdi.”

Vişal S.

"Görev çubuğumda bulunan masaüstü uygulaması, zamanı kaydetmeyi ve ardından faturalara PDF raporları eklemeyi inanılmaz derecede kolaylaştırıyor. Bu bana çok zaman kazandırdı. Zamanımı manuel olarak sıralamak ve kaydetmek zorunda kalmadan sadece işi bitirmeye ve faturaları göndermeye odaklanabilirim.”

David J.

“Clockify, etkinliklerle ilgili zaman kayıtlarını kolayca yakalamak için yazılımdan tam olarak beklediğiniz şeyi yapıyor. Ayrıca, yeni işlevlerin dahil edilme oranı yüksektir. Büyük bir destek ekibinin zaman kaydı için Clockify kullanıyoruz ve şimdilik görevleri birleştirmek için manuel bir süreç gerektirse de, aktivitenin gelişimini bilmek çok faydalı oluyor.”

Gonzalo M.

Zaman saati yazılımı

Zaman saati yazılımı nedir?

Delikli zaman kartlarının günleri geride kaldı. Günümüzde çalışanlar, giriş ve çıkış yapmak için zaman saati yazılımı kullanıyor. Böylece zaman saati araçları hem çalışma saatlerinizi hem de devam durumunuzu kaydetmenize yardımcı olur.

Genel olarak, çeşitli zaman saati araçları, içeri ve dışarı farklı delme türleri sunar:

1. Çalışanlar, giriş saati çıkışlı bir sistem kullanabilir. Bu durumda yönetici/işveren her çalışan için bir proje oluşturmalı, giriş/çıkışta tablet/cep telefonunu yerleştirmeli, böylece çalışanlar işe giriş/çıkışlarını ve çalışma saatlerini kolayca girebilsinler.
2. Biyometrik parmak izi delme . Bu, ofis dizüstü bilgisayarlarına, masaüstü bilgisayarlara veya tabletlere parmak izi okuyucu yüklemeyi gerektiren bir yöntemdir. Ardından, çalışanlar parmak izlerini kullanarak basitçe girip çıkmalıdır.
3. Bir GPS zaman takip sistemi . Tüm çalışanlar zaman saati hesaplarına giriş yaptıktan sonra, zamanlarını izlemeye başlamak için GPS konum takibini açmaları gerekir.

Biyometrik zaman takibi söz konusu olduğunda, bazı çalışanlar bunun mahremiyetlerini etkilediğine inanıyor. Aslında Illinois, Texas ve Washington gibi eyaletler bu konuyu düzenlemeye karar verdiler. Bu nedenle, biyometrik zaman saatlerinin nasıl kullanılabileceğini kontrol etmek için Biyometrik Bilgi Gizliliği Yasasına (BIPA) sahiptirler. Gizlilik ve güvenlikten bahsetmişken, bu tür yazılımlar yeni bir güvenlik düzeyi sağlayan kendi sunucularında barındırılabildiğinden, bazı şirketlerin yalnızca kendi kendine barındırılan zaman izleme yazılımını seçmesinin nedenleri bunlardır.

Yukarıda belirtilen seçeneklerin yanı sıra, bazı zaman saati uygulamaları, özelliklerinden biri olarak Zaman kurallarını içerir; bu, belirli bir zamandan önce delmeye izin vermeyen bir seçenek. Ayrıca, bazı zaman saati araçları, vardiyaları planlamayı ve izin istemeyi kapsar.

Zaman saati yazılımını kimler kullanabilir ve hangi durumlarda?

• İnşaat süresi takibi . İnşaat sektöründe çalışırken, takip süresi çalışanlara doğru ödeme yapılmasını sağlar. İşte nedeni: Bu sektörde her işçi işin belirli bir bölümünü yapıyor ama tüm çalışanların çalışma saatleri birlikte hesaplanıyor. Bunlara adam-saat veya çalışma-saati denir. Kesin bir adam-saat sayısı elde etmek çok önemlidir çünkü bu saatler bir projeye ne kadar zaman harcandığını gösterir. Bu nedenle, yanlış hesaplamayı önlemek için işçiler içeri ve dışarı yumruk atmalıdır. Ardından, inşaat müteahhitleri projeyi ve projeyi tamamlamanın ne kadar süreceğini daha iyi anlayacaktır. Bu şekilde, işçilere eksik veya fazla ödeme yapma riski olmayacak, böylece çalışanlar, bitmiş iş için doğru miktarda para alacaklardır.
• Vardiyalı çalışan işçiler . Birçok zaman saati aracı, çalışan vardiyalarını kolaylıkla yönetmenize olanak tanır. Yani, bir çalışan, oğlunu doktor randevusuna götürdüğü için yarın sabah çalışamıyorsa, öğleden sonra vardiyasını alabilir. Bu aynı zamanda, vardiyayı başka birine atayarak çalışanların fazla mesai yapmasını önlemek için de yararlıdır.
• İK personeli ve yöneticileri . Ücretli izin (PTO) talep eden çeşitli zaman saati uygulamaları olduğundan, bu özellik hem tatil isteyen çalışanlar hem de izin taleplerini onaylamaktan sorumlu İK personeli/yöneticileri için kullanışlıdır.

İnsanlar bir zaman saati yazılımı hakkında neyi faydalı buluyor?

"İşimiz, bir not defterindeki saatleri takip etmekten bu inanılmaz programa geçti. Ne kadar büyük bir fark yarattı! Ücretsizdir VE geleneksel zamanlayıcı yerine belirli saatler/günler için giriş ve çıkış yapmamızı sağlar . ”

Gabrielle W.

“Arayüz çok arkadaş canlısı ve saat çıkışı gibi özelliklere sahip olmasını seviyorum. Zaman damgalarını adlandırmak gerçekten de yardımcı oluyor ve her parçanın ne zaman bittiğini belirtmek için yeni zamanlayıcıları durdurup başlatmama izin veriyor.”

Luke K.

"O çok basit. Saat içeri, saat dışarı - işte bu! İş akışım için gerekli olmayan ekstra özellikler yok ve süper kullanıcı dostu.”

Bir Clockify kullanıcısının teklifi

"Ekibim her işte saatlerce çalışıyor ve her bir kişi arasındaki saatleri, haftaya, müşteriye ve yıla göre kolayca takip edebiliyorum. Vergi sezonunda son derece yardımcı olacaktır.”

Samantha W.

Otomatik zaman izleyici

Otomatik zaman izleyici nedir?

Otomatik zaman izleyicinin diğer zaman izleme seçeneklerine göre en büyük avantajı, zamanlayıcıları yönetmenize veya zamanı manuel olarak girmenize gerek olmamasıdır. Bunun yerine, çalışma saatleriniz otomatik olarak kaydedilir.

Otomatik zaman izleme araçları şunlar olabilir:

1. Tam otomatik . Bu zaman izleyiciler, görevleri tanımak ve bunları zaman girişlerine dönüştürmek için genellikle yapay zeka (AI) kullanır. Ardından, çalışanların yalnızca bu zaman girişlerini onaylaması gerekir. Ayrıca, AI'ya dayanan otomatik zaman izleyiciler, kullanıcıların zamanlarını nasıl harcadıklarını ve günlük ortak görevlerinin neler olduğunu öğrenir. Böylece, otomatik zaman izleyiciler zamanla daha akıllı hale gelir ve kullanıcılara daha doğru zaman girişleri sağlar.
2. Kısmen otomatik . Örneğin, bu zaman izleyiciler, yalnızca Mac OS gibi belirli işletim sistemlerini kullanırken otomatik zaman işleyişi sunar. Bu durumda, çalışanların önce otomatik bir izleyiciyi etkinleştirmeleri gerekir. Ardından, bir zaman izleyici, herhangi bir etkin uygulamayı veya tarayıcı sekmesini zaman girişi olarak kaydeder.

Otomatik zaman izleyiciyi kimler kullanabilir ve hangi durumlarda?

• Müşteriler ve projeler arasında sıklıkla geçiş yapan ekipler ve bireyler. Örneğin, danışmanlar genellikle bir gün için birkaç müşteriyle ilgilenir. Bazı etkinlikleri yalnızca 15 dakika sürer (bir müşteriyle hızlı bir görüşme), ancak bir saatlik görevler kadar önemlidir. Bu nedenle, özellikle sürekli vites değiştirdikleri günlerde, çalışanların her görevi kaydetmeleri hayati önem taşır. Otomatik zaman izleyiciden yararlanmak, bu çalışanların önemli olana, yani işlerine odaklanabilmeleri anlamına gelir. Aynı zamanda tüm görevler zaman girişi olarak eklenecektir.
• Günün derinlemesine bir incelemesini yapmak isteyen herkes. Clockify gibi bazı otomatik zaman izleyiciler size bir üretkenlik zaman çizelgesi - gününüze ve her uygulamada ne kadar zaman harcadığınıza dair bir genel bakış - gösterir. Dolayısıyla, bu zaman çizelgesi sizin kendi üretkenlik takipçiniz ve dikkatinizi dağıtan şeyler hakkında daha fazla bilgi edinmenin harika bir yolu. 20 dakikadır sosyal ağlarda gezindiğinizi fark ederseniz, bu sizin uyandırma çağrınız olacaktır. Bu tür dikkat dağıtıcı şeylerin farkında olmak, yarın bu davranışı tekrarlamanızı engelleyecektir.

• Zaman takibinde yeni olan herkes. Bazı otomatik zaman izleyiciler, yeni başlayanlar için zaman takibi için oldukça yararlı olan tarayıcı uzantıları sunar. İşte nedeni: Bir tarayıcı penceresi açtığınızda zamanlayıcı başlar ve tarayıcınızı kapattığınızda durur. Yani, saatlerinizi kaydetme konusunda endişelenmenize gerek yok, bir zaman izleyici bunu sizin için yapacak.

İnsanlar otomatik zaman izleyici hakkında ne yararlı buluyor?

"Ekibimiz için kullanımı kolay ve otomatik olarak kullanmaya başlayabilmeniz için web tarayıcısında ve bir krom uzantısı olarak mevcut olması harika."

Bir Clockify kullanıcısının teklifi

"Yönetici olarak, onu çalışır durumda tutmak ve yeni ekip üyelerini eğitmek çok az zamanımı alıyor, bu harika. En önemlisi, ekip üyelerinin zamanlarını takip etmeleri kolaydır ve krom uzantısı, bir izleme oturumunu başlatmak/sonlandırmak için yeni bir sekme açmaları bile gerekmediği anlamına gelir."

Andrew K.

“Hizmet, yeni projeler oluşturmaktan yeni müşteriler eklemekten, daha iyi sınıflandırma için etiketler oluşturmaya kadar temelde her şeyi yapabileceğiniz bir Mac izleyiciye sahip. Web sitesinde müşteri, proje vb. bazında zaman raporlarını görebiliyorum. Mac uygulaması ayrıca çalışıp çalışmadığımı algılıyor ve o zamanı tutması mı yoksa silmesi mi gerektiğini soruyor. Ücretsiz kademede bile serbest çalışma için benim için mükemmel.”

Rodrigo E.

Çözüm

Piyasadaki bu kadar çok zamanlı izleme uygulamasıyla, muhtemelen her bir yazılımın nasıl çalıştığından emin olamayacaksınız. Ancak, kesin olan bir şey var ki, her izleme aracının kendine özgü, benzersiz bir amacı vardır. Örneğin, çalışanların katılımını izlemenin bir yolunu arayan bir işverenseniz, bir zaman saati yazılımı kullanmayı düşünün. Veya birkaç müşteriyi temsil eden bir avukatsanız, faturalandırılabilir tüm saatlerinizi günlüğe kaydetmek için zaman çizelgesi yazılımını tercih edin. Sonunda, yazılımla izleme süresi kolaydır ve seçtiğiniz tür ne olursa olsun size doğru veriler sağlar.