Anlaşma Onay İş Akışının Önemi (ve Nasıl Oluşturulur)

Onay iş akışı nedir?

Onay iş akışı, bir kuruluşun belgeleri veya verileri onaylama yaklaşımını ayrıntılandıran resmi bir süreçtir. Satış bağlamında, ekibinizin satış döngüsü boyunca çeşitli belgelerin imzalarını işleme şeklidir. Temsilcilerin dahili onayları kovalamaya daha az, ilişki kurmaya daha fazla odaklanabilmeleri için uygun kişilerin gerekli satış belgelerini verimli bir şekilde görüntüleyebilmesini ve onaylayabilmesini sağlar. Doğru yapıldığında, iyi hazırlanmış bir onay iş akışı süreci, anlaşmaları kapıdan daha erken çıkaracak ve satış ivmesi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Onay iş akışı türleri

Tüm satış süreci boyunca onaylar gereklidir, ancak çerçeve belge onayları nadiren verimlidir. Doğru satış belgesi onay yazılımıyla, gözden geçirenlere yalnızca imzalarını gerektiren belgeler sunulması için rolleri ve izinleri devredebilirsiniz, böylece küçük ayrıntılarla zaman kaybetmekten kaçınabilirler.

• Lider yönetimi. Bir müşteri adayı yönetimi onay iş akışı, satış temsilcilerinin niteliksiz potansiyel müşterileri kovalamak için daha az zaman ve enerji harcaması için ekip liderlerinin müşteri adaylarını doğrulamasını ve imzalamasını sağlar.

• Alıntı yapmak. Potansiyel müşterilere doğru teklifler almak zor olmamalı. Bir teklif onayı iş akışıyla, satış temsilcileri, fiyatlandırmanın doğru ve iş gereksinimleriyle uyumlu olmasını sağlamak için ekip liderlerine, ürün ekiplerine veya operasyonlara onay izinleri devredebilir.

• Belge değeri. Belirli bir boyutun altındaki anlaşmaların onay gerektirmediği zamanlar vardır. Bir belge değeri onay süreci, gözden geçirenlere, ekiplerin onaylar için daha az zaman harcayabilmeleri için değere dayalı olarak gözden geçirmek istedikleri belgeleri seçme seçeneği sunar.

• İndirim. Fiyat indirimleri anlaşmayı imzalamanıza yardımcı olabilir, ancak her indirimin işletmeniz için bir maliyeti vardır. İndirim onay iş akışı, temsilcilerin değere dayalı indirimler için onay istemesine olanak tanır, böylece kârınızı azaltan indirim hatalarından kaçınabilirsiniz.

• Şartlar ve koşullar. Anlaşma koşulları, projeleriniz ve sözleşmeleriniz için zemin hazırlar, bu nedenle çok sağlam olmaları gerekir. Şartlar ve koşullar onay iş akışıyla ekip liderleri, müşteriye gönderilmeden önce son dakika ayarlamaları veya hataları olmadığından emin olabilir.

Ortak onay iş akışı engelleri

Resmi bir süreç olmadan satış ekipleri, anlaşmaları riske atabilecek bir dizi onay iş akışı engelle karşılaşır:

Darboğazlar

Kötü tasarlanmış bir onay iş akışı süreci, satış temsilcileri için belge onayını beklerken devasa darboğazlar yaratır. Onaysız gönderilebilecek çok sayıda belge var, ancak resmi bir onay süreci olmadan, temsilciler ilerlemeden önce tüm belgeleri imzalamayı bekliyorlar. Bu, anlaşmalarını durma noktasına kadar yavaşlatır ve bilgisayarlarından uzakta olsalar bile belgeye erişimi olmayan gözden geçirene ek yük getirir.

Hatalar ve eksiklikler

Belge onay iş akışları ne kadar zaman alsa da gereklidir. Bunlar olmadan materyaller fiyatlandırma, indirimler, şartlar ve koşullar, teslimatlar ve diğer maliyetli iş teklifi hatalarıyla ilgili hatalarla sonuçlanabilir. Potansiyel müşterilere veya müşterilere gönderilmeden önce tüm belgelerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için bir onay süreci gereklidir.

düzensizlik

Onay sürecinin eksikliği, organizasyon eksikliğine yol açar. Belgelerin dahili olarak nasıl dağıtıldığını, gözden geçirildiğini ve onaylandığını gösteren net adımlar olmadan, gecikmiş, unutulmuş veya yanlış materyaller için daha büyük bir potansiyel vardır. Onay isteği bir yöneticinin gelen kutusuna gömüldüğü için bir anlaşmayı kaybetmek iyi bir duygu değildir.

Şeffaflık eksikliği

Denetim izi, onayların nerede takıldığını ve boru hattı boyunca kimin neyden sorumlu olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir. Ancak resmi bir onay süreci ve doğru teklif araçları olmadan, ihtiyacınız olan bilgiyi elde etmenizi engelleyen ciddi bir şeffaflık eksikliği var.

Etkin bir onay iş akışı süreci nasıl oluşturulur?

Bir onay iş akışı süreci, sizin yaptığınız kadar basit veya karmaşık olabilir. Ancak yaklaşımınız ne olursa olsun, her onay iş akışı iki amacı yerine getirmelidir: tüm satış belgelerinde doğruluğu sağlamak ve satış sürecini engellememek için tüm belgelerin verimli bir şekilde gözden geçirilip onaylandığından emin olun.

1. Satış belgelerini oluşturun

Bir iş teklifinin nasıl yazılacağı hakkında size öğrettiğimiz her şeyi kullanarak, onay sürecinizi etrafında oluşturmak için teklifi veya diğer satış belgelerini oluşturun.

2. Sorumlulukları belirleyin

Belgeleri onaylayan kişiyi (veya kişileri) ve hangi yönlerden sorumlu olduklarını belirleyin. Belge satış sürecinin bir sonraki adımına geçmeden önce her bir paydaştan neyin gerekli olduğunu belirleyin.

3. İzinleri ayarlayın

Her kullanıcının sahip olması gereken yetki düzeyini tanımlayın. Kullanıcıları görüntüleyici, editör veya yönetici olarak atayarak, kimlerin belgeleri düzenleyebileceğini, reddedebileceğini veya onaylayabileceğini kontrol edebilir ve doğru ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları görünürlüğe ve erişime sahip olduğundan emin olabilirsiniz.

4. Bir zaman çizelgesi oluşturun

Satış belgeleriyle ilişkili tüm ilgili son tarihleri ​​tanımlayın. Bu, beklentileri belirlemenize ve hem temsilciler hem de yöneticiler için birikimleri önlemek için iş akışlarınızı hareket halinde tutmanıza yardımcı olacaktır.

5. Uyarıları ve bildirimleri ayarlayın

Otomatik uyarılar ve bildirimler, tüm satış hattı boyunca satış belgelerinizin durumunu izlemenize yardımcı olabilir. Uyarıların ne zaman (yani onaylar, retler, güncelleme talepleri, durum güncellemeleri vb.) ve kime gönderileceğini seçin.

6. Belgeleyin ve iletişim kurun

Proposify gibi doğru araçlarla, onay sürecinin her adımında belge ve kullanıcı geçmişini görüntüleyebilirsiniz. Bu, iş akışınızı hızlandırmak için sorunlu alanları belirlemenize ve çözmenize yardımcı olabilir.

Kolaylaştırılmış onay iş akışlarının faydaları

Kolaylaştırılmış bir onay süreciyle ekibiniz, anlaşmayı imzalamak için küçük ayrıntılara takılmadan veya önemli noktalara takılmadan tutarlı, doğru satış belgeleri yayınlamak için iyi bir donanıma sahip olacaktır.

Tutarlılık

Belgeleri onay için nereye göndereceğinizi veya imzalanıncaya kadar birden fazla departmanda dolaştıracağınızı merak etmeyin. Resmi bir onay süreci, satış iş akışının her seferinde aynı görünmesi anlamına gelir. Ayrıca, belgelerin istemciler arasında önemli ölçüde farklılık göstermemesini sağlamak için ayarlamalar için eşikler belirleyebilirsiniz.

Kesinlik

Belirlenmiş roller ve sorumluluklarla, tüm temel karar vericiler belgeleri gönderilmeden önce görür ve imzalar. Bu, birden fazla paydaşın bilgilerin doğruluğu için doğrulayabilmesini sağlar ve bu da hata veya eksiklikler için çok daha az yer bırakır.

Yeterlik

Kolaylaştırılmış onay iş akışları, karar vericilerin ilgili belgeleri etkili bir şekilde gözden geçirip onaylayabilmelerini sağlayarak imzayı kolaylaştırır. Yöneticiler, tüm belgeler için onay istemek yerine, yalnızca önemli olan ayrıntılara odaklanabilmeleri için neyi onaylamaları gerektiğini seçebilirler.

Ayrıca bildirimler, uyarılar ve mobil erişilebilirlik sayesinde gözden geçirenler, hareket halindeyken belgelere anında erişme ve onaylama gücüne sahiptir. Artık yöneticilerin masalarına dönmesini beklemek ya da belgenin birikimlerinde takılıp kalmamasını ummak yok.

şeffaflık

Satış sürecinizde kara kutuya veda edin. Kolaylaştırılmış onay iş akışlarıyla, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirleyebilmeniz için tüm işlem hattı hakkında bilgi sahibi olacaksınız. Karmaşık onay ayrıntıları, satış sürecinizin sorunsuz işlemesi için ekipleri sorumlu tutmanıza ve engelleri azaltmanıza yardımcı olabilir.

Çözüm

Onaylar, herhangi bir etkili satış döngüsünün gerekli bir parçasıdır, ancak süreci gerçekten yavaşlatabilirler. Doğru teklif yazılımı, yol boyunca tutarlılığı korurken ve şeffaflığı artırırken darboğazları azaltmak için onay iş akışı sürecinizi düzene koymanıza olanak tanır. Ayrıca, verimlilikteki artış, müşterilerinizle ilişkiler kurmaya odaklanabilmeniz için teklif sürenizi kısaltmanıza yardımcı olabilir.