Sorunsuz bir işe alım başarısı için müşteri alım formu oluşturun

Müşteri alım formları, potansiyel müşterileri doğrulamak ve müşterileri işe almak için paha biçilmez araçlardır. Dijital ajansınız yeni kurulmuş bir şirketse, doğrulama ve katılıma henüz çok fazla zaman ayırmıyor olabilirsiniz, ancak ajansınızı büyüttükçe kusursuz müşteri alım sürecinin değeri hızla ortaya çıkacaktır.

Ajans müşterilerini ölçeklenebilir, tekrarlanabilir bir şekilde işe almaya başlayın. Müşteri katılımına yönelik adım adım kılavuzunuzu bugün indirin!

Bir müşteri kabul formuyla kendinizi önemli soruları unuttuğunuzu, dijital e-posta ve diğer iletişim yığınları altında bilgilerinizi kaybettiğinizi ve hem siz hem de müşterileriniz için hantal bir işe alım süreci oluşturduğunuzu görebilirsiniz. Bu makalede, işe alım sürecinizi tereyağı gibi pürüzsüz hale getirecek kusursuz bir müşteri kabul formunu nasıl hazırlayacağınızın sırlarını öğreneceksiniz.

Müşteri alım formu nedir?

Müşteri alım formları, dijital ajansınızın ihtiyaç duyduğu tüm önemli bilgileri toplamak için tasarlanmış anketlerdir. Bu formlar, bir müşterinin hizmetinize uygun olup olmadığını belirler ve ilişkinizin başında onun ihtiyaçlarını daha iyi anlar.

En basit ifadeyle, müşteri alım formu bir katılım belgesidir. Bu günlerde, genellikle müşteriler tarafından doldurulabilen PDF gibi dijital bir belge veya müşterilerin yanıtlarını girmelerine, ileri'ye tıklamalarına ve verilerinin otomatik olarak kaydedilmesine olanak tanıyan etkileşimli bir dijital form var; böylece her ikiniz de bunlara istediğiniz zaman kolayca erişebilirsiniz. . Ortak olduğunuz beyaz etiketli bir dijital pazarlama ajansı gibi başka paydaşlarınız varsa, onların da forma kolayca erişebilmesi gerekir.

Müşteri alım formlarının çoğu neye benziyor?

Müşteri kabul formunuzun biçimi ne olursa olsun, temel amaç, müşteri kabul sürecini sorunsuz ve kusursuz hale getirmek için önemli bilgileri toplamaktır. Müşteri alım formlarınızın özellikleri büyük ölçüde dijital ajansınızın sunduğu hizmetlere bağlı olacaktır, ancak bunlar genellikle işe alınan müşterinin iletişim bilgilerini ve istenen proje veya hizmet için özel gereksinimleri toplar.

Kullanmak zorunda olduğunuz herkese uygun tek bir form olmadığından, dijital ajansınız için müşteri alım formu oluşturmanın güzelliği, onu müşterinizin ihtiyaçlarını ve beklentilerini en iyi şekilde anlamanıza yardımcı olacak bilgileri içerecek şekilde özelleştirebilmenizdir. Bu şekilde, profesyonel ortaklığınıza aynı hizada ve yanlış iletişimden uzak bir şekilde başlayabilirsiniz. Sonuç? Sorunsuz bir alım süreci sayesinde hizmet sunmaya ve ajansınızın gelirini artırmaya odaklanabilirsiniz.

Doldurduğunuz formu aldıktan sonra CRM'niz gibi erişimi kolay bir yerde saklayabilirsiniz. İşte bizimkinin nasıl çalıştığına dair bir genel bakış:

Müşteri alım formunun temel bileşenleri

İyi oluşturulmuş bir müşteri alım formu size, ekibinize ve ortak çalışma arkadaşlarınıza, yeni müşterilerinize özel çözümler sunmak için ihtiyaç duyduğunuz anlayışı sağlar. Alım formunuzun bu temel bileşenleri içerdiğinden emin olun.

Kişisel bilgi

Yeni bir müşteriyi işe alırken, kiminle uğraştığınızı, ona nasıl hitap edeceğinizi, nerede bulunduğunu ve diğer tanımlayıcı bilgileri bilmek istersiniz. Bu kişisel ayrıntıların toplanması müşteri profili oluşturmanın ilk adımıdır. Bu alanlar şunları içerir:

• İsim
• Adres veya iş yeri
• İletişim detayları
• Telefon, e-posta, SMS veya anlık mesaj gibi iletişim tercihi

Arkaplan bilgisi

Yeni bir projeye başlarken müşterinin geçmişini ve nereden geldiklerini anlamak her zaman yararlı olur. Karşılaşılan zorluklar, geçmiş dijital pazarlama çalışmaları ve mevcut sorunlu noktalar hakkında bilgi toplamak için bazı alanları ekleyin:

• İşletme geçmişi: Sektördeki yıllar, satılan en önemli ürün veya hizmet vb. gibi şeyler.
• Önceki pazarlama deneyimi: Müşterinin geçmişte dijital pazarlama hizmetleri için ödeme yapıp yapmadığını veya DIY geçmişinden gelip gelmediğini öğrenin. Dijital hizmetler için ödeme yapmışlarsa deneyim hakkında bilgi edinin.
• Güncel zorluklar: Dijital pazarlama perspektifinden bakıldığında iş günlerinde neyle mücadele ediyorlar?

Proje detayları

Müşterinizin aşağıdaki alanlarla ilgili bilgi sağlamasını sağlayarak projenin kapsamını ve hedeflerini tanımlayın:

• Hedefler: Potansiyel müşterinizin veya yeni müşterinizin sizinle çalışarak neyi başarmayı umduklarını açıkça belirtmesini sağlayın. Örneğin, yeni bir web sitesi oluşturmak istiyorlarsa, web sitesinin hangi özellikleri içermesi gerektiği konusunda ayrıntılı bilgi vermelerini sağlayın.
• Zaman Çizelgesi: Müşterinin proje için zaman çizelgesi nedir? Unutmayın, bu zaman çizelgesine bağlı kalmak zorunda değilsiniz. Müşteri alım formunun amacı, daha sonraki konuşmalar için bir başlangıç ​​noktası olarak kullanabileceğiniz bilgi ve bakış açılarını toplamaktır.

Bütçe ve kaynaklar

Müşterinizin mali kısıtlamaları ve mevcut kaynakları projelerinizin fizibilitesini şekillendireceğinden, bu alanları işbirliğinizin başlangıcından itibaren bilmeniz önemlidir:

• Bütçe: Müşterinizin belirli bir proje veya belirli bir hizmet için zaman içinde ne kadar harcama yapmayı beklediğini öğrenin. Çeşitli dijital pazarlama çözümleriyle ilgileniyorlarsa onlardan geniş bir pazarlama bütçesi edinin.
• Kaynaklar : Müşterinizin projenizde kullanabileceğiniz mevcut kaynakları var mı? Örneğin, dijital reklamcılık hizmetleri arıyorlarsa, reklam kreatifi üzerinde birlikte çalışmanızı istedikleri şirket içi bir tasarımcıları vardır.

Yasal hususlar

Herhangi bir yeni müşteriyi kabul etmeden önce, bir anlaşmazlık, hata veya diğer beklenmeyen durumlar durumunda ikinizi de korumak için yasal dayanaklarınızın karşılandığından emin olmak iyi bir fikirdir. Bunlar şunları içerir:

• Gizlilik anlaşmaları: Müşterinizin, ajansınızla ilgili gizli bilgilerin paylaşılmayacağını kabul etmesini ve karşılığında iş bilgilerinin gizliliğini korumayı kabul etmesini sağlayın.
• Şartlar ve koşullar: Çalışma ilişkisini ve beklentileri ana hatlarıyla belirtin.

Özel ihtiyaçlara göre uyarlama

Ajansınızın nişine bağlı olarak, özel hukuki konular veya sektörle ilgili sorular gibi müşteri alım formlarınıza dahil etmeniz gereken özel hususlar olabilir. Özellikle ajansınız çok çeşitli araçlar ve hizmetler sunuyorsa, çeşitli proje yapılarına esneklik sağlamak için alım formlarınızda uyarlanabilir proje bölümleri kullanmayı düşünün.

Müşteri alım formu nasıl oluşturulur?

Müşterinizin profesyonel, sorunsuz bir katılım süreci için ihtiyacınız olan tüm bilgileri aldığından emin olmak için bu adım adım talimatları uygulayın.

1. Formunuzun amacını ve hedeflerini belirleyin

Ayrıntılara dalmadan önce müşteri alım formunuzun amacını ve hedeflerini açıkça tanımlayın. Bu konuyu net bir şekilde anlamak, müşterinin zamanını boşa harcamadan doğru soruları sormanıza yardımcı olacaktır. Bu aşamada, birkaç müşteri alım formu seçeneğinin veya farklı proje türlerini barındıran esnek bir formun ajansınız için en uygun olduğunu görebilirsiniz.

2. Gerekli bilgileri tanımlayın

Yeni bir müşteri ortaklığının başlangıcında hizmet sunmaya başlamak için hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu kendinize sorun: Potansiyel müşterilere uygunluklarını doğrularken veya yeni müşterilere onları kabul ederken genellikle sorduğunuz sorular nelerdir? Geçmişteki müşteri projelerinizi düşündüğünüzde, ilişkinin başlarında sahip olmanızın fayda sağlayacağı bilgiler var mı? Bu muhtemelen kişisel veya ticari ayrıntıları, proje özelliklerini, bütçe tahsislerini ve yasal hususları içerecektir.

3. Formunuzun düzenini ve yapısını tasarlayın

Tüm müşteri temas noktalarınızın görsel olarak çekici ve hoş olması gerekir; müşteri alım formunuz da farklı değildir. Aslında bu, ajansınızla ilk resmi etkileşimi olabileceğinden, profesyonellik, uzmanlık ve olumlu bir kullanıcı deneyimi sunmak özellikle önemlidir.

Formunuzu her biri belirli bir bilgi kategorisine hitap eden bölümlere ayırın. Gezinmeyi ve sorulanın anlaşılmasını kolaylaştırmak için başlıkları, alt başlıkları ve madde işaretlerini kullanın.

4. Açık ve tanıdık bir dil kullanın

Ajans müşterileriniz dijital pazarlamayla ilgili ilk şeyi bilmiyor olabilir, bu nedenle anlaşılması kolay ve jargondan arındırılmış bir dil seçmek çok önemlidir. Her bölümün amacını açıkça ifade edin ve gerektiğinde talimatlar veya örnekler sağlayın. Bu, yalnızca müşteri alımını tamamlamayı müşteriniz için daha kolay ve keyifli hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda kullanıcıların soruları yanlış anlama ve hata yapma olasılığının azalması nedeniyle size de yardımcı olur.

5. Müşteri alım formunuzu kullanışlılık ve etkililik açısından test edin

Müşteri alım formunuzu canlı yayına geçirmeden önce kapsamlı bir kullanılabilirlik testi yapın. Formun doğru çalıştığından, tüm soruların açık olduğundan ve teknik aksaklık olmadığından emin olun. Yalnızca kullanıcı testlerinize güvenmeyin: Formu siz oluşturduysanız, onun netliğini en iyi şekilde değerlendiremezsiniz. Bunun yerine, formu daha önce hiç görmemiş örnek kullanıcılardan geri bildirim isteyin.

6. Markalama unsurlarını dahil edin

Müşteri alım formunuzu ajansınızın marka logosu, renkleri ve gücüyle markalayın. Diğer temas noktaları gibi formunuz da marka kimliğinizi güçlendirmek ve potansiyel müşterilerinize tutarlı, profesyonel bir imaj sunmak için bir fırsattır.

Pazarlama ajansları için müşteri alım formu şablonu

Ajansınızın alım formunu oluşturmak için bu örnek müşteri alım formunu başlangıç ​​noktası olarak kullanın. Bölümleri özelleştirmekten, yer değiştirmekten ve sunduğunuz hizmete göre uyarlanmış ek sorular eklemekten çekinmeyin.

Bölüm 1: Kişisel bilgiler

Bu bölümün amacı potansiyel müşteri veya müşteri, onların işleri ve karar almadaki rolleri hakkında bir anlayış oluşturmaktır.

• Ad: Adınız ve tercih ettiğiniz takma adlar.
• Şirket: İşletmenizin veya kuruluşunuzun adı.
• Rol: İşletmedeki rolünüz.
• İletişim bilgileri: Telefon numaranız, e-posta adresiniz ve tercih ettiğiniz iletişim yöntemi.
• Diğer paydaşlar: İşletmenizde başka biri bu projeyle ilgili karar alma sürecine katılacak mı? Öyleyse adını, görevini ve iletişim ayrıntılarını tamamlayın.

Bölüm 2: İşletmeye genel bakış

Bu bölümün amacı müşterinin niş alanı ve rekabet ortamı hakkında üst düzey bir anlayış kazanmaktır.

• Endüstri: Sektörünüz, nişiniz veya iş sektörünüz nedir?
• Rakipler: Başlıca rakipleriniz kimler? İşletmeleriniz nasıl örtüşüyor ve nasıl farklılaşıyor?
• Hedef kitle: Hedef kitleniz kim? İdeal bir müşteri profiliniz var mı?

Bölüm 3: Pazarlama amaçları ve hedefleri

Bu bölümün amacı stratejinizi veya proje teklifinizi müşterinin hedeflerine uygun hale getirmektir.

• Yakın vadeli hedefler: Bu proje veya kampanya için acil hedefleriniz nelerdir?
• Uzun vadeli hedefler: İşletmeniz için uzun vadeli pazarlama hedefleriniz nelerdir?
• KPI'lar: Sizin için özellikle önemli olan herhangi bir KPI veya ölçüm var mı?

Bölüm 4: Güncel pazarlama çabaları

Bu bölümün amacı müşterinin mevcut pazarlama stratejisi için bir referans noktası elde etmek ve geçmişte nelerin işe yarayıp yaramadığını anlamaktır.

• Mevcut stratejiler: Şu anda işletmenizi çevrimiçi pazarlamak için herhangi bir şey yapıyor musunuz?
• Kullanılan platformlar, hizmetler veya araçlar: Herhangi bir pazarlama aracı veya hizmeti kullanıyor musunuz veya bunları geçmişte kullandınız mı?
• Sonuçlar: Geçmişte kullanılan platformlardan, hizmetlerden veya araçlardan memnun musunuz? Mevcut pazarlama stratejinizle sonuç alıyor musunuz?

Bölüm 5: Gerekli hizmetler

Bu bölümün amacı müşterinin ihtiyaçlarının kapsamını ve proje kısıtlamalarını anlamaktır.

• Gerekli hizmetler: Hangi hizmetleri arıyorsunuz veya işletmeniz için hangi proje üzerinde çalışmamızı istiyorsunuz? Örneğin: yeni web sitesi, SEO, içerik oluşturma vb.
• Bütçe: Her bir proje/hizmet için bütçeniz nedir?
• Zaman Çizelgesi: Projenizin belirli bir tarihe kadar teslim edilmesi gerekiyor mu?

Bölüm 6: Yasal

Bu bölümün amacı şeffaf bir çalışma ilişkisi kurmaktır.

• Gizlilik sözleşmesi: Lütfen ekteki sözleşmeyi inceleyip imzalayın.
• Şartlar ve koşullar: Lütfen ekteki şartlar ve koşulları inceleyin ve imzalayın.

Bölüm 7: Ek notlar

Bu bölümün amacı müşteriye, müşteri alım formunda gözden kaçırıldığını düşündüğü önemli şeyleri paylaşma şansı vermektir.

• Ek bilgiler: Lütfen bilmemizi istediğiniz ekstra ayrıntıları ekleyin.