Veri Hijyeni Hakkında Büyük Anlaşma: Nedir ve Bunu Elde Etmek İçin 6 Adım

Veriler, etkili bir pazarlama stratejisini yönlendirir. Daha doğru sözler söylenmedi. Aslında McKinsey, en iyi performans gösteren şirketlerin %50'sinden fazlasının gelirlerini artırmak için verileri kullandığını bildirdi.

Ancak, ham veriler tek başına yeterli değildir; başarıya dönüşen şey temiz verilerdir. İşte burada düzenli ve sürekli veri hijyeni uygulamaları devreye giriyor.

Pazarlamacılar, müşteri kişilikleri oluşturmak, farklı kitle segmentlerini hedeflemek ve tüketici eğilimlerini ve içgörülerini analiz etmek için farklı veri temas noktalarını kullanır. Her şey veri kullanımına işaret ediyor.

Ancak pazarlamacılar verilere olan ihtiyacı anlarken, temiz verilerin önemi henüz o kadar iyi bilinmiyor. Bu kılavuz, veri hijyeninin temellerini ve işletmelerin bunu nasıl başarabileceğini anlatmaktadır.

Veri hijyeni nedir ve neden önemlidir?

Veri hijyeni, verilerin temiz olduğundan emin olmak için dahil olan tüm süreçleri ifade eder.

Temiz veriler hatasız, tutarlı ve doğru verilerdir. Kirli veriler ise yinelenen bilgiler, eksik ayrıntılar ve hatta güncel olmayan veriler içeren verilerdir. Bu hatalar, giriş noktasında veya manuel olarak güncelleme yaparken, herhangi bir noktada sisteminize girebilir.

İş verileri birçok kaynaktan gelir, bu nedenle bazı hataların olması kaçınılmazdır.

Bu kaynaklardan bazıları şunlardır:

• anketler
  Bunlar, yanıtlayanların birkaç dakika içinde yanıtlayabileceği sorgular veya formlardır. Anketler genellikle web sitelerine yerleştirilir veya sosyal medya aracılığıyla paylaşılır.

• işlemler
  Bu tür veriler, müşterilerle ilgili tam konumları, satın aldıkları ürünler ve katılım düzeyleri gibi ayrıntıları içerir. İşlem verileri, çevrimiçi alışveriş yapanlar hesaplarını oluşturduklarında veya bir çevrimiçi mağazadan ilk alışverişlerini yaptıklarında toplanır.

• veritabanları
  İşletmeler için birçok lider sağlayıcı vardır ve hepsi iletişim bilgilerine erişmek için veritabanlarını kullanır. İşte en iyi kurşun kaynakları ve veritabanlarından bazıları.
  
• Pazarlama kampanyaları
  İletişim bilgileri karşılığında potansiyel müşteri adaylarına değerli bir şey sunmak yaygın bir uygulamadır. Bu, bir haber bülteni aboneliği, bir sadakat programı, ücretsiz deneme veya hatta bir rehber kitap aracılığıyla yapılabilir.

Veri hijyeninin faydaları

Verileri temizleyerek, şirketler kirli verilerin getirdiği sorunların sonuçlarıyla uğraşmak zorunda kalmazlar. İdeal olarak, satış ve pazarlama ekipleri, hedeflenecek hesapları ve sektörleri seçmek için verileri kullanabilir. Ancak veriler "kirli" ise, satış ve pazarlama ekipleri, yeteneklerini en iyi şekilde uygulayamayacaklardır.

Veri hijyeninin diğer faydaları şunlardır:

1. Artan verimlilik ve üretkenlik
   Kirli verilerin bazı işletmelerin %12'ye varan gelir kaybına neden olduğunu biliyor muydunuz? Ayrıca yanlış bilgi nedeniyle pazarlama çabalarını yanlış yöne yönlendirebilir. Temiz verilerle, mali ve diğer kaynakları boşa harcamadan daha doğru bir yöne sahip olursunuz.

2. Bilgilendirilmiş karar verme
   Temiz veri, temiz analitik anlamına gelir. Temiz analitik, konu tahminler ve diğer satış ve pazarlama ölçütleri olduğunda daha iyi ve daha bilinçli karar verme anlamına gelir.
   
3. Daha iyi müşteri deneyimi
   Müşteri adayları veya müşterilerle ilgili güncel bilgiler, doğru mesajı doğru kişilere iletebilmenizi sağlamaya yardımcı olur. Bu, genel olarak daha iyi ve daha kişiselleştirilmiş bir müşteri deneyimi ile sonuçlanacaktır.

4. Daha hassas hedefleme ve müşteri segmentasyonu
   Temiz verilere sahip olmak, müşteri segmentasyon çabalarınızın boşa gitmemesini sağlayacaktır. Belirli kişilerle ilgili doğru bilgiler, nitelikli müşteri adaylarını etkili bir şekilde hedeflemenize olanak tanır.
   
5. Doğru analitik
   Verileriniz kirliyse, analizleriniz ve öngörüleriniz büyük olasılıkla yanlış olacaktır. Temiz veriler, doğru nitel içgörüleri elde edebilmeniz için doğru nicel sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Veri hijyeni için en iyi 6 uygulama

Artık mesele sadece verilere ve bilgilere erişmek değil, doğru verilere sahip olmaktır. İşte işletmenizin uygulamaya koyması gereken altı veri hijyeni uygulaması.

#001: Verileri giriş noktasında standartlaştırın

Veriler, yukarıda belirtilen çeşitli yol ve kanallardan sisteminize girebilir.

Artık hatalı veri girişi genellikle kirli verilerin ilk nedenlerinden biridir. Nasıl? Diyelim ki web sitenizde, kullanıcıların bir vaka çalışmasını indirmesine izin veren bir formunuz var. Ardından, doğrudan bir arama planlamak isteyenler için başka bir formunuz var. Her iki formda da telefon numaraları için alanlar bulunur.

Bir form bir metin alanı kullanır, diğeri ise alan kodu için bir açılır menü ve sayının geri kalanı için bir metin alanı kullanır. Bu, sisteminizdeki telefon numaralarının farklı göründüğü anlamına gelir. Bir kullanıcı metin alanını doldurur ve alan kodunu dışarıda bırakırsa ne olur? Bu zaten verileri kullanılamaz hale getirir.

Ek olarak, bir form telefon numarasını gerektiriyor ve diğeri istemiyorsa, veri girişlerinden bazılarının eksik iletişim bilgilerine sahip olma olasılığı yüksektir.

Anahtar paket: Her veri noktası, geldikleri kanaldan bağımsız olarak sisteminize standart bir şekilde girmelidir.

İşte yapabilecekleriniz:

• Sahip olduğunuz tüm veri alanlarını ve tüm giriş noktalarını inceleyin.
• E-postalar, kısaltmalar, adresler ve iletişim numaraları için biçimleri kontrol edin.
  • Tüm giriş noktalarında tüm biçimleri standartlaştırın.
• Standart bir işletim prosedürü (SOP) veya adım adım bir kılavuz oluşturun.
• SÇP'yi tüm ekibe sunun.

Şimdi, verilerin girdiğinde temiz olması, verilerin sonsuza kadar temiz kalacağı anlamına gelmez. Zaman içinde, potansiyel müşteriler şirketleri transfer ederse veya kişisel bilgilerini değiştirirse, bazı iletişim bilgilerinin değiştirilmesi veya düzenlenmesi gerekebilir.

#002: Gereksiz verileri kaldırın

Daha fazla, özellikle veri söz konusu olduğunda, her zaman daha iyi değildir.

Veri hijyeni uygulamalarını düzenli olarak uygulamazsanız, sonunda çok sayıda kullanılamaz veriyle karşılaşacaksınız. Aslında kuruluşlar, verilerinin %25'inin yanlış olduğuna inanıyor.

Yararsız veriler aşağıdakilerden herhangi biri olabilir:

• Kara listenizdeki müşteri adayları veya ilgili kişiler kaldırılmalıdır
• Son aylarda etkin olmayan kişiler veya bağlantısı kesilmiş
• İlgili kişinin önceki şirketinden istifa etmesi nedeniyle artık mevcut olmayan e-posta adresleri
• Yinelenen kayıtlar

CRM'nizde gereksiz verileri tutmak, olduğundan daha fazla hasara neden olabilir.

Örneğin, artık var olmayan adreslere e-posta kampanyaları göndermek, hemen çıkma oranınızın artmasına neden olacaktır. Yinelenen bir kişiye hatırlatıcı göndermek, iki kez e-posta gönderdiğinizde kişiselleştirme çabasını da mahvedebilir.

#003: CRM'nizden yararlanın ve düzenli olarak güncelleyin

Satış temsilcilerinin %71'inin veri girişi konusunda çok fazla zaman harcadıklarını paylaştığını biliyor muydunuz? Bu, sosyal yardım veya atış için kullanılabilecek zamandır.

Bu nedenle ölçeklendirme yapan işletmeler, hem boru hattını hem de mevcut müşterileri daha iyi yönetmek için genellikle müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımına yatırım yapar.

Ancak, bir CRM yalnızca verilerin ne kadar temiz olduğu kadar güçlüdür.

İş verileri düzenli olarak değişir, bu nedenle veri hijyeni uygulamalarınızın bir parçası olarak CRM'nizi periyodik olarak temizlemeniz hayati önem taşır. CRM hijyeninizin bir parçası olarak şu adımları izleyin:

1. CRM'nin temiz olmasını sağlamaktan sorumlu olacak bir kişi atayın.
2. CRM'de veri temizliği için sabit ve düzenli bir program oluşturun.
3. CRM'nizin sahip olabileceği entegrasyonlardan ve otomasyondan yararlanın. Örneğin, bazı CRM araçları, geçersiz e-posta adreslerini otomatik olarak segmentlere ayırmanıza izin verir.

#004: Verilerin doğruluğunu onaylayın

Mümkün olduğunca, verileri giriş noktasında doğrulayabilen araçları dahil edin. Ancak, daha önce de belirtildiği gibi, iş verileri düzenli olarak değişir. Ne anlama geliyor? Bu, düzenli denetim ve güncelleme yapmanız ve dolayısıyla doğrulama yapmanız gerekeceği anlamına gelir.

Küçük bir veri segmentinde bir deneme çalıştırması yapın ve aşağıdaki gibi hatalarla ilgili uyarılara dikkat edin:

• kopyalar
• Kayıp veri
• Bozuk veri değerleri

Bu en iyi uygulama için son ipucu: CRM kontrolünüzden sonra yapılacak veri doğrulaması için düzenli bir program belirleyin.

#005: Veri gizliliği düzenlemelerine uygunluk alıştırması yapın

Hem Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) hem de İstenmeyen Pornografi ve Pazarlama Saldırılarının Kontrol Edilmesi (CAN-SPAM) Yasası, çevrimiçi kullanıcıları istenmeyen e-postalar almaktan korumayı amaçlar.

Bu standartlar, işletmelerin veri yönetimi uygulamalarını incelemelerini gerektirir. Nihai hedef, çevrimiçi kullanıcıların kişisel verileri üzerinde daha fazla kontrole sahip olmalarını sağlamaktır.

Verilerinizin uyumlu olduğundan emin olmak için yapmanız gerekenler:

• Tüm veri giriş sistemlerinizi ve süreçlerinizi denetleyin ve değerlendirin.
• Alakasız küçük veri parçaları toplamayı bırakın. Bunu ne kadar çok yaparsanız, kirli veri toplama şansınız o kadar artar. Yalnızca satış ve pazarlamaya yardımcı olabilecek verileri toplamaya odaklanın.
• Potansiyel müşteri yaratmada kullanılan veri alanlarını gözden geçirin. Daha hassas ayrıntıları satış sürecinin sonraki aşamalarına taşıyın.
• Toplandıkları amaç için artık ihtiyaç duyulmadığında tüm verileri imha edin veya arşivleyin.
• CRM'nize ve düzenli olarak eriştiğiniz diğer veritabanlarına ek güvenlik önlemleri ekleyerek verileri koruyun.
• Her zaman gizlilik politikanızın çevrimiçi kullanıcılar tarafından erişilebilir olduğundan emin olun.

Gizlilik şikayeti durumunda yapılması gerekenler

• Üslerinizi örtün. Kapsamlı ve ayrıntılı bir şirket içi soruşturma yürütün ve tüm sürecin belgelendiğinden emin olun.
• Tüm gizlilik şikayetleri, tutarlılık ve standart düzeyi ile ele alınmalıdır.
• Sorunları en kısa sürede düzeltin.
• Tüm bu süreci belgeleyin.

#006: İşi yapmak için bir veri ekibini görevlendirin

Veri hijyeni en iyi uygulamalarının nasıl uygulanacağını bilmek bir şeydir. Aslında bunları düzenli ve tutarlı bir şekilde uygulamak başka bir şey.

Ekibinizin kapasitesini ve veri temizlemeye giden işi yapıp yapamayacağını bilirsiniz. Bir veri uzmanı ekibini işe almak iyi bir alternatif olabilir. Sonuçta, yukarıda belirtilen tüm görevleri denetleme, kirli verileri kaldırma ve doğrulama işlemlerini gerçekleştirebilirler.

Süreç karmaşıktır ve insanların elinde yeterli zaman gerektirir. Ekibiniz veri temizleme sürecini kesinlikle üstlenebilirken, bunun zamanlarını en iyi şekilde kullanıp kullanmadığını yeniden değerlendirmeniz gerekecek.

Ne de olsa, veri uzmanları daha deneyimli ve daha verimli olacak; bununla birlikte satış ve pazarlama ekibiniz büyümeye daha fazla zaman ayırabilir.

Veri temizleme nasıl çalışır?

Bu, bir veri temizleme işleminin genellikle nasıl çalıştığının hızlı bir şekilde gözden geçirilmesidir.

Genellikle, ekibinizin bir üyesi veya profesyonel bir veri yönetimi hizmeti tarafından yapılacak kapsamlı bir denetimle başlar. Yoğun emek gerektiren kısım bunu takip eder (eksik verilerin doldurulması, kopyaların kaldırılması, kara listedeki kişilerin silinmesi vb.).

Zor olsa da, veri temizliği gerçekten çok önemlidir. Bu en iyi uygulamaları uygulamadan iyi bir veri hijyeni seviyesine ulaşmanın başka bir yolu yoktur.

Özet: veri hijyeni tek seferlik bir şey değildir

Emek yoğun olmasının yanı sıra, veri hijyenini sağlamak tek seferlik bir şey değildir. Verileriniz bugün temizse, yarın tekrar kirli olabilir.

Bununla birlikte, başarılı satış ve pazarlama girişimleri için güncellenmiş ve ilgili bir veritabanı şarttır. Verileriniz ne kadar doğru olursa, olası satışlarınızın kalitesi o kadar yüksek olur ve dönüşüm sağlama olasılıkları o kadar yüksek olur.

Ancak yine de, zamanınız ve insan gücünüz kısıtlıysa, dış kaynak kullanımı en iyi seçeneğinizdir.

Dış kaynaklı bir ekip, işinizin bir uzantısı olarak hareket edebilir. Örneğin, TaskDrive aslında CRM'nize girebilir, tüm bilgileri güncelleyebilir, olması gerekenleri kaldırabilir ve ayrıca ek ve yeni iletişim bilgileri sağlayabilir. Tüm bunlar, satış ve pazarlama ekiplerinizin ilişkiler kurmaya ve yaklaşan konuşmalar için zihinsel olarak hazırlanmaya daha fazla odaklanmasını sağlayacaktır.

Bizimle bir görüşme ayarlamaktan veya not bırakmaktan çekinmeyin; satış girişimleri gibi diğer etkili şeylere odaklanabilmeniz için olası satış yaratma ve veri temizliğini nasıl devre dışı bırakabileceğiniz hakkında konuşalım.