Müşteri İletişimi ve Faturalandırma Basitleştirildi

Görüntü Kaynağı: Unsplash

Müşteri iletişimi ve faturalandırma iş sağlığının hayati parçalarıdır, ancak bu süreçleri mükemmelleştirmek kolay değildir. Aslında işletmelerin %46'sı zayıf iletişim nedeniyle müşterisini kaybetmiş ve müşterilerin %77'si bir işletmeye olan güvenlerini etkileyen bir faturalandırma sorunu yaşamıştır.

Bu istatistiğin bir parçası olmaktan kaçınmak istiyorsanız her iki süreci de basitleştirmeniz gerekir. Bu kılavuz, Joist'in ve kendi Flock yazma ekibimizin tavsiyelerini kullanarak bunu yapmanıza yardımcı olacaktır.

Faturalandırma ve Müşteri İletişim Sürecinizi Nasıl Basitleştirebilirsiniz?

Faturalandırma ve müşteri iletişim sürecinizi basitleştirmek biraz zaman alabilir ve biraz yeniden yapılanma gerektirebilir, ancak artan kârdan ve daha iyi müşteri ilişkilerinden yararlanacaksınız.

Faturalandırma Kültürü Oluşturun

Bu makaledeki çözümün geri kalanının işinize yaramasını istiyorsanız, bir faturalandırma kültürü oluşturmak son derece önemlidir. Ücret toplamanıza olanak tanıyan bir yapı oluşturursanız ve gerektiğinde bunları istemekten çekinmezseniz, işinizin ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

Bu müşterilerinizin peşine düşmek anlamına gelmez. Joist , faturada önceden yazılmış, kibar bir mesaj isteği göndermenize olanak tanıyan, doğrudan sistemlerine yerleşik bir "ödeme hatırlatıcısı gönderin" özelliğine sahiptir.

Bu sadece ileri geri gidişatı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda ciddi bir iş yaptığınızı da gösterir. Bu sözleşme koşulları veya gecikme ücretleri, eğer bunların önemini vurgulamazsanız tehdit edici olmayacaktır (bu konuya daha sonra değineceğiz). Ancak takiplerin sağlandığından emin olmak için personelinizi sürece dahil etmeniz gerekir.

Faturalarınızın ve takiplerinizin nasıl çalıştığı konusunda personelinize eğitim verdiğinizden emin olun. Müşterilerden hızlı ödeme yapmanın daha istikrarlı bir iş anlamına geldiğini ve bunun personelin maaş çekleri açısından önemli olduğunu açıklayın.

Faturalarda Ne Olması ve Olmaması Gerektiğini Tartışın

Faturalar ayrı bir belge olarak değil, bir iletişim aracı olarak kullanılmalıdır. Müşterinin bekleyebileceği şeyler konusunda bağlayıcı olmayan bir aralık sunmak, kafa karışıklığını ortadan kaldırabilir ve beklentileri şekillendirebilir.

Flock'ta, müşteriye bağlı olarak değişebileceğinden, faturada neyin olması ve olmaması gerektiğini bildirmek için ürünümüzü kullanmanızı öneririz. Bu amaç için özel olarak Flock'ta bir kanal oluşturabilirsiniz . Daha sonra, proje yöneticinizin görmesi için Flock'ta faturaları veya fatura dosyalarını değiştirebilirsiniz. İşlem tamamlandıktan sonra müşteriye güvenle gönderebilirsiniz.

Fatura bilgilerine ilişkin en iyi uygulamalardan bazılarını öğrenmek istiyorsanız işte bunlardan birkaçı:

• Ücretin toplu ödeme olması durumunda fiyat yeterli olmalıdır
• Saatlik fatura kesiyorsanız o süre içinde ne yapıldığını tartışın

Ücret yapısı, kalan ücretler, sağlanan iş veya ekstra eklentiler gibi ayrıntılar, fatura gönderilmeden önce sözleşmeniz veya yazılı mesaj yoluyla görüşülmelidir.

İş Yapmadan Önce Yıldız Sözleşmesi Yazın

İşletmelerin faturalandırma konusunda karşılaştığı en büyük sorunlardan biri uyumsuz beklentilerdir. Eğer bir müşteriniz projenin kapsamını değiştirmişse veya belirli bir ürün için neden ücretlendirildiği konusunda kafanız karışmışsa, buradaki açık suçlu iletişim eksikliğidir.

Joist, henüz sağlanmayan mal ve hizmetleri özetleyen bir ön teklif veya tahmin olan proforma faturanın gönderilmesini önerir. Bu, müşterilere tam olarak ne yapmak istediğinizi ve müşterinin ne kadar ödemesi beklendiğini gösterebilir. Sonuçta bu birçok kafa karışıklığını ortadan kaldırır.

Ancak müşteri hizmetleri ekiplerinin %93'ü müşterilerin eskisinden daha yüksek beklentilere sahip olduğunu söylediğinden, yazılı olarak ne sağladığınız konusunda inanılmaz derecede net olmanız gerekiyor.

Sözleşmeniz herkesi işe dahil etmek için ihtiyacınız olan en önemli belgedir. Faturalandırma uygulamalarını, tarafların kim olduğunu, sorumluluklarını ve rollerini, işin kapsamını, önerilen zaman çizelgesini ve ücret yapınızı özetlemek için sözleşmenizi kullanın.

Müşterilerinize sözleşme boyunca yol göstermek sizin yararınızadır. Soruları varsa, o zaman onlara cevap verebilirsiniz. Kapsamı değiştirmeye çalışırlarsa, onlardan ücret almanız gerekeceğini belirtebilirsiniz.

Müşterilere Seçenekler Sunun Ama Kararlı Kalın

Her işletmenin şartlarınızı sözlü olarak kabul eden, sözleşmeyi imzalayan ve hala ne yapıp ne yapamayacağı konusunda kafası karışık olan bir müşterisi olmuştur. İster cehalet ister kasıtlı davranış olsun, sonuçlar aynıdır: her iki taraf için de zaman ve para israfı ve büyük gecikmeler.

Gecikmeler meydana geldiğinde ilk adım müşteriye itirazda bulunmaktır. Kararları imzalamaya müsait değillerse, onlara bunu kendileri adına yapacak üçüncü bir taraf bulmalarını söyleyin. Faturalandırma takvimi müşteri için uygun değilse, onlara başka bir zamanın daha uygun olup olmadığını sorun. Ancak bunu proje başına yalnızca bir kez yapın. Bazı müşteriler bu fırsatı daha fazlasını istemek için kullanacak. Bunun yerine sözleşmenizin şartlarına tekrar bakın.

Joist'in belirttiği gibi, müşterileriniz için elinizden geleni kesinlikle yapmalısınız, ancak bu sürekli olarak masrafları size ait değilse değil. Hala yürütmeniz gereken bir işiniz var ve geç ücret talep etme veya bir müşterinin sağlıklı bir ilişki kurma talebini reddetme hakkınız var.

Profesyonel Muhasebe Yazılımını Kullanın

Doğru faturalandırma ve para yönetimi el ele gider. Daha iyi faturalandırmaya katkıda bulunan nakit yönetimi, sabit kıymet yönetimi ve envanterinize dikkat etmek istiyorsanız profesyonel muhasebe yazılımına ihtiyacınız olacaktır. Peki hangi çözümü seçmelisiniz?

Makalemiz: “ Muhasebe Araçları ve Yazılımına İlişkin Küçük İşletme Kılavuzu ”, işletmenize en uygun muhasebe yazılımının hangisi olduğu konusunda size tavsiyelerde bulunabilir. QuickBooks, FreshBooks ve Xero harika seçimlerdir ve yalnızca maaş bordronuz ve satın alma işlemlerinizle ilgilendikleri için değil.

Muhasebe yazılımı işletmenizin önemli bir bileşenini otomatikleştirdiğinden, müşteri iletişimi ve faturalandırmaya harcayacak daha fazla zamanınız olacak. Özel muhasebe yazılımı aynı zamanda faturalama yazılımınıza da bağlanabilir, böylece işletmenizin nakit akışını takip etmenizi kolaylaştırır.

Sonuç olarak…

Hem Joist hem de Flock'taki yazarlar, etkili müşteri iletişimi ve faturalandırma süreçlerini sürdürmenin ne anlama geldiğini anlıyor. Uzmanlardan alınan bu birleşik tavsiyelerle müşterilerinizi etkileme, vadesi geçmiş faturaları azaltma ve kârlılığınızı artırma yolunda ilerleyeceksiniz.