Bu 10 Satış Otomasyonu İpucuyla Yöneticiliği Kesin

Satış temsilcileri şirket gelirinin elde edilmesinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Zamanları ne kadar değerli olsa da, ne yazık ki bu zaman çoğunlukla birincil odak noktaları olan satıştan uzaklaşan sıradan, manuel görevler tarafından tüketiliyor. Teknoloji yığınınız eski ve verimsiz araçlardan oluşuyorsa, ekibinizin gelir yaratmaya aktif olarak katkıda bulunmak yerine idari görevleri yerine getirmeye daha fazla zaman ayırması muhtemeldir. Bu blog yazısı, satış ekibinizin verimliliğini engelleyen, zaman alan 10 temel idari görevi vurgulamayı ve HubSpot gibi entegre bir sistemin kullanımının bu süreçleri nasıl basitleştirebileceğini ve sonuçta ekibinizin önemli satış süresini nasıl geri kazanabileceğini göstermeyi amaçlamaktadır.

Satışta Manuel Görevlerin Zorluğu

Dünyanın dört bir yanındaki satış ekiplerinin başına bela olan önemli bir zorluk, manuel ve idari görevlerin külfetli doğasıdır. Satış temsilcileri kendilerini evrak işlerine, veri girişine, toplantı planlamaya ve aşırı miktarda zaman harcayan diğer sıkıcı görevlere karışmış halde buluyorlar. Bu görevler bir satış temsilcisinin iş gününün %75'ini alabilir ve onlara aslında satış yapmak için zamanlarının sadece dörtte birini bırakabilir.

Güncelliğini yitirmiş ve verimsiz araçların kullanımı bu sorunları daha da ağırlaştırmaktadır. Satış süreci birden fazla platforma dağıldığından, temsilciler uygulamalar arasında geçiş yapmak, bilgileri takip etmek ve farklı veritabanlarının bakımını yapmak için gereksiz zaman harcıyor. Bu sessiz yaklaşım, yalnızca üretken saatleri tüketmekle kalmıyor, aynı zamanda hata riskini de artırarak fırsat ve gelir kaybına yol açıyor.

Satış sürecindeki bu tür verimsizliklerin genel üretkenlik üzerindeki etkisi derindir. Bunlar yalnızca zaman kaybettiren faaliyetler değildir; takımın anlaşmaları kapatma yeteneğini engelleyerek doğrudan sonucu etkilerler. Böylece, kolaylaştırılmış, entegre bir yaklaşım sadece sahip olunması güzel bir şey değil, aynı zamanda mutlak bir gereklilik haline geliyor. Satış ekipleri, rutin görevleri otomatikleştirerek en iyi yaptıkları işe, yani ilişkiler kurmaya, fırsatları belirlemeye ve satışları artırmaya odaklanabilirler.

Ekibinizin çalışma biçiminde devrim yaratabilecek kapsamlı bir çözüm sunan HubSpot gibi platformlar tam da bu noktada devreye giriyor.

Satışta Otomasyonun Vaadi

Denklem basit; satış temsilcileri satışa ne kadar çok zaman ayırırsa sonuçlar da o kadar iyi olur. Otomasyonun devreye girdiği yer burasıdır. Otomasyon araçları etkili bir şekilde uygulandığında manuel, idari görevlere harcanan zamanı büyük ölçüde azaltabilir ve satış temsilcilerine en iyi yaptıkları şeyi yapma, yani satış yapma konusunda zaman kazandırabilir.

Otomatik sistemler, kişileri yönetmekten müşteri etkileşimlerini takip etmeye, randevuları planlamaya ve e-posta kampanyalarını yürütmeye kadar bu görevleri kusursuz bir hassasiyetle yerine getirir ve insan hatasına yer bırakmaz.

Otomasyonun satış verimliliği üzerindeki etkisi derindir. Satış temsilcileri, manuel görevlerin sıkıcılığından kurtulduklarında, çabalarını stratejik girişimlere odaklayabilirler. Potansiyel müşterileri geliştirmeye, kişiselleştirilmiş teklifler hazırlamaya ve anlaşmaları kapatmaya daha fazla zaman ayırabilirler.

Üstelik otomasyon sayesinde tüm satış faaliyetleri için tek ve birleşik bir platform mevcuttur. Birden fazla araçla hokkabazlık yapmaya veya farklı veritabanlarına dağılmış bilgi parçaları için çabalamaya gerek yok.

Otomasyon, satış sürecinizi dönüştürme, verimliliği ve üretkenliği artırma potansiyeline sahiptir. Bir sonraki bölümün derinliklerine indikçe, bu potansiyeli açığa çıkarmanıza ve satış operasyonlarınızda devrim yaratmanıza yardımcı olabilecek bazı spesifik otomasyon ipuçlarını keşfedeceğiz.

Satış temsilcileriniz, ilişki kurmak ve geliri artırmak yerine idari görevlere daha fazla zaman mı harcıyor? RevOps Olgunluk Değerlendirmemizi alarak mevcut operasyonel verimliliğinizi değerlendirin ve Gelir Operasyonlarının (RevOps) dönüştürücü gücünü keşfedin.

HubSpot'ta Otomatikleştirebileceğiniz 10 Yönetici Görevi

1. Arama

Kaynak: Potansiyel Müşteri Yönetimi ve Potansiyel Müşteri Bulma Yazılımı, HubSpot

Etkili müşteri araştırması, satış hattına girmeden önce potansiyel müşterileri bulmayı ve nitelendirmeyi içerir. HubSpot, otomasyonu çeşitli yollarla birleştirerek bu süreci kolaylaştırır.

• Potansiyel müşteri tanımlama ve izleme
  

  HubSpot'un CRM'si, potansiyel müşterilerin belirlenmesine ve onlarla etkileşimlerin izlenmesine yardımcı olan kapsamlı bir veritabanına sahiptir. Ziyaret edilen web sayfaları, doldurulan formlar ve açılan e-postalar gibi potansiyel müşterinin çevrimiçi etkinliği hakkındaki bilgiler otomatik olarak günlüğe kaydedilir ve kolayca erişilebilir. Bu veriler, bir satış yaklaşımını uyarlamak için kullanılabilecek, potansiyel müşterinin ilgi alanlarına ilişkin değerli bilgiler sağlayabilir.

• Veri toplama

  HubSpot'un Potansiyel Müşteriler Aracı, satış temsilcilerinin hangi şirketlerin web sitelerini ziyaret ettiğini görmesine olanak tanır. Ziyaretçinin sektörü, büyüklüğü, konumu ve daha fazlası hakkında veri toplayarak potansiyel müşteri önceliklendirmesi için zengin bir bilgi kaynağı sağlar.
  
  

• Potansiyel Müşteri Puanlaması

  Otomatik potansiyel müşteri puanlama sistemiyle, potansiyel müşteriler demografik bilgilere ve etkileşime göre otomatik olarak puanlanır; bu, ekibinizin dönüşüm olasılığı en yüksek olan potansiyel müşterilere öncelik vermesine yardımcı olur ve düşük kaliteli potansiyel müşterilere harcanan süreyi azaltır.
  

2. Kurşun Zenginleştirme

HubSpot'un potansiyel müşteri zenginleştirme özelliği sayesinde satış temsilcileri, çeşitli harici veritabanlarından, sosyal medya profillerinden ve kurumsal web sitelerinden bir potansiyel müşteri hakkındaki bilgileri otomatik olarak toplayabilir ve güncelleyebilir. Bu veriler, potansiyel müşterinin iş unvanını, sektörünü, şirket büyüklüğünü ve konumunun yanı sıra kişisel ilgi alanlarını veya en son şirket haberlerini içerebilir.

HubSpot ayrıca, kişileriniz hakkındaki eksik verileri otomatik olarak dolduran ve veritabanınızı güncel tutan Clearbit gibi potansiyel müşteri zenginleştirme araçlarıyla da entegre olur. Bu otomatikleştirilmiş süreç, her potansiyel müşteri için zengin ayrıntılara sahip, sürekli olarak yenilenen bir profil sağlar ve satış temsilcilerinin sosyal yardım çabalarını kişiselleştirmesine ve bir anlaşmayı tamamlama şansını artırmasına olanak tanır.

HubSpot, potansiyel müşteri zenginleştirmeyi otomatikleştirerek satış ekibinize değerli zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda potansiyel müşteri verilerinizin kalitesini de artırarak ekibinize potansiyel müşterilerle etkili bir şekilde etkileşime geçmek için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlar.

3. İletişim ve anlaşma oluşturma

Platform, bir ziyaretçi web sitesindeki bir formu doldurduğunda veya bir CTA'ya tıkladığında satış temsilcilerinin CRM'de otomatik olarak yeni kişiler oluşturmasına olanak tanıyarak manuel veri girişini ortadan kaldırır. Bu kişiler daha sonra şirketin çevrimiçi varlığıyla olan etkileşimlerinden elde edilen bilgilerle zenginleştirilir ve her potansiyel müşterinin 360 derecelik bir görünümü sağlanır.

Ek olarak, HubSpot'un fırsat otomasyonu özelliği, fırsat kayıtlarının oluşturulmasında ve güncellenmesinde zaman kazandırabilir. Bir potansiyel müşteri, denemeye kaydolmak, demo istemek veya bir e-postaya olumlu yanıt vermek gibi önemli bir eylem gerçekleştirdiğinde, HubSpot otomatik olarak yeni bir anlaşmanın oluşturulmasını tetikleyebilir. Bu anlaşmalar daha sonra satış süreci boyunca takip edilip güncellenir, böylece satış sürecine gerçek zamanlı görünürlük sağlanır ve temsilcileri zaman alan manuel güncellemelerden kurtarılır.

HubSpot, iletişim ve anlaşma oluşturmayı otomatikleştirerek, satış temsilcilerinin idari görevlere takılıp kalmak yerine potansiyel müşterilerle etkileşime geçme ve anlaşmaları kapatmaya odaklanmasına olanak tanır.

4. E-posta

HubSpot, e-posta sürecini otomatikleştirerek satış temsilcilerinin ilgi çekici mesajlar oluşturmaya daha fazla odaklanmasını ve e-posta erişimini yönetme gibi idari görevlere daha az odaklanmasını sağlar.

• E-posta Şablonları

  Satış temsilcileri, sık karşılaşılan durumlar veya yanıtlar için kişiselleştirilmiş e-posta şablonları oluşturabilir ve bunları ekiple paylaşarak, benzer e-postaların tekrar tekrar hazırlanmasına harcanan saatlerden tasarruf edebilir.
  
  

• Diziler

  Bunlar, alıcı istenen eylemi gerçekleştirene veya dizi sona erene kadar otomatik olarak bir dizi mesaj göndererek potansiyel müşterileri zaman içinde beslemek için kullanılabilir. Sıralar, satış hattının çeşitli aşamalarına hitap edecek şekilde özelleştirilebilir, böylece her müşteri adayıyla tutarlı ve zamanında iletişim sağlanır.
  
  

• E-posta planlaması

  Platform aynı zamanda satış temsilcilerinin e-postaları optimum yanıt oranları için belirli bir zamanda gönderilecek şekilde planlamalarına da olanak tanıyarak 'gönder' düğmesine ne zaman basılacağını hatırlama veya tahmin etme ihtiyacını ortadan kaldırır.
  
  

• E-posta izleme

  HubSpot'un izleme özelliği, müşteri adayı bir e-postayı açtığında veya içindeki bir bağlantıya tıkladığında temsilcilerin bilgilendirilmesini sağlar. Bu onların zamanında takip yapmalarına olanak tanıyarak dönüşüm şansını artırır.

5. Randevu Planlama

HubSpot'un otomasyon yetenekleri randevu planlamayı da kapsayacak şekilde genişletilerek satış ekipleri için süreci daha verimli hale getirir.

HubSpot'un Toplantı Aracı sayesinde satış temsilcileri müsait zamanlarını potansiyel müşterilerle doğrudan paylaşabilir ve potansiyel müşterilerin geleneksel planlamanın ileri geri gitmesine gerek kalmadan kendileri için uygun bir toplantı aralığı ayırtmasına olanak tanır. Satış temsilcileri sadece müsaitlik tercihlerini ayarlar ve araç, çift rezervasyonu önlemek ve saat dilimlerini yönetmek için takvimleriyle senkronize olur.

Bir toplantı planlandığında, bilgiler otomatik olarak CRM'ye kaydedilir ve hem lidere hem de temsilciye bir e-posta onayı ve takvim daveti gönderilir. Bu, manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır ve herhangi bir planlama aksaklığını önler.

Buna ek olarak, satış temsilcileri bu aracı, bir müşteri adayının mevcut herhangi bir temsilciyle eşleştirildiği grup toplantıları veya dönüşümlü toplantılar düzenlemek için de kullanabilir. Bu, potansiyel müşterilere anında müdahale edilmesini sağlayarak genel müşteri deneyimini geliştirir.

6. Satış görüşmeleri

Satış çağrı yönetimi, satış temsilcileri için süreci kolaylaştırmaya yardımcı olur ve çabalarını anlamlı etkileşimlere yoğunlaştırmalarını sağlar.

• Çağrı planlama

  Platformun çağrı planlama özelliği, temsilcilerin önceden belirlenmiş tarih ve saatlerde çağrı ayarlamasına olanak tanır ve bunlar daha sonra otomatik olarak CRM'ye kaydedilir. Bu, manuel veri girişinde zamandan tasarruf sağlar ve tüm etkileşimlerin gelecekte referans olarak kullanılmak üzere doğru şekilde kaydedilmesini sağlar.
  
  

• Aramak için tıklayın

  Satış temsilcileri tek bir tıklamayla potansiyel müşterinin telefon numarasını doğrudan CRM'deki kişi kayıtlarından arayabilir. Bu, numaraları manuel olarak çevirmede zaman tasarrufu sağlamanın yanı sıra hataları da en aza indirir.
  
  

• Arama kaydı

  HubSpot, çağrıları liderin izniyle kaydetme olanağı sağlar. Bu kayıtlar, gelecekteki iletişimler için değerli bir bağlam sağlayacak ve eğitim amacıyla çağrı kalitesinin sürekli olarak gözden geçirilmesine olanak tanıyacak şekilde liderin iletişim kaydında saklanabilir.
  
  

• Görüşme sonrası iş akışları

  Otomatik iş akışları, satış çağrılarınızdan sonra, çağrının sonucuna bağlı olarak takip e-postası göndermek, bir görev oluşturmak veya müşteri adayını satış hattında farklı bir aşamaya taşımak gibi eylemleri tetiklemek için yapılandırılabilir.
  
  

7. Anlaşma yönetimi

HubSpot, satış fırsatlarını etkili bir şekilde takip etmek ve yönetmek için çok yönlü bir sistem sağlayarak, anlaşma yönetimindeki otomasyonla satış sürecini daha da geliştirir.

Platformun anlaşma otomasyonu özelliği, satış kanalındaki anlaşmaları oluşturma, güncelleme ve izleme sürecini basitleştirir. Bu özellik sayesinde, müşteri adayı denemeye kaydolmak veya demo talep etmek gibi önemli bir eylem gerçekleştirdiğinde otomatik olarak yeni bir anlaşma oluşturulur. Bu anlaşmalar daha sonra ilerleme ve etkileşimlere göre sistematik olarak güncellenir ve her anlaşmanın durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlanır.

Ayrıca, HubSpot'un otomatik iş akışları, tamamlanmış bir satış görüşmesi veya bir e-posta yanıtı gibi tanımlanmış tetikleyicilere veya müşteri adayı davranışına dayalı olarak anlaşmaları satış hattı boyunca taşıyacak şekilde yapılandırılabilir, manuel çabayı azaltır ve anlaşmaların sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Ayrıca, bir anlaşma belirli bir aşamaya ulaştığında veya belirli bir süre boyunca bir anlaşmada herhangi bir etkinlik olmadığında satış temsilcilerini uyarmak için otomatik bildirimler ayarlanabilir. Bu, satış ekibinin anlaşmalarıyla proaktif bir şekilde ilgilenmesini sağlar ve fırsatların gözden kaçmasını önler.

8. Teklif

HubSpot, satış temsilcilerinin minimum zaman yatırımıyla ikna edici ve iyi yapılandırılmış teklifler oluşturmasına yardımcı olur.

HubSpot'un satış merkezi, ilgili anlaşma verilerini CRM'den otomatik olarak çeken ve böylece zaman alan manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldıran bir teklif aracı içerir. Bu araç, temsilcilerin satış süreçlerine göre uyarlanmış özel teklif şablonları oluşturmasına olanak tanıyarak tüm tekliflerde tutarlılık ve profesyonellik sağlar.

Ayrıca, bu şablonları belirli anlaşma, şirket ve iletişim ayrıntılarıyla otomatik olarak doldurma özelliğine sahip olup, zamandan önemli ölçüde tasarruf sağlar ve hataları azaltır. Teklif taslağının hazırlanmasındaki otomasyonla HubSpot, satış temsilcilerinin yüksek kaliteli teklifleri zamanında müşterilerine sunmasına olanak tanır, böylece anlaşmaların sonuçlandırılmasını hızlandırır ve verimliliği artırır.

9. Lead rotasyonu

HubSpot'un otomatik müşteri adayı rotasyon özelliği sayesinde, bir müşteri adayı sisteme girdiğinde coğrafya, sektör veya anlaşma boyutu gibi önceden tanımlanmış kurallara göre otomatik olarak bir satış temsilcisine atanır. Bu otomatik atama, normalde manuel ayırmada harcanacak olan zaman ve çabadan önemli ölçüde tasarruf sağlar ve satış temsilcileri arasındaki potansiyel çatışmaları veya dengesizlikleri önler.

Dahası, HubSpot'un müşteri adayı rotasyon özelliği, her müşteri adayıyla anında ilgilenilmesini sağlar, böylece yanıt verme hızı ve genel müşteri adayı deneyimi artar. Potansiyel müşterilerin bu zamanında ve sistematik olarak atanması, satış temsilcilerinin idari görevlerden ziyade potansiyel müşterilerle strateji oluşturmaya ve ilişkiler kurmaya daha fazla odaklanmasına olanak tanır. Potansiyel müşteri rotasyonunun otomasyonu, HubSpot'un güçlü özelliklerinin satış sürecinde verimliliği ve üretkenliği nasıl önemli ölçüde artırabileceğinin bir başka kanıtıdır.

10. Raporlama

HubSpot'un satış analitiği araçları, çeşitli satış faaliyetlerinden verileri otomatik olarak derleyerek ekiplerin, manuel derleme veya hesaplamalara gerek kalmadan önemli ölçümleri görüntülemesine ve analiz etmesine olanak tanır. Bu, diğerlerinin yanı sıra bireysel ve ekip performansının, anlaşma tahminlerinin, satış hattının sağlığının ve gelir tahminlerinin izlenmesini içerir.

Platformun özelleştirilebilir kontrol paneli, ekiplerin verilerini kendileri için en anlamlı şekilde görselleştirmesine olanak tanıyarak verimli ve bilinçli karar almayı kolaylaştırır.

Ek olarak, otomatik rapor planlama, bu öngörüleri belirlenen aralıklarla doğrudan gelen kutunuza gönderecek şekilde yapılandırılabilir ve sürekli manuel kontrollere gerek kalmadan önemli değişiklikler veya eğilimler hakkında sizi bilgilendirir.

HubSpot, satış raporlamasını otomatikleştirerek satış ekiplerinin strateji ve uygulamaya odaklanmasını sağlarken en güncel ve doğru verilere parmak uçlarında ulaşmalarını sağlar.

Satış temsilcileri gelir elde etmede çok önemli bir rol oynuyor ancak zaman alan manuel görevler gerçek satış potansiyellerini engelliyor mu? HubSpot'un otomasyon yeteneklerinden elde edilen bilgilerle desteklenen değerlendirmemiz, ekibinizin değerli zamanının %75'ine kadarını tüketen önemli idari görevleri belirler.

Özel RevOps Olgunluk Değerlendirmemizi alarak satış operasyonlarınızdaki boşlukları ve hataları keşfedin.

Bu değerlendirme yoluyla mevcut operasyonel verimliliğinizi anlayarak, rekabetçi bir pazarda artan üretkenliğin, stratejik odaklanmanın ve sürdürülebilir başarının yolunu açarsınız.

Verimsizliklerin sizi engellemesine izin vermeyin. Şimdi RevOps Olgunluk Değerlendirmesine katılın ve satış sürecinizde devrim yaratın.