Kuruluşunuzda işlevler arası işbirliğini nasıl geliştirebilirsiniz?

Bu makale, pazarlama ve tasarım ekiplerimiz arasındaki çok sayıda işlevler arası işbirliğinin bir sonucudur. SEO sihirbazımız Rohit, işlevler arası işbirliğinin günün ihtiyacı olduğunu düşünüyor ve bunu yazmamız gereken bir konu olarak işaret ediyor. Yazmayı ben yapıyorum, Sarah düzenlemeleri yapıyor ve Tessa son bir kontrol yapıyor. Bu arada, tasarım ekibine gereken reklam öğeleri hakkında bilgi verir ve sihirlerini gerçekleştirmeleri için onlara zaman tanırız. Ardından, geliştiricimiz Sachin tarafından özelleştirilmiş bir blog şablonu kullanıyoruz ve sonunda yayınla düğmesine basabiliyorum.

İşlevler arası işbirliği tam olarak yeni bir fikir değil; işletmeler uzun süredir siloları kırmak, inovasyonu ateşlemek ve üretkenliği artırmak için bundan yararlandı. Ancak, dünyanın her yerindeki şirketler uzaktan ve esnek çalışma düzenlemelerine geçtikçe, departmanlar arasında etkin işbirliğini sağlamak hem daha önemli hem de daha zor hale geldi.

İşlevler arası işbirliği nedir?

Özetle, işlevler arası işbirliği, bir şirket içindeki farklı departmanlardan veya ekiplerden kişilerin ortak bir hedef veya proje üzerinde çalışmak için güçlerini birleştirmesidir. Bir ürün lansmanı için ürün, satış ve pazarlama ekibi oluşturma, müşteri tarafından istenen bir özelliği geliştirmek için birlikte çalışan destek ve ürün ekipleri veya sosyal medya yorumlarına yanıt veren pazarlama ve destek ekipleri olsun, şirketler arasında her gün işlevler arası işbirliği gerçekleşir.

^{Takım çalışması rüyayı çalıştırır!}

İşlevler arası işbirliği neden önemlidir?

Bu çok basit, başka nasıl bir iş yürütürdünüz? Bir hizmet veya ürün oluşturmak, müşteri bulmak ve bunu onlara satmak, çapraz işlevli işbirliğini gerektirir. Az önce bahsettiğimiz gibi, müşterilerinizi desteklemek bile, sosyal medyadaki yorumları/bahisleri/mesajları ele almak için birlikte çalışan pazarlama ve destek ekiplerini içerebilir.

İşlevler arası işbirliği, departman silolarını kırar, yenilikçi fikirleri ve daha iyi içgörüleri teşvik eder. Çalışan bağlılığı seviyelerini yüksek tutar ve roller ve hiyerarşiler arasında öğrenme, rehberlik ve büyüme fırsatları yaratır. Hepsinden iyisi, etkili çapraz işlevli işbirliği, liderlerin iş gücü çeşitliliğinden yararlanmalarına, güçlü bir ekip kültürü oluşturmalarına ve genel üretkenliği artırmalarına olanak tanır.

İşlevler arası ekip işbirliğini geliştirmek için en iyi uygulamalar

Merkezi iletişim kurun

Açık ve zamanında iletişim, işlevler arası işbirliğini gerçekleştirmenin anahtarıdır. Görüşmeler e-postalara, Google Dokümanlar'daki yorumlara ve Asana'daki notlara yayıldığında, işlerin çığırından çıkması daha kolay olur. Ekibinizin iletişimini merkezileştirmek, herkesin ortak hedeflere odaklanmasını ve ilerlemeden haberdar olmasını kolaylaştırır.

Henüz yapmadıysanız, işlevler arası iş akışlarını basitleştirmek ve tüm paydaşları, konuşmaları, dosyaları, toplantıları ve görevleri tek bir merkezi platformda bir araya getirmek için Flock gibi bir ekip işbirliği aracını benimseyin. Ayrıca, North, Asana ve Jira gibi üçüncü taraf araçlara yönelik entegrasyonlar, herkesin bağlantıda kalmasını, bilgi sahibi olmasını ve kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını çok daha az acı verici bir deneyim haline getirir.

Her işlev için bir SPOC atayın

Fonksiyonlar arası projeler genellikle departmanlar arasında çeşitli uzmanlık seviyelerine sahip çalışanları içerir. Bu çeşitlilik bir güçtür, ancak aynı zamanda çatışmalara ve yanlış iletişime yol açabilir. Bu tür projelerde her fonksiyon için tek bir iletişim noktası (SPOC) atamak, beklentileri yönetmeyi, ilerlemeyi izlemeyi ve görev çakışmasını ortadan kaldırmayı kolaylaştırır.

Özellikle büyük çapraz işlevli projelerde, SPOC atamak iletişim kesintilerini azaltmaya yardımcı olabilir çünkü herkes bir sorusu olduğunda kime gideceğini bilir. SPOC'ler ayrıca ilgili işlevlerinden gelen iletişimi pekiştirmeye ve liderlikle zamanında güncellemeleri paylaşmaya yardımcı olabilir.

İşlevler arası projeler için OKR'leri ayarlayın

Herhangi bir projede olduğu gibi, çapraz işlevli projeler için hedeflerin ve kilit sonuçların (OKR'ler) belirlenmesi, başarılarının ayrılmaz bir parçasıdır. Bu, tüm paydaşlardan ortak hedefler, girişimler, çıktılar, ölçümler ve zaman çizelgeleri hakkında destek almak anlamına gelir. OKR'lerin ayarlanması, işlevler arası projelerde şeffaflığı artırır, böylece çalışanlar iş arkadaşlarının ne üzerinde çalıştığını görebilir, ölçülebilir hedeflere yönelik ilerlemeyi paylaşabilir ve ortak hedeflerle uyumlu kalabilir. Bunu, her bir işlev için SPOC atamakla eşleştirin ve işlevler arası projenizdeki/ekibinizdeki herkes, soruları olduğunda veya belirli bilgilere ihtiyaç duyduğunda kimin neyden sorumlu olduğunu ve kime gideceğini bilir.

^{OKR Check-in ve Planlama}

Herkesin katılımını sağlamak için ortak bir dil konuşun

Açık OKR'ler ve düzenli check-in'ler yardımcı olsa da, hiçbir şey ortak bir dilin olmaması gibi işlevler arası işbirliğini rayından çıkaramaz. Diğer departmanlardan iş arkadaşlarının işlerine özel kısaltmalar kullandığı “her şeyi duydum, hiçbir şey anlamadık” anlarından hepimiz payımıza düşeni almışızdır. Böyle birkaç anı bir araya getirin ve etkileşim seviyeleri düşerek yanlış iletişimi kaçınılmaz hale getirir. Herkesin anladığı ortak bir organizasyon dili kullanmak (varsa herkesi jargon hakkında bilgilendirin) açıklama aramak için harcanan zamanı azaltır ve fonksiyonlar arası ekibiniz içinde bilgi paylaşımını geliştirir.

Çatışmaları çözerken olumluya odaklanın

Çatışma, işyerinde ve hatta daha çok işlevler arası ekiplerde kaçınılmazdır, ancak aynı zamanda yaratıcılık için bir katalizör olabilir. Kuruluşunuzdaki her departmanın kendi işleri yapma şekli vardır ve bunları bir araya getirmek, çalışma tarzlarının, farklı geçmişlerin, farklı bilgi düzeylerinin ve güçlü fikirlerin çatışmasıyla uğraşmak anlamına gelir. Liderler, durumun eksileri hakkında endişelenmek yerine pozitiflere (öğrenilen derslere ve/veya ekibin atabileceği eyleme dönüştürülebilir adımlara) odaklandığında, işlevler arası çatışmaları çözmek daha kolaydır. Robert Townsend'in dediği gibi, "İyi bir yönetici, çatışmayı ortadan kaldırmaya çalışmaz; onu, çalışanlarının enerjisini boşa harcamaktan alıkoymaya çalışır."

Tüm paydaşlardan açık geri bildirimi teşvik edin

Açık geri bildirim, herhangi bir işlevler arası ortamda esastır. Bu sadece iş akışlarını ve iş süreçlerini optimize etmekle de ilgili değil. İşlevler arası ekiplerde açık ve samimi eşler arası geri bildirimi teşvik etmek, çalışanların güven oluşturmasına ve güçlü iş ilişkileri kurmasına da yardımcı olur. Bu da, çalışanlar yeni şeyler denemek konusunda kendilerini güvende hissettiklerinde, iş arkadaşlarının arkalarını kollayacaklarına ve dürüst geri bildirimde bulunacaklarına güvendiklerinde yeniliği teşvik eder.