Bulut Tabanlı Telefon Sisteminin Artıları ve Eksileri Nelerdir?

Tüm işletmelerin etkili ve güvenilir bir iletişim sistemine ihtiyacı vardır. Günümüzde çoğu şirket için bu, internet üzerinden çalışan bulut tabanlı bir telefon sistemi anlamına geliyor.

Bulut tabanlı telefon sistemlerinin esnekliği ve ölçeklenebilirliği, onları hareket halindeki küçük işletmelerden çağrı merkezlerini işleten işletmelere kadar her büyüklükteki işletme için cazip bir seçim haline getiriyor.

Peki işletmeniz için en iyi seçim bu mu?

Bu yazıda bilinçli bir karar vermenize yardımcı olmak için bulut tabanlı telefonların avantaj ve dezavantajlarına daha yakından bakalım.

Ancak zamanınız kısıtlıysa ihtiyacınız olan tüm bilgileri bir bakışta burada bulabilirsiniz:

Bulut Tabanlı Telefon Sistemi Nedir?

Bulut tabanlı bir telefon sistemi, telefon çağrılarını bağlamak için İnternet Üzerinden Ses Protokolü ( VoIP ) teknolojisini kullanır.

Sabit hatlı telefonlar gibi eski teknolojilerin aksine, VoIP telefonları herhangi bir özel donanıma veya altyapıya ihtiyaç duymaz. Geleneksel sabit hatlar gibi arama yapmak veya almak için bakır tel ağlara güvenmenize gerek yok. VoIP aramaları yapmak için ihtiyacınız olan tek şey yüksek hızlı bir internet bağlantısıdır.

Bu, işletmelerin bulut tabanlı telefon sistemlerini kullanmaya başlamasını ve daha düşük aylık işletme maliyetleri, uzaktan çalışma için daha iyi mobilite ve neredeyse hiç bakım gerektirmemesi gibi avantajlardan yararlanmalarını kolaylaştırır.

Bir sonraki bölümde bulut tabanlı telefon sistemi kullanmanın yararlarını daha derinlemesine inceleyelim.

Bulut Tabanlı Telefon Sisteminin Avantajları

Bulut teknolojisi giderek daha fazla norm haline geliyor ve işletmelere pek çok fayda sağlıyor. Esneklikten uzaktan çalışma avantajlarına kadar bu sistemler, çalışanların bağlantı kurma, işbirliği yapma ve iletişim kurma biçimini değiştiriyor.

Bulut tabanlı telefon sistemlerini büyüyen işletmeler için akıllı bir seçim haline getiren avantajlara bakalım.

Daha düşük maliyetler

Bulut tabanlı telefon sistemleri geleneksel telefon sistemlerine göre daha uygun maliyetlidir.

Ortalama olarak, bir sabit hatlı telefon sistemi, yerel veya yurt içi aramalar için işletmelere hat başına her ay 50 ABD dolarına mal olmaktadır. Buna karşılık, VoIP planları uluslararası arama, video konferans ve diğer birçok özellikle birlikte hat başına aylık 20 dolardan daha az bir ücretle başlar.

Bulut telefon sistemleri iletişim maliyetlerini azaltmanın etkili bir yoludur. İhtiyacınız olan tek şey istikrarlı bir internet bağlantısı ve VoIP özelliklerini etkinleştiren bir yazılımdır.

Bu, normalde telefonla ilgili olarak karşılaşacağınız aşağıdaki gibi geleneksel masrafları azaltabileceğiniz anlamına gelir:

• Şirket içi Özel Şube Borsası ( PBX ) için kurulum maliyeti ve ön yatırım
• Yinelenen bakım maliyetleri
• Otomatik operatörler, sesli posta transkripsiyonları, çağrı kuyruğuna alma vb. özellikler için eklentiler.

VoIP ile ücretsiz yerel numaralar, ücretsiz numaralar ve ucuz uluslararası aramalar elde edersiniz. Geleneksel bir sabit hat, paranızın karşılığını asla size veremez.

Daha iyi güvenilirlik ve performans

Bulut tabanlı bir telefon sistemi, iş sürekliliği planınız için mükemmel bir güvenlik ağıdır; özellikle de doğal afet veya siber saldırı gibi beklenmedik bir durum normal operasyonları aksattığında.

Tek bir konuma dayalı geleneksel bir telefon sistemiyle işletmeniz kesinti ve risklerle karşı karşıya kalabilir. Buna karşılık, bulut tabanlı bir telefon sistemi, yerleşik yedekleme ve yedekleme planlarıyla uzak veri merkezlerinden çalışır. Bir veri merkezinde sorun olduğunda diğerleri sorunsuz bir şekilde görevi devralır.

Bu, işletmenizin sorunsuz bir şekilde çalışmaya devam etmesine yardımcı olur ve müşterileriniz etkilenmez. Onların bilgileri de güvende kalır ve ekibinizin kullanımına hazır kalır, böylece bağlantınızı kaybetmezsiniz.

Bulut telefon sistemleri böylece güvenilir yedekleme ve tutarlı performans sunarak işletmenizin öngörülemeyen zorluklar karşısında bile çalışır durumda kalmasına yardımcı olabilir.

Ayrıca günlük iş operasyonları için daha güvenilir bir seçimdir. Arıza durumunda hizmeti etkileyebilecek daha az kritik nokta olduğundan kesintilere daha az eğilimlidir. Bu güvenilirlik, işlerin her zamanki gibi kesintisiz yürütülmesi için onu sağlam bir seçenek haline getiriyor.

Daha hızlı uygulama ve kurulum

Telefon sisteminiz işinizi büyütmenize engel olmamalıdır.

Geleneksel bir telefon sisteminde ölçek eklemek zaman alıcı ve pahalı olabilir. Her yeni çalışana kendi telefon numarasını vermek için yeni telefon hatları ve bağlantı noktaları eklemeniz gerekir; bu işlem haftalar sürebilir. Bu çok fazla üretkenliğin kaybı demektir.

Bulut tabanlı bir telefon sistemiyle işinizi istediğiniz zaman genişletebilirsiniz. Tüm iş iletişimlerinizin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlarken ekibinizin artan ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ölçeklenir.

Profesyonel İpucu: Çalışanların işbirliğini ve üretkenliğini önemli ölçüde artırmak istiyorsanız, geleneksel telefon sistemlerinizi sanal telefon hizmetiyle değiştirmeyi deneyin!

Ayrıca Bakınız: Bulut İletişiminin Giriş ve Çıkışlarını Anlamak

Daha az bakım

Bakım, çalışan deneyimini olumsuz yönde etkileyebilecek gereksiz bir yüktür. Bakım için gereken çaba ve yatırım da hızla artabilir.

Eski telefon sistemleri, sistemin bakımıyla ilgilenmeye kendini adamış en az bir veya daha fazla kişiye ihtiyaç duyar. Çoğu şirket ya zaten dolu olan BT ekiplerine aşırı yük bindiriyor ya da dışarıdan yüklenicileri işe almak için daha fazla para harcıyor.

Ayrıca şirketler, arızaların giderilmesi ve onarımların yapılması için harcanan zaman ve emeğin hesabını vermiyor. Bu sadece çalışanların verimliliğini ve moralini etkilemekle kalmıyor, aynı zamanda işletmenin büyümesini de yavaşlatıyor.

Bunun yerine, bulut PBX kullanırken VoIP sağlayıcınız tüm bu zorlukları ustalıkla ele alır. Telefon sistemini tamamen bulut üzerinden yönetiyorlar ve öncelikli olarak kesintisiz hizmet sağlıyorlar.

Ek olarak, sorunların çözümünü hızlandırmak için sıkı hizmet düzeyi anlaşmaları (SLA'lar) ve 24 saat müşteri hizmetleri sağlarlar. Üstelik tüm bunlar ekibinizin görevlerini veya müşterilerinizin beklediği iş iletişiminin kalitesini bozmadan.

Sağlam çağrı özelliklerine erişim

Bulut tabanlı telefon sistemleri, iş iletişimini geliştiren son teknoloji ürünü VoIP özellikleri sunar. İşletme sahiplerinin değerli bulduğu bazı popüler özellikler şunlardır:

Açıkça görülüyor ki bulut tabanlı telefon sistemleri, iş iletişimlerinizi üst düzeye çıkarabilecek gelişmiş özelliklere sahiptir. Ayrıca özelliklere erişim, ekibinizin müşterilerle daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olarak müşteri hizmetleri kalitesini sürekli artırır.

Özellikle bir çağrı merkezi işletiyorsanız, bulut tabanlı telefon sistemleri onu güvenle çalıştırmanıza yardımcı olur. Ayrıca telefon sisteminizi CRM veya muhasebe yazılımı gibi üçüncü taraf araçlarla entegre ederek ekibiniz için merkezi bir depo oluşturabilirsiniz.

En iyi kısım? Mükemmel bir servis sağlayıcı, donanım güncellemeleri, karmaşık istekler veya kafa karıştırıcı jargon olmadan yeni özellikler eklemenize olanak tanır. Bulut telefon sisteminizi, gelişen iş ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde ihtiyaç duyduğunuz anda özelleştirebileceksiniz.

İyileştirilmiş müşteri deneyimi

Günümüzde müşteriler fiyata duyarlı olmaktan çıktı. Aslında mükemmel müşteri deneyimi için prim ödemekten çekinmiyorlar. Üstelik gelecekte bu şirketlerden ürün ve hizmet satın alma olasılıkları daha yüksek.

Son müşteri hizmetleri istatistikleri bunu doğruluyor:

• Tüketicilerin %42'si samimi ve konuksever bir müşteri hizmetleri deneyimi için daha fazla para ödeyecek.
• Müşterilerin %91'inin mükemmel bir müşteri hizmeti deneyiminden sonra başka bir satın alma işlemi yapma olasılığı daha yüksek.
• Müşterilerin %68'i olumlu bir müşteri deneyiminin marka sadakatlerini önemli ölçüde artırdığını söyledi.

Bulut tabanlı telefon sistemleri, olumlu bir müşteri deneyimi sağlamak için işletmelere gelişmiş esneklik, ölçeklenebilirlik ve erişilebilirlik sunar.

Çağrıları bir sonraki uygun destek ekibi üyesine yönlendiren çağrı hacimlerinin etkin yönetimi sayesinde müşterilerin hiçbir zaman beklemesine gerek kalmaz. Servis temsilcilerinin kolayca erişebildiği müşteri bilgileri, müşterileri etkileyen daha kişiselleştirilmiş bir etkileşimle sonuçlanır.

Ayrıca bulut tabanlı telefon sağlayıcıları, hizmet temsilcilerinin her yerden çalışmasına olanak tanıyarak hızlı ve verimli bir şekilde kesintisiz destek sağlıyor. Sonuçta, bilgili ve mutlu müşteri hizmetleri temsilcileri genellikle mutlu müşteriler anlamına gelir!

Büyük işletmeler geleneksel sabit hatları kullanmaya devam ettiğinde hız, kalite ve müşteri hizmetlerinin modernliğine ilişkin algılar risk altında olabilir.

Uzaktan ve hibrit çalışmayı kolayca destekler

Birkaç gün ofiste ve birkaç gün evden çalışmadan oluşan hibrit çalışma modeli artık yeni normal haline geldi.

Hala geleneksel telefon sistemlerini kullanan işletmeler için bu iki yönlü bir sorundur. Öncelikle ofiste mevcut altyapının bakımını yapmaları gerekiyor. İkincisi, uzaktaki iş gücünü güçlendirmek için zaman ve kaynak harcamak zorundalar.

Bu, çalışanlara işlerini verimli bir şekilde yapmaları için ihtiyaç duydukları doğru araçları ve tüm müşteri bilgilerini sağlamayı içerir.

Bulut tabanlı telefonlar bu kullanım durumu için mükemmeldir. Uzaktan çalışma özellikleri, karmaşık bir kurulum gerektirmeden kutudan çıktığı gibi mevcuttur. Ekibiniz ofiste VoIP masa telefonlarını ve evden çalışırken iş telefonu uygulamasını kullanabilir. Her iki dünyanın da en iyisi!

Çalışma yerleri ne olursa olsun ekibinizdeki herkes şunları yapabilir:

• Aynı telefon numarasını koruyun ve müşterileriniz ve iş arkadaşlarınızın erişimine açık kalın
• VoIP yazılım telefonu uygulamasıyla telefon görüşmeleri yapın ve alın
• Çağrı yönlendirme, sanal sesli posta ve çağrı kaydetme gibi gelişmiş özellikleri kullanın
• HD Voice sayesinde önemli ölçüde daha iyi çağrı kalitesiyle net bir şekilde iletişim kurun

Birleşik iletişim

Bulut tabanlı telefon sistemleri, mevcut altyapıyı veya uzaktan çalışma teknolojisini değiştirmeden, tüm iş iletişimlerinizi tek bir platformda merkezileştirmenizi kolaylaştırır.

Hizmet Olarak Birleşik İletişim ( UCaaS ) olarak adlandırılan bu çözüm, telefon görüşmelerini, video konferansı, anlık mesajlaşmayı, konferans çağrılarını ve dosya paylaşımını kapsar.

UCaaS, sahadaki çalışanlar ve uzak ekipler arasındaki üretkenliği ve işbirliğini artırır. Herkes günlük yaşamlarında ihtiyaç duyduğu ilgili iletişim araçlarına erişebilir.

Bulut telefon hizmetleri çalışanların katılımını hızlandırır ve sanal toplantıları basitleştirir. Genellikle bu gelişmiş özelliklerin hiçbirinden yoksun olan geleneksel telefonlar gibi eski iletişim sistemleriyle ilişkili engelleri ve siloları ortadan kaldırır.

Bulut Tabanlı Telefon Sisteminin Dezavantajları

Bulut tabanlı telefon sistemlerinin çeşitli dezavantajları olsa da hiçbir teknoloji kusursuz değildir. İşletmenizin özellikle ilgisini çekebilecek, bulut tabanlı telefon sistemlerini bir seçenek olarak daha az çekici hale getirebilecek doğal zorluklar vardır.

İşte iş telefonu sisteminizi tamamen internet üzerinden çalıştırmanın getirdiği potansiyel dezavantajlar.

Fiyatlar artabilir

Günümüzde bulut tabanlı telefon sistemleri genellikle kullanıcı başına aylık ücretlendirme yapmaktadır. Zamanla bu maliyetler artabilir.

Kullanmayı düşünmediğiniz eklenti özellikler için ücretlendirilebilir veya yoğun olarak kullandığınız diğer özellikler için ölçülü fiyatlara tabi olabilirsiniz. Küçük işletmeler için abonelik fiyatları, mevcut geleneksel telefon hatlarını kullanmaya kıyasla daha yüksek olabilir.

Ancak günümüzde çoğu bulut tabanlı telefon sistemi yerleşik işbirliği araçlarıyla birlikte gelir. Bu, Zoom, Slack gibi maliyetli işbirliği araçlarına veya ayrı konferans köprülerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır.

Ayrıca, BT desteği, sistem sorunlarının onarılması, güvenlik ve uyumluluğun sağlanması için harcadığınız zamandan ve paradan da tasarruf edersiniz.

Tüm bu avantajlar, bulut tabanlı telefon sistemlerinin aylık maliyetini dengeleyerek onları görünüşte ucuz olan geleneksel telefonlardan daha uygun maliyetli hale getirebilir.

Nextiva'nın bulut tabanlı telefon sisteminin şirketinize ne kadara mal olacağı konusunda hala emin değilseniz, yükümlülük içermeyen fiyat teklifi talep edebilirsiniz.

Hızlı ağ ekipmanına ihtiyacınız var

Bulut tabanlı telefon sistemleri yüksek hızlı geniş bant internet bağlantılarına ihtiyaç duyar.

Bulut tabanlı telefon sistemleri çalışmak için Wi-Fi kullanır ancak Wi-Fi duvarların arkasında iyi çalışmaz. Ofisiniz kablosuz site denetimi yapmamışsa bazı ölü noktalarınız olabilir.

Ancak bu sorun için kolay düzeltmeler ve uygun fiyatlı çözümler var. Titreşimi önlemek amacıyla ağınız için Hizmet Kalitesi'ni ( QoS ) ayarlamanız gerekebilir.

Daha büyük ofislerde maksimum hız ve kapsama alanı için örgü Wi-Fi ağı eklemeyi düşünün.

Sabit bir internet bağlantısı olmadan çalışmıyor

Telefon sisteminizi buluta taşımanın tüm avantajlarını tek bir şey sağlayabilir veya bozabilir: internet bağlantınız!

İnternet bağlantınız kesilirse bulut tabanlı telefon sisteminiz çalışmayabilir. Ancak bulut tabanlı telefon sistemleri için tek sistem gereksinimi güvenilir bir internet bağlantısıdır.

Ancak bugün istikrarlı internet her yerde! Hemen hemen her kafe, görüntülü aramalar ve akış için yeterince güçlü Wi-Fi sağlar.

Son on yılda internet hızları ve güvenilirliği de arttı. Evde veya işte 100+ Mbps hızları görmek alışılmadık bir durum değil. Bu bant genişliği aynı anda 1000'den fazla VoIP çağrısını destekleyebilir!

İnternet bağlantınızın ne kadar güvenilir olduğundan emin değilseniz ağınızın VoIP'e hazır olup olmadığını görmek için ücretsiz VoIP kapasite testimize katılabilirsiniz.

İSS'niz arızalanırsa, siz ve ekibiniz aramaları cep telefonunuzdan otomatik olarak yanıtlayabilir veya takip için bir sesli posta kutusuna yönlendirilebilirsiniz. Bulut tabanlı VoIP'de temelde hiçbir zaman "meşgul sinyali" olmaz.

Başka bir internet bağlantınız yoksa destek ekibimizi arayın; bu acil taleplerle ilgilenebiliriz.

Ek Okuma: İş Çağrısı Yönlendirme Nedir ve Nasıl Kurulur?

Acil aramalar için konum bilgisi sınırlıdır

Bu çoğu insan için bir sorun olmayacaktır, ancak 911'e yapılan internet tabanlı telefon aramalarında mutlaka doğru konum verilerinin eklenmesi gerekmez.

İnternet tabanlı çağrılar bir acil durum çağrı merkezine (PSAP olarak bilinir) yönlendirildiğinde, operatörler konumunuzu ve hatta telefon numaranızı bilemeyebilir. Varsayılan olarak çağrılar hesap sahibinin adresine göre en yakın PSAP'ye ulaşır.

Bunun üstesinden gelmek için bulut telefon sisteminizdeki her iş telefonu hattına atanan sabit adresi güncelleyin. Bu ayar Gelişmiş 911 olarak bilinir ve aşina olmanız gereken bir şeydir. Çalışanlar evden veya ofisten uzakta çalışırken, bunu derhal güncellemelisiniz.

GPS verileri ve hücresel üçgenleme, konum verilerini anında yakındaki PSAP'lere aktardığından, internet tabanlı aramalar için akıllı telefon kullanmanızı öneririz.

Analog cihazlarla sınırlı uyumluluk

Faks makineleri gibi geleneksel telefon ekipmanlarını seviyorsanız bulut telefon sistemleri sizi pek heyecanlandırmayacaktır. Bu ekipman 90'lı yıllarda en parlak dönemini yaşıyordu ancak günümüzde süresi sınırlıdır.

Güvenlik sistemleriniz veya kapılarınız arasında PSTN bağlantısına ihtiyacınız varsa, o zaman Analog Telefon Adaptörü veya kısaca "ATA" kullanmanız gerekebilir. Öte yandan, bu hizmetler için hücresel bağlantı da sağlam bir güvenilirlikle yaygın olarak mevcuttur.

Telefon Hizmetinizi Buluta Taşımanın İpuçları

Şirketler buluta geçiş yaptığında başarı payımızın adil olduğunu gördük. Biraz korkutucu olabilir ama küçük bir planlamayla çok başarılı olacaksınız.

Ofis telefon sisteminizi buluta taşımak, size geleneksel bir sabit hattın asla sağlayamayacağı avantajlar sağlayacaktır. Artıları sadece eksilerinden daha ağır basıyor.

Buluta geçişinizin sorunsuz ilerlemesini sağlayacak birkaç eylem öğesini burada bulabilirsiniz.

• İleriyi planlayın – Şirketinizin büyümesini, ağ gereksinimlerini, ISP bant genişliğini ve ekip iş akışını tahmin edin.
• Güçlü VoIP özelliklerinden yararlanın – Bulut tabanlı telefon sisteminizden en iyi şekilde yararlanmak için ekibinizin kullanım durumlarını ve en çok ihtiyaç duyacakları yerleşik özellikleri kapsamlı bir şekilde değerlendirin.
• VoIP sağlayıcınızın tavsiyelerine uyun – Bulut tabanlı bir telefon sistemine geçerken birçok soru sorun. Saygın bir hizmet sağlayıcı sorularınızı yanıtlamak ve sorunsuz bir şekilde geçiş yapmanıza yardımcı olmak için zaman ayıracaktır.

İş iletişim sisteminizi seçerken risk altında olan pek çok şey vardır. Bulut tabanlı telefon sistemleri, büyüyen bir işletme için ihtiyaç duyduğunuz doğru esnekliği, ölçeklenebilirliği ve yetenekleri sağlar.

Ancak bulut tabanlı telefon sistemlerine yolculuğunuzda doğru ortağı seçtiğinizden emin olun. Buluta sorunsuz bir geçiş, optimize edilmiş performans ve hem müşterileriniz hem de çalışanlarınız için daha olumlu bir deneyim sağlayacaktır.