CRM uygulamanız için veri hijyeninin önemi

İş dünyasında veri her şeydir. Bu, bilinçli kararlar vermek, reklamcılık çabalarımızı hedeflemek ve ilerlememizi izlemek için kullandığımız şeydir - bunların hepsinde bir CRM bize yardımcı olabilir.

Verilerimizin temiz ve doğru olması önemlidir.

Ne yazık ki, birçok işletme verilerini düzgün bir şekilde korumak için zaman ayırmaz - bu, hatalı raporlara, satış fırsatlarının kaybolmasına ve hatta kârların düşmesine neden olabilecek bir hatadır. Ve bir CRM'yi uygulama veya güncel bir CRM'yi sürdürme zamanı geldiğinde, yetersiz veri hijyeni işletmenizin hedeflerini engelleyebilir.

Veri hijyeni nedir?

Veri hijyeni, bir veri kümesini daha doğru, daha eksiksiz ve amaca uygun hale getirmenin çeşitli aşamalarını kapsayan bir şemsiye terimdir.

Bu, verilerin doğru bir şekilde girildiğinden, yinelemelerden ve hatalardan arındırılmış olduğundan ve düzgün biçimde biçimlendirildiğinden emin olmak anlamına gelir.

Karar verme için verilere dayanan herhangi bir kuruluş için iyi veri hijyeni şarttır. Temiz veriler olmadan ilerlemeyi izlemek, eğilimleri belirlemek ve sağlıklı kararlar vermek zor olabilir.

Veri hijyeni ayrıca, sızan veriler gibi güvenlik risklerine karşı korunmaya da yardımcı olur. Kuruluşlarınız, veritabanlarınızı düzenli olarak temizleyerek , verilerin güvenilir ve güvenli olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Neden iyi bir veri hijyenine ihtiyacımız var?

"Neden?" basit; Veriler bir amaca ulaşmak için kullanılır. Veriler yanlış, eksik veya okunaksız ise (insanlar veya bilgisayarlar için), bu amaca ulaşmak için kullanılamaz. Bilgisayar alanında sıklıkla söylendiği gibi:

"Çöp içeri çöp dışarı."

Kuruluşunuzdaki terminolojiyi tanımlama.

"Temiz", "iyi", "geçerli" ve "doğrulanmış" gibi terimler genellikle birbirinin yerine kullanılır. Ancak pratikte bunlar çok farklı şeyler.

Kuruluşunuzda, var olan süreçler hakkında genel bir anlayışa sahip olmak ve "temiz" verileri tartışırken birinin - kafasında - biraz farklı bir tanımı olabileceğinin farkında olmak en iyisidir.

Ancak, burada herkesin hizalanmasını sağlamak için kullanabileceğiniz bazı standart tanımlar var.

"Temiz" verileri tanımlama:

"Temiz" bir veri kümesi, analiz için hazır olacak şekilde hazırlanmış olandır. Bu genellikle, gereksiz veya yanlış verilerin kaldırılması ve verilerin çalışmayı kolaylaştıracak şekilde biçimlendirilmesi anlamına gelir.

"Geçerli" verileri tanımlama:

"Geçerli" veriler doğru ve eksiksizdir ve uygun metodolojiler kullanılarak toplanmıştır.

"Doğrulanmış" verileri tanımlama:

"Doğrulanmış" veriler, bağımsız bir kaynak tarafından doğruluğu kontrol edilen verilerdir.

CRM uygulamanız için veri hijyeni sağlama

Ne yazık ki, CRM'nizi aşan, kontrol edilemez, sürekli büyüyen bir yanlış veri yığını tarafından gömülmek çok kolaydır.

Veriler eski hale gelir. Adlandırma kurallarına uyulmaz, bir teknoloji yığını güncellenir ve veri kümeniz yapılandırılmaz hale gelir.

Peki, bu sürekli yaklaşan kötü veri hijyeninden nasıl kurtulursunuz?

1. Adım: İnceleyin

Sorun bildirimi:

Büyüklüğünü, şeklini veya temizliğini bilmediğimiz mevcut bir veri seti (CRM'mizde veya CRM'imize girilmek üzere) var.

Sorunu çözmek için attığımız adımlar:

'Veri araştırması' olarak da bilinen veriyi inceleme, veriye mevcut durumuna bakmayı, onun hakkında bir anlayış oluşturmayı, diğer veri kümeleriyle ilişkisini, hataları aramayı ve veri kalitesi boyutlarına göre değerlendirmeyi içerir.

Teknik gurularımız için inceleme aşaması aşağıdaki faaliyetleri içerir:

Profil oluşturma:

Sütun türlerini, eksiksizliğini, no'yu gösteren bir özet istatistik. benzersiz değerlerin, bunların matematiksel dağılımının ve diğer veri kaynaklarıyla olası ilişkilerinin

toplama:

Verilerimizin biçimini standartlaştırarak, görselleştirme ve temizleme dahil sonraki tüm eylemleri gerçekleştirmek daha kolaydır.

Haritalama:

CRM dışından gelen bilgilerin CRM içindeki alanlarla eşleşmesi gerekir. Haritalama, hem Denetleme hem de Temizleme aşamalarını kapsayan bir süreçtir; CRM sahibinin ihtiyaçlarını karşılamak için yeni verilerin mevcut yapılarla uyumlu hale getirilmesini ve Mülklerin eklenmesini/kaldırılmasını içerir. Bu, biçim değişikliklerini tanımlamak kadar basit (HubSpot'un Adı ve Soyadı yapısıyla eşleştirmek için bir Tam Ad alanını bölmek) kadar basit veya kendi benzersiz ilişkileriyle tamamen yeni Özel Nesneler oluşturmak kadar karmaşık olabilir.

2. Adım: Temizleyin

Sorun bildirimi:

Eksik bilgi olan ve/veya yanlış biçimlendirilmiş mevcut bir veri seti (CRM'mizde veya CRM'imize girilmek üzere) var. Bu, CRM içindeki mevcut çalışmalarımızı veya veri setini CRM'ye aktarma yeteneğimizi olumsuz etkiliyor.

Sorunu çözmek için attığımız adımlar:

Temizleme verileri ayrıca, farklı veri kümeleri için uygun olan çeşitli etkinlikleri içerir. Genel olarak konuşursak, yanlış veriler ya kaldırılır, düzeltilir ya da manuel müdahale ve akıllı veri tartışma araçlarının bir kombinasyonu yoluyla atfedilir. Temizleme aşamasında, verilerin veri kalitesinin ilgili boyutlarını karşıladığından emin olmak için harekete geçiyoruz. Aranacak şeyler şunları içerir:

Haritalama, devam etti:

Hangi alanların eşleştiğini kavramsal olarak belirledikten sonra, verilerimizi CRM'ye uygun bir biçimde yeniden biçimlendirmemiz gerekir. Bu, içe aktarma sürecini kolaylaştırmak için sütunları yeniden adlandırmak gibi basit en iyi uygulamaları veya bir zamanlar aynı tabloda bulunan farklı nesneleri ayırt etmek gibi daha karmaşık işlemleri (örneğin, "Genel Müdürlükleri" satış noktalarından ayrı olarak etiketlemek veya dahili kişileri Pazarlama ilgililerinden ayırmak) içerebilir. . vb.)

Alakasız veriler:

Çözmekte olduğumuz problem bağlamında ihtiyaç duyulmayan veriler. Çoğu zaman, bir CRM'den diğerine geçiş yaparken, artık alakalı olmayan yılların geçmiş verileri olacaktır (örneğin, bir kullanıcının "Nisan 2015'teki Kongreye Katılıp katılmadığını" belirten bir alan).

Kopyalar:

Bir satırın tamamındaki bilgilerin birden fazla kez göründüğü yer. Bir CRM'de bu, genellikle ayrı e-posta adreslerinde ayrı olarak görünen bir kişi veya şirket şeklini alacaktır. Bağlama bağlı olarak, kopyalar çıkarılabilir veya tek bir kayda daraltılabilir.

Sözdizimi hataları:

Baştaki veya sondaki boşluklar kaldırılmalı ve alternatif adlar standartlaştırılmalıdır (USA Vs. US).

Standartlaştırın:

Hangi formata karar verirseniz verin (Düzgün Büyük Harf, BÜYÜK HARF, küçük harf, camelCase, vb.) Metin ve sayıların biçimlendirmesi tutarlı olmalıdır.

3. Adım: Doğrulayın

Sorun bildirimi:

Verilerimizin geçerli olduğunu (yani yapabildiğimiz kadarıyla doğru) ve temiz olduğunu onaylayabilir miyiz?

Sorunu çözmek için attığımız adımlar:

Doğrulama:

Doğrulama, veri setinin doğruluğunu kontrol etme işlemidir. Bu genellikle keşif ve temizleme sürecinin yanı sıra sonrasında da meydana gelir.

Verilerin doğrulanması, doğruluklarını değerlendirmek için diğer mevcut kayıtlara karşı kontrol yapılmasını ve ayrıca temizliğin başarılı olup olmadığını kontrol etmek için işlemler yapılmasını içerebilir. Mantıksal kurallar ve kısıtlamalar (Başlangıç ​​Tarihlerinin Bitiş Tarihlerinden önce gelmesi gibi) geçerli mi? Hatalar geçti mi? Çapraz referans verebileceğimiz başka bir veri seti var mı? Örneğin, CRM'imizin bir veritabanına canlı bağlantısı varsa, her iki sistemde de aynı bilgileri mi görüyoruz?

CRM'nizde kötü veri hijyeninin etkileri nelerdir?

CRM uygulamanız için temiz verilere sahip olmak hakkında çok konuştuk.

Ancak, ya bir süredir CRM'niz varsa - kötü CRM verileriniz olduğunda ne olur?

Basit bir ifadeyle - Etkileşimler ve raporlama kusurlu olacaktır.

Günümüzün dijital çağında kişiselleştirme her şeydir. Otomatik e-postalarımızı, ziyaretçilerin web sayfalarında gördüğü içeriği ve gönderdiğimiz videoları kişiselleştiriyoruz. Şimdi, bir Bay Bayan'ı ararsanız veya birisine almaması gereken bir e-posta gönderirseniz ne olur?

Güven ve itibar kaybedersiniz.

CRM'nizin amacı, tüm müşteri etkileşimleri için "tek bir gerçek kaynağı" olarak hareket etmektir. Bu, doğru bilginin doğru zamanda doğru kişilere sunulması için verilerinizin temiz ve doğru olması gerektiği anlamına gelir.

Yılda en az bir kez veri temizliği yapmak en iyisidir.

Ve verilerinizi temizlemediğinizde, orijinal CRM Uygulamanızda belirlediğiniz standartlaştırılmış kuralları koruyun.

CRM uygulamanız için en iyi veri hijyeni uygulamaları

İyi bir başlangıç ​​noktası olarak, kuruluşunuzun veri hijyenini sürdürmek için uygulayabileceği en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır:

1. Adlandırma kurallarını kullan
2. Veri toplama süreçlerini standartlaştırın
3. Eski, bağlanmamış kişileri kaldırmak için otomasyonu tanıtın
4. Bir bakım programı ayarlayın
5. Veri girişi için yönetici kurallarını ve kullanıcı izinlerini tanıtın