Çalışmanızı nasıl kategorize edip müşterilere sunabilirsiniz?

Hepimizin görevlerimizi kategorize etme yolları ve her yeni projede bunları nasıl planladığımız olsa da, ilerlemeyi müşteriye sunmamız gereken zaman gelir. Çoğu zaman, görmek istediklerine inandığımız verilere dayalı raporlar oluşturacağız. Ancak, raporlama yaklaşımınızda yapacağınız birkaç basit değişikliğin her iki taraf için de nasıl büyük değer yaratabileceğini, ayrıca müşteri memnuniyetini ve geri dönüş şanslarını nasıl iyileştirebileceğini size göstermek üzereyiz.

Her yeni müşteriyle sohbet edin

Ne tür bilgilere değer verdiklerini bulmanız gerekir. Bu, onlarla olan ilişkinizin alakalı kalmasını sağlamak içindir ve ikiniz de birbirinizden ne bekleyeceğinizi bilirsiniz. Eklenen bonuslar şunları içerir:

• Daha net belirlenmiş hedefler;
• Müşterinizin bir iş insanı olarak neye benzediğini hissetmek;
• Ne tür raporları beğendiklerini bilmek ve son teslim tarihlerini müzakere etmek;
• Zaman tahminleri ve harcamalarda şeffaflık.

Ne kadar çok bilgi alışverişinde bulunursanız, bir rapor hazırlamanız gerektiğinde o kadar hazırlıklı olursunuz. Hangi bilgileri görmek istediklerini bileceğiniz için, ikinci bir tahminde bulunmayacak veya çok az olacak.

Bu toplantıyı (elbette müşterinin izniyle) kaydettiğinizden veya kapsamlı notlar aldığınızdan emin olun. Bilgi sınıflandırmasını ve raporlamayı sayılarla boyama kadar kolay hale getirir.

Çalışmanızı nasıl kategorize edersiniz

Çalışmanızı kategorize ettiğinizde, üretkenliğinizi ve görevlerle nasıl başa çıktığınızı yansıtır. Ancak, raporlarken, bu kararları açıklamak için müşteri sorularına hazırlıklı olun. Çoğu rapor, birkaç kategorizasyon yöntemine dayanır.

Önceliğe göre sınıflandırma

Öncelik en sık kullanılan yöntemlerden biridir. Hem müşteriler hem de yükleniciler için işe yarar çünkü her proje için zaman çok önemlidir. Her şey zamanında olduğunda, müşteriye para kazandırır, kendi üretkenliğinize yardımcı olur ve iş ilişkisinin sorunsuz yürümesini sağlarsınız.

Projenin hangi yönlerinin en önemli olduğunu belirleyin. Örneğin, bir yazar olarak, bir müşteri bana üzerinde çalışmam için bir dizi konu verirse, öncelikle araştırmaya mı, röportajlara, veri sayfalarına mı yoksa tamamen başka bir şeye mi ihtiyaçları olduğunu fark ederim. Çünkü ne tür bir hazırlık yapmam gerektiğini metnin türü ve amaçları belirleyecek. Mülakatlara dayalı bir makale, diğer insanlarla koordinasyon gerektirir, bu yüzden muhtemelen bunu ilk hedefim olarak koyar ve bunun etrafında görevler düzenlerdim.

Aynı şekilde, müşteriye planımı ve kararlarımı ve stratejimin uzun vadede projeye nasıl yardımcı olacağını açıklardım.

Kullanılan görev türüne veya teknolojiye göre sınıflandırma

Bir sonraki yöntem, proje dökümüne dayanır. Daha büyük hedefleri daha küçük adımlara ayırdıktan sonra, bunları farklı türlerde bir araya getirmeye başlayabilirsiniz. Örneğin: araştırma, tasarım, inceleme, geri bildirim vb.

Ayrıca, görev türleri farklı platformlar veya yazılımlar içerebilir. Sosyal medya yöneticileri, çalışmalarını bir kampanyayı tanıtmak için kullandıkları platforma göre kategorize edebilir. Ve daha sonra müşteriye sunmak için her biri için harcanan zamanı takip edebilirler. Kişi kendi mantığı ve stratejisiyle desteklendiğinde, projenin nasıl gittiğini ve projeyi en iyi şekilde ilerletmek için hangi seçimlerin yapıldığını daha iyi açıklayabilir.

Zaman tahminlerine göre sınıflandırma

Proje görevlere bölündüğünde, çoğu için zaten zihinsel zaman tahminleri yapıyor olabilirsiniz. Bu nedenle, işi kategorize etmenin başka bir yöntemi, onları bitirmek için gereken zamana göredir.

Bu yöntem günlük programınız için en yararlı olsa da, müşteri için de bazı yararlı bilgiler sağlayabilir. Zaman tahminleri kaynakların ve finansmanın nasıl harcandığına dair harika bir gösterge olduğundan (müşteriler için önemlidir) bu sınıflandırmayı kullanmanın bazı faydaları vardır. Örneğin Clockify'da yaptığınız her görev için zaman tahminleri ayarlayabilirsiniz:

Ardından, tahmini süreleri ve gerçek izlenen süreleri karşılaştırın. Oradan, yalnızca temel bilgileri içeren bir müşteri raporu oluşturabilirsiniz.

Kaynak: Kesin çalışma süresi tahminleri yapın

Clockify, proje tahminlerini izlemeyi ve sunumlarını çok daha kolay hale getirmeye yardımcı olabilecek sağlam bir raporlama sistemine sahiptir.

Zorluk/enerji seviyelerine göre sınıflandırma

Bu sonuncusu biraz tuhaf gelebilir. İşi enerji seviyelerine göre nasıl sınıflandırırsınız?

Kabul ettiğiniz işi parçalara ayırdığınızda, gün içindeki üretkenliğinize bağlı olarak programınızdaki görevleri değiştirme ihtimaliniz var. Benim için sabah, ilk saat için daha kolay işler ve e-posta kontrolü ile başlar ve sonra öğle yemeğine kadar daha zor olanlara geçerim.

Daha fazla odaklanma, çaba veya araştırma gerektiren görevleri doğal olarak günün en verimli saatlerine kaydıracaksınız. Sabah, öğleden sonra veya akşam olsun. Bu tür bir arıza soracak müşteriler gerçekten çok nadir olsa da, bu bilgiler aşağıdakileri bildirirken faydalı olabilir:

• Son teslim tarihini yapmayacağınızı fark ederseniz, müşterinin işi sizin bakış açınızdan görmesine yardımcı olmak için bu sınıflandırmayı kullanmak iyidir. “Görevler daha fazla enerji tüketiyor, bu yüzden son teslim tarihlerini yeniden düzenlemeye karar verdim” demek ve sizin sözünüzü almalarını beklemek yerine, aslında onu destekleyecek verileriniz var;
• Toplanan bilgiler, kendi iş akışınızı incelemeniz için de son derece yararlıdır;
• Genel proje ilerlemesini ve zor ve kolay görevlerin oranını ortaya çıkarır.

Artık işin üstesinden gelmenin farklı yollarını ele aldığımıza göre, müşterilere ne zaman rapor vermeniz gerektiğine bir göz atalım.

Müşterilere ne zaman rapor vermeli

Neyse ki, zorba müşteriler yavaş yavaş geçmişte kalıyor. Yeni nesillerle birlikte, dinlemeye ve müzakere etmeye istekli daha profesyonel bireyler geliyor. Ancak, karşılığında tam şeffaflık ve adalet de gerektirirler. Bu nedenle, raporlama süreci neredeyse her zaman sizinle onlar arasında bir müzakere meselesi olacaktır.

Rapor planını müzakere etmek

İki tür müşteri vardır – proje üzerinde bir miktar (sağlıklı) denetimden hoşlananlar

• İlişki tercihi olmayan müşteriler - ilk toplantıda onlar için hazır bir şablona sahip olun. Sizinle toplantıları gerçekten umursamadıklarını (veya planlamak için zamanları olmadığını) söyleseler bile, onlara bir program önermek çok profesyonel olurdu.

Bu gibi durumlarda kullanabileceğiniz bir şablon programı oluşturmak için zaman ayırın. Muhtemelen, müşteri, onları başlatmak için bir temelleri olduğunda zamanlamaya katılmaya daha istekli olacaktır.

İşte bu şablonun nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Elbette, rapor planınız ve raporlama türleri bu örnekten farklı olacaktır. Takvim, çalıştığınız sektöre, müşterinizin nasıl çalıştığına ve en önemlisi projeyi nasıl ele aldığınıza göre yapılmalıdır.

• Uyum tercihleri ​​olan müşteriler – onlara beklentilerini sorun ve çalışma sürecinizi ve olağan raporlama uygulamalarınızı açıkça belirttiğinizden emin olun. Her iki taraf için de işe yarayacak ortak bir zemin bulun. Örneğin bazı müşterilerin e-postaları okumak için zamanları yoktur ve anında geri bildirimde bulunabilmeleri için 15 dakikalık bir ekran paylaşımlı arama yapmayı tercih ederler.

İlk ve son sunumlar

Bununla projenin başında ve sonunda yaptığınız görüşmeleri kastediyoruz.

İlk tanıştığınızda, siz ve müşteri oranları, giderleri, son teslim tarihlerini ve hedefleri daha ayrıntılı olarak tartışabilirsiniz. Ancak, birkaç gün veya bir hafta sonra bu toplantıyı tüm bu ayrıntıları ortaya koyan bir proje raporuyla takip etmek iyi olur. Aynı sayfada olduğunuzdan emin olmanın ve müşteriye işin zaten başladığına dair güvence vermenin bir yolu. Bu "ilk" rapor şunları içerebilir:

• Genel proje düzeni;
• Görev sınıflandırmaları;
• İlk masraf ve zaman değerlendirmeleri, vb.

Ancak, bilgileri genel tutun – her biri için bireysel görevlere veya zaman değerlendirmelerinize girmeyin. Müşteri, saatlik Pazartesi planınız yerine, kapsamlı görevler ve hedefler için bu değerlendirmeleri görmeyi tercih edecektir. Bunlar daha sık check-in için bırakılmalıdır.

Check-in'ler

Check-in'ler, düzenli proje güncellemelerinizdir. Yukarıdaki örnek tabloda, Pazartesi raporu ve her Cuma günü yayınlanan rapor check-in olarak kabul edilecektir.

Bildirmek için özel bir şey olmasa bile, bunu yapmanız gerektiğini not etmek önemlidir. Hafta sorunsuz geçse bile müşteriyi projenin nasıl ilerlediği konusunda bilgilendirmelisiniz. Bunu geri bildirimle karşılaştırabiliriz – bir şirkette çalışırken bölüm liderimize iyi bir iş yapıp yapmadığımı nasıl bileceğimi sordum. Tek söylediği şuydu:

“Eğer değilsen, biri sana bunu işaret edecek. Kimse bir şey söylemediği sürece, harika gidiyorsun”.

İlk başta, bununla ilgili bir sorunum yoktu, çünkü geri bildirim beklemek ben-merkezci görünüyordu. Ancak, ara sıra kendimi gergin buldum, kötü geribildirimin ne zaman geleceğini merak ettim. Aynı şekilde, yavaş haftalarda en temel bilgilerle bile rapor vermelisiniz. Yalnızca son teslim tarihi geri bildirimleri veya proje sorunları olduğunda bildirirseniz, müşteri e-postanızı gelen kutusunda görmekten korkabilir.

Check-in'leri ne zaman planlamalısınız (proje türüne bağlı olarak):

• Haftalık;
• Haftada iki veya ayda iki kez;
• Aylık (daha geniş kapsamlı check-in).

Raporlarınızın check-in sıklığına göre hazırlanması gerektiğini söylemeye gerek yok. Daha kısa, özlü bilgiler, size ve müşteriye zamandan ve enerjiden tasarruf etmek için haftalık check-in'lerde en iyi sonucu verir. E-postalara ve gerekirse çok kısa aramalara bağlı kalın (15 dakikaya kadar).

Kolay adımlarla sınıflandırma ve sunum

Zaman takibinin yanı sıra Clockify'da müşteri faturalandırma raporlamasına da çok dikkat ettik. Dijital zaman takibi, müşteriler ve yükleniciler arasında en güvenilir güven ve şeffaflık kaynağı haline geldiğinden, raporlar kolay, ayrıntılı ve ihtiyaç duyduğunuz kadar çok yönlü hale getirildi.

Özel alanları kullanarak kategorileri belirtin

Clockify'da özel alanlar sayesinde sorunsuz raporlama yapabilirsiniz. Bunlar, her görevde tam olarak neyi izlediğinizi belirtmenize olanak tanıyan isteğe bağlı metin kutularıdır. Özel alanlar şunları girmenize izin verir: metin, sayılar, bağlantılar, kodlar, konumlar,… Hatta belirli bir görevde olması durumunda giderleri girme seçeneği sunarlar.

Clockify'da özel bir alan

Takip süresi

Bu, raporlama sürecinin eti ve patatesidir.

Kategorize edildikten sonra, her kategorideki her görev için çalışma sürenizin izlenmesi gerekir. Ve tahminler yaptıysanız, bunları her şeyi bitirmek için geçen gerçek zamanla karşılaştırmaktan yalnızca bir tık uzakta olacaksınız.

Clockify'da proje ilerleme tahminlerini izleme.

Bir rapor formüle edin

Günümüzde dijital zaman izleyiciler, raporlarınıza mümkün olduğunca çok katman verebilen çok sayıda özellik ile donatılmıştır. Basit veya ayrıntılı olabilir veya yalnızca önemli noktaları özetleyebilirler.

Yukarıdaki gibi raporlar, izlenen saatlerin tamamını alır ve ardından herhangi bir anda neyi sunmak istediğinizi seçmenize izin verir. Örneğin, birkaç ay çalıştıktan sonra bir check-in görüşmesi yapıyorsanız ve haftalık bir rapor veriyorsanız, bir müşteri sadece bazı sayıları kontrol etmek için genel proje ilerlemesi hakkında soru sorabilir.

Bunun gibi senkronize bir raporla, bu bilgileri kolayca çekebilirsiniz. İstemcinin ne istediğine bağlı olarak bir sekmeden diğerine geçmeniz yeterlidir. Toplantının akışına uyum sağlamanıza olanak tanır ve elinizde gerekli verilere sahip olmamanız nedeniyle nadiren “yerinde” duruma düşersiniz.

Raporu sunun

Mümkünse, ilk toplantıda müşterinize raporlarının nasıl teslim edilmesini ve sunulmasını istediğini sorun. Bazıları gerçek slaytları tercih ederken, diğerleri excel sayfaları veya grafikler ister. Ayrıca raporun sıklığına ve niteliğine bağlı olarak da değişecektir.

Onlar için en iyi olanı bulun ve tek bir formata bağlı kalmaya çalışın. Bununla birlikte, takip edilmesi en kolay görsel temsiller olduklarından, elinizde grafikler ve çizelgeler olduğundan emin olun.

Özetlemek

Müşteri raporlaması, işinizin öcü tarafı olmak zorunda değildir. Bir çok karışıklık ve yanlış anlama, çalışmanızı her iki tarafın üzerinde anlaştığı temellere göre basitçe kategorize ederek önlenebilir. O andan itibaren tek yapmanız gereken zamanı takip etmek ve yazılımın sizin için uygun raporları oluşturmasına izin vermek. Çağrıları ve e-postaları raporlamak için zaman planlayın ve sunacak yeni hiçbir şey olmasa bile onlara bağlı kalın. Müşteri-yüklenici ilişkisi şeffaflığa dayanmaktadır, bunun gibi hangi yazılımlar sağlayabilir?