SaaS'ta Size İlham Verecek 5 Değişim Yönetimi Örneği

Değişimden başka kalıcı bir şey olmadığını söylerler. Ancak değişimin sürekli olması, herkesin bundan hoşlanacağı veya kolayca uyum sağlayabileceği anlamına gelmez.

Örneğin, yalnızca çalışanlarınızın hala eskisini kullandığını öğrenmek için yeni bir uygulama tanıtabilirsiniz. Ya da belki sizin tanıttığınızdan daha iyi bir alternatif bulmuşlardır.

Her iki durum da olasıdır. Ancak bir dönüşümden veya değişim yönetimi sürecinden geçmek başarısızlıkla sonuçlanmak zorunda değildir.

Bu makale, size neyin işe yarayıp neyin yaramadığını göstermek için değişiklik yönetimi girişimlerini başarıyla uygulayan SaaS şirketlerini ve günümüzün hızlı tempolu ekonomik ortamında öğretileri nasıl benimseyebileceğinizi tartışacaktır.

Değişim yönetimi nedir ve neden önemlidir?

Değişim yönetimi, organizasyonların planlama ve uygulama da dahil olmak üzere değişim süreçlerini baştan sona nasıl yönlendirdiğidir. Yeni araçları, girişimleri veya süreçleri içeren bir geçiş yoluyla çalışanları ve ekipleri desteklemeye yönelik sistematik bir yaklaşımdır.

İnsanlar doğal olarak değişime karşı dirençlidir. Bir araştırmaya göre, insanların sadece %38'i bir değişiklikle karşılaştıklarında konfor alanlarını terk etmeye açık. Geri kalan %68 ise hemen korku ve rahatsızlık hisseder.  

Mevcut organizasyonel süreçlerinizi değiştirmeyi veya düzenlemeyi planlıyorsanız, aynı durumla başa çıkmaya hazırlıklı olmalısınız. Yeni teknolojileri uygulamayı veya yeni bir pazara öncelik vermeyi düşünün. Aksi takdirde, uygun yönetim olmadan engellere çarpmanız muhtemeldir.

Unutmayın, bir dönüşüm süreci ancak insanlar onu kucaklarsa ve geçiş için çaba göstermeye hazırsa başarılı olacaktır. Değişiklik yönetimi, çalışanlarınızın işleri yapmanın yeni yolunu benimsemesini sağlamak için değişikliği planlamak ve test etmek ve etkilerini uygulamak, belgelemek ve değerlendirmek için kritik öneme sahiptir.

Değişim yönetimindeki zorluklar

Değişiklik yönetimi, özellikle büyük kuruluşlarda çok zorlayıcı olabilir. Değişim stratejinizi geliştirebilmeniz için iş dünyasının liderlerinin sıklıkla karşılaştığı bazı yanlış adımları anlamanız yararlı olacaktır. Organizasyonel değişimi yönetmenin bazı yaygın zorlukları şunlardır:

1. Etkili iletişim eksikliği

Başarılı bir değişim yönetimi sürecini etkilemenin temel bileşenlerinden biri iletişimdir.

Çalışanların değişikliğin neden olması gerektiğini ve bunun kendilerini nasıl etkilediğini anlamaları için değişim döngüsü boyunca sürekli iletişim gereklidir. İstenilen değişikliklerin düzgün bir şekilde iletilmemesi, değişiklik yönetiminin uygulanmasını zorlaştırarak spekülasyonlara ve söylentilere yol açar.

2. Çalışan direnci

Bazen çalışanlar, değişime karşı doğal dirençleri nedeniyle değişiklikleri kabul etmeyi reddedebilir. Bu yaygın bir durumdur, çünkü değişiklik istenmeyen fazladan çalışmaya neden olabilir. Örgütsel liderler direnişi şeffaflık, planlama ve sabırla ele alabilir.

3. Etkili kaynak yönetimi

Değişim sürecini kolaylaştıracak finansal, insani, bilgisel, maddi ve maddi olmayan varlıkların ele alınmasını içeren kaynak yönetimi, değişimi uygularken zor olabilir.

4. Korku ve çatışmalar

Değişimin sonuçlarından biri de beraberinde getirdiği belirsizlik ve korku nedeniyle çalışanlar arasında istenmeyen çatışmalardır. Herhangi bir soruna zamanında müdahale etmek, azaltmak ve çalışan girdilerini entegre eden bir çözüm bulmak çok önemlidir.

5. Zayıf liderlik desteği

Kültür değişimini benimsemeleri için iş güçlerine ilham verecek liderliğin desteği olmadan, değişim inisiyatifleri vardıklarında ölü olabilir. Liderlik, değişim için bir emsal oluşturmalı ve kademeli olarak herkesi gemiye almalıdır.

6. Yanlış planlama ve işe alıştırma

Yanlış planlama, değişiklik yönetimi faaliyetlerinde aksiliklere yol açabilir.

Her değişiklik yönetimi süreci için, her bir değişiklik kilometre taşını ölçmek için zaman çizelgeleri içeren, iyi düzenlenmiş bir plan olmalıdır. Örneğin, teknoloji yığınınıza yeni araçlar eklerken SaaS'ta ayrıntılı eğitim ve kullanıcı katılımı sağlamak, çalışanları yazılıma alıştırır ve işlerini yaparken yazılımı kullanmalarını sağlar.

5 SaaS'ta değişiklik yönetimi örnekleri

Başarılı bir değişim yönetimi sağlamak için, teknolojide yüksek performanslı ekipler, özellikle değişimden etkilenenler olmak üzere herkesin ihtiyaçlarını karşılayan yaklaşımlar ve stratejiler geliştirir.

İyi haber şu ki, onları ilham kaynağı olarak kullanabilirsiniz. İşte işlerinde başarılı bir değişim yönetimi uygulamayı başaran beş SaaS şirketi:

1.Netflix

Netflix, teknolojik değişimler, regülasyonlar ve tüketici istekleri doğrultusunda kendini sürekli yeniden keşfederek bir çevrimiçi yayın hizmeti olarak başarısını sürdürdü.

Şirketin 1997 yılına kadar uzanan ilk faaliyet yıllarında, iş modeli, tüketicilerin evlerine postalanacak filmler için tüketicilere aylık abonelikler sunmaktı. Ancak OTT içeriğine yönelik teknoloji ve tüketici taleplerindeki önemli değişikliklerle Netflix, 2007'de bir çevrimiçi akış hizmeti başlatarak iş modelini değiştirdi.

Hulu, Amazon Prime Video ve kablolu televizyon ağları gibi diğer çevrimiçi akış hizmetleriyle rekabet hızla başladı. Pazar payını korumak ve müşteri tabanını büyütmek için Netflix, popüler aktörlerin yer aldığı orijinal diziler ve belgeseller şeklinde özel içerikler üretmeye başladı.

"Tek bir hedefimiz var, o da 'Akışta başarılı olmak'. Bunu yaparsak, bu bir home run olur.”

– Netflix CEO'su Reed Hastings

Şirketin varoluşu boyunca kendini gösteren önemli değişimler dizisi, ancak etkin bir değişim yönetimi uygulamakla mümkün olacaktır.

Netflix bunu, her düzeydeki çalışanla ve şirketin işlevinin her alanında açık ve dürüst iletişime dayalı, benzeri görülmemiş bir kurumsal kültür değişikliğiyle başardı. İlk başta, değişiklik yönetimi sert bir başlangıç ​​yaptı ve dört ay içinde stoklarda %77'lik bir düşüşe yol açtı. Ancak Netflix, değişikliğine bağlı kaldı ve çevrimiçi akışlarına ve orijinal programlarına kaynak aktarmaya devam etti.

2017 itibarıyla Netflix, tüm ABD kablo şirketleri arasında en yüksek toplam abone sayısına sahip olan şirket oldu. 2011'de 23 milyon olan abone sayısı 2018'de 139 milyona ulaştı.

Görüntü Kaynağı

2. Atlassian

Atlassian, bir kuruluştaki ekipler arasında iş akışı çözümleri sağlayan bir işbirliği yazılım şirketidir.

Yılda iki kez, çalışanlar kendilerini gözden geçirir ve yöneticiler, doğrudan ikramiyeleriyle bağlantılı nihai performans derecesini almak için ekip üyelerini gözden geçirirdi. Bu gözden geçirme tarzı aksamalara neden oldu ve çalışanlar bunlardan korktu.

2011 yılında Atlassian, inceleme sistemi istenen sonuçları vermediği için performans yönetimi sürecini yenilemeye karar verdi. Yöneticilerin ve çalışanların her ay bire bir performans tartışmaları yaptığı daha sürekli bir model yarattı.

Bu değişiklik, performans yönetiminin yalnızca bir yönünde değil, Atlassian'ın uygun çalışan koçluğu ve teknolojisi konusunda eğitim vermek için yeni bir performans yönetimi sistemi tanıtmasıyla tüm süreçte gerçekleşti.

Atlassian'ın değişiklik yönetimi girişimi, mevcut gözden geçirme sürecinin etkisiz olduğu gözleminden doğdu.

Bu düzeyde şeffaflık ve iletişim, herhangi bir başarılı değişiklik yönetimi sürecinin temeli olarak hizmet eder. Çalışanlar, kendilerine danışıldığını ve iyi bilgilendirildiğini hissederlerse, değişimi en az dirençle kabul edeceklerdir.

3. Google

2000'lerin başında Google, birçok yüksek teknoloji projesine hakim oldu ve akıllı araçlardan giyilebilir teknolojiye ve akıllı evlere kadar farklı türden projelerle uğraşıyordu.

Projelerin hepsi birbirine bağlı olsa da, Google yönetilemeyecek kadar büyük bir varlık haline geliyordu. Kurucu ortak Larry Page, projelerin her birini yönetmeyi ve ölçeklendirmeyi kolaylaştırmak için Google'ı farklı şirketlere ayırdı ve hepsini Alphabet adı verilen tek bir çatı altında topladı.

"Temel olarak, çok ilgili olmayan şeyleri bağımsız olarak yürütebildiğimiz için bunun bize daha fazla yönetim ölçeği sağladığına inanıyoruz. Alfabe, güçlü liderler ve bağımsızlık yoluyla gelişen işletmeler hakkındadır.”

– Alfabe CEO'su Larry Page

Page'i bu değişiklik yönetimi girişimine liderlik etmeye iten şey, Google'ı yeniden düzenlemenin çalışanlarını özgürleştirerek, Google'ın bütünüyle ilgilenmeden kendi görevlerine daha verimli bir şekilde konsantre olmalarını sağlayacağı vizyonuydu.

Ve bunun Google için ne kadar iyi sonuçlandığını hepimiz biliyoruz, değil mi?

4. Elma

Apple, piyasadaki en büyük ve en yenilikçi teknoloji şirketlerinden biridir. Sürekli değişen pazar ortamını ve tüketicilerin gereksinimlerini karşılamak için sürekli dönüşüm geçiren bir şirkettir.

Pazara yeni ürünler çıkarmak her zaman organizasyon içinde teknolojik değişiklikler gerektirdi. Apple'ın o zamanki CEO'su Steve Jobs, şirketi yeni ürünler üretmeye hazırlamak için belirli stratejiler sunarak değişim yönetimi sürecine öncülük etti.

Bu değişim süreci teknik departman içinde ve ayrıca finans, tasarım ve pazarlama departmanları genelinde gerçekleştirildi.

Kendini adamış bir lider olarak Jobs, değişim ihtiyacını yönlendirmek ve başarısızlıkları veya kötü projeleri önleyen doğru stratejiler tasarlamak için doğru iletişimi kullandı. 2011'de öldü, ancak arkasında gelişen bir gelecek için yapıları ve değerleri belirlenmiş, dönüşmüş bir şirket bıraktı.

5.Microsoft

2020'de Microsoft, MSX Insights (MSXi) olarak bilinen modern bir iş zekası raporlama çözümünün benimsenmesini sağlamak istedi. MSXi, Microsoft'un finans ekipleri, satış görevlileri, yöneticileri, operasyonları ve şirket liderleri genelinde temel ölçümleri hizalar.

Her ekibin raporları daha önce farklı veri kaynakları kullandığından, bu değişiklik gerekliydi, bu da çabanın tekrarlanmasına ve veri gizliliği ve uyumluluk riskine yol açtı. Şirket, verilere bakmanın, iş içgörülerini derinlemesine incelemenin ortak ve standart bir yolunu istiyordu.

Ancak kullanıcıları MSXi'ye geçmeye ikna etmek kolay olmayacaktı.

Peki bu değişim yönetimini nasıl ele aldılar?

"Değerli ADKAR modeli de dahil olmak üzere Prosci'nin değişim yönetimi en iyi uygulamalarını hayata geçirdik. ADKAR, değişimin beş önemli yönünü anlatıyor: Farkındalık, Arzu, Bilgi, Yetenek ve Güçlendirme.”

– Rudy Neirynck, Microsoft

Microsoft, istenen davranış değişikliğini teşvik etmek için kaynakların nereye odaklanılacağına ilişkin içgörüler sağlayan bir değişiklik yönetimi modelini benimsedi. Daha sonra, MSXi çözümünün neye sahip olduğunu ve şirkete hangi değeri getirebileceğini keşfetme arzusu uyandırabilir.

Sonuç? Microsoft'un bugün 95 ülkede 30.000'den fazla iş zekası platformu kullanıcısı var.

Geçiş sırasında işinizi sabit tutmak için yönetim stratejilerini değiştirin

Değişiklik yönetimi süreci oldukça zorlayıcı ve dahil olan herkes için farklı düzeylerde strese neden olsa da, bu stratejiler başarılı bir organizasyonel değişiklik uygulamanıza yardımcı olabilir:

1. Bir değişiklik yönetimi planı geliştirin

Kuruluşunuzda herhangi bir büyük değişikliği gerçekleştirmek planlama gerektirir. Bu plan şunları ele almalıdır:

• değişikliğin kapsamı
• Değişikliğin tam olarak ne zaman uygulanacağı
• Planın her kullanıma sunulmasından kim sorumludur?
• Çalışanların ve yöneticilerin neye ihtiyacı var?
• İşgücünün değişime hazır olup olmadığına dair bir analiz

Değişiklik yönetimi planınızda bu hususları ele alarak, kuruluşların karşılaştığı bazı zorluklardan kaçınabilir ve değişiklik projenizin gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz.

2. Dürüstlük ve şeffaflık uygulayın

Herhangi bir geçiş sırasında işinizi sabit tutmak için iş gücünüze karşı dürüst ve şeffaf olmalısınız. Çoğu çalışan değişiklikler konusunda rahat hissetmez. Dolayısıyla, değişiklik yönetimi sürecinin her adımında şeffaf olmak, güven oluşturmanıza ve sorunsuz bir geçiş sağlamanıza yardımcı olacaktır.

3. Doğru araçlara yatırım yapın

Değişiklik yönetimi stratejilerinizin bir parçası olarak, planlama, iletişim, eğitim ve destek, veri yönetimi ve analitiklerinizi destekleyebilecek değişiklik yönetimi araçlarını belirlemelisiniz.

Önlenebilir sorunlarla uğraşmak zorunda kalmamak için değişim çabalarınızı takip etmenizi sağlayan araçları kullanın.

4. Direnci etkili iletişim yoluyla ele alın

Direncin üstesinden gelmenin anahtarı, sık ve doğru iletişimdir. Çalışanlar, iletişim eksikliği olduğunda değişimin işlerini nasıl etkileyeceği konusunda en kötüsünü varsayarlar. Herhangi bir sorunu en başından ele alarak bunu önleyebilirsiniz.

5. Değişim liderleri oluşturun

Uygun bir değişim yönetimi girişimine liderlik etmek istiyorsanız, ekibi geçişi zorlamaya motive etmeye yardımcı olabilecek değişim liderleri oluşturun. Liderler, değişiklikten etkilenen farklı departmanlardan çalışanların bir karışımı olabilir ve fikirleri etkileyebilir.

6. Sürekli geri bildirim alın

Çalışanlarınızdan geri bildirim almak, değişiklik yönetimi sürecinizi iyileştirmenin mükemmel bir yoludur. Ayrıca herhangi bir endişeyi veya direnci ele alacak ve çalışanları değişim sürecine dahil edecektir.

7. Sürekli destek sağlayın

Değişim anında olmaz. İnsanların yeni rutine veya sürece uyum sağlamasını sağlamak için bir dizi tekrar gerektirir. Yüz yüze ve ekran üzerinden rehberlik içeren sürekli destek sağlayarak, çalışanlarınızın değişim girişimlerinize devam etmelerini ve aynı çizgide kalmalarını sağlarsınız.

Userguiding ile geri itmeleri ortadan kaldırın

Zayıf iletişim, insanların bir organizasyonda değişimi geri adım atmasının tartışmasız en belirgin nedenidir. Neyse ki, çalışanlarınıza kuruluşunuzda neden bir değişiklik yaptığınızı anlatarak ve piyasaya sürmek üzere olduğunuz ürünü açıklayarak bu geri itmeleri ortadan kaldırabilirsiniz.

Değişim yönetimine yatırım yapmak, proje başarısına giden kanıtlanmış bir yoldur. Değişiklik yönetimi araçlarını kullanarak, geçişi hızlı ve başarılı kılmak için eğitim sağlayabilir, bilgi tabanları oluşturabilir ve değişiklik girişimlerinizin ilerlemesini takip edebilirsiniz.

Örneğin, değişimle gelen yeni sistemlere etkileşimli bir alışma deneyimi sunmak için UserGuiding'i kullanabilir ve çalışanlarınızın değişim sürecini benimsemesine yardımcı olabilirsiniz. Dahası, araç oluşturmadan entegrasyona ve bakıma kadar hiçbir kodlama gerektirmez ve sürükleyip bırakmak kadar basittir.

UserGuiding'i bugün bir tur atın.