Değişim Yönetimi Süreci gerçekten neye benziyor? (Kesin Kılavuz)

Nokia'yı hatırladın mı? Elbette yaparsın.

Ekim 1998'de Nokia, Motorola'yı geçerek dünyanın en popüler cep telefonu markası oldu.

1995'ten 1999'a kadar, Nokia'nın işletme karı 1 milyar dolardan 4 milyar doların üzerine çıktı.

2003 yılında Nokia 1100 modeli tüm zamanların en çok satan cep telefonu oldu.

Ardından 2007'de ilk iPhone piyasaya sürüldü.

2007'nin sonunda, dünyada satılan tüm akıllı telefonların yarısı Nokia iken, Apple'ın iPhone'u yalnızca %5'lik bir pazar payına sahipti. Nokia'nın piyasa değeri sadece altı yılda %90'ın üzerinde düştü.

2011 yılına gelindiğinde, Nokia'nın düşüşü hızlandı ve şirket 2013'te Microsoft tarafından satın alındı.

Bu neden oldu?

Daha iyisi için değişmeyi reddettiler.

Tüm bunlar bir değişim süreci uygulanarak önlenebilirdi.

Birçok şirket, değişimin sonucundan emin olmadıkları için tam potansiyellerine ulaşamazlar. Artık kullanılmayan süreçler, büyüme pahasına çok uzun süre oyalanıyor.

Şimdi muhtemelen şöyle düşünüyorsunuz: “ Bu şirketlerden biri olmadığımdan nasıl emin olabilirim? ”

Peki, bir değişiklik yönetimi sürecini uygulayarak.

Hadi bir bakalım.

Değişim Yönetimi Süreci Nedir?

Bir değişiklik yönetimi süreci , iş akışını kesintiye uğratmadan veya hasara neden olmadan bir durumdan diğerine sorunsuz bir geçiş sağlamak için tasarlanmış bir dizi stratejidir. Bir şirket bağlamında değişikliği uygularken, her zaman bir değişiklik yönetimi süreci vardır, ancak bunun başarılı olmasını sağlamak şirketlere bağlıdır.

Niye ya? Çünkü iş ortamı hızla değişiyor.

Uzun vadede, değişen taleplere uyum sağlayamayan bir şirket modası geçmiş olur ve kaybeder.

Örneğin Blackberry cep telefonu markasını ele alalım. Dokunmatik ekran teknolojisine adapte olamaması nedeniyle, dünya çapında 80 milyondan fazla kullanıcısı olan bir zamanların baskın akıllı telefonu, 2016 yılında sadece %0,2 pazar payına sahipti.

Kuşkusuz, iş hayatta kalmak için değişim gereklidir.

Birçok şirket, değişim ihtiyacının farkındadır, ancak bunu gerektiği gibi uygulayacak bilgiden yoksundur. İşler, süreçteki boşluklardan düşebilir ve onarılamaz hasarlara neden olabilir.

Organizasyonel değişiklik yönetimi , bir şirketin önemli alanlardaki değişikliklerin operasyonları etkilemeden uygun şekilde ele alınmasını sağlamak için kullandığı adım adım bir değişiklik sürecidir. İş etiği, şirket kültürü, iş prosedürleri, iç süreçler, operasyonlar, kurumsal hiyerarşi bunlardan sadece birkaçıdır.

Bir değişiklik yönetimi süreci şirketinizi nasıl etkiler?

Başarılı bir değişiklik yönetimi süreci aşağıdakileri içerir:

• Kazaların önlenmesi
• Gelişmiş varlık güvenilirliği
• Değişikliklerin izlenebilirliği
• Alternatifin değerlendirilmesi

Bir değişim yönetimi süreci, insanları yönetmekle ilgilidir.

Şunu bir düşünün: Yeni prosedürlerin uygulanmasından kim sorumlu olacak? Çalışanlarınız ve onlar tarafından projenin kabulü veya reddi, sonuçları üzerinde etkili olacaktır.

Normdan sapma bazen insanlardan pek de iyi olmayan tepkiler alabilir.

Bilinmeyenden korktukları için çoğu çalışan, yeni bir şey denemeden önce her zaman yaptıkları gibi yapmayı tercih eder.

Etkili değişim süreçleri, en verimli çalışanlara ilham verir .

Dolayısıyla, değişimi uygun şekilde yöneterek geçiş korkularının üstesinden gelmelerine yardımcı olmak sizin görevinizdir.

Bu nedenle, başarılı bir değişim yönetimi sürecinin ilk adımı , organizasyondaki herkesin gemide olmasını sağlamaktır . Bir kişi teslim edemezse, şirket genelinde yansımaları olur.

Bir kuruluşta kendi başınıza değişiklik yapmak ve ardından yeni düzeni çalışanlara zorlamak için yukarıdan aşağıya bir strateji etkisizdir. Çalışanlar değişikliği doğrudan reddetmeyebilir, ancak bunu zorlamak konusunda biraz tereddüt edebilirler.

Unutmayın, insanlar genellikle anlamadıkları şeylere inanmakta zorlanırlar.

Bu nedenle, her çalışanın değişikliğin “nedenini” anlamasını sağlamak için, onlara en ince ayrıntısına kadar açıklamanız önemlidir. Değişim ihtiyacının çok önemli olduğuna ikna olan çalışanların, zorunlu olmasalar bile, ilgili tüm faaliyetlere aktif olarak katılmaları daha olasıdır.

Farklı Değişiklik Yönetim Süreçleri Türleri

Değişim, birçok düzeyde meydana gelen yaygın bir şeydir, ancak etkili olabilmesi için çeşitli tekniklerin uygulanmasını gerektirir.

Bireysel değişiklik yönetimi, kurumsal değişiklik yönetimi ve kurumsal değişiklik yönetimi, üç temel değişiklik yönetimi türüdür, bu yüzden her birine daha ayrıntılı olarak bakalım:

Bireysel Değişiklik Yönetimi

Bireysel değişim yönetimi, değişimden etkilenen kişilere hitap eder .

İnsanları etkili bir şekilde yönetmek için önce onları anlamalısınız.

Nasıl?

Ve çalışanlarınızın duygularına daha kişisel bir düzeyde hitap etmek için psikolojik bir strateji oluşturarak bu hedefe ulaşabilirsiniz.

Organizasyonel Değişim Yönetimi

Bireysel değişim yönetimi, organizasyonel değişim yönetimine kadar uzanır .

Böylece, değişim planınızı kabul etmelerini sağlamak için çalışanlarınızın psikolojik ihtiyaçlarını karşılamayı başardınız. Şimdi, tanımlanan temel iş yeri sorunlarını düzgün bir şekilde ele alma zamanı.

İşletmenizdeki mevcut süreçler veya uygulamalar uygulamaya çalıştığınız değişim sürecini engelliyor mu?

Süreçte olası engellerle karşılaşmamak için önce bu sorunları çözün ve çalışanlarınızı yeni görevlerini başarıyla tamamlamak için ihtiyaç duyacakları becerilerle donatın.

Kurumsal Değişiklik Yönetimi

Yukarıdan aşağıya, kurumsal değişim yönetimi, bazıları liderlik ve yönetim rolleri, yapıları, süreçleri ve prosedürleri olmak üzere şirketin her yönünü ele alır .

Her departman bağımsız olarak çalışırken, ortak amaç için işbirliği yapmak zorunda kaldığında, bir sorun tüm organizasyon üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.

Bu nedenle, çevik bir değişim yönetimi süreci için çaba gösteriyorsanız, tüm departmanlarınızın değişim sürecine eşit şekilde dahil olduğundan ve her şeyin birbirine bağlı olduğundan emin olun.

Başarılı Bir Değişim Yönetim Sürecinin 9 Temel Adımı

Değişim yönetimi söz konusu olduğunda, herkese uyan tek bir yaklaşım diye bir şey yoktur.

Değişime katkıda bulunan faktörler büyük ölçüde bir şirkete bağlı olarak değişebilse de, başarılı bir değişim yönetimi sürecinin temel konsepti aynı kalır.

Başarılı bir değişim yönetimi süreci için 9 temel adım:

1. Hedeflerinizi tanımlayın

Değişim yönetimi sürecindeki ilk adım , nihai hedeflerinizi belirlemektir .

Net ve spesifik hedefler belirlemek için şirketinizin şu anda nerede olduğunu ve gelecekte nerede olmasını istediğinizi anlamanız gerekir.

Amacınız şirketinizin vizyonuyla çelişiyorsa, değişim yönetimi süreciniz baştan sona mahkum olacaktır. Şirketiniz zamanla gelişebilir, ancak vizyonuna bağlı kalmak, kimliğinizi ve benzersizliğinizi korumanıza yardımcı olabilir.

2. Yönetim ekibinizden destek alın

Değişim yönetimi sürecini tek başına üstlenmek iyi bir fikir değil.

Tüm bilgi ve teknik birikime sahip olsanız bile, değişimi tek başınıza uygulayamazsınız.

İşleri yoluna koymak için yönetim ekibinizin yardımına ihtiyacınız olacak .

Şirketinizde uygulamak istediğiniz değişim sürecinin çözeceği en yaygın sorunları özetleyerek başlayın.

3. Önemli oyuncuları seçin

Değişim yönetimi süreci, işletmenizdeki herkesin desteğini gerektiren büyük ve karmaşık bir girişimdir .

Başarılı olmasını istiyorsanız, organizasyonunuzdaki farklı departmanlar ve seviyeler arasında değişimi aktif olarak yönlendiren birkaç kilit oyuncuya ihtiyacınız olacak.

Bu kişiler, denetledikleri her alanın yöneticisi gibidirler; operasyonları mikro düzeyde koordine etmeye yardımcı olurlar, böylece dahili olarak çok fazla belirsizliğin olduğu bu zaman periyodunda her şey sorunsuz yürüyebilir.

Bu kişilerle rollerinin ne anlama geldiği konusunda dürüst bir konuşma yapın ve başlama vuruşundan önce hazır olduklarından emin olun!

4. Vizyonunuzu tüm ekibe iletin

Bir sonraki aşama, şirketinizdeki herkesin katılımını almaktır .

Sırf patron sizsiniz diye herkesi değişim planına katılmaya zorlamak en iyi strateji değil.

İnsanlar vizyonunuzu paylaştığı için planınızı kabul ettiğinde, o zaman en iyi sonuçları alacağınızdan emin olursunuz .

Vizyonunuzu tutkuyla paylaşın. Önerilere açık olun, çünkü ekip üyeleri sizin hiç düşünmediğiniz iyi fikirlere sahip olabilir.

5. Engellerden kurtulun

Artık herkesi gemiye aldığınıza göre, önünüzde herhangi bir barikat olmadığından emin olmalısınız; aksi takdirde ekibiniz en iyi performansını gösteremez.

• Yenilerine yer açmak için hangi eski prosedürler veya sistemler ortadan kaldırılmalıdır?
• Sistemi uygulamak için yeni ekipmana yatırım yapmanız gerekiyor mu?
• Ekip üyelerinizin yeni sistemde görevleri tamamlamaları için yeni beceriler konusunda eğitilmeleri gerekli mi?
• Ekip üyelerinin rollerini ve görevlerini yeniden atamanız mı gerekiyor?

Bu soruların yanıtlarını bulduktan sonra, değişim sürecinizdeki engelleri kolayca kaldırabilirsiniz.

6. Hedefinizi kilometre taşlarına bölün

Büyük olasılıkla, nihai değişim hedefiniz büyükse veya daha önce hiç denemediğiniz bir şeyse, başarmanız imkansız görünebilir.

Bu nedenle, küçük kilometre taşları belirlemek ve bunları birer birer başarmak yalnızca yolculuğu daha keyifli hale getirmekle kalmayacak, aynı zamanda katılan herkese her yeni başarıda bir başarı duygusu verecektir - bu da daha da iyisini yapmak için enerjimizi besler!

7. Erken zaferlere hazırlanın

Bir değişim yönetimi sürecinde, erken zaferler çalışanlara ilham verir ve çabalarının meyvesini verdiğini gördükleri için onları daha fazla çalışmaya motive eder. Ancak, insanların ilk çabaları zaman kaybı gibi göründüğünde, bunun tersi doğrudur.

Ulaşılabilir bir hedefle başladığınızdan emin olun ve çabalarından en iyi şekilde yararlanmak için bu hedeflere ulaşmada kritik rol oynayan ekip üyeleriyle etkileşime geçin.

8. İlerlemenizi takip edin

Bir değişiklik yönetimi süreci, kapsamlı planlama, koordinasyon, kontrol ve değerlendirme gerektirir .

Amacınıza ulaşmak için tüm bu unsurların uyum içinde olması gerekir. Bu nedenle, işlerin nasıl ilerlediğine dikkat etmelisiniz.

Hedeflerinize ulaşmak için aşırı zaman alıyor musunuz? Bu durumda gecikmeye neden olan nedir? Şirketinizde hala engeller var mı?

Birkaç hafta veya ay sonra, büyük olasılıkla sizin ve ekip üyelerinizin coşkusu azalmaya başlayacak. Ekibinizi motive etmek için onlarla düzenli toplantılar yapın.

Sık iletişim olmadan hiçbir değişim süreci iyi gitmedi.

9. Sürekli geliştirin

Değişim hiç bitmeyen bir süreçtir .

Hedefinize ulaştıktan sonra, kayıtsız kalmayın. Bunun yerine mevcut iş süreçlerinizi sürekli olarak değerlendirin ve iyileştirin. Bunu yaparsanız, uyguladığınız yeni sistemin bir sonucu olarak gelişebilecek olası darboğazları tespit edebileceksiniz.

Bu nedenle, değişim sürecini devam ettirin.

Tüm kuruluş genelinde istikrar ve tutarlılığı korumak için, yaptığınız değişiklikleri kuruluş kültürünüze dahil edin.

Bir Değişim Sürecinin Ortak Zorlukları

Organizasyonel değişiklikler genellikle organizasyonların operasyonlarını düzene sokmak için belirlediği çabalara atıfta bulunur veya kaçınılmaz durumlardaki hareket tarzıyla ilgili olabilir; durum ne olursa olsun, başarı için etrafta dolaşmamız gereken kendi barikatları ile birlikte gelir.

Bir engele çarptığınızda işinize yarayabilecek bir değişikliği yönetirken şirketlerin genel olarak karşılaştığı bazı zorluklara bakalım.

Birden fazla ekibi yönetme

Değişim yönetimi sürecinde gereken tüm görevleri yerine getirmek için tek bir ekip yeterli olmayabilir. Bu nedenle, işlerin sorunsuz yürümesi için farklı sorumluluklara sahip birden fazla ekibin birlikte çalışması gerekecektir.

Ancak, birden fazla ekibi yönetmek çok zor olabilir.

Her şeyin sorunsuz bir şekilde yürüdüğünden ve kimsenin boşuna düşmediğinden emin olmak için, standart işletim prosedürleri (SOP'ler) oluşturun ve kontrol listeleri ve proje zaman çizelgeleri gibi etkili değişiklik yönetimi araçlarını kullanın, böylece herkes, zamanı geldiğinde ne yapılması gerektiğini tam olarak bilir. – ne kadar küçük bir rol oynarlarsa oynasınlar!

Birden fazla alanda artan değişiklikleri yönetme

Kuruluşunuzun bir yönündeki bir değişiklik, diğerlerini de etkileyebilir ve ele alınması gereken bir sürü başka sorunla sonuçlanabilir. Yeterince dikkatli değilseniz, kendinizi çemberlere girerken bulabilirsiniz.

Farklı alanlardaki sorunları önlemek için, değişiklik yönetimi süreciniz organizasyon içindeki tüm seviyelerde kapsamlı ve tutarlı olmalıdır.

Bunu etkili bir şekilde yapmak için, değişiklik sürecine dahil olan herkesin proje raporlarına, mevcut görevlere ve konuşmalara erişmesine izin veren her şeyi kapsayan bir iş akışı sistemine ihtiyacınız olacak.

İletişim arızası

Değişim yönetimi süreci, düzenli iletişim ve şirketin iş prosedürlerinin güncellenmesini gerektirmektedir.

Bilgi hatasını en aza indirmek için, ekiple düzenli olarak doğru ve eksiksiz veriler paylaşılmalı ve ilgili tüm taraflar için güncel belgeler her zaman mevcut olmalıdır.

Basit iş süreci belgeleme özelliklerine sahip bir iş akışı aracını benimseyin, böylece her bir prosedürü kolayca kaydedebilir ve ekibinize iletebilirsiniz.

Çalışan direnci

Bazı çalışanlarınızın değişiklik konusunda hevesli olmaması normaldir. Değişim, insanların doğal olarak dirençli olduğu bir şeydir.

Kayıtsızlık, reddetme, şüphe, tarafsızlık, deneme ve bağlılık, değişimi oluşturan altı aşamadır.

Peki onunla nasıl başa çıkıyorsun?

Sabırla.

Çalışanın hazır olma düzeyini belirleyin ve her aşamadan uygun şekilde geçmeleri için onlara yeterli zaman tanıyın.

Başarısız değişim sistemlerini düzeltme

Etkili değişim yönetimi, önerilen ilkeleri bir dereceye kadar takip etmeyi gerektirir, ancak sonuç her zaman beklentilerinizi karşılamayabilir.

Yaptığınız değişiklikleri geri almanız mümkün mü?

Evet ve hayır.

İyi düşünülmüş bir değişiklik yönetimi stratejisi ve çalışmalarınızı takip etmek için bir araç olmadan, adımlarınızın izini sürmek zor bir iş haline gelebilir.

Ancak, başarısızlığı kabul etmek ve daha iyi bir değişim sürecine gitmek her zaman mümkündür ve başarısızlık zamanlarında tavsiye edilir. Unutma: kaybetmedin, sadece başarısız oldun.

Anında onay alma

Yeni sistemlerinizi kullanmadan önce kapsamlı bir şekilde test edildiğinden ve ilgili taraflarca onaylandığından emin olun. İşletmenizin niteliğine bağlı olarak, değerlendirme kurum içi veya kurum dışı çalışanlar tarafından yapılabilir.

İş operasyonlarınızı çalışır durumda tutmanın en iyi yöntemi, onay sürecini otomatikleştirmektir. Verimli bir iş akışı sistemi, çalışanları bekleyen onaylar konusunda uyarabilir ve onaylar tamamlanana kadar hatırlatmaya devam edebilir.

İşte değişiklik yönetimi hakkında ek makaleler:

1- McKinsey'in 7-S Değişim Yönetim Modeli nedir ve nasıl kullanılır?

2- Kotter'in 8 Adımlı Değişim Yönetim Modeli Nedir (Tüm Bilmeniz Gerekenler)

Çözüm

Değişim ihtiyacının farkına varmak ve bunu doğru zamanda harekete geçirmek, işletmenin hayatta kalması ve gelişmesi için kritik öneme sahiptir. Değişen şirket taleplerine uyum sağlayamamak, rekabette zemin kaybetmenize neden olabilir ve bunun olmasını istemeyeceğiniz bir şey olduğundan oldukça eminim.

Unutmayın, değişim zor olabilir, ancak iyi bir değişim yönetimi süreci uygulandığında çok daha kolay olabilir!

Sıkça Sorulan Sorular

Değişim yönetimi süreci nedir?

Bir değişiklik yönetimi süreci, iş akışını kesintiye uğratmadan veya hasara neden olmadan bir durumdan diğerine sorunsuz bir geçiş sağlamak için tasarlanmış bir dizi stratejidir.

Farklı değişiklik yönetimi türleri nelerdir?

Bireysel değişim yönetimi, organizasyonel değişim yönetimi ve kurumsal değişim yönetimi, üç temel değişim yönetimi türüdür.

Teşhis koymak neden bir değişiklik yönetimi planının kritik bir parçası?

Teşhisin amacı, yönetimin çözüm bulabilmesi için sorunları keşfetmek ve ortaya çıkma nedenlerini belirlemektir.