Uzaktan ekibinizi başarı için kurun—etkili bir uzaktan çalışma politikası oluşturun

İşletmeniz için uzaktan çalışma modelini düşündüğünüzde ve uzak rock yıldızlarını işe almaya başladığınızda, iş hedeflerine ulaşmak için birlikte nasıl çalışabilecekleri konusunda yönergeler belirlemeniz gerekir.

Uzak çalışanlarınızın, ekipteki herkesin yanıtlarını hemen bilmediği soruları olacaktır. Ne zaman çevrimiçi olmam bekleniyor? Kendi cihazımı kullanabilir miyim? Fazla mesai ücreti alır mıyım?

Kapsamlı bir uzaktan çalışma politikası, yeni çalışanlar için bu soruları yanıtlar ve tüm şirket için hazır bir hesaplayıcı görevi görür. Katılım kurallarını tanımlar ve hem işveren hem de çalışanlar için doğru beklentilerin belirlenmesine yardımcı olur.

İşte şirketinizin uzaktan çalışma politikasında ele alınması gereken altı nokta:

• Saat dilimi çakışmalarıyla çalışma saatlerini belirtin
• Eşzamansız işbirliği için hükümler oluşturun
• Bilgi güvenliği için yönergeler ekleyin
• Tazminat ve yan haklar konusunda net beklentiler belirleyin
• Kuruluş için bir davranış kuralları oluşturun
• Uyumluluk ve düzenleyici gereksinimleri karşılayın

Saat dilimi çakışmalarıyla çalışma saatlerini belirtin

Miktar ve özgüllük burada oynayan iki dinamiktir. Uzak çalışanınızın herhangi bir günde kaç saat çalışmasını bekliyorsunuz? Daha da önemlisi, hangi saatlerde çalışmalarını bekliyorsunuz?

İş gereksinimlerine bağlı olarak, katı bir program belirleyebilir veya kaç saat çalışacaklarına çalışanların karar vermesini sağlayabilirsiniz. Hatta bazı uzak şirketler, sonuçları ölçmek için çalışılan saat sayısını göz ardı ederek bile ileri gidiyor.

AY Technologies'den Amin Yazdani ikinci soruyu daha zorlayıcı buluyor: “Ne zaman müsait olmalıyım? Kendi saat dilimim mi yoksa şirket için merkezi bir saat dilimi mi yoksa bunların bir karışımı mı?”

_{Kaynak: Pixabay}

Belirli saatlerde erişilebilirlik, dünyanın dört bir yanına dağılmış ekipler için bir sorun olabilir ve gerçek zamanlı işbirliği zor olabilir. Daha da fazlası, ekip üyeleriniz 12+ saatlik bir zaman farkıyla ayrılırsa. Örneğin, New York ve Şanghay'da üyeleri olan bir ekipte, bazıları tam güne başladığında yatağa gidecek!

GrooveHQ'daki Alex Turnbull'un bu zorluğa basit bir çözümü var. Tüm ekip üyelerinin gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabileceği her gün en az bir belirli zaman bulun.

Şirketinizin uzaktan çalışma politikası, uzak çalışanların hangi saatlerde çalışması gerektiğini belirtmelidir. İşlevsel grupların kendi ritimleri olabilir, ancak herkesi her gün birkaç saatliğine aynı anda çevrimiçi duruma getirmeniz (bazen aynı ofisten çalışan ekiplerde bile zorlayıcı!) veya farklı zamanlarda çalışanlar arasında sorunsuz geçişler sağlamanız gerekir. bölgeler.

Uzak ekibinizin çalışma saatlerini açıkça belirtin. Saat dilimlerine yayılmışlarsa, çalışma saatlerinde bir miktar çakışma olduğundan emin olun.

Eşzamansız işbirliği için hükümler oluşturun

Çok fazla zaman dilimine yayılmış uzak ekiplerde, gerçek zamanlı işbirliği açıkça bir lükstür. Zaman dilimi çakışmalarına sahip programlar oluşturmak yardımcı olsa da, bu her zaman mümkün değildir. Çözüm? Planlama ve iletişim yoluyla ekip içinde eşzamansız (eşzamansız) işbirliğine odaklanın.

Saat dilimi farklılıklarından kaynaklanan bağımlılıkları beklemek sinir bozucu olabileceğinden, uzaktan çalışma politikanız görevlerin ele alınması ve zaman uyumsuz takipler konusunda net beklentiler belirlemelidir. Bu, müsaitlik ve müsait olmama için temel kuralların belirlenmesini ve her bir ekip üyesinin zamanına saygı gösterilmesini içerir.

Ek olarak, uzaktan çalışma politikanız, gerçek zamanlı ve zaman uyumsuz işbirliği için kullanılan araçları (ekip sohbeti, video konferansı, proje yönetimi, sorun takibi vb.) belirtmelidir.

CloserIQ'nun Kurucusu ve CEO'su Jordan Wan, özel bir ekip sohbet platformunun önemini vurguluyor:

“Uzaktan çalışma için en etkili araçlardan biri. Bunun gibi araçlar, belirli üyeler dünyanın diğer ucundayken bile ekip çalışmasını mümkün kılıyor.”

_{Kaynak: sürü}

Trello ve AY Technologies'de video konferans, bire bir iletişimin sağlanmasında büyük rol oynuyor. Amin Yazdani, bu durumlarda görüntülü aramaların sohbet veya e-postaya göre daha fazla tercih edilmesinin bir nedeni olarak yüz yüze etkileşimlerin görece eksikliğini belirtiyor.

Görevleri ve takipleri eşzamansız olarak ele alma konusunda net beklentiler belirleyin. Hem gerçek zamanlı hem de zaman uyumsuz işbirliği için kullanılan araçları belirtin.

Bilgi güvenliği için yönergeler ekleyin

Uzak bir ekip hem özel hem de genel ağlardan (evler, kafeler, ortak çalışma alanları, vb.) çalıştığı için, şirketin bilgi sistemlerini yetkisiz erişime karşı korumak her zaman bir zorluktur. Bunu ele almak için bilgi güvenliği yönergeleri oluşturun ve bunları uzaktan çalışma politikanıza ekleyin.

_{Kaynak: Pexels}

GitHub'ın bir BYOD (kendi cihazını getir) politikası vardır, ancak güvenli parolalar ve her zaman açık güvenlik duvarları gibi belirli güvenlik ve önlemler konusunda ısrar eder. Öte yandan LiquidSpace ve SitePen, uzaktaki çalışanlarına güvenli cihazlar sağlar. Hangi yolu seçerseniz seçin, bunları uzaktan çalışma politikanızda detaylandırmak, herkesin ne yapacağını bilmesini sağlamaya yardımcı olur.

Uzaktaki tüm çalışanlara güvenli donanım sağlamayı içeren bilgi güvenliği yönergeleri oluşturun veya çalışanların sahip olduğu cihazlarda uygulanacak belirli güvenlik önlemlerinde ısrar edin.

Tazminat ve yan haklar konusunda net beklentiler belirleyin

PwC, USDA, Xerox ve Sodexo gibi uzaktan çalışma seçenekleri sunan büyük şirketler, ofis tabanlı bir rol ile uzak meslektaşı arasında ücret veya yan haklar açısından büyük bir fark olmaması gerektiğini söylüyor.

Ancak uzaktaki ekibiniz için ödeme ölçekleri belirleme konusunda biraz esnekliğe sahipsiniz. Örneğin, uzaktaki çalışanınızın coğrafi konumu için bir ödenek ayırabilirsiniz. New York veya Los Angeles'ta yaşamanın maliyeti, örneğin Richmond (Indiana) veya Harlingen'den (Texas) açıkça daha yüksektir.

İşte dikkate alınması gereken birkaç faktör:

• Temel çalışma saatleri için tazminat
• Fazla mesai politikası
• Çalışanlara sağlanan faydalar
• Şirket yükümlülükleri
• İnternet faturaları, BT malzemeleri, ortak çalışma alanı vb. için geri ödeme politikası.

Remote.co, ücretli tatiller ve şirket tatilleri de dahil olmak üzere, uzaktaki çalışanların can attığı faydalar hakkında bazı ilginç önerilerde bulunuyor. Cazip çalışanlara sağlanan faydalar, işletmelerin yetenekli uzaktan çalışanları elde tutmalarına yardımcı olmada uzun bir yol kat eder.

Uzak çalışanlar ev ofislerinde yaralanırsa, işle ilgili yaralanma yükümlülükleri işletmeler için geçerli olabilir. Pennsylvania'da mahkemeler, uzaktan çalışan bir çalışanın evden çalışırken meydana gelen yaralanmalar için tazminat hakkını onayladı. Uzak bir şirket kurarken sorumluluğunuzun tam kapsamını öğrenmek için hukuk ekibinize danışın.

Uzak çalışanlar için ücret ve yan haklar konusunda net beklentiler belirleyin. En iyi yetenekleri kendinize çekmek ve elinizde tutmak için, uzaktaki çalışanların ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş avantajlar sağlamak için ekstra yol kat etmeniz gerekebilir.

Kuruluş için bir davranış kuralları oluşturun

Kültürel geçmişler ve duyarlılıklardaki farklılıklar genellikle uzak ekipler için bir güçtür. Ancak, özellikle iletişimlerinin çoğu zaman uyumsuz olduğunda, yanlış anlamalara ve çatışmalara da yol açabilirler. İç ve dış iletişim için bir davranış kuralları oluşturmak, 'sanal mesafe' nedeniyle ortaya çıkabilecek her türlü zarar verici sahte geçişi önleyebilir.

Örneğin, Infosys'in Davranış Kuralları, işyeri davranışı ve ilişkilerinden çıkar çatışmalarını çözmeye kadar her şeyi kapsar. Workable.com, sizin için mükemmel olabilecek daha basit bir şablona sahiptir.

Herhangi bir kültürel yanlış anlaşılmayı önlemek için kuruluş için (uzaktan çalışanlar dahil) bir davranış kuralları oluşturun.

Uyumluluk ve düzenleyici gereksinimleri karşılayın

Uzaktan çalışma, yerel istihdam yasalarınız tarafından açıkça kapsanmayabilir, bu nedenle uyumluluk düzenlemeleri hakkında bir hukuk uzmanına danışmanız gerekir. Ayrıca, Avrupa Birliği'nin GDPR'si gibi çevrimiçi iletişimle ilgili yasaların değişmesi sorunu da var. Uzaktan çalışmanın merkezinde uzaktan çalışma olduğundan, bu yasaların hükümleri işiniz için geçerli olabilir.

Hukuk ekibinizle birlikte çalışarak, uzaktaki çalışanlarınızın birbirleriyle ve/veya iş dışında veri oluştururken, kullanırken ve veri paylaşırken nelere dikkat etmeleri gerektiğini bilmelerini sağlayan bir belge oluşturun.

Uzaktan çalışma politikanızı oluştururken uyumluluğu sağlamak için yerel yasaları kontrol edin. Yakın tarihli AB GDPR gibi çevrimiçi veri ve gizlilik yasaları, uzaktan çalışma için çok önemlidir.

Uzaktan çalışma yaklaşımınızı özelleştirin

Uzaktan çalışma politikanızın benzersiz iş gereksinimlerinize göre uyarlanması gerekir. Çalışma saatleri, işbirliği araçları, güvenlik yönergeleri, ücret ve yan haklar, davranış kuralları ve uyumluluk gereksinimleriyle ilgili bu noktaları ele almak, tam da bunu yapmaya başlamanın harika bir yoludur!