İşbirliğini, İletişimi ve Ekip Çalışmasını Geliştirmenin En İyi 8 Yolu

Ülkenin dört bir yanından iş dünyasının liderleriyle oturup başarılarının anahtarını sorsanız, muhtemelen işyeri işbirliğinden defalarca bahsedilecektir. İşyeri işbirliğine genellikle bir başarı göstergesi olarak atıfta bulunulur, ancak terimin ne anlama geldiği her zaman net değildir.

İşyerinde işbirliği nedir?

İşyeri işbirliği, iki veya daha fazla kişinin ortak bir sorunu çözmek için bir araya gelmesidir. İşyerinde işbirliği son derece etkili olabilir. Farklı uzmanlıklara, bakış açılarına ve fikirlere sahip bireyler, yenilikçi çözümler bulmak ve fikirlerini hayata geçirmek için beyin fırtınası yapabilir. Önemli çünkü şirketlerin sorunları daha hızlı ve verimli bir şekilde çözmesini sağlıyor.

İşyeri işbirliği eksikliği, bir şirketin potansiyelini en üst düzeye çıkarmadığının bir işareti olabilir. Bir Fierce Inc. araştırmasına yanıt verenlerin %86'sı, iş yeri başarısızlıklarından işbirliği eksikliğinin veya etkisiz iletişimin sorumlu olduğunu bildirdi.

Alışveriş yapanların bir mağazayı ziyaret etmeden saat ve gözlük gibi aksesuarları "denemelerine" olanak tanıyan artırılmış gerçeklik gibi işbirliği birçok biçimde olabilir. İşyerinde, atanan koltukları kaldırmak kadar basit bir şey bile çalışan etkileşimini artırabilir ve işbirliğini teşvik edebilir.

Şirketiniz işbirliğini teşvik ederek üretkenliği en üst düzeye çıkarıyor mu? İşyerinde işbirliğini nasıl geliştirebileceğinize dair sekiz ipucu derledik.

İşyeri işbirliğinizi geliştirmek için 8 ipucu

1. Alternatif iletişim kanallarından yararlanın

E-posta hala çevrimiçi iş iletişiminin baskın yöntemi olabilir, ancak bunun aslında üretkenlik üzerinde bir engel olduğuna dair pek çok kanıt var.

Bunun gibi cesaret kırıcı rakamlarla, işyeri üretkenliğinin darbe alması şaşırtıcı değil:

Slack, çalışma ekipleri için tasarlanmış bir anlık mesajlaşma ve işbirliği sistemidir. Slack, kanalları, doğrudan mesajları ve bildirimleri kullanarak fazla bilgiyi e-postanın yapamayacağı şekillerde keser. Çalışanlar, Slack tercihlerini yalnızca ihtiyaç duydukları ilgili bilgileri alacak şekilde ayarlayabilirler. Büyük hacimli mesajları eleme sürecini daha az zaman alıcı hale getirir.

Slack, son yıllarda büyük ölçüde e-postaya etkili bir alternatif olduğu için popülaritesini artırdı. Slack kullanıcıları arasında yapılan bir anket, hizmeti kullanan ekiplerin %32 daha üretken olduğunu ortaya çıkardı. Bunun önemli bir nedeni, ekiplerin e-posta kullanımını %48,6 oranında azaltmasıydı.

2. Dosya paylaşım sürecini basitleştirin

Düzenleme için e-posta eklerini ileri geri göndermek zorunda kaldıysanız, sürecin ne kadar sinir bozucu ve zaman alıcı olabileceğini anlarsınız. Katkıda bulunan birçok kişinin bulunduğu bir belge düzinelerce kez ileri geri iletilebilir ve bir belgenin eski bir sürümünün alınması tüm süreci günler hatta haftalar öncesine götürebilir.

Dropbox ve Box gibi dosya depolama uygulamaları, şirketlerin dosyaları bulutta tutmasına izin verdiği ve yalnızca bir belgenin paylaşıldığı eski dosya sürümü sorununu ortadan kaldırdığı için bu süreçte devrim yarattı.

Dropbox'ın dosya senkronizasyon özelliği, paylaşılan dosyaları anında günceller. Kullanıcıların farklı konumlardan birlikte çalışmasına izin verir, her zaman dosyanın en son sürümüne sahip olur. Daha eski bir sürüme başvurmanız gerekirse, kullanıcılar bir dosyanın eski sürümlerini 30 gün boyunca kurtarabilir.

Dropbox gibi, Box da kullanıcıların kolay erişim için bulutta depolanan verileri masaüstüne yansıtmasına olanak tanır. Bir dosyayı masaüstünüzde yerel olarak değiştirirseniz, dosya bulutla eşitlenir ve Box hesabınızda saklanan dosyayı günceller.

TrackVia, bulut depolama kullanan şirketlerin, hizmetin etkinliklerini olumlu yönde etkilediğine inandığını tespit etti. Ankete katılan şirketlerin %47'si bulutun kendilerini daha üretken hale getirdiğini ve %40'ı bulutun kendilerini daha esnek hale getirdiğini söyledi:

Bulut, dosya paylaşım sürecini basitleştirdi ve şirketlerin daha büyük bir kısmı her yıl Dropbox ve Box gibi hizmetleri kullanıyor. Eski dosyalar ve e-posta ekleri sorununu ortadan kaldıran bulut, işbirliği için paha biçilmez bir araç haline geldi.

3. Ağ güvenliğini iyileştirin

İşbirliği denilince akla gelen ilk şey muhtemelen sunucularınızın güvenliği değildir. Ancak buluttan yüklenen/indirilen dosyaların hacmi çok büyük ve her zamankinden daha fazla sayıda çalışan işe kendi cihazlarını getiriyor. Çok büyük miktarda ağ kullanımı, bilgisayar korsanlarının ve kötü amaçlı yazılımların sisteminize erişmesi için artan sayıda fırsat sunar.

Siber saldırıların boyutu, kapsamı ve kesintileri artıyor. Ağ hizmetinize yapılan bu saldırılar, çalışanlarınız ve müşterileriniz için büyük sorunlara neden olabilir. Bu yılın başlarında 150'den fazla ülkeyi vuran fidye yazılımı saldırısı, binlerce cihazı çevrimdışı duruma getirdi ve şirketlere on binlerce dolarlık hasara mal oldu. Ponemon Institute for HPE'nin 2016 tarihli bir raporu, bir veri ihlalinin günlük ortalama maliyetinin 21.155 ABD doları olduğunu buldu!

Güçlü bir ağ güvenliği oluşturmak önemlidir çünkü çalışanlarınız genellikle kötü amaçlı yazılımların risklerini bilmezler. Friedrich-Alexander Üniversitesi'nden yapılan bir araştırma, insanların %78'inin e-postalardaki bilinmeyen bağlantıların risklerinin farkında olduklarını iddia etmelerine rağmen, %45'inin yine de onları tıkladığını belirtiyor:

Şirketinizin dosyalarını şifrelenmiş ve saldırıya karşı güvende tutmak, güvenli işbirliğini sürdürmenin önemli bir anahtarıdır. Şirketinizin projelerini veya verilerini güvende tutmak için gerekli önlemleri alarak tehditlere açık olmasına izin vermeyin.

4. Çakışan bölgeler

Michigan Üniversitesi'nden araştırmacılar, planlanmamış etkileşimleri teşvik etmek için mekansal tasarımı kullanmanın aslında bilim adamlarının genel performansını iyileştirdiğini keşfettiler. İşbirliğini teşvik etmek isteyen tasarımcılar, çalışanlar arasındaki planlanmamış etkileşim fırsatlarının arttığı "örtüşme bölgeleri" yaratıyor.

Bu planlanmamış etkileşimler, Steve Jobs'un Pixar'ın genel merkezinin tasarımını planlarken tam olarak aklındaki şey olan işbirliğini ve yeniliği ateşleyebilir:

Jobs posta kutularını, toplantı odalarını ve kafeteryayı avluya taşıdı, böylece senaristlerin, sanatçıların ve animatörlerin normalde olduğundan daha fazla etkileşimde bulunması sağlandı. Pixar, işyerinde işbirliğinin en iyi örneklerinden biridir. Çalışanları sık sık yolları kesişmeye, projeleri tartışmaya ve fikir paylaşmaya zorlar.

Örtüşen bölgelerin Pixar genel merkezi kadar ayrıntılı olması gerekmez. Paylaşılan bir merdiven veya birden fazla departman arasında paylaşılan bir dış mekan kadar basit olabilirler. Amaç, düzenli olarak etkileşime girmeyen çalışanların birbirleriyle daha kolay konuşmasını sağlamaktır.

5. Sıcak masa oluşturma

İş artık kimin yanında oturacağınızı dikte eden katı kuralların olduğu dilbilgisi okulu gibi değil. İşyerinde işbirliği artık örneğin dinlenme alanlarında, koltuklarda ve kafeteryalarda gerçekleşiyor. Yeni çalışma trendleri, üretken bir çalışan olarak kabul edilmek için 8 saat boyunca masanıza bağlı kalmanızın gerekmediğini göstermiştir. Hot desking'e girin.

Hot desking, çalışanların artık zorunlu atanmış oturma düzenine sahip olmadığı yeni bir trend. Atanmış bir masa yerine, çalışanlar halka açık, açık alanlarda dönüşümlü olarak çalışır. Modern iş yeri işbirliği akıcıdır ve çalışanları normalde departmanları dışında sohbet edemeyecekleri diğer insanlarla etkileşim kurmaya teşvik eder.

İşbirliği için artan fırsatlara ek olarak, ortak çalışma masası şirketlere para tasarrufu sağlar. Danışmanlık ve tasarım firması Strategy Plus, ofis kullanımının herhangi bir günde %42 ile zirve yaptığını tahmin ediyor. İngiltere merkezli bir çalışma alanı yönetim şirketi olan Condeco, çoğu işletmenin çalışma alanı kullanımının %60-70 olduğunu varsaydığını tespit etti:

Hot desking, şirketlerin çalışanları daha sık etkileşimde bulunmaya ve işbirliği yapmaya zorlamanın yanı sıra bu fazla alanın bir kısmını kaldırmasına olanak tanır. Hot desking'den tasarruf edilen para gerçekten artabilir — Vodafone'un araştırması, uygulamanın Birleşik Krallık şirketlerine yılda 34 milyar £ (veya 43 trilyon $) tasarruf sağlayabileceğini gösteriyor.

6. Mevcut yazılımınızla yetinmeyin

İşyerinde ekip çalışmasını ve işbirliğini geliştirmek, şirketinizin sorunlarına sürekli olarak yeni çözümler aramak anlamına gelir. Google Dokümanlar gibi teknolojiler işletmenizi daha verimli hale getirebilir ve çalışanlarınız, ekipleriniz ve müşterileriniz arasındaki iletişimi geliştirebilir.

tıklama sonrası açılış sayfası tasarımı, işbirliğinin gerekli olduğu ancak iletişim sorunlarının çabayı verimsiz ve zaman alıcı hale getirebileceği bir süreçtir. Tıklama sonrası açılış sayfası oluşturma süreci, içeriği yazan metin yazarları, tel kafesler oluşturan ve sayfayı özelleştiren tasarımcılar, süreci denetleyen yöneticiler ve girdilerinin duyulmasını isteyen müşteriler gibi birçok paydaşı içerebilir.

Açıkçası, sorunsuz bir iletişim yolu değil.

Herkes farklı kanallar aracılığıyla iletişim kuruyorsa, bu aşırı zaman ekleyebilir ve büyük sorunlar ortaya çıkarabilir. Metin yazarı e-posta ekleri gönderirken, proje yöneticisi Slack'te iletişim kurarken ve müşteri Google Dokümanlar'ı kullanırken ne olur? İletişim için merkezi bir yer olmadığı için hüsrana uğrarsınız ve yayınlama gecikmeleri yaşarsınız.

Instapage İşbirliği Çözümü, tıklama sonrası açılış sayfası tasarım sürecini kolaylaştırarak bu verimsiz iş akışıyla mücadele etmek için oluşturuldu. Metin yazarları, editörler, yöneticiler ve müşteriler doğrudan sayfada yorum bırakabilir ve gerçek zamanlı olarak geri bildirim alabilir.

Instapage platformu ayrıca kullanıcıların sayfalarını parola ile korumalarına ve yalnızca belirli karar vericilerin erişebilmesi için ek güvenlik katmanları eklemelerine olanak tanır. Ayrıca, yorum beslemesi, kullanıcıların platformdan ayrılmasını bile gerektirmeyen, devam eden bir sohbete izin verir.

7. Görüntülü konferans, uzaktan çalışanların katılımını sağlar

Bu yıl Gallup, Amerikalı çalışanların %43'ünün uzaktan çalışmak için en azından biraz zaman harcadığını belirten bir anket yayınladı (2012'ye göre yüzde 4 puan artış). Daha fazla çalışan esnek programları kullanıyor. Şirketler, daha sıkı bütçelerle özel işleri tamamlamak için uzaktan çalışan daha fazla serbest çalışan işe alıyor.

Ancak uzaktan çalışanlar ofiste olmadıkları için genellikle beden dilini ve sözsüz iletişimi kaçırırlar. Çoğu iletişim sözsüzdür ve iş arkadaşlarıyla görsel olarak etkileşime girmeyen çalışanlar kendilerini izole edilmiş hissedebilir ve daha az üretken hale gelebilir. Video konferansın bu boşluğu kapatabileceği yer burasıdır.

Araştırmalar, video konferansın uzaktan çalışanların ekiplerine daha bağlı hissetmelerini sağlayabileceğini gösteriyor. Polycom, işletmelerin video konferansın her yönden fayda sağladığına inandığını belirtiyor:

• Katılımcıların %94'ü üretkenliği artırdığını söylüyor
• %87'si karar verme hızını artırdığını iddia ediyor
• %87'si seyahat masraflarını önemli ölçüde azalttığını doğruladı

Birden çok konum ve saat diliminde artan miktarda iş yürütülürken, video konferans platformlarının daha fazla işbirliği ve verimli iş akışları sağlamasına şaşmamak gerek.

8. Toplantılardaki verimsizliğin azaltılması

Yöneticiler, toplantıların %67'sini başarısızlık olarak görüyor. Bu verimsizlikler işletmenizin zamanına ve parasına mal oluyor.

Şirketler her yıl verimsiz toplantılarda 37 Milyar Dolardan fazla zaman harcıyor. Orta düzey yöneticiler, zamanlarının yaklaşık üçte birini toplantılarda geçirirler. Hatta çalışanlar, durum güncelleme toplantılarına hazırlanmak için haftada dört saate kadar zaman harcıyor:

Yukarıdaki grafiğe göre bir organizasyonun toplu zamanının %15'i toplantılarda kullanılıyor. Bu, bir şirketin zamanının önemli bir kısmıdır ve onu boşa harcamak, hem üretkenliği hem de işbirliği fırsatlarını azaltır. İşletmeler, toplantılarda önemli verimsizliklere neden olabilecek iki şey olan çoklu görev ve uzaktan çalışanların izolasyonu gibi sorunları dikkate almalıdır.

Çoklu görev, verimsiz toplantıların en büyük nedenlerinden biridir. Çalışanların yaklaşık yarısı ilgisiz projelerde çalıştığını kabul ediyor ve yaklaşık %70'i e-postalarını kontrol ediyor. Uzaktan çalışanlar genellikle konferans görüşmelerinde kendilerini yalnız hissederler, çünkü iletişimin çoğu telefonda anlayamadıkları vücut dili ve sözsüz ipuçlarından gelir.

Toplantılarının kalitesini artırmak isteyen şirketler, toplantıları kısa tutmaya ve çoklu görevleri azaltmaya odaklanmaya çalışmalıdır. Uzak çalışanlar, mümkün olduğunda video konferans yoluyla iletişim kurmalıdır. Sözsüz ipuçlarını yakalayabilir ve grubun geri kalanıyla görsel olarak etkileşime geçebilirler. Önceden net beklentiler ve bir gündem belirlemek, herkesin süreç boyunca meşgul olmasına yardımcı olabilir.

İşyeri işbirliğinizi geliştirmeye bugün başlayın

Video konferans, veri paylaşımı ve çakışma bölgeleri, şirketlerin işbirliğini geliştirmek için attığı adımlardan yalnızca birkaçı.

İş yerinizde işbirliğini geliştirin, bugün bir Instapage Enterprise demosuna kaydolun.